UNIVERSIDADE DE FORTALEZA

CENTRO DE CIÊNCIAS DA COMUNICAÇÃO E GESTÃO

GESTÃO FINANCEIRA - EAD
SISTEMA DE INFORMAÇÕES

ATIVIDADE FINAL

Docente: Naiderson Ferreira de Lucena

Discente: João Ary de Alencar Lima - 2223136

Discente: João Gabriel Rodrigues da Rocha - 2223130
Discente: Jardel Cartergianne Soares Herculano - 2223060

FORTALEZA
2023
 1- Coleta de Dados:

Tomada de Decisões Ineficiente: Antigamente a empresa não usava nenhum

sistema de informação, a empresa se orientava por meio de planilhas e mensagens de
texto o que fazia com que o gestor não tivesse posse de todas as informações ou as
mesmas estavam desatualizadas.

Falta de Visibilidade Estratégica: A empresa caminhava muito no “deixe a rotina

nos levar, rotina leva eu”, hoje, o sistema adotado pela empresa mostra periodos de
sazonalidade, vencimento de produtos e deixa várias informações bacanas para o gestor
e os operadores do sistema.

Problemas de Comunicação Interna: Recentemente a empresa passou por um

problema de falta de comunicação. Seus fornecedores queriam muito bater suas metas e
“empurraram” muitos produtos no setor de compras, o que não era uma necessidade visto
que o setor de vendas não conseguiu dar vasão, resultando num acúmulo de estoque. Se
os setores tivesse acompanhando o sistema ou até mesmo tivessem feito uma consulta
com os colegas de trabalho, essa compra não teria sido aprovada.

Tomada de Decisões Baseada em Intuição: Esse tema está bem relacionado com
o anterior, quando os funcionários não consultaram o sistema para efetuar uma grande
compra que ocasionou num acúmulo de estoque.

Gestão de Estoque Ineficiente: O sistema de informação usado pela empresa é

muito completo, consegue dar uma margem legal de previsibilidade que ajuda bastante na
gestão do estoque. Dentro de uma organização, esse assunto sempre é uma pedra no
sapato dos gestores, visto que é muito difícil de controlar.

Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM) A empresa nos surpreendeu

bastante, positivamente, nesse quesito, pois ela usa um sistema que registra os produtos
adquiridos, a validade, a periodicidade que cada cliente compra, o disparo de mensagens
com ofertas entre outras ações que fazem com que o contato empresa/cliente não esfrie e
nem azede.
 2- Análise Interna:

Estrutura Organizacional: Com base na visita feita na empresa, pôde-se constatar

que apesar de ser uma organização “pequena” em relação ao número de funcionários, a
mesma possui uma estrutura bem funcional, sendo departamentalizada. O sistema usado
pela empresa colabora bastante para isso também.

Comunicação Interna: Segundo algumas histórias que o gestor nos contou,

antigamente acontecia bastante, devido a imaturidade da empresa, o pouco tempo de
mercado entre outros fatores. Hoje o gestor afirma e ficou notório que eles já estão bem
mais maduros e mais profissionais.

Fluxo de Trabalho: A empresa Top clean possui uma operação bem enxuta, ela tem
uma carteira de clientes que costuma comprar deles com frequência, logo eles procuram
fazer pedidos grandes de seus fornecedores de forma a criar um estoque para otimizar os
prazos de entrega para seus clientes, após a entrega das mercadorias, eles recebem o
pagamento e ciclo se “retroalimenta”.

Sistemas de Informações Gerenciais: De acordo com o gestor e baseado no que

pudemos ver la na visita, a empresa usa o sistema SAP ERP que é um dos sistemas mais
usados no mundo por ser bem completo e ao mesmo tempo bem genérico, o que
possibilita que os consultores desse sistema possam moldar o mesmo de acordo com as
necessidades de cada organização. Por se tratar de um sistema completo é comum ter
mais de uma funcionalidade nesse sistema, como financeiro, estoque, compras dentre
outros, o que funciona muito bem quando o gestor precisa ter acesso a várias
informações para tomar decisões.

3- Análise Externa:

Concorrência: Segundo conversas com o dono da empresa, antes esse ramo de

produtos de limpeza profissional era menos concorrido por se tratar de uma área meio
que “especializada”, visto que eles vendem produtos concentrados, de boa marca e
qualidade e etc, desta forma não tinha tanta concorrência. Hoje já está bem diferente,
principalmente depois da Pandemia do Covid-19, com a crescente demanda por produtos
de limpeza o mercado cresceu bastante aumentando assim os concorrentes.

Tendências do Mercado: Também motivado pela pandemia de 2020 que o mundo

passou, desde então os produtos de limpeza ficaram cada vez mais requisitados, as
pessoas abriram os olhos para os processos de limpeza que antes só eram executados
por hospitais, hotéis, shoppings entre outros estabelecimentos comerciais abertos ao
público. Com isso se percebeu a necessidade de incremento nos produtos oferecidos pela
empresa para atender mais tipos e faixas de clientes.

Fatores Econômicos: Antes da pandemia, os produtos e até mesmo a carteira de

clientes da empresa era bem específica, para não dizer pequena, visto que, por se tratar
de uma área de mercado que não é tão comum, a empresa não tinha tantos clientes
assim, mas em compensação, o valor dos produtos eram bem elevados devido sua
concentração e qualidade. Hoje já se percebe uma adaptação dos produtos para os
variados tipos de publico.

Regulamentações e Normas: A única observação feita pelo gestor da empresa na

nossa visita, em relação a esse tema, foi que com essa onde ESG, cada vez mais as
organizações que compram produtos da Top Clean, presam por produtos que não
agridam tanto o meio ambiente e que os fornecedores da empresa também presem por
sustentabilidade. O que já fazia parte da visão da empresa segundo o mesmo.

4- Identificação de Pontos Fortes e Fraquezas:

Pontos Fortes:
- Empresa referência pela qualidade dos produtos que oferece;
- Grandes parcerias como Makita, One Lever e Kimberly Clark
- Soluções específicas para cada tipo de problema, deixando mais personalizado e
fidelizando mais seus clientes.

Fraquezas:
- Preço dos produtos um pouco mais caro comparado ao dos concorrentes
- Cliente pode ficar preso ao vendedor por só conseguir comprar os materiais
específicos para o equipamento dele.
 5- Oportunidades e Ameaças no uso de sistemas de informações:
Oportunidades:
- Conseguir novos grandes parceiros por indicações dos atuais;
- Possibilidade de desenvolver mais soluções para atender outros públicos;
- Por já ter uma pequena estrada nesse ramo, a empresa Top Clean pode se
consolidar e virar uma distribuidora para pequenos negócios desse ramo que
futuramente possam aparecer.

Ameaças;
- Perdas de parceiros importantes e estratégicos;
- Aumento de insumo;
- Falta de matéria-prima de forma que comprometa seus fornecedores a não
conseguir entregar os produtos fazendo com que a empresa não consiga cumprir os
contratos.

6- Relatório e Recomendações:
A empresa top Clean é uma empresa cearense que atua nos mercados do Ceará,
Piauí e Maranhão, com distribuição de produtos para o segmento de higiene profissional.
A mesma conta com profissionais com experiência de mais de 20 anos no mercado de
higiene profissional atuando nos segmentos de indústrias e institucional a qual atendem
os mercados de restaurantes, hotéis, motéis, hospitais, lavanderias, condomínios, etc.
Nesse trabalho, pudemos visitar a empresa e conhecer um pouco da sua operação,
visitamos seu escritório, conversamos com o dono da empresa que compartilhou um
pouco da sua trajetória, um pouco do dia a dia da empresa e até algumas dificuldades
que a empresa tem passado. Um dos principais pontos conversados nessa visita foi
justamente o tema desse trabalho, procuramos saber se a empresa fazia uso de algum
sistema de gerenciamento de informação, como era o tratamento desses dados, como
eles implementavam o sistema no dia a dia da operação e até mesmo procuramos saber
sobre o negócio e o mercado da empresa. Após algumas horas de conversa passeando
pelo galpão da empresa que é bem grande, diga-se de passagem, percebemos uma
grande quantidade de produtos e quando perguntamos se realmente aquele era o
tamanho ideal para ele o mesmo nos confirmou que aquilo tinha sido um erro cometido
pelo setor de compras que acarretou em alguns problemas que identificamos e vamos
pontuar nesse relatório.
 Como já foi mencionado nesse trabalho, recentemente o setor de compras cedeu a
uma oferta de compras grande de alguns de seus fornecedores o que fez com que a
empresa ficasse com muito estoque e afetou também a parte financeira quando o setor
teve que desembolsar uma grande quantia no pagamento dos produtos adquiridos
fazendo com que a empresa ficasse com uma quantia de dinheiro parado em seu
estoque, diminuindo consideravelmente seu capital de giro. Essa compra aconteceu por
falha dos próprios funcionários que deixaram de observar as informações fornecidas pelo
sistema que a empresa usa, os mesmos quiseram ajudar seus fornecedores no alcance
de suas metas, disse o dono da empresa quando nos contou o ocorrido.
Como solução para o problema identificado a equipe decidiu fazer duas
recomendações. A primeira e mais imediata é a que promete ajudar a empresa na
questão do capital de giro, por entender que uma empresa do porte da Top Clean não
pode ficar sem caixa. Recomendamos fortemente que o diretor financeiro, caso já não
tenha feito isso, vá em seu banco conversar com seu gerente para tentar uma linha de
crédito de forma que o ajude nessa fase complicada, vale ressaltar que bancos, presam
muito por relacionamento então se o financeiro for num banco com o qual a empresa já
tenha um bom histórico a chance de resolver esse problema é bem grande. Um ponto que
fica de alerta aqui nessa possível solução é que o diretor deverá levar em questão a taxa
de juros que no momento, está bem alta aqui no Brasil, fazendo com que tomar dinheiro
emprestado fique mais caro, desta forma vale apelar pelo relacionamento com o banco
para conseguir taxas mais baixas para não comprometer mais ainda o financeiro da
organização. A segunda sugestão que faremos é justamente na parte cultural e no
processo de capacitação dos funcionários, para que problemas como o que ocorreu, não
voltem a acontecer, recomendamos treinamentos culturais para que todo o conhecimento
e paixão pelo negócio que foi transpassado pelo dono, seja refletido por seus
colaboradores, esperamos que com essa rodada de treinamentos contantes eles possam
estar mais alinhados com os assuntos organizacionais, estejam mais familiarizados com
todas as funcionalidades que seu sistema oferece e possam desfrutar de todos os
benefícios e facilidades de gestão dos dados apresentados pelo sistema.

Seguem alguns registros da empresa e de um encontro que fizemos para debater

sobre as soluções propostas:
https://www.topcleance.com.br/