E-book de

Sistemas de
e-Procurement
 ePROC

SOLUÇÕES DE e-
PROCUREMENT
Mercado de soluções de e-Procurement ePROC
Como uma plataforma de e-Procurement é avaliada ePROC
Fluxo completo de Compras ePROC
Da Requisição ao Pedido
Suite de aplicativos ePROC
COUPA | MÓDULOS
Impactos da utilização de e-Procurement ePROC

Otimização Visibilidade e
de Redução Redução de Integração
Processos de Custos Riscos

Permite alinhar e unificar os processos de compras dentro da

organização Viabiliza a realização de acordos globais de
abastecimento
Garante o compliance, transparência, controle e auditoria dos
dados Maior acurácia na análise das informações de compras
Novas modalidades de negociação com o Fornecedor através de
Leilões Múltiplos canais de compras, incluindo catálogos
Alavanca os resultados entre os departamentos e unidades de
negócio
Porque usar uma solução de e-Procurement ePROC
Melhor experiência do usuário, aumentando a velocidade de adoção e a
produtividade dos usuários
Porque usar uma solução de e-Procurement ePROC
Maior controle, visibilidade e compliance

Recursos de compliance da plataforma

Auditoria dos processos (end-to-end)
SOX Compliance
Controles de acesso e utilização
Segregação de função
Integridade de dados
Workflow e Alçadas alinhados com as políticas da
empresa
Porque usar uma solução de e-Procurement ePROC
Grande capacidade de análise e geração de painéis de indicadores
Porque usar uma solução de e-Procurement ePROC
Melhor gestão dos indicadores de performance | 20 principais KPIs

INDICADOR-CHAVE DE DESEMPENHO META BENCHMARK INDICADOR-CHAVE DE DESEMPENHO META BENCHMARK

Fonte:Coupa -Relatório de benchmark de gestão de gastos corporativos

(BSM), 2022
Desafios em projetos de e-Procurement ePROC

1. Maturidade da organização

2. Montar adequadamente aequipe do projeto

3. Definir e alinhar o escopo do projeto

4. Estruturar as ações de gestão da mudança

5. Mapear os riscos e gerar ações de mitigação

Desafios em projetos de e-Procurement ePROC
1. Maturidade da organização

Qual o grau de maturidade atual? Qual o grau de maturidade desejado? Soluções de ePROC exigem alta maturidade

Nível IV
Best in Class

Nível III
Otimizado

Nível II
Próativo

Nível I
Reativo

Fonte: Procurement
Garage
Desafios em projetos de e-Procurement
2. Montar adequadamente aequipe do projeto
Integra as atividades em suas linhas
funcionais e administra as decisões
entre as partes interessadas.
Desenvolve com os keyusers as
funcionalidades do sistema ePROC,
configurar, desenvolver a integração,
testes e materiais de treinamento.
ePROC
Entende a necessidade de negócios
garantindo que o projeto se encaixe com a
estratégia de sua área de negócios, tome
posse das entregas apropriadas, mantenha-
se informado sobre o status do projeto,
transmitindo informações em cascata para
outras pessoas que precisam saber.

Acompanha a execução das atividades nas
diversas frentes de atuação, direciona o
desempenho e apresenta os
resultados na forma de indicadores.
Responsável pela análise das mudanças e
impactos nos processos, mobilização e
comunicação dos envolvidos, gestão de
treinamentos para o novo cenário, bem
como gestão de stakeholders.
Responsável por fornecer todas as
informações necessárias, validar processos
AS IS e TO BE, identificar gargalos,
riscos e principais pontos problemáticos,
apoiar e contribuir para a gestão de
mudanças, atuar como facilitador, testes
e aceitação do usuário.
Desafios em projetos de e-Procurement ePROC
3. Definir e alinhar o escopo do projeto

SERVIÇOS ETAPAS E
(Exemplo)
ENVOLVIDOS CRONOGRAMA

AM
S

Treinamentos & Suporte

Hypercare

Pré
Kickof
Configuração da
Integração da

Cogestão do
f

Cogestão da
14/03

Mudança
Solução

Projeto
Solução

Kickof
f
28/03
Desenho da
Desenho de Arquitetura da
Solução Solução
Integrações e
04/04 a 03/06
Configurações
Testes e
06/06 a 23/09
INTEGRAÇÕES ERP COM O ePROC Ajustes 26/09
(Exemplo) MT
a 18/11 P
21/11
a
02/12

Go liveGo live
Técnico Geral
05/12 12/12

Hypercare

12/12 a 13/01
Desafios em projetos de e-Procurement ePROC
4. Estruturar as ações de gestão da mudança

Diagnósti
co

Engajamen
to
Treinamen Comunicaç
to ão
Desafios em projetos de e-Procurement ePROC
5. Mapear os riscos e gerar ações de mitigação
 ePROC

CONTRATOS
&
CATÁLOGOS
Contratos ePROC
CONCEITO
➢ Contrato:
• Acordo entre duas ou mais pessoas (partes) que transferem entre si algum
direito ou que se sujeitam a alguma obrigação.
• Acordo de vontades de duas ou mais pessoas que gera efeitos jurídicos,
seja para criar, modificar ou extinguir direitos e deveres.

➢ Requisitos legais: Partes capazes, objeto lícito, forma prescrita.

➢ Finalidade: Registrado em documento escrito (ou digital), o contrato
serve como prova do acordo de vontades e contém todas as diretrizes
que nortearão o relacionamento entre as partes.
➢ Tem natureza civil, podendo ser contratos com fornecedores, clientes,
comodato, intercompanhias e outros.
➢ Nosso foco será contratos com Fornecedores, mais utilizado para
formalização de fornecimentos de materiais e equipamentos, prestação
de serviços, licença de uso de software e execução de obras por
terceiros.
Contratos ePROC
O GERENCIAMENTO DO CICLO DE VIDA DO CONTRATO
OU “CONTRACT LIFECYCLE MANAGEMENT” (CLM)

1.Solicitação de um novo contrato por algum funcionário da empresa

(usuário/cliente interno).
2.Criação do contrato pela área competente, após a atuação da área
Suprimentos/Compras.

3.Negociação das cláusulas e termos dos contratos entre as partes

(Contratante e Contratada).
4.Aprovação das cláusulas e termos negociados entre as partes.

5.Fase em que o contrato entra em vigor, o que pode coincidir ou não com o
início da prestação dos serviços.
6.Consiste na entrega dos serviços, cumprimento de prazos e de todas as
obrigações que foram criadas para as partes com o contrato.
7.Rotinas e ações a serem realizadas pelas partes em decorrência das
brigações empresa e leis vigentes.
do contrato, para que este seja executado em conformidade com as normas da
8.Alteração de prazo e cláusulas contratuais para a renovação do contrato
antes da expiração do mesmo, caso seja desejo e consenso das partes.
Catálogos ePROC
CATÁLOGO ELETRÔNICO (e-CATALOG)

▪ Um catálogo eletrônico (e-Catalog) é um recurso via

web que fornece informações sobre produtos e
serviços oferecidos e vendidos por um fornecedor e
suporta pedidos on-line.
▪ Os elementos-chave de um catálogo são nomes de
produtos, hierarquia de produtos, descrições, preços e
fornecedores e códigos internos.
▪ Os catálogos eletrônicos são usados

predominantemente
para a aquisição de bens e serviços indiretos
frequentemente reabastecidos, mas também podem
fornecer diretrizes de compra para facilitar aquisições
complicadas que são raras e valiosas.
Fonte: www.cips.org
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