PROPOSTA DE USO DO SISTEMA TMS PARA CONTROLE DE

RECEBIMENTO DE MERCADORIAS DE FORNECEDORES DE UM

HOTEL DE MANAUS
Rayson Gustavo de Castro Silva, V. Bremgartner
Instituto Federal do Amazonas (IFAM) (BRASIL)

Resumo

O uso do TMS (Transportation Management System) tem sido adotado pelas empresas devido ao
aumento de competitividade que as funcionalidades do sistema oferece. Os benefícios desta TI aos
embarcadores e as transportadores já foi bastante discutido na literatura, contudo há poucos estudos
sobre a utilização do sistema para o controle de recebimento de fornecedores de uma empresa, através
da ferramenta EDI. O objetivo deste artigo é evidenciar as melhorias proporcionadas pela
implementação do sistema na empresa, a qual reduzirá avarias e atrasos nas entregas; além de
identificar em quais etapas e setores do Hotel estão sendo afetados pela falta de produtos e quanto
isto impacta no lucro da organização. A pesquisa realizada possui cárater exploratório, pois foi
investigado um ramo pouco abordado na literatura; e qualitativa, onde os fornecedores entrevistados
responderam perguntas de dois formulários semiestruturados. Os resultados obtidos indicaram que a
maioria dos nossos fornecedores são a favor da impementação e da parceria do sistema TMS.
Confirmou-se, após a análise dos resultados, que o Hotel realmente põe em risco sua lucratividade,
devido as vendas e a satisfalção do cliente serem afetadas pelas avarias e atrasos das mercadorias
dos fornecedores.

Palavras-chave: Sistema de Gerenciamento de Transporte, Logística, Hotelaria, Fornecedores,

Recebimento de Entregas, eliminação de avarias.

1 INTRODUÇÃO

Esta pesquisa visa utilizar o sistema de gerenciamento de transporte (TMS) para o controle de
recebimento de mercadorias vinda dos fornecedores do Hotel, programando data e hora de entrega e
acompanhando a localização dos motoristas. Este estudo foi pensado após uma série de entregas com
avarias de nossos abastecedores, trazendo impactos negativos não só para o bom funcionamento dos
setores auxiliares, mas também dos setores produtivos, causando prejuízos para o comprador, para o
almoxarife e para a equipe hoteleira.

As informações já conhecidas é que a maioria de nossos fornecedores já possuem o sistema TMS

implantado nas suas transportadores, contudo, não estavam utilizando as ferramentas disponibilizadas
de uma forma tão efetiva quanto poderiam, tendo em vista que esse software permite que as entregas
de mercadorias possam ser acompanhadas pelos seus clientes e caso haja alguma inconformidade já
seja notificado previamente sobre.

Já as desconhecidas eram relacionadas ao porquê o Hotel, como cliente, estava sendo afetado, pelas
inconformidades nas entregas e as empresas não se responsabilizavam pelos prejuízos causados.
Além dos problemas já citados, teve ocorrências constantes onde o almoxarife teve que receber
mercadorias de três ou mais fornecedores ao mesmo tempo, pois chegaram uma atrás da outra, sendo
que a maioria era de tipos de produtos diferentes e que era necessário a conferência de dez ou mais
produtos por Nota Fiscal, fazendo com que o mesmo tivesse uma sobrecarga por realizar sozinho.

Para compreender os impactos causados a equipe hoteleira é necessário o conhecimento de conceitos

abordados na logística.
Error! Reference source not found. Segundo Ballou (2009) A logística é a junção de quatro atividades
básicas: Aquisição, movimentação, armazenagem e entrega de produtos. Para que estas atividades
funcionem é necessário um planejamento logístico, bem como a interação de processos (BALLOU,
2009).

[2] A logística, além de responsável por atender as necessidades de clientes e empresas, também
acrescenta valor ao produto, pois os clientes valorizam o fato de um produto estar disponível no
momento preciso e, também, no local adequado. Assim, ainda outras atividades são consideradas
como logística, entre elas: transporte, localização, serviço ao cliente, previsão de procura,
movimentação de materiais, comunicação, compras e retorno de materiais (COSTA, DIAS,
GONDINHO, 2010).

[3] Segundo (Conceição; Rodrigues; Tofoli, 2021), existem várias atividades logísticas necessárias para
se atender os objetivos de uma organização. As atividades logísticas se dividem em primárias e de
apoio. As atividades primárias são: Transportes, Manutenção de Estoques e Processamento de
Pedidos e as atividades de apoio são: Armazenagem, Manuseio de Materiais, Embalagem,
Obtenção/Suprimento e Programação de Produtos que são consideradas como atividades primárias e
atividade de apoio

Na logística hoteleira, por lidar com variação de demanda, é nessário ter um planejamento logístico
ainda maior e sendo necessário a disposição, sempre que solicitado, dos materiais dos setores
produtivos como: estivas, frios, congelados, dentre outros. Uma vez que esta entrega atrasa ou não
traz os materiais solicitados na Ordem de compra ou até traz os materiais mas estão apresentando
avarias, os setores produtivos já são imediatamente afetados. Dentro do ramo hoteleiro, é necessário
que problemas como este sejam solucionados o mais rápido possível, pois afetam diretamente na
vantagem competitiva e na fidelização dos clientes para o Hotel.

Este estudo pretende otimizar o trabalho do almoxarife do hotel utilizando uma ferramenta do sistema
TMS que será integrado ao sistema ERP da empresa, Totvs Hotéis, para o controle de chegada dos
motoristas e dando espaço de tempo para solucionar as possíveis avarias das entregas. Além disto,
pretende-se sanar o problema da chegada de motoristas ao mesmo tempo e programar dias para o
recebimento, facilitando a conferência e a realização das outras atividades que o colaborador está
responsável, como distribuição de materiais, baixa dos produtos requisitados, inventario rotativo,
alimentação de planilhas, dentre outros.

2 OBJETIVOS

1.1. Objetivo Geral

Identificar as melhorias nos processos logísticos geradas pelo uso do sistema TMS integrado ao ERP
do Hotel.

1.2. Objetivos Epecíficos

 Analisar quais etapas e setores estão sendo prejudicados pelos problemas nas entregas dos
fornecedores;
 Analisar quais fornecedores estão trazendo mercadorias com avarias;
 Apontar as melhorias nos processos advindas do uso do sistema TMS para o controle de
recebimentos dos fornecedores do Hotel.
3 REVISÃO NA LITERATURA

[4] Na literatura já foi muito discutido sobre o sistema TMS e os diversos benefícios de sua
impementação nas transportadoras e para os embarcadores, dentre eles: contratação do frete, emissão
de documentos relacionados ao transporte, acompanhamento da performance das transportadoras
contratadas, dados e indicadores para tomada de decisão. [5] Além de contribuir para a redução de
erros nos lançamentos das Notas Fiscais e aumento da rentabilidade da empresa.

Contudo, não há muitos trabalhos abordando sobre a importância do TMS para o controle de
recebimento de fornecedores, o qual é possível através do EDI (Electronic Data Interchange). A EDI É
um intercambio eletrôncio de dados que pode ser utilizando simplificar o processo de troca de
informações entre a empresa, os clientes e fornecedores e que pode ser integrado ao sistema já
existente, desde que sejam do mesmo ramo.

Esta pesquisa tem como objetivo evidenciar a uilidade do sistema de gerenciamento de transporte para
o controle de mercadorias, entre cliente, o Hotel; e empresa, os fornecedores. Otimizando o processo
de recebimento através de: entregas programadas com data e hora para chegada, redução nas avarias
encontradas nas conferências, eliminação de chegadas em conjunto dos motoristas, dentre outros.

4 MÉTODOS

A pesquisa possui carater exploratório, pois será investigado uma forma de utilizar o sistema TMS a
qual é pouco vista em artigos e revistas; e qualitativa, contendo resultados em formas de tabelas de
um formulário semiestruturado; começando no dia 02 de outubro e finalizando no dia 10 de novembro
de 2023.

4.1. Procedimento

Nas seis semanas de pesquisa de campo, foi aplicado dois formulários, um indentificando as avarias
encontradas na conferência e outro sobre os dias em que chegaram fornecedores em conjunto; e
apresentada uma planilha contendo os benefícios da implementação do sistema para o Hotel e para a
empresa fornecedora.

Para ambos formulários, foi realizado um referente ao mês de outubro e outro ao mês de novembro. O
primeiro contém dados referente ao nome do fornecedor, o dia que occoreu o incidente, a avaria
encontradas e quantidade representativa de prejuízo para a empresa naquele momento, para a
mensuração do nível de prejuízo a empresa foi utilizado a Tabela 1.
Tabela 1 - Perguntas utilizadas para definir o nível de prejuízo à organização

REFERÊNCIAS PESO
O produto é importante para a organização e não consigo
comprar para chegar em tempo hábil? 5

Foram encontradas avarias em cinco ou mais produtos na

Nota Fiscal? 5

O produto é importante, mas consigo comprar com outro

fornecedor e chegar em tempo hábil? 4

O produto é importante, mas o fornecedor vai entregar em

tempo hábil 2

O produto não é importante para o pleno funcionamento da

organização 1
Fonte: elaborado pelo autor.
Já o Segundo formulário, contém dados sobre os dias em que chegaram fornecedores ao mesmo
tempo, qual material foi recebido, em qual fornecedor teve avaria e quanto tempo o almoxarife teve que
disponibilizar para conferir todos os produtos da Nota Fiscal.

4.2. Equipamentos

Os equipamentos utlizados foram: 1 telefone fixo, 1 smartphone, 1 computador, 1 prancheta e 1 caneta,

sendo todos os materias disponibilizadas pelo Hotel para a realização da pesquisa.

O telefone fixo foi utilizando para atender as ligações dos motoristas na portaria, indicando a
necessidade do almoxarife fazer o recebimento e conferência das cargas. Já o smartphone foi utilizando
quando teve avarias, sendo contato a equipe responsável da empresa imediatamente e relatando o
problema ocorrido e caso ultrapasse o limite de duas vezes, alertado sobre a repetição de ocorrências
e conversado com estas empresas sobre a implementação do sistema TMS ao nosso, para que
pudessêmos realizar o acompanhamento das cargas e sermos avisados antecipadamente sobre os
imprevistos que pudessem ocorrer. O computador foi utilizando para montar uma planilha, contendo os
resultados apurados em campo através da caneta e da prancheta, nesta planilha estava incluindo os
nomes dos fornecedores, as avarias encontradas, os números de vezes ocorridos e caso a empresa
tenha respondido “sim” ou “não” para a implementação desta funcionalidade ao nosso sistema.

5 RESULTADOS

Os resultados obtidos durante os meses de pesquisa mostra que a organização obteve diminuição nos
seus lucros devido a problemática com os fornecedores. Foi identificado que não só afeta o trabalho
do comprador, ou do almoxarife, mas também afeta toda a organização, uma vez que os setores
produtivos deixam de fazer vendas pela escassez de produtos.

Através do dois formulários aplicados, foi possível evidenciar que os dias são em sua maioria nos dias
de Quinta e Sexta-feira, e as justificativas dadas pela a maioria das empresas são: que os separadores
não prestaram atenção na separação do material, o motorista deixou o material em outra empresa e o
estoque da empresa zerou no dia da entrega e só poderia ser entregue em outra data.

Além disto, houve um retorno positivo para a parceria de sistema entre empresa e fornecedores, sendo
a maioria os que já temos anos de vínculo de abastecimento. Os fornecedores de material auxliar
justifacaram a recusa ao projeto afirmando que é vantajoso para a empresa esta parceria, devido o
indice de entregas com avarias serem baixo e que a lucratividade da empresa é diretamente afetada.
Após uma reunião com o comprador, o almoxarife e alguns representantes da empresa foi confirmado
a acuracidade das informações fornecidas e que os embasamentos para a justificative estavam certos.
Tabela 2 - Resultado da planilha de apresentação de projeto

% DOS QUE
TIPO DE FORNECIMENTO
ACEITARAM
Estivas 55%

Frios 28%

Congelados 87%

Material Auxiliar/ Expediente 4%

Fonte: elaborado pelo autor.

Por fim,
6 DISCUSSÕES

Os resultados obtidos foram de suma importância para o comprador, para o almoxarife, para a empresa
e para os fornecedores entrevistados. Foi importante, pois apesar de termos alguns resultados
negativos e que causaram a diminuição no lucro do Hotel, conseguimos Identificar as causas e
principais fornecedores com avarias. Onde serão substituídos, caso não tenham votado a favor da
parceira oferecida.

Contudo, é importante resaltar que os resultados dos dois formulários não podem ser documentados
nesta pesquisa devido a ameaça a quebra de sigilo entre empresa e colaborador e entre fornecedor e
cliente, pois a pesquisa não foi realizada pela licença de pesquisador e empresa, mas sim realizado
pelo Almoxarife responsável.

É importante que os interessados neste tema e que queiram aplicar este estudo, possuam a licença de
pesquisador, para que possam divulgar os resultados obtidos sem a quebra de qualquer contrato e que
possam trabalhar mais a fundo sobre a problemática estudada, elaborando os custos da implementação
do sistema e do treinamento dos colaboradores responsáveis por essa área. Aviso que apesar do custo
ser elevado do sistema a longo prazo fará com que a sua empresa tenha mais lucros e que seus
funcionários possam ter mais qualidade de vida na execução das tarefas.

7 CONCLUSÃO

Conclui-se que o uso do TMS no gerenciamento de fornecedores contribui significativamente para a

melhoria das operações logísticas de uma empresa. Através da centralização de informações,
automatização de processos, gestão de performance e comunicação eficiente de ambas as partes,
relatando problemas nas entregas imediatamente. Isso resulta em benefícios como redução de custos,
aumento da eficiência e satisfação dos clientes da empresa fornecedora e da empresa compradora.
Portanto, o investimento na implementação do TMS é uma alternativa as empresas que sofrem deste
problema e que querem a longo prazo, estabelecer uma vantagem competitiva grande em realação aos
seus concorrentes.

Os objetivos desta pesquisa foram cumpridos, mediante a identificação de melhorias nos processos
logísticos que podem ser realidades após a implementação do sistema TMS pelo Hotel e a analise de
quais etapas e quais setores foram prejudicados pela falta de insumo para a realização dos pratos e
das vendas.

8 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

[1] BALLOU, R. H. Logística Empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição

física. 1. ed. São Paulo: Atlas, 2009.
[2] COSTA, João Paulo; DIAS, Joana Matos; GONDINHO, Pedro. Logística. Coimbra: Universidade
de Coimbra, 2010.
[3] CONCEIÇÃO, Gabriela; RODRIGUES, Jéssica; TOFOLI, Eduardo. A LOGÍSTICA COMO
FERRAMENTA NA GESTÃO: ESTUDO DE CASO NA EMPRESA LINS-AÇO. 18 jun. 2021.
Disponível em: https://fateclog.com.br/anais/2021/parte3/1059-1511-1-RV.pdf. Acesso em: 9 nov.
2023.
[4] BRASIL, Daniel. Confira 10 vantagens do TMS para transportadoras. 12 set. 2023. Disponível
em: https://www.hivecloud.com.br/post/10-vantagens-do-tms/. Acesso em: 11 nov. 2023.
[5] SISTEMA TMS: quais são os benefícios para transportadores? - Benner Softwares de Gestão. 4
jan. 2021. Disponível em: https://www.benner.com.br/sistema-tms/. Acesso em: 30 nov. 2023.