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• Conteúdos Programáticos
• Medição e comunicação dos resultados negociais. Métricas para calculo de resultados e impactos nas demonstrações financeiras;
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Gestão da Relação com Fornecedores
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Fases do Processo de Compra
Gestão da Compra
Gestão dos
Processos e Requisição de compra
Consulta ao
mercado
Encomenda
Recebimento e
Armazenamento
Conferência e
Pagamento
Procedimentos
➢Pedido de Compra
➢Documento de consulta
➢Gestão de Propostas e Negociação
➢Monitorização e Controlo
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Fases do Processo de Compra
• Pedido de Compra
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Fases do Processo de Compra
➢O Documento de Consulta ao Mercado é o documento através do qual se comunica aos Fornecedores selecionados
as necessidades de aquisição de um determinado produto ou serviço. O Documento de Consulta deverá ser enviado
a todos os Fornecedores selecionados, garantindo, deste modo, a transparência e a igualdade de oportunidades. Na
fase de elaboração do Documento de Consulta é fundamental que exista um trabalho de equipa entre a área de
compras, o Gabinete Jurídico e a Área Cliente.
➢O Documento da Consulta é constituído pelo Programa (Tomo 1), pelo Caderno de Encargos/ Especificações
Técnicas (Tomo 2) e pela Minuta de Contrato / Condições Jurídicas (Tomo 3), devendo estar em anexo todos os
esclarecimentos prestados por escrito pelas Compras aos concorrentes:
a.Programa: documento que define regras de funcionamento do processo de consulta e que regulam a relação de
todas as partes, durante um processo de negociação, desde o lançamento da consulta ao mercado até à
potencial decisão de adjudicação;
b.Caderno de Encargos / Especificações Técnicas: documento que especifica as características dos Produtos /
Serviços objecto da consulta.
c.Contrato / Condições Jurídicas: documento do qual constam os termos e condições que irão reger o
fornecimento ou a prestação de serviços objecto da consulta, após adjudicação.
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Fases do Processo de Compra
➢Após a recepção da RC, as áreas de compras preparam o Documento de Consulta ao Mercado – Caderno de
Encargos ou RFQ.
➢Eventuais adiamentos aos prazos inicialmente fixados para entrega de propostas, só poderão ser concedidos
caso não prejudique o Processo de Compra e as necessidades e objectivos da Área Cliente.
➢Nas negociações para determinada aquisição, dever-se-á incluir todo o universo de equipamentos e serviços
que lhe possam estar associados, designadamente, manutenção, formação, armazenagem, transporte,
documentação ou outras, bem como os respectivos prazos;
➢O processo negocial de uma aquisição específica deverá ser enquadrado no universo de contratos já
existentes ou a celebrar com o mesmo fornecedor.
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Fases do Processo de Compra
➢Nas consultas ao mercado, deverá ser definida uma data para escolha da melhor proposta (“best & final offer”),
de modo a permitir que o processo de adjudicação seja totalmente transparente. Isto significa que a negociação
de propostas deverá culminar com a indicação a todos os fornecedores em análise de uma data, hora e local
para apresentação de uma proposta final. Exceções a este procedimento devem ser formalmente comunicadas e
aprovadas.
➢Deverá ser solicitada uma última melhor proposta (“best & final offer”), baseada nos valores de target
apresentados pela Área de Compras, ou sem target definido, dependendo do que seja acordado em Fase de
Planeamento.
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Gestão das Propostas
Forn A 80 Ok 60 78 57 57
Forn B 75 Ok 60 74 60 59
Forn C 65 Ok 60 65 65 60
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Gestão das Propostas
Forn B 75 Ok 60 66 68 64
Forn C 65 Ok 60 60 65 65
➢A proposta do fornecedor B apresenta uma vantagem significativa para o negócio, que justifica pagar +10% do
Papéis e Responsabilidades
▪ Avaliar as propostas do ▪ Elaborar Caderno de Encargos, com base nas ▪ Definir estratégia de
ponto de vista técnico; especificações definidas pela área cliente na fase negociação, short lists de
▪ Apoiar negociações de anterior; fornecedores e targets
acordo com solicitado pelas ▪ Selecionar fornecedores a consultar negociais.
Compras ▪ Lançar consultas, RFIs e projectos piloto. ▪ Deliberar quanto à aprovação
▪ Esclarecer dúvidas técnicas. ▪ Receber propostas e distribuir por áreas de propostas de contratação.
▪ Assegurar o cumprimento de utilizadoras Aprovar minuta final do
prazos definidos para a fase ▪ Avaliar propostas na vertente comercial contrato
de consulta ▪ Apoiar Empresa Cliente na avaliação técnica das
propostas
▪ Liderar as negociações do seu âmbito
▪ Negociar contratos
▪ Assegurar a existência e finalizar minutas de
contrato com o acordo da Empresa Cliente
▪ Assegurar o cumprimento de prazos definidos
para a fase de consulta
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Papeis e Responsabilidades
➢Necessidades de poupança
➢Identificar e partilhar com a área de Compras as suas previsões de necessidades tais como RFI’s, testes de
novos fornecedores ou produtos, etc.
➢Propor uma agenda de alto nível do relacionamento com fornecedores para este período.
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Papéis e Responsabilidades
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Papéis e Responsabilidades
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Papéis e Responsabilidades
➢Qualificação
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Papéis e Responsabilidades
➢Avaliação detalhada
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Papéis e Responsabilidades
➢ Dar suporte à empresa utilizadora (ou à empresa utilizadora e à gestora) na elaboração de especificações, garantindo:
➢ a harmonização de especificações
➢ a incorporação do seu know-how obtidos com base no conhecimento proporcionado pelo contacto com os mercados,
nomeadamente no que se refere a tendências de evolução;
➢ que não são “fechadas” ou “não standard”, por forma a dificultar a incorporação de know-how de fornecedores e o acesso a
mercados concorrenciais.
➢ Avença vs tarefa
Captura do
Máximo Falhas na
Negociação Potencial Cadeia de
Profissional Forneci-
Alavancas mento Risco
de Especifica- Alteraçõe de
Criação ções s aos Perda
Adequadas Contratos
de de
Valor Valor
Gestão e
Rigor na
Gestão da
Controlo Compras
Adicionais
Procura do Ciclo da
Despesa
Não
Rigor na
aplicação
Análise da
dos Níveis
Despesa
de Serviço
Transpa- Falhas na
rência da Gestão dos
Informação Pagamentos
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Monitorização e Controlo
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Gestão da Relação com Fornecedores
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Total Cost of Ownership
Custo da Compra
Oportunidade de
Custo de melhoria visível
Aquisição
Oportunidade
Custos de Sobre - Especificações
Especificações efetiva
actual
Custos de valor não perceptível
Custos de aquisição
para o cliente final
Custos de posse e depreciação
Custos de posse
Custos operacionais de
Custos operacionais
Integração da cadeia de abastecimento
Custos de manutenção
Custos de antiguidade
Custos de Não Qualidade
Custos de R&D
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A adopção do princípio de TCO por categoria é a base para o
desenvolvimento do âmbito da função compras
Conceptual
Actividade de Utilização e
Desenvolvi-mento Provisioning Logística Outros
compras eliminação
Tipo de
◼ Recursos e ◼ Especifica- ◼ Ordens de ◼ Gestão de ◼ Não-qualidade ◼ Custo de
custos a actividades ções encomenda Stocks ◼ Efeitos na oportunidade
considerar associado ◼ Estudos ◼ Processos ◼ Manutenção actividade ◼ Time to market
s à função ◼ Testes administra- do produto comercial ◼ Custo de
Compras ◼ Protótipos tivos (billing, (perda de Fundo Maneio
auditoria,…) receitas,…) ◼ Tempo de
◼ Transportes ◼ Tratamento indisponibili- Total Cost
◼ Eliminação dade of Ownership
Preço de
aquisição da
categoria
O total cost of ownership (TCO) considera os custos escondidos do projeto. O Total value of ownership (TVO) considera ainda o
outro lado dos projetos, nomeadamente os benefícios adicionais.
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Questões de TCO
➢ Vendor fees: Will you be paying any ongoing support or licensing fees to the vendor?
➢ IT training: For any complex technology, your IT staff will need ongoing training. They might need formal classroom training, or they might make do with
books, websites and advice from colleagues. However, whatever technique they choose, they’ll need paid time to absorb the new knowledge.
➢ Hardware costs: Does the software you’re considering require new hardware? For example, a lot of enterprise-class technologies run best on dedicated
servers or single-purpose hardware appliances. Even if you have an unused server in your library, is it compatible with the new software?
➢ Infrastructure costs: Computers need electricity, and they have needs in terms of temperature and humidity. Will a new technology initiative require that you
upgrade your HVAC system? Will you need more electrical outlets? Will you need a new electrical panel? Will you need more network drops, more patch
panels or more switches?
➢ Electricity costs: If you’re running more desktop and laptop computers, you’ll be paying more each month for electricity. Servers also use electricity, but they
might have additional costs related to maintaining stable temperature and humidity.
➢ Technology replacement: How long will it be before you need to replace this technology, and how much will it cost?
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Análise TVO
Para uma análise TVO as empresas devem ter em consideração 3 pontos fundamentais:
1) Uma análise de custo / benefício rigorosa;
2) Um processo de tomada de decisão com base em planos de negócio;
3) Maturidade para a tomada de decisão e capacidade para fazer trade-offs.
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Questões de TVO
➢ Staff productivity: Will library staff be able to do their jobs faster with the new system you’re considering? If you’re tracking your income and
expenses using a clunky, ten-year-old piece of software, could you save time in the long run by upgrading? How many extra steps and
unnecessary workarounds does your staff use to deal with the quirks and limitations of your software?
➢ Infrastructure costs: Again, any technology that reduces the amount of hardware in your library (see the previous item) might lower your
long-term infrastructure costs by reducing the number of electrical outlets and network drops that you need.
➢ Electricity costs: Is the new technology you’re looking at more energy-efficient? For example, LCD monitors use much less electricity than
older CRT monitors, and computer manufacturers are making strides in terms of reducing the energy consumption of their products. Also,
anything that reduces the total number of PCs and servers in your library will probably reduce electrical costs as well.
➢ Bandwidth costs: Some vendors are more conscientious than others when it comes to conserving precious bandwidth. In other words, the
software you’re looking at may use less bandwidth than your existing solution and could, therefore, save you money. Bandwidth
management tools are specifically designed to reduce your bandwidth usage.
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TCO versus TVO...Porquê que o TVO é importante
➢Optimização de processos
➢Aumento da receita
➢Redução de riscos
Fonte :Estudo Accenture
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Gestão da Relação com Fornecedores
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Indicadores de Poupança
TIPOS DE POUPANÇA
➢ São inúmeros os indicadores financeiros que podem ser utilizados para calculo e reporte de
poupanças. Apenas alguns exemplos:
▪Poupança Orçamental Diferença do valor que estou a adjudicar e o valor que tenho orçamentado (desvantagem- depende da qualidade do orçamento,
pode estar mail feito) Vantagem - é um valor muito concreto e facil de aplicar
pode nao estar detalhado
▪Poupança face Ano Anterior Valor pago à um ano - valor pago agora (exemplo bens de abastecimento/ custo medio. Desvantagem pode haver anos
anormais, exemplo eletricidade que sobe sempre)
▪Poupança face a Preço de Mercado Comparar preços de contrato com os preços do mercado (ex consultar varias operadoras)
vantagem- facilmente conseguimos comparar o preço do contrato com os preços mercado
Desvantagem- obriga a estudar o mercado e muitas vezes pode não haver valores de referencia
▪Poupança Negocial O valor da poupaça negocial é: subtrair o valor mais baixo das ofertas na 1 ronda e subtraimos o valor da proposta adjudicada depois de todas
as rondas
Vantagem: não ter um modelo de remuneração com base em poupança, não estar combinado com o fornecedor que apresenta propostas
execivamente altas para depois se conseguir ganhos negociais que são artificiais
Desvantagem-
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Apuramento das Poupanças obtidas nos Processos Negociais
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Indicadores de Poupança – um exemplo
=> Acordos Quadro 2004 – 11% do # processos representam 25% do total adjudicado.
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O Caso dos Cabos de Cobre
Fonte: www.lme.com
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Impactos nas Demonstrações Financeiras
A análise dos ganhos negociais apresenta algumas dificuldades na sua de imputação às demonstrações financeiras, de
acordo com os critérios contabilísticos:
– Diferença entre as perspetivas de projeto de investimento e a ótica contabilística (Ferramentas de NPV analysis versus
accrual based accounting);
– Negociações multi-anuais / multi-empresa / multi-produtos
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Impactos nas Demonstrações Financeiras
“A primeira grande dificuldade está relacionada com a orçamentação dos projectos por categorias de compras. Muitas vezes
um mesmo orçamento pode servir para dar cabimento a mais do que um processo de compras, que podem estar, ou não,
interrelacionados entre si. Outra dificuldade ainda, prende-se com a possibilidade de existirem revisões aos orçamentos de
compra original, sendo obrigatório incluir o seu valor no cálculo da Poupança.
Além disso, e em muitos casos, não se sabe com rigor qual o horizonte temporal expectável de abrangência do valor
considerado… Pode abranger um ou mais Orçamentos de Exploração ou de Investimento das Empresas Clientes.
Para podermos estudar os impactos negociais nas contas “planeadas” das Empresas Clientes, a Requisição de Compra
deveria trazer a indicação das quantidades/objectos a contratar, da Conta Orçamentada que dá cabimento ao Processo, e o
valor estimado a considerar, bem como a forma como se espera que o mesmo venha a concretizar-se no tempo, isto é, se x%
no ano n, y% no ano n+1,z% no ano n+2,etc.”
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Impactos nas Demonstrações Financeiras – Um Exemplo (1/2)
Exemplo:_Processo_ABCD_-Reestruturação_da_Rede_XX_(EmpresaCliente:XX)
Valor Orçamentado:
Capex Opex TOTAL
Ano 1 5.500.000 € 500.000 € 6.000.000 €
A proposta inicial do Fornecedor A (fornecedor a quem foi adjudicado o objecto de contratação): valor
de 7.308.570 €, a realizar da seguinte forma
Capex Opex TCO
Ano 1 4.301.970 € 1.002.200 € 5.304.170 €
Ano 2 1.002.200 € 6.306.370 € Valor Total ano 1+Opex ano 2
Ano 3 1.002.200 € 7.308.570 € Valor Total ano 2+Opex ano 3
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Impactos nas Demonstrações Financeiras – Um Exemplo (2/2)
Valor Adjudicado
Capex Retoma Total Capex após Retoma Opex Total Adjudicado
Ganho em Capex = Valor inicialmente proposto pelo Fornecedor A (4.301.970€) – Valor Adjudicado após Retoma (1.915.622 €).
Ganho em Opex= Valor inicialmente proposto pelo Fornecedor B (por ser o de menor Valor)- Valor Adjudicado
Poupança Orçamental
Capex Opex Total
Ano 1 3.154.378 € (*) 300.000 € 3.454.378 €
(*) Ganho em Capex= (5.500.000 € - 2.615.622 €) + (700.000 € de Retoma – 430.000 € do Valor Residual)
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Preços e Margens de Preços
➢ A análise de margens ou a decomposição do Bill of Materials obriga, para produtos complexos, a um grau de
especialização e conhecimento técnico que não está disponível na generalidade das empresas, para a maioria
dos produtos ou serviços.
➢ Proporciona um modelo de discussão de preço muito favorável a quem tem maior expertise técnico
(normalmente o fabricante / fornecedor).
➢ Obriga a um conhecimento do mercado de componentes dos produtos comprados, o que faz explodir os graus
de complexidade e o número de variáveis para discussão (deve fazer parte de uma estratégia negocial
deliberada).
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Análise de Margens – Um exemplo
Valor de referência
55 em 2003
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Análise de Margens – Um exemplo
Valor de referência
55 em 2003
Valor efectivo
29 em 2003
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Obrigado
cpestana@pbs.up.pt
cesar_pestana@hotmail.com
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