Introdução

Este documento apresenta a avaliaçã o dos processos AS-IS segundo os habilitadores

de processo. O objetivo é determinar as causas do desempenho insatisfató rio do processo ou
a necessidade de sua inovaçã o para melhorar ainda mais, e sugerir as características para o
processo desejado (TO-BE). A avaliação do processo deve ser feita com base nas perspectivas
dos envolvidos em todos os níveis (estratégico, gerencial e operacional). Para isso, podem ser
realizados workshops, reuniõ es colaborativas quanto entrevistas individuais. Em todos os casos,
as oportunidades de melhorias sã o levantadas e discutidas.

Segundo a metodologia adotada, a aná lise é feita através do uso do conceito de

habilitadores. Chamam-se habilitadores os aspectos de um processo que o “habilitam”, quer
dizer, permitem que o processo seja executado da melhor forma possível. Os habilitadores
propostos para guiar a avaliaçã o de processos sã o:

• Recursos Humanos (RH): avaliaçã o de questõ es relacionadas à estrutura organizacional,

definiçã o de papéis/funçõ es, habilidades necessá rias e treinamentos;
• Workftow (W): avaliação de questõ es relacionadas aos passos, gargalos no fluxo de execução,
falta de paralelismo ou idas e vindas repetitivas do processo;
• Tecnologia da Informação (TI): avaliação de questõ es relacionadas às aplicaçõ es, sistemas
ou banco de dados;
• Regras e Políticas (RP): avaliação de questõ es relacionadas às regras impostas internamente
ou externamente, como adequaçã o de normas, definiçã o de prazos, aplicaçã o de puniçõ es,
padronizaçã o;
• Motivação e Métricas (MM): avaliação de questõ es relacionadas à definição de metas e acom-
panhamento de açõ es;
• Infraestrutura (I): avaliaçã o de questõ es relacionadas ao espaço físico, disponibilidade
de recursos e equipamentos;
• Colaboração (C): avaliação de questõ es relacionadas à comunicação, planejamento de traba-
lho, integraçã o de artefatos e percepçã o ou compreensã o da colaboraçã o;
• Sustentabilidade (S): avaliaçã o de questõ es relacionadas ao impacto ambiental, uso de re-
cursos nã o renová veis ou desperdício de recursos.
Método de Avaliação

Para realizar a avaliação através de habilitadores de processo, é necessário ter o modelo AS-
IS do processo. A partir do modelo, o analista de processo e o cliente irão responder às perguntas
dos habilitadores, especificadas nas seçõ es abaixo. Com as respostas das perguntas, será realizada
uma nova reunião para propor ideias de melhoria para cada problema identificado pelos
habilitadores.

1 Habilitador: Recursos Humanos

Habilitador de Recursos Humanos

Habilitador Resposta

Estrutura Organizacional
A estrutura organizacional (unidades/departamentos) está adequada?

Os papéis estã o bem definidos?

Força de Trabalho
A força de trabalho é adequada?

Como seria a força de trabalho adequada?

Caracterização dos Papéis

Os papéis e suas funçõ es/atribuiçõ es sã o bem definidos na á rea?

Habilidades Necessárias
Os profissionais possuem as habilidades necessárias para executar
suas funçõ es/atribuiçõ es?

Existem treinamentos para adequar as pessoas à s suas funçõ es?

2 Habilitador: Workflow

Habilitador de Workftow
Habilitador Resposta

Papéis
Existem atores em excesso no fluxo do processo?

Os papéis possuem atribuiçõ es adequadas?

Existe acú mulo de funçõ es por papéis? Ex.: chefia executando

atividades de analistas.

Existem papéis executando atividades nã o previstas no processo?

Fluxo
O processo possui gargalos?

O processo é ioiô ?

Existem atividades que nã o precisariam ser realizadas (não agregam

valor e consomem tempo e recurso)? Quais? Como isso poderia ser
melhorado?

Existe um coordenador do processo ou ponto focal responsá vel pelo

acompanhamento de tudo que ocorre naquela instâ ncia?

Existem muitas atividades em sequência que poderiam ser

paralelizadas?

Existem muitas exceçõ es no processo?

Existem atividades que deveriam estar estruturadas em outro processo

ou subprocesso?

Interação com Outras Áreas

A interaçã o entre as diversas á reas é estimulada? Como é realizada
a interaçã o entre sua á rea e as outras que atuam neste processo?
O que poderia melhorar?

As informaçõ es sã o compartilhadas de forma aberta? Outras á reas

importantes têm acesso ao andamento do processo? Toma muito tempo
prover essa informaçã o? Como isso poderia melhorar?

Existem atividades que poderiam ser realizadas por outros papéis?

Isso traria algum ganho para a á rea?
3 Habilitador: Tecnologia da Informação (TI)

Habilitador de TI
Habilitador Resposta

Sistemas
Todos os sistemas possuem interfaces?

Os usuá rios possuem o suporte adequado ao uso dos sistemas?

Quais outros sistemas de informação poderiam apoiar os processos?

Informações
Existe duplicidade ou inconsistência de dados?

As informaçõ es necessárias estã o disponíveis?

4 Habilitador: Regras e Políticas

Habilitador de Regras e Políticas

Habilitador Resposta

Adequação às Normas
Os processos cumprem as normas, regulamentos e leis que
os suportam?

Prazos
Existem regras relacionadas aos prazos?

Aplicações de Punições
Existem regras relacionadas à s cobranças e multas?

Padrões de Documentos
Existem padrõ es para os relató rios?

Existem padrõ es para os documentos?

5 Habilitador: Motivação e Métricas

Habilitador de Motivação e Métricas

Habilitador Resposta

Objetivos e Metas Internas

Existe a definiçã o de objetivos e metas internamente?

Métricas
Como é medido o trabalho? Como gostariam que isso fosse realizado?

Como é medida a satisfaçã o do cliente?

Como sã o extraídas as estatísticas de andamento de todos os processos

em execuçã o e como eles sã o finalizados? Como essas informaçõ es sã o
coletadas? Como acha que isso poderia ser melhorado?

Acompanhamento/Monitoramento
O processo pode ser acompanhado e/ou monitorado?

6 Habilitador: Infraestrutura

Habilitador de Infraestrutura
Habilitador Resposta

O local de trabalho e os equipamentos utilizados interferem de alguma

forma no processo?

A distâ ncia entre pessoas que possuem tarefas relacionadas introduz

atrasos no transporte do item de trabalho ou na comunicaçã o?

Se o trabalho é colaborativo, existem facilidades apropriadas?

O espaço físico torna o trabalho mais difícil?

7 Habilitador: Colaboração

Habilitador de Colaboração
Habilitador Resposta

Planejado
Existe um plano de comunicaçã o entre os atores do processo?

Os atores envolvidos no processo conseguem perceber uns aos outros?

Os atores do processo colaboram durante a integraçã o dos artefatos

para gerar um produto final do grupo de trabalho?

Existe um plano de trabalho para o time?

Perceptivo
As informaçõ es necessárias estã o disponíveis para todos os atores
do processo?

Os atores do processo interagem para discutir questõ es importantes

do processo?

Os atores do processo entendem a definiçã o do processo no qual eles

estã o envolvidos?

O repositó rio é acessível a todos os atores envolvidos no processo?

Os artefatos gerados durante a execuçã o do processo sã o armazenados

em algum repositó rio que todos os atores tenham acesso?

Existem mecanismos para manter o rastro do trabalho que está sendo

realizado?

Reftexivo
Os atores interagem para analisar o sucesso e as mudanças
necessárias? Eles divulgam as liçõ es aprendidas durante o processo?

Os atores do processo entendem como as pessoas colaboram durante

a execuçã o do processo?

Existe algum canal para que o grupo possa compartilhar conhecimento

informal: ideias, fatos, questõ es, opiniõ es, debates, discussõ es
e decisõ es?

Existem mecanismos para avaliar a contribuiçã o de cada ator

nos resultados do grupo?
8 Habilitador: Sustentabilidade

Habilitador de Sustentabilidade
Habilitador Resposta

O processo utiliza recursos renová veis?

Há desperdício de recursos no processo?

O processo tem preocupaçã o com sustentabilidade?