7 atividades para o planejamento de um

projeto de segurança do trabalho

1. Defina os fatores essenciais para seu sucesso.

2. Concentre-se em subtarefas.
3. Crie os melhores – e piores – cenários.
4. Peça que os responsáveis pelas tarefas forneçam
esboços e especificações de processos.
5. Realize sessões para a discussão de idéias.
6. Disponibilize recursos visuais.
7. Utilize softwares para a gestão de projetos.
O planejamento de um projeto gera muito ruído. Todo
mundo tem opiniões para dar, e as mais diversas restrições
– como orçamento, tempo e recursos – dificultam o
planejamento e execução de um projeto.
Uma das atividades de planejamento chaves na qual você
deve concentrar seus esforços é a definição de fatores que
são absolutamente essenciais para se obter o resultado
desejado.
Por exemplo, um projeto possui uma data de conclusão
específica, mas não existe um número suficiente de
funcionários qualificados para lidar com ele.
O prazo é flexível?
Se não, podemos contratar funcionários extras para
terminar dentro do prazo?
Se sim, temos o orçamento extra para fazê-lo?

Nesse caso, o prazo não é negociável, logo, a habilidade

de concluir o projeto dentro do mesmo é um fator essencial
para o sucesso.

A empresa agora pode decidir se vale a pena realocar os

recursos para a contratação de ajuda extra.

Definir os fatores críticos para seu sucesso o ajudarão a

esclarecer o que você realmente precisa para executar o
projeto adequadamente, o que é possível viver sem, e o
que não é essencial, mas desejável.
2. Concentre-se em subtarefas
O fluxo de trabalho de um projeto é baseado em diversas
tarefas que uma equipe deve concluir para produzir o
resultado desejado.

Quanto mais complexo o projeto, mais tarefas serão

incluídas.

É especialmente importante dividir grandes tarefas em

subtarefas de mais fácil gestão.

Por exemplo, se o projeto pretendido é a organização de

um evento, então, uma das tarefas é o envio de convites
para potenciais convidados.

É melhor dividir esta tarefa em tarefas menores, como a

redação dos convites, seu design, a criação de uma lista de
convidados e sua distribuição.

Quando concentrando-se em subtarefas, é bem mais fácil

criar uma linha do tempo mais precisa, definir prazos
viáveis e prever o custo da atividade com maior precisão.
3. Crie os melhores – e piores – cenários
Uma grande parte do planejamento de projetos é a
avaliação de riscos.

Todo projeto possui algum risco.

Por exemplo, uma equipe pode passar meses

desenvolvendo um produto.

Uma boa pesquisa de mercado realizada com

antecedência ajudará a prever a demanda do produto, o
que influenciará a decisão quanto a escala de sua
produção primária. Isso reduz o risco de a empresa perder
dinheiro.

Durante a etapa de planejamento do projeto, mapeie

diferentes cenários que podem acontecer e suas
ramificações. Imagine a melhor das hipóteses.

E se você finalizar o projeto antes do prazo?

Como pode usar esse tempo extra para melhorar ainda

mais a performance do projeto?

Por outro lado, considere a pior das hipóteses.

Caso tenha de cancelar um evento completamente devido

ao mau tempo, quanto irá custar para atrasá-lo ou remarcá-
lo?

Como isto irá afetar a reputação da sua empresa?

Mergulhar fundo nos melhores e piores cenários é uma
ótima maneira de se preparar para uma grande gama de
imprevistos.
4. Peça que os responsáveis pelas tarefas
forneçam esboços e especificações de
processos
Projetos são normalmente constituídos de diferentes
pessoas contribuindo seu conhecimento e habilidades
específicas para um propósito conjunto. O gerente de
finanças é o especialista em problemas orçamentários.

O engenheiro de projetos sabe quais materiais são

necessários para o desenvolvimento de um produto, e
assim por diante.

Durante a etapa de planejamento do projeto, você precisa

obter a imagem mais clara possível acerca de todos os
aspectos de todas as tarefas.

Isso inclui o tempo, recursos e equipamentos necessários,

exigências legais e regulatórias, custos e mais. E as
melhores pessoas para fornecer tais informações são
aquelas responsáveis por cada tarefa.

Aborde os responsáveis por cada tarefa e peça-os para

fornecer uma lista abrangente de especificações,
exigências e processos com base em suas previsões
profissionais.

Você não apenas obterá as estimativas mais precisas a

partir daqueles que realmente sabem do que estão falando,
mas também incentivará o trabalho em equipe e
colaboração.
5. Realize sessões para a discussão de
ideias
É fato que pessoas com conhecimentos profissionais em
diferentes áreas executam projetos, mas é incrível quanta
criatividade e pensamento inovador você pode
desencadear com uma sessão de brainstorming na etapa
de planejamento do seu projeto.

A discussão de ideias pode ajudar membros de sua equipe

a considerar diferentes ângulos do projeto que poderiam
não enxergar sozinhos.

Esta também traz diferentes perspectivas à mesa, o que

pode inspirar novas ideias e direcionamentos.

Além disso, o brainstorming ajuda os colaboradores a

entender as necessidades de seus colegas de trabalho e
como estas impactarão a todos durante a fase de
execução.

Brainstorming funciona melhor em grupos menores de

cinco a oito pessoas – desta forma, todo mundo tem uma
chance de ser ouvido e deixar suas ideias florescerem.

Se a equipe do seu projeto for muito grande, você pode

realizar sessões para grupos menores ou até mesmo
múltiplas sessões com diferentes combinações de
funcionários para obter uma perspectiva mais ampla.
6. Disponibilize recursos visuais
Projetos já são complexos o suficiente sem uma enorme
quantidade de longos documentos para ler.

Por isso, o uso de ferramentas visuais durante a etapa de

planejamento do projeto funciona bem para ajudar
membros de sua equipe a assimilar informações de forma
rápida e fácil.

Usar uma linha do tempo de planejamento do projeto, por

exemplo, é uma ótima maneira de apresentar os diferentes
aspectos de um projeto de forma visualmente interessante.
Diferentes membros de uma mesma tarefa podem ser
representados com diferentes cores e até mesmo
fotografias na linha do tempo – facilitando a identificação de
sua parte no projeto.

Você pode apresentar seu cronograma como um

calendário ou seu orçamento como um gráfico vertical para
exibir os custos totais em diferentes etapas do projeto.

Use as ferramentas à sua disposição para criar um plano

para seu projeto que possa animar os membros de sua
equipe
7. Utilize softwares para a gestão de
projetos
Projetos podem ser confusos. Quanto maior o projeto, mais
complexo este se torna – dificultando sua organização para
membros da equipe.

Essa complexidade também acaba por impossibilitar a

gestão do gerente do projeto, impedindo-o de manter o
controle sobre todas as tarefas a todos os momentos.

As coisas não precisam ser assim graças à proliferação de

softwares para a gestão de projetos no mercado nos
últimos anos.

Softwares para a gestão de projetos são desenvolvidos

especificamente para tornar o planejamento e execução de
projetos mais fácil e eficiente, com poderosos recursos
como agendamento e alertas automáticos,
compartilhamento de documentos e canais de
comunicação direta para os membros das equipes
envolvidas no projeto.

Mesmo assim, a adoção do uso de softwares para a gestão

de projetos é relativamente baixa, com apenas 22% das
organizações afirmando utilizá-los regularmente.

Isso é uma pena, pois os softwares para a gestão de

projetos não apenas são simples de usar e possuem um
ótimo custo-benefício, mas também fazem uma incrível
diferença na execução adequada de um projeto – 77% dos
projetos definidos como de alto desempenho foram criados
por equipes que utilizaram softwares para a gestão de
projetos para atingir seus objetivos.
Vá com calma
Facilitar a execução de um projeto não significa
comprometer sua qualidade, desempenho ou resultados.
Seguindo as atividades essenciais para o planejamento de
projetos mencionados acima, você poderá planejar seu
projeto com antecedência para obter um ótimo
desempenho, eliminando perigos, reduzindo riscos,
incentivando o trabalho em equipe.