O Uso de Matrizes para a Priorização de Problemas e Soluções

Matriz G.U.T. e Matriz B.A.S.I.C.O

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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Gestores passam boa parte do seu tempo decidindo sobre alguma coisa;
Mas, qual a qualidade dessas decisões?

Decidir pode variar desde um ato relativamente simples até um

processo complexo cujo pano de fundo seja composto por múltiplos
fatores e graus de incerteza diversos;

Organizações complexas, como são as instituições de saúde,

conseguem agregar num mesmo cenário, fatores de complexidade
clínica, administrativa e assistencial;

Planejar visa criar condições para configurar uma tentativa de futuro

que não ocorreria por si só. Se for bem feito irá minimizar as
incertezas para que as decisões tomadas e suas repercussões futuras
sejam adequadas às expectativas e necessidades da organização e
seus clientes. 2
Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão

Exemplos de condições gerais que demandam decisões dos gestores:

Nível Estratégico Nível Operacional
Planejamento Melhoria da Qualidade

Demanda construir cenários a Demanda utilizar ferramentas como

partir da análise das condições
internas e externas à organização
que tenham implicações para o
futuro desejado.
O uso da matriz swot identifica os
Pontos Fortes, Pontos Fracos,
Oportunidades e Ameaças,
permitindo que planejadores e
gestores possam tomar decisões
mais efetivas para a Organização.
o brainstorming, diagrama de causa-
efeito e folhas de verificação, para o
levantamento das condições gerais
de estrutura e dos processos que
implicam nos resultados obtidos.
Permite aos gestores desenvolver
modelos de identificação e análise
de problemas para tomar decisões
que levem à melhoria da qualidade
de atividades e processos.

Ambos os casos pedem a identificação e solução de problemas 3

Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão

A tomada de decisão é essencialmente uma ação humana, portanto

comportamental. Envolve a seleção, consciente ou inconsciente, de
determinadas ações para o agente e para aquelas pessoas sobre as
quais ele exerce influência e autoridade. (Herbert SIMON, 1970);

Ainda segundo o autor, a tomada de decisão depende de seis

elementos clássicos: o tomador de decisão; os objetivos; as
preferências; a estratégia; a situação; e o resultado desejado

Decidir é sempre fazer uma opção. Mesmo que só haja uma

alternativa, “fazer ou não fazer” já é uma opção. Então, como proceder
para que a decisão seja adequada e de menor risco?

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Há que se clarear o contexto geral e as relações de causa e efeito,

protegendo a organização dos preconceitos e ajudando a conformar
um processo decisório mais efetivo.

O que fazer primeiro?

A identificação e análise dos problemas é o primeiro passo para tomar

a decisão mais adequada. Mas, sempre são muitos problemas.

E, geralmente, multifatoriais.

Qual o problema mais importante? Sob quais critérios?

Qual problema atacar primeiro?

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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão

Tentar resolver todos os problemas ao mesmo tempo é

geralmente impossível e, pode-se supor, sempre ineficiente.

As técnicas de análise global são aquelas que permitem abordar

as situações em sua multifatorialidade, hierarquizando os
problemas para que os gestores possam ter critérios válidos para
a decisão.

Assim também, podem ser usadas para escolha e priorização das

ações a tomar.

São construídas matrizes e definidos os critérios de elegibilidade.

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Matriz GUT

Desenvolvida por Kepner e Tregoe, a matriz GUT é uma forma de

abordar e tratar problemas visando indicar aos gestores aqueles
prioritários para a tomada de decisão.

Permite classificar os múltiplos problemas identificados na

Organização, desde o seu processo de planejamento até as
necessidades de incremento qualitativo, independentemente de sua
origem ou causa, reduzindo a incerteza da sua multifatorialidade para a
tomada de decisão.

Valoriza os seguintes critérios: Gravidade, Urgência e Tendência, de

cada problema.

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Matriz GUT

A Matriz GUT quantifica (de 1 a 5) os critérios descritos frente à cada

problema identificado, gerando um “número” que torna possível
priorizar os problemas que devem ser atacados.
Gravidade - Representa o impacto do problema analisado sobre as
pessoas, as tarefas, os processos e os resultados da organização caso
ele não seja resolvido.
Urgência - Representa o prazo, o tempo disponível ou necessário para
resolver o problema em análise. Quanto maior a urgência, menor será
o tempo disponível para resolver esse problema.
Tendência - Representa o potencial de crescimento do problema, a
probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo. É a
avaliação da tendência de crescimento, redução ou desaparecimento
do problema. 8
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Matriz GUT

Valor G U T
Gravidade Urgência Tendência

Os prejuízos são É necessário agir O agravamento

5 extremamente imediatamente será imediato
graves
4 Muito Grave Com alguma Vai piorar
urgência rapidamente
3 Grave O mais cedo Vai piorar no médio
possível prazo
2 Pouco Grave Pode esperar um No longo prazo
pouco tende a piorar
1 Sem Gravidade Não tem pressa Não vai piorar
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Matriz GUT

Valor G U T Pontuação

Gravidade Urgência Tendência

G xU xT
Os prejuízos são É necessário agir O agravamento
extremamente imediatamente será imediato
5 125
graves

4 Muito Grave Com alguma Vai piorar

urgência rapidamente 64

3 Grave O mais cedo Vai piorar no

possível médio prazo 27
2 Pouco Grave Pode esperar um No longo prazo
8
pouco tende a piorar
1 Sem Gravidade Não tem pressa Não vai piorar
1

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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Matriz GUT

Pontuação
Lista de Problemas G U T Prioridade
(G x U x T)

Problema A 4 4 2 32 4º
Problema B 5 4 2 40 3º
Problema C 5 4 5 100 1º
Problema D 2 3 2 12 6º
Problema E 4 3 5 60 2º
Problema F 3 3 1 9 7º
Problema G 4 3 2 24 5º
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Matriz B.A.S.I.C.O

Assim como na priorização de problemas, as matrizes também podem

ser utilizadas para classificar possíveis soluções e definir aquelas
prioritárias para implementação.
A matriz BASICO é um exemplo de matriz de priorização de soluções
que leva em conta critérios específicos, também numerados de 1 a 5, e
que, somados, conseguem levar em consideração fatores múltiplos
reduzindo-os a um fator numérico de classificação, como forma de
reduzir a sua multifatorialidade e a subjetividade da decisão.
Foi desenvolvida considerando as dimensões de Custos vs.
Benefícios vs. Exequibilidade das possíveis soluções e que procura
contemplar os interesses de todos os tipos de clientes da organização,
sejam eles internos ou externos.

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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Matriz B.A.S.I.C.O

A priorização das soluções é importante para permitir a elaboração de

um plano de implantação da resolução do problema trabalhado.

A matriz BASICO Considera os seguintes critérios:

Benefícios para a organização;

Abrangência de pessoas beneficiadas pela solução;

Satisfação dos clientes internos (colaboradores);

Investimentos necessários para implantação;

Cliente externo satisfeito e o efeito que a solução terá neles; e

Operacionalidade da solução e nível de exequibilidade.

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 Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Matriz B.A.S.I.C.O
Satisfação
Nota Benefícios Abrangência Investimentos Cliente Operação
interna
5 De vital Total (de 70% Muito Pouquíssimo Impacto muito Muito fácil
importância a 100%) grande investimento grande c/ implementar
cliente

Muito grande
Impacto Algum Grande Fácil
4 (de 40% a Grande
significativo investimento impacto implementar
70%)
Impacto Razoável (de Médio Média
3 Médio Bom impacto
razoável 20% a 40%) investimento facilidade
Poucos Pequena (de Alto Pouco Difícil
2 Pequeno
benefícios 5% a 20%) investimento impacto implementar
Altíssimo
Quase não
Algum Muito (requer Nenhum Sem
1 é notada
benefício pequena recursos impacto governabilida
diferença
extras) de
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 Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Matriz B.A.S.I.C.O

Matriz de Priorização de Alternativas de Solução

Processo a melhorar: Data:

Alternativas de Solução B A S I C O Total Prioridade

Solução A 5 4 4 2 4 4 23 1º

Solução B 4 4 3 2 2 4 19 4º

Solução C 3 4 3 4 4 3 21 2º

Solução D 4 3 2 3 3 4 19 3º

Solução E 2 2 4 4 3 2 17 5º
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Ferramentas de Priorização e Apoio à Tomada de Decisão
Matriz B.A.S.I.C.O

Depois de analisadas as soluções, prioriza-se a que tiver maior

pontuação na soma de todos os atributos.

Em caso de empate, destaca-se o fator C (clientes externos satisfeitos)

e persistindo o mesmo, o desempate é feito sucessivamente através
dos demais itens restantes: B, I, O, A e S.

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Considerações Complementares

 Matrizes são uma forma simples de diminuir as incertezas e

considerar as múltiplas facetas de determinada situação;
 São estabelecidos requisitos funcionais e não funcionais do
problema ou alternativa a analisar, requerendo uma predefinição do
que é considerado obrigatório ou desejável como elemento de
ponderação;
 Possibilitam aferir resultados de modo lógico e assinalar suas
vantagens e desvantagens dispensando juízo de valor sobre os
requisitos definidos;
 Permite selecionar uma melhor alternativa pela determinação da
maior nota obtida; e
 Permite priorizar melhor os problemas e escolher as melhores
soluções para cada problema. 17
 Referências Bibliográficas

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Planejamento estratégico –

conceitos, metodologias e práticas. São Paulo: Atlas, 1992.

KEPNER, Charles H.; TREGOE, Benjamin B. O administrador racional.

São Paulo: Atlas, 1981. pg.58.

COLENGHI, V.M. O&M e qualidade total: uma integração. Rio de

Janeiro: Qualitymark, 1997.

SINK, D. SCOTT; TUTTLE, T. - Planejamento e Medição para a

Performance. Editora Qualitymark, Rio de Janeiro, 1989.

DEMING, W. EDWARDS – Qualidade: A Revolução da Administração.

Rio deJaneiro: Marques Saraiva, 1982.

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