GESTÃO DE PROJETOS

- KANBAN -
Prof. Dr. Frederico Vidigal - Ibmec
KANBAN
• Kanban é um termo de origem japonesa e significa
literalmente “cartão”ou “sinalização”.
• Este é um conceito relacionado com a utilização de cartões (post-it e
outros) para indicar o andamento dos fluxos de produção em
empresas de fabricação em série.
• Nesses cartões são colocadas indicações sobre uma determinada
tarefa, por exemplo, “para executar”, “em andamento” ou
“finalizado”.
KANBAN
• A utilização de um sistema Kanban permite um controle detalhado de
produção com informações sobre quando, quanto e o que produzir.
• O método Kanban foi inicialmente aplicado em empresas japonesas
de fabricação em série e está estreitamente ligado ao conceito de
“just in time”.
• A empresa japonesa de automóveis Toyota foi a responsável pela
introdução desse método devido a necessidade de manter um eficaz
funcionamento do sistema de produção em série.
Fluxo de Evolução das tarefeas (Kanban)
Kanban e sua contribuição para Gestão de
Projetos
• Atualmente, além de ainda ser utilizado com frequência no setor
produtivo, o Kanban é uma ferramenta bastante comum em equipes
que seguem o desenvolvimento do produto baseado no Lean.
• Da mesma forma, equipes que utilizam metodologias de
desenvolvimento ágil, como SCRUM, também têm enxergado
bastante valor na forma como essa ferramenta pode ser associada à
gestão do trabalho.
Kanban e sua contribuição para Gestão de
Projetos
• O Kanban implementa conceitos da Teoria das Restrições (TOC –
Theory of Constraints) por meio de um modelo de sistema “puxado”,
procurando identificar e administrar restrições que limitam a
performance do sistema.
• Em poucas palavras, o modelo de sistema “puxado” do Kanban
relaciona a capacidade ao número de cartões ou tickets que podem
ser colocados em circulação, utilizando-se de um mecanismo de
sinalização, onde cada novo trabalho só pode ser iniciado quando um
cartão estiver disponível.
• Assim, a demanda “puxa” a produção em um sistema de Just-in-Time
(JIT) ou de produção equalizada.
• O Just-in-Time é um sistema de administração da produção que
determina que nada deve ser produzido, transportado ou comprado
antes da hora exata.
• Ele pode ser aplicado em qualquer organização, para reduzir estoques
e os custos decorrentes. Esse sistema também é um dos pilares do
Toyotismo.
• Por fim, o Kanban é uma forma simples de gestão à vista, onde a
utilização dos cartões em um quadro ou mural possibilita que as
pessoas possam verificar rapidamente a situação do trabalho.
• Uma das principais vantagens da utilização da gestão à vista é que ela
permite uma maior facilidade de assimilação das informações por
parte da força de trabalho, pois estas estão sob a forma de gráficos,
símbolos e diagramas.
• Outra vantagem é a transparência, pois todas as informações
necessárias estão expostas a todos, permitindo melhor comunicação
e maior integração.
Os princípios básicos em torno da ferramenta
KANBAN são:
• O Kanban procura identificar oportunidades de melhoria criando uma
cultura Kaizen na equipe, na qual a melhoria contínua é responsabilidade
de todos.
• Visualização da Cadeia de Valor: enxergando as fases do produto (por
exemplo, um software, algo material ou até mesmo um serviço);
• Desenvolvimento Evolucionário (Adaptativo): atua por meio da gestão de
mudanças simples, adaptando-se de forma ágil e entregando o que tem
mais valor antes. Perceba que a palavra “ágil”, muitas vezes confundida
com rapidez, aqui significa capacidade de se adaptar às mudanças com
mais facilidade, mais agilidade;
• Análise de Restrições do trabalho e seu progresso em torno de seus
estágios: permitindo medição, controle e melhoria contínua.
Quatro passos para o Kanban
• O Kanban pode ser utilizado em diversas áreas, como por exemplo,
desenvolvimento de software, gestão de TI, novos negócios, design,
finanças, marketing, operações, entre outras.
• O uso adequado dessa ferramenta pode trazer agilidade e
organização. Agilidade em responder às mudanças que surgem ao
longo da execução de tarefas e projetos, e organização, formando um
time que trabalha de forma mais eficiente sem gerar muito ruído nas
comunicações.
• Sendo assim, uma forma simples de implantar o Kanban em sua
equipe, em quatro passos, é mostrada a seguir:
Passo 1
• É importante que a equipe esteja preparada para assimilar os conceitos e
princípios do Kanban. Pode haver resistência, uma vez que a transparência
traz como consequência a visualização de quem é produtivo e também de
quem é improdutivo;
• Apresente os conceitos, princípios, e um exemplo básico de uso do Kanban
e dos benefícios que a equipe poderá obter com seu uso;
• Sempre é bom lembrar que, independentemente da ferramenta, a equipe é
a parte mais importante. Uma equipe capacitada funciona bem com
qualquer ferramenta, enquanto que uma equipe incapaz geralmente falha
utilizando até mesmo o melhor dos métodos.
• Tendo entendido o básico da ferramenta, é possível construir o Kanban que
mais irá atender as necessidades da sua equipe;
Passo 2

Com o quadro montado e as

regras definidas e claras para
Identifique os Estágios de todo o time, é possível
Trabalho que sua equipe avançar para a parte mais
Identifique as Classes de
segue para concluir um Tente definir limites de importante do Kanban: a
Trabalho, como, por exemplo
produto, projeto ou serviço. tempo que cartões podem priorização do trabalho.
[user storie], [bug], [defeito],
O fluxo mais comum começa ficar em determinados
[melhoria], [teste], A priorização (Grooming) é
em “TO DO” e termina em estágios, por exemplo, um
[requisito], etc. que vão especialmente importante,
“DONE”, geralmente com cartão não pode ficar mais
ajudar a categorizar o pois mantém o foco do que
“WIP” (Working In Progress) que duas horas em “TO DO”
trabalho e melhor organizar realmente se deve fazer em
no meio, mas pode ser se for do tipo [defeito].
o quadro; primeiro lugar, que vai
alterado para o que melhor
se adaptar ao seu contexto; entregar valor primeiro para
o cliente ou para a
organização.
 •80% das reclamações dos clientes derivam de 20%
dos clientes;
•80% da lucratividade vem de 20% dos clientes;
Passo 3 •80% dos resultados vêm de 20% dos esforços;
•20% das roupas de um guarda-roupa são usadas
80% das vezes;

Mantenha um controle
constante do que é
Se desejar, separe o
Prevalece o princípio de prioritário identificando,
quadro em categorias,
Pareto (princípio 80/20) sempre que possível,
Posicione o que é mais mas mantendo entre
aplicado ao mudanças na ordem ou
prioritário (tem que ser elas essa estrutura de
desenvolvimento, onde novos cartões que sejam
feito antes) sempre na priorização. Isso permite
80% do valor de seu necessários. Dessa
parte superior do entregar valor
produto pode ser forma você melhora a
Kanban. rapidamente (produto
gerado com 20% do qualidade e reduz os
que já pode ser
trabalho total; custos,
usado/vendido)
eliminando/adiando o
trabalho desnecessário.
Priorização de atividades no Kanban
Passo 4

Simule os riscos É necessário que a

Para atingir a melhoria
durante a execução do equipe tenha a
contínua (Figura 4),
trabalho, procurando flexibilidade e atenção
Estabeleça um sistema adaptação é a palavra-
encontrar os gargalos para identificar
de medição simples chave. Não cometa o
antes que eles oportunidades de
como: trabalho que erro de achar que
apareçam. Isso ajuda a melhoria, como, por
precisa ser feito e o aquele Kanban que
determinar planos de exemplo, adaptar o
que foi feito até o você e sua equipe
ação preventivos, que fluxo com mais ou
instante; montaram no início vai
diminuem menos estágios ou
permanecer igual para
consideravelmente os aprender a priorizar o
sempre!
riscos. que gera mais valor.