PDCA

Conheça e aprenda a aplicar o PDCA, metodologia de gestão que irá ajudar você
e seu time a focar no que realmente importa para alcançar suas metas
Nós do Canal Sonho Grande acreditamos muito na frase que
diz que sonhar grande e sonhar pequeno dá o mesmo
trabalho, dita por Jorge Paulo Lemann e, com certeza,
preferimos sonhar grande!

Somos um Canal do Youtube e blog e temos o objetivo de

inspirar e trazer conteúdos que ajudem empreendedores e
gestores a melhorarem seus resultados.

Contamos desde histórias dos maiores empreendedores e

empresas da história até curiosidades e conteúdos mais
técnicos relacionados ao empreendedorismo.

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2
POR QUE O PDCA É IMPORTANTE
Alguma vez sua empresa, time ou até você mesmo teve algum
resultado abaixo do esperado, mas não sabia bem o motivo?

Tentou de diversas formas investigar o que estava acontecendo,

mas não conseguiu chegar a uma conclusão?

Ou até conseguiu chegar a uma conclusão, mas em um tempo

muito maior do que queria?

Em um mundo com cada vez mais dados e complexo esse

problema se torna cada vez mais comum. Por esse motivo é
fundamental usar uma metodologia que nos auxilie em análises e
ajude a focar no que realmente é importante para atingirmos
nossas metas.

O ciclo PDCA nos ajuda a termos maior clareza dos problemas da

empresa e de suas causas, facilitando a elaboração e execução de
ações que realmente vão melhorar os resultados. O método nos
ajuda a sermos mais assertivos utilizando melhor o nosso tempo e
dos colaboradores.
A ORIGEM DO PDCA
É bastante difícil atribuirmos a criação do PDCA a uma única
pessoa, visto que essa metodologia teve influência de diversos
nomes ao longo de muitos anos.

O PDCA como conhecemos hoje foi popularizado na década de

A P
50 por William Edwards Deming. Porém, Deming usou como
base o ciclo de Shewhart, desenvolvido por Walter A. Shewhart,
engenheiro americano que introduziu o controle estatístico de
processos, base para o conceito da qualidade total.

C D
Por mais que Deming e Shewhart tenham sido os principais
responsáveis para a metodologia utilizada hoje, os fundamentos
do PDCA foram na verdade construídos desde o século XVII com
René Descartes, a partir do desenvolvimento do método
científico.

O PDCA foi primeiramente difundido no Japão, país que na

época estava devastado devido à 2ª Guerra Mundial e
necessitava se reerguer. Posteriormente, o método foi trazido
para o Brasil com o professor Falconi e outros colegas, passando
a ser utilizado por grandes empresas nacionais.
O QUE É O CICLO PDCA E QUAIS SÃO SUAS ETAPAS
O ciclo PDCA é o método de solução de problemas que visa a melhoria contínua dos resultados. É composto por 4 grandes etapas e 8
passos:

1 Identificação do Problema

Padronização 8 2 Desdobramento do Problema

Act Plan

A P
Análises dos Desvios
e Implantação das 7 3 Levantamento das Causas
ações corretivas

4 Plano de Ação

Verificação dos Resultados 6

C D
Check Do
5 Execução do Plano de Ação
e das Ações
ETAPAS DO CICLO PDCA

1) Identificação do Problema

Antes de se planejar qualquer tipo de ação de melhoria, é fundamental primeiramente identificar qual o real problema que se quer
resolver. Por esse motivo é importante termos muito claro qual a definição de problema:

Problema é um resultado indesejado, ou seja, a diferença

entre o patamar atual e o que se deseja alcançar.

Melhor

Problema

Patamar Atual Benchmark

ETAPAS DO CICLO PDCA

1) Identificação do Problema

A partir desse conceito podemos tirar dois pontos importantes.

Quando falamos de resultado, nos referimos a algo que conseguimos
medir, ou seja, indicadores. Para que um resultado seja indesejado é
necessário compará-lo a algum outro valor, logo, estamos falando
também de um benchmark.

Logo, é fundamental que essa identificação seja definida com base nos
principais indicadores de resultado. Se o intuito é identificar o principal
problema de uma empresa, são observadas métricas como por
exemplo:

• Métricas Financeiras: Receita, Gasto e EBITDA;

• Métricas de Satisfação dos Clientes: NPS (Net Promoter Score)
e Churn;
• Métricas de Satisfação dos Colaboradores: eNPS (Employee
Net Promoter Score) e Turnover.

Caso tenha interesse, temos em nosso site uma publicação que fala
sobre como definir indicadores e metas.
ETAPAS DO CICLO PDCA

1) Identificação do Problema

Para identificarmos um problema necessitamos comparar os

resultados com algum benchmark, basicamente existem duas formas:

• Benchmark Interno: São utilizados dados históricos da própria

empresa para comparação. A vantagem de utilização dessa análise
é a facilidade de acesso a informação, mas possui a desvantagem
de empresas com histórico pequeno, seja por ter pouco tempo de
existência ou não ter registrado corretamente as métricas por um
período significativo.

• Benchmark Externo: São utilizados dados de concorrentes para

comparação. Possui a vantagem de estarmos comparando os
resultados com quem temos a necessidade clara de superarmos,
mas a desvantagem é que nem sempre é simples conseguirmos
certas informações.

Independentemente de qual for utilizar, o mais importante é escolher

um benchmark que faça sentido.
ETAPAS DO CICLO PDCA

1) Identificação do Problema

O output dessa etapa é a definição da meta que queremos alcançar. A diferença entre o patamar atual e o que queremos alcançar é o
problema, ou oportunidade, como mencionamos antes. Mas nem sempre temos o tempo e recursos necessários para "capturar" toda a
oportunidade identificada, por esse motivo é bastante importante avaliar o quanto dela é possível atingir no tempo esperado.

Importante destacar que uma meta é definida por um objetivo, um valor e um prazo.

Melhor

Valor
Problema
Meta Ex: Aumentar a receita em 25% em 1 mês

Objetivo Prazo

Patamar Atual Benchmarking

ETAPAS DO CICLO PDCA

1) Identificação do Problema

Vamos imaginar que uma loja de roupas possui 2 unidades e tem tido uma forte queda em sua receita ao longo dos últimos três meses,
enquanto seus gastos se mantiveram no mesmo patamar.

Podemos perceber que o problema da empresa é a receita, a qual diminuiu 20% em relação ao resultado de 2 meses atrás. Nesse caso o
benchmark utilizado é um dado histórico da própria empresa, ou seja, um benchmark interno.

Receita e Gastos | Lojas A e B

30,000
27,000
24,000 -20%
Lojas de roupas

20,000 20,000 20,000

Janeiro Fevereiro Março

Loja A Loja B
Receita (R$) Gasto (R$)
ETAPAS DO CICLO PDCA

1) Identificação do Problema

A partir desse problema de queda de 20% da receita, precisamos definir uma meta, que nesse caso será de voltarmos ao mesmo patamar
de dois meses atrás, o que é equivalente a aumentarmos em 25% a receita atual (Março). Logo, a nossa meta será:

META
Aumentar a receita em 25% em 1 mês.

Objetivo Valor Prazo

ETAPAS DO CICLO PDCA

2) Desdobramento do Problema

O objetivo da etapa de desdobramento do problema, é quebrar esse problema em partes menores. Isso irá nos ajudar a entender e focar
onde temos maior oportunidade para melhorar o resultados.

Dando continuidade ao exemplo, sabemos que o resultado geral de receita é o somatório das vendas das duas lojas, então, o primeiro
passo é identificar se apenas uma delas foi responsável pelo problema.

Como podemos perceber a loja A reduziu sua receita em 27%, enquanto a loja B em 8%. Logo a principal responsável pela queda geral de
20% da receita foi a loja A.
Receita e Gastos | Lojas A e B Receita por Loja

30,000 18,600
27,000 16,500
24,000 -20% -27%
13,500

-8%
20,000 20,000 20,000 11,400
10,500 10,500

Janeiro Fevereiro Março Janeiro Fevereiro Março

Receita (R$) Gasto (R$) Loja A Loja B

ETAPAS DO CICLO PDCA

2) Desdobramento do Problema

Vamos desdobrar ainda mais esse problema da loja A. A receita de uma única loja nada mais é que o somatório da receita de todos os seus
produtos.

Ao desdobrarmos a receita da loja A por produto, vemos que apenas o produto #1 já representa 75% da receita que faltou para atingir a
meta.

Focar na melhoria dos resultados desse produto parece ser a melhor alternativa visto a grande representatividade.

Para visualizarmos isso de uma maneira mais fácil podemos utilizar o diagrama de pareto. Nas colunas temos a distância das vendas
realizadas para as respectivas metas e na linha o total acumulado de quanto isso representa.
Diagrama de Pareto
Receita (R$) | Loja A
4,5 00 120 %

4,0 00
3,810
Realizado Meta 98% 100% 100 %

Produto Diferença % % Acumulado

3,5 00

93%
(Março) (Janeiro) 86%
75%
3,0 00 80%

#1 2,700 6,510 -3,810 75% 75% 2,5 00

60%

#2 4,050 4,650 -600 12% 86%

2,0 00

1,5 00 40%

#3 4,320 4,650 -330 6% 93% 1,0 00

600
#4 1,620 1,860 -240 5% 98% 500
330 240
20%

#5 810 930 -120 2% 100% 120

0 0%

#1 #2 #3 #4 #5
Total 13,500 18,600 -5,100 100% 100%
Diferença (Módulo) % Acumulado
ETAPAS DO CICLO PDCA

2) Desdobramento do Problema

Considerando que a receita nada mais é que a multiplicação entre preço médio e volume de venda, o último desdobramento que
precisamos fazer é para descobrir se o produto #1 ficou tão distante do esperado devido a queda do preço médio de venda ou do volume.

Como podemos ver o preço teve uma leve queda de 4% em comparação com Janeiro mas o volume de vendas despencou 28 vendas, que
representa uma queda 56% do valor de janeiro. Agora temos claro qual o nosso problema específico que queremos resolver:

A queda de 28 unidades do volume de vendas do produto #1 na loja A!

Loja A

140 130 128 125 140

120
-4%
120
100 100
80 80
60 50 60
39
40 22 -56%
40 (28 vendas)
20 20
0 0

Janeiro Fevereiro Março

Preço Médio (R$) Volume

ETAPAS DO CICLO PDCA

2) Desdobramento do Problema

Focando os nossos esforços nesse problema, iremos usar de forma mais inteligente nosso tempo, dado que é o grande responsável pela
queda do resultado da receita.

Nesse exemplo, fizemos apenas 3 quebras, porém em diferentes situações muitas outras podem ser feitas, inclusive em ordens diferentes.

Não há um número de desdobramento ideal, o importante é sempre ter em mente que o objetivo de desdobrarmos o problema é o de
facilitar a identificação das oportunidades e também a realização da etapa de levantamento de causas que falaremos agora.
Receita

1
Loja A Loja B

2
#1 #2 #3 #4 #5

Problema Específico
Queda de 28 unidades do volume de 3
Preço Volume vendas do produto #1 na loja A!
ETAPAS DO CICLO PDCA

3) Análise de Causas

Sabendo exatamente qual o problema específico que queremos resolver, o próximo passo é identificar as causas dele. As causas são as
ações, falhas nas etapas do processo que motivaram o resultado negativo.

Existem algumas boas práticas e ferramentas que podem ser usadas para facilitar essa etapa. Uma delas é a realização de um
brainstorming com uma equipe com participantes de diferentes níveis hierárquicos e áreas do processo que se quer analisar. O objetivo do
brainstorming é levantar o máximo de causas possíveis. Reunir um grupo de pessoas diferentes tende a aumentar o número de causas
levantadas.

Brainstorming: Incentive as pessoas a sugerirem todas as possíveis causas para o problema específico que estão analisando e tenha
atenção aos seguintes pontos:

• Anote todas as ideias;

• Todos devem participar;
• Não critique as ideias;
• Uma ideia de cada vez;
• Estimule muitas ideias;
• Considere ideias extravagantes.
ETAPAS DO CICLO PDCA

3) Análise de Causas

Após o levantamento dessas primeiras e inúmeras causas é o momento de organizá-las de forma que identifiquemos a causa raiz do
problema. Para isso o Diagrama de Ishikawa e o método dos 5 Por quês podem auxiliar bastante.

Diagrama de Ishikawa: A partir das possíveis causas levantadas na etapa de brainstorming comece a montar o diagrama de Ishikawa.
Esse diagrama nos ajuda a estruturar cada uma das causas e visualizarmos de forma mais clara quais são causas primárias, secundárias,
terciárias... até alcançarmos as causas raízes.

Na imagem temos nas extremidades palavras que são conhecidas como os 6Ms. Esses grupos servem como referências para possíveis
causas relacionadas aos problemas. Eles são baseados na indústria, tendo em vista que o PDCA foi difundido nesse segmento
primeiramente, mas, com certeza, esses grupos podem ser adaptados para outros negócios. De forma geral cada um dos grupos refere-se:
Meio Ambiente Mão de Obra Método

• Matéria-Prima: Fornecedores e Especificações; Causa primária

Causa Secundária
• Mão de Obra: Habilidades, treinamentos e motivação; Causa raiz

• Máquina: Manutenção de equipamentos e condições de segurança;

• Medida: Verificação de valores e instrumentos de medição; Problema

• Meio Ambiente: Relações interpessoais, clima, sujeira e organização;

• Método: Instruções, manuais ou procedimentos de trabalho.
Medida Material Máquina
ETAPAS DO CICLO PDCA

3) Análise de Causas

5 porquês: É uma referência de quantas vezes devemos perguntar “Por quê?” desde o problema específico para acharmos a causa raiz.

Isso ajuda a não pararmos em causas muito superficiais, no entanto, perguntar 5 vezes não é uma regra. Geralmente, será possível perceber
que a causa raiz foi encontrada quando as respostas começarem agregar menos valor à análise.

Ainda não está muito claro como realizar essa etapa? Não se preocupe, vamos das continuidade ao exemplo no próximo slide.

5 porquês
Por quê?
Por quê?
Por quê?
Por quê?
Por quê?
 ETAPAS DO CICLO PDCA

3) Análise de Causas

Na etapa de desdobramento do problema chegamos a conclusão de que o problema específico que queremos resolver é a queda de 28
unidades do volume de vendas do produto #1 na loja A!

Tendo isso claro, podemos partir para os porquês. Abaixo temos o exemplo do racional de 2 causas raízes. Se relacionamos a natureza
destas causas aos 6M, vemos que a primeira está relacionada a Mão de Obra e a segunda ao Meio Ambiente. A ideia é repetir esse processo
para cada um dos outros Ms mencionados anteriormente para encontrarmos as demais possíveis causas raízes.

Causa 1 Causa 2
Por que houve queda no volume de vendas do produto #1 na loja A? Por que houve queda no volume de vendas do produto #1 na loja A?

Por quê? Porque o poder de persuasão dos vendedores Por quê? Produto está atualmente exposto em uma posição
foi abaixo do esperado. que dificulta a visão dos clientes.

Por quê? Porque não possuem argumentos prontos para conseguir Por quê?
Por que alteramos a disposição dos produtos na loja.
convencer o cliente do valor do produto.
Por quê? Por quê?
Porque não consolidamos um material e Para dar maior visibilidade aos produtos novos.
treinamento específico para melhorar o
desempenho na negociação. Causa Raiz

Causa Raiz
ETAPAS DO CICLO PDCA

4) Plano de Ação

Tendo claro qual o problema que se quer resolver, os problemas específicos e as respectivas causas raízes, já temos conhecimento para
propormos ações eficientes para melhorarmos os resultados. A etapa do plano de ação, como o próprio nome diz, é onde consolidamos o
plano que solucionará o problema. Dois pontos importantes para a consolidação do plano são:

• Deve ser suficiente para atingir o resultado esperado, ou seja, resolver completamente o problema geral definido no início do ciclo
PDCA.
• O plano deve conter todos os elementos necessários para execução e acompanhamento. Para isso um ótimo framework é a matriz
5W2H.

5W2H é uma referência às palavras em inglês:

Matriz 5W2H
• What: O que é a ação; What Who Where Why When How How Much
• Who: Quem irá realizá-la;
• Where: Onde será realizada; O que? Quem? Onde? Por que? Quando? Como? Quanto?
• Why: Por que deve ser realizada;
• When: Quando será realizada;
• How: Como será realizada;
• How Much: Quanto de investimento será necessário.

Utilizar todos esses elementos para especificar cada uma das ações não é obrigatório, porém é uma ótima referência para que nenhum
elemento importante seja deixado de lado.
ETAPAS DO CICLO PDCA

4) Plano de Ação

Como listamos apenas duas causas raízes, iremos exemplificar um plano que esteja relacionado a elas apenas. As ações que poderiam ser
listadas são:

Nº Ação Responsável Prazo Onde? Quanto?

Realizar treinamento e consolidar material para

1 melhorar a performance de negociação dos Ana 08/04 Loja A R$ 100,00
vendedores

Alterar disposição dos produtos para dar maior

2 João 05/04 - -
visibilidade para o produto #1

Da matriz 5W2H que comentamos anteriormente, incluímos apenas os detalhes que eram mais essenciais para esse exemplo: o que é a
ação, quem irá executá-la, até quando precisa ser finalizada, local e quanto deve ser gasto.
ETAPAS DO CICLO PDCA

5) Execução do Plano de Ação

É nessa etapa que executamos o plano de ação elaborado. Durante a execução é fundamental que tenhamos ferramentas e rotinas de
reuniões que viabilizem o acompanhamento e cumprimento dos prazos estabelecidos.

Uma forma de gerenciar esse plano é através do método Kanban, que auxilia no acompanhamento visual e simples das ações. Conforme as
atividades são desempenhadas, cada tarefa é colocada no campo do status correspondente: to do (a realizar), doing (em andamento)
e done (finalizado).

Você pode consolidar o Kanban com um quadro branco e post-its ou utilizar ferramentas digitais como o Trello ou Asana.

Kanban

To Do Doing Done
ETAPAS DO CICLO PDCA

6) Verificação dos Resultados

Após a execução de algumas ações já é possível verificar se o resultado está melhorando. Esse passo é fundamental para:

• Validarmos que as ações estão sendo cumpridas no prazo e com a qualidade esperada. Se não cumprirmos com o plano, o mais lógico é
que não consigamos resolver o problema.
• Após a validação de que o plano está sendo cumprido, verificar se os resultados estão melhorando da maneira esperada, ou seja,
comparar o resultado atual ao resultado esperado (desvio).

O levantamento dos desvios é um pré-requisito para a realização da análise no passo seguinte. Dando continuidade ao exemplo, após a
realização das duas ações planejadas e o mês de abril ter sido finalizado, percebemos que aumentamos as vendas em 23 unidades pra o
produto #1, faltando apenas 5 unidades para bater e meta de melhoria desse produto #1.
Loja A
140 130 128 125 125 140
120 120
100 100
80 80
50 45
60 39 60
40 22 -23 Unidades
40
20 20
0 0

Janeiro Fevereiro Março Abril

Preço Médio (R$) Volume
ETAPAS DO CICLO PDCA

7) Análise dos Desvios e Implantação das Ações Corretivas

Na análise dos desvios e implantação das ações corretivas temos a missão de entender se o que executamos trouxe o retorno esperado e
por quê. É nesse momento do ciclo que vamos ter a real percepção do que fizemos muito bem e deve ser mantido, e aquilo que temos
oportunidade de melhorar.

Pode ocorrer de algumas vezes executarmos o plano de ação de forma correta e não atingirmos os resultados, mostrando ou que houve
fatores externos que impactaram ou que o plano era insuficiente. Pode ocorrer a situação totalmente oposta, não executamos as ações
previstas e mesmo assim atingimos o resultado, devido a premissas não consideradas na definição das metas e plano de ação. O mais
importante é sempre refletirmos os motivos para o atingimento ou não do resultado.

Existem dois tipos de desvios de resultados, os desvios positivos, que são resultados melhores que os esperados, e os desvios
negativos, que indicam um desempenho abaixo das expectativas.

A partir desses desvios, devemos compreender quais ações foram bem sucedidas e devem se tornar boas-práticas e aquelas que não
funcionaram. Para as que não funcionaram, precisamos propor novas ações (ações corretivas) que possam melhorar o resultado, as quais
serão acrescentadas ao plano de ação.

Uma boa referência de como analisar os desvios negativos é o Relatório de 3 Gerações (R3G), o qual avalia:

• Passado: O que estava planejado? O que foi feito? Que resultados atingimos?
• Presente: Quais são os problemas identificados?
• Futuro: Quais ações de contramedida realizaremos?
ETAPAS DO CICLO PDCA

7) Análise dos Desvios e Implantação das Ações Corretivas

Em nosso exemplo, precisamos melhorar 5 vendas para atingir as 50 vendas

esperadas para o produto #1, logo temos um desvio negativo. Por isso
vamos consolidar um R3G:

• Passado: Realizamos ambas as ações planejadas: o treinamento de

contorno de objeções com vendedores e aumentamos a visibilidade do
produto #1. Melhoramos de 22 para 45 vendas sem alterar o preço
médio do produto #1.
• Presente: Precisamos aumentar as vendas em mais 5 unidades.
• Futuro: Para aumentarmos a demanda pelo produto #1 iremos realizar
campanhas nas redes sociais com foco nele.
ETAPAS DO CICLO PDCA

8) Padronização

Essa etapa de padronização visa padronizar aquilo que funcionou no

plano de ação e deve ser realizado de forma contínua.

Vimos no exemplo que as ações de capacitar vendedores e alterar

posição dos produtos na loja funcionaram. Dessa forma, iremos
manter a organização dos produtos e iremos realizar um
treinamento na primeira semana de trabalho de novos vendedores.

Assim, esse treinamento será continuamente realizado conforme a

mudança dos integrantes do time e a qualidade do atendimento e
conversão de vendas continuará no nível esperado.
OBSERVAÇÕES
Após a realização desses 8 passos o ciclo se repete! Por mais que
possa parecer simples a lógica de planejar as ações, executá-las,
verificar os resultados e agir sobre os desvios, diversos desafios
surgem ao colocarmos em prática a metodologia.

É bastante comum focarmos em pontos que não são o nosso real

problema ou até mesmo confundir problemas com causas, ainda
mais em reuniões com um grande número de pessoas.

Por esse motivo é bastante importante que alguém do grupo

consiga avaliar se o método está sendo aplicado adequadamente.
Isso com certeza irá tornar as discussões e as atividades alinhadas
muito mais produtivas, trazendo melhores resultados para o time.

Esperamos que esse ebook tenha te ajudado a entender melhor o

método PDCA e como aplicá-lo para melhorar seus resultados.

Caso tenha interesse por assuntos relacionados a gestão e

empreendedorismo acesse o nosso blog para conferir nossas
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