Como Organizar

Minha Empresa
Em 7 Dias
A sua via para excelência administrativa.
 Sumário

Introdução..........................................................................................................................4
Organizar a minha empresa: Por que agora? ....................................................................5
1ª etapa - U lize o Canvas para organizar o modelo do negócio ......................................6
2ª etapa - O poder da análise Swot ...................................................................................9
3ª etapa - Organograma gerencial ....................................................................................12
4ª etapa - A congruência do MVV - Missão, visão e valores .............................................
5ª etapa - A criação do mapa estratégico .........................................................................
6ª etapa - Defina os indicadores para cada obje vo e seus responsáveis ........................
7ª etapa - Trace metas para cada indicador .....................................................................
8ª etapa - Elabore projetos para cada obje vo ................................................................
9ª etapa - Mapeie os principais processos do seu negócio e cada departamento ...........
10ª etapa - Faça o orçamento estratégico ........................................................................
11ª etapa - Crie uma comunicação colabora va ..............................................................
13ª etapa - Defina a polí ca de recompensa para os colaboradores ..............................
Conclusão .........................................................................................................................
Introdução

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Organizar a minha empresa: Por que agora?

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1ª etapa - U lize o Canvas para organizar o modelo de negócio
“Organizar a minha empresa no papel” Essa tabela é u lizada para que o
empreendedor tenha de antemão uma
O C a n v a s é u m a fe r ra m e n t a d e visão sobre seu negócio, colocando
estruturação de negócio para esboçar um no papel as ideias iniciais. O Canvas serve
planejamento estratégico. Em outras para rar aquelas dúvidas como: “Será que
palavras: é um mapa para a pré- o meu negócio é viável ou
visualização de um negócio. rentável?”. A ferramenta é dividida em 9
blocos. Eles são:

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 2ª etapa - O poder da Análise SWOT
“Um olho no gato e outro no peixe para Obtendo-se 4 pos de análise:
organizar minha empresa”
S (Strengths/ Forças) = Fatores Internos e
Assim como o Canvas, a análise Swot é uma Posi vos.
ferramenta de tabela u lizada para a
organização empresarial. Ela é feita para W (Weaknesses/ Fraquezas) = Fatores Internos
analisar pontos fracos e pontos fortes, internos e Nega vos.
e externos, de um negócio.
O (Opportuni es/ Oportunidades) = Fatores
Entre outras palavras, você terá resultados com Externos e Posi vos.
o cruzamento desses 4 itens a par r da tabela.
T (Threats/ Ameaças) = Fatores Externos e
Veja como: Nega vos.

A tabela é dividida em duas colunas: Fatores

Posi vos e Fatores Nega vos.

E duas linhas: Fatores Internos e Fatores

Externos.

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3ª etapa - A congruência do MVV - Missão, Visão e Valores

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 4ª etapa - Organograma Gerencial
Você sabe qual a importância de estruturar
hierarquicamente sua empresa?

Sim, estamos falando de um desenho

organizacional composto por cargos divididos
em níveis. Este é elaborado para entender
claramente como a empresa está estruturada e
para iden ficar um erro na mesma, ou seja, o - ORGANOGRAMA CIRCULAR OU RADIAL:
organograma deve apresentar os diversos
órgãos competentes de uma organização, Nesse modelo de organograma, o cargo chefe
comunicar os vínculos e relações entre os vários inicia-se no meio e os demais cargos ao redor,
departamentos. de forma circular. É u lizado nas empresas
modernas, onde o obje vo principal é o
Existem vários pos de Organograma: trabalho em equipe, onde todos farão parte de
um todo.
- ORGANOGRAMA VERTICAL:

É o mais u lizado, sendo analisado

hierarquicamente de cima para baixo.

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Relação de causa e efeito de exemplo de uma empresa cliente:

Financeira
Frutos

Clientes

Folhas
Processos
Internos

Tronco
Inovação e

Raiz
Pessoas

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 5ª etapa - A criação do mapa estratégico
“Visão de negócio para organizar minha O método tem como principal obje vo
empresa” m e n s u ra r d e m a n e i ra e q u i l i b ra d a o
desempenho organizacional, obtendo uma
Mapa estratégico é uma ferramenta que u liza visão clara que permita elaborar estratégicas
o poder da imagem para traduzir visualmente o com vistas ao crescimento futuro.
planejamento estratégico de uma empresa.
Es ma-se que 9 em cada 10 empresas não
Nesta imagem, estão presentes a missão e a conseguem executar adequadamente as
visão da empresa, que se desdobram em estratégias definidas porque se confundem na
obje vos e metas claras que envolvem todos os hora de aplicar a estratégia na prá ca. O BSC
níveis da organização, do gerencial ao tem a vantagem de traduzir de maneira clara a
operacional. visão e missão da empresa em obje vos
específicos e mensuráveis, tornando possível o
Ex: mapa estratégico do Banco Banks. monitoramento do desempenho de cada
estratégia.
Em 1992, dois professores da Harvard Business
School, Robert Kaplan e David Norton, criaram
uma metodologia de gestão organizacional
chamada de Balanced Scorecard (BSC).

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 Exemplo de Mapa Estratégico:

Financeira
Financeira

Aumentar fundo
Aumentar de reserva Lucra vidade
Faturamento Operacional
Clientes
Clientes

Melhorar a Percepção
Melhorar o de Valor de Marca Melhorar a Sa sfação
Relacionamento do Cliente
Processos
Processos
Internos
Internos

Melhorar a Reduzir Risco Simplificar e Incrementar

Melhorar a Jornada
Produ vidade Ambiental Tecnologia nos Processos
do Cliente
Inovação ee

Assegurar Cultura e
Pessoas
Pessoas
Inovação

Desenvolver MVV Incrementar Novos

Pessoas Produtos e Serviços

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6ª etapa - Defina os indicadores para cada obje vo e seus responsáveis

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7ª etapa - Trace metas para cada indicador

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8ª etapa - Elabore projetos para cada obje vo
“Organizar a minha empresa: ação!” Vendendo novos produtos? Potencializando o
me de vendas? Qualificando a equipe? As
Após desenhar as metas, os obje vos e saber respostas para essas perguntas, irão compor o
quais áreas serão responsáveis por eles, é o projeto a ser desenvolvido pela empresa.
momento de elaborar projetos para que as
metas sejam cumpridas. Ou seja, é o momento
da ação.

Os projetos são planos estratégicos que irão

descrever quais são as ações da empresa para
determinada meta. Um projeto deve ter:
obje vo, prazos, responsáveis, canais,
cronograma, recursos, indicadores e resultados
esperados.

Por exemplo, se a sua meta é aumentar 15% a

renda líquida em 1 mês, boa parte
do projeto já está pronta. Agora resta
categorizar quais são os indicadores, os
responsáveis e, principalmente, as ações.
Isso quer dizer: Como você vai realizar isso?
Aumentando o cket do produto?
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9ª etapa - Mapeie os principais processos do seu negócio e de cada
departamento

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10ª etapa - Faça o orçamento estratégico

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11ª etapa - Faça um organograma da empresa
“Organizar minha empresa financeiramente”
Cada projeto deve ter um orçamento, ou seja,
uma previsão de gastos. Esse orçamento deve
ser documentado, analisado e aprovado pelo
setor financeiro, a fim de verificar a vantagem
lucra va.
É fundamental que os orçamentos sejam claros
e realistas, para que não haja prejuízo
financeiro. Eles devem prever os custos com
equipamentos, funcionários, entre outros
gastos.
Para elaborar um orçamento é relevante que
você crie um plano de conta e organize em
grupo de receita e Despesas. Segue um exemplo
ao lado para organizar as contas e fazer um
orçamento
Por exemplo, o processo interno de uma venda
iniciar pela captação de prospects e se encerra
nas estratégias de fidelização. Nessa
jornada, há uma série de a vidades que os
funcionários fazem: contato, documentação,
demonstração, relacionamento, troca de e-
mails, etc. Todas essas a vidades compõem o
processo interno de vendas.
É importante documentá-las em ordem
cronológica e com previsão de tempo para a
execução de cada uma delas. Isso irá ajudar na
o mização de processos, para torná-los mais
rápidos e asser vos.
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12ª etapa - Crie uma comunicação colabora va

“90% dos problemas de uma empresa

estão atrelados à comunicação”

Para que cada projeto rode com bons resultado,

é fundamental que haja uma excelente
comunicação com as equipes (não só as
responsáveis pelo projeto). A empresa toda
deve estar ciente dos próximos passos.

Confira algumas dicas de comunicação:

Clareza e obje va: Seja honesto e fale a

verdade.

Canais eficientes: Busque canais de

comunicação que os seus funcionários u lizem,
gostem. Peça a opinião deles.

Esteja presente: Para a mensagem chegar, a

empresa deve estar presente e valorizar essa
comunicação.
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13ª etapa - Defina polí ca de recompensa para colaboradores

“Foi merecido!” Atenção! É fundamental que as regras sejam

claras e passadas previamente para cada
Por fim, como forma de mo vação aos funcionário envolvido.
funcionário, para que haja sucesso em cada
projeto, a empresa pode contar com uma Caso haja a disputa de equipes, é importante
polí ca de recompensa para os colaboradores. verificar se a concorrência
Ou seja, prêmios e bônus para cada meta não está causando um clima ruim para a
a ngida. empresa e atrapalhando os
resultados.
Sugestões de prêmios: Café da manhã, dia de
folga, emenda de feriados, festas, happy hour,
viagens, cinema, etc.

Bônus: par cipação nos lucros ou renda extra

fixa.

Atenção! É fundamental que as regras sejam

claras e passadas previamente para cada
funcionário envolvido.

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Conclusão

Colocando em prá ca cada uma dessas etapas,

agora é possível dizer:

“Ufa! Eu consegui organizar a minha empresa”

Conte com a DAEXE para a acelerar o seu

negócio e obter melhores resultados!
Boa sorte!

Agora agende uma reunião com SEU ASSESSOR.

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