Veja Como Ser Mais Rpido E Eficaz No Uso Do Excel

O Excel um dos programas mais populares nos escritrios do mundo todo. Segundo a edio 2004 do estudo da Fundao Getlio Vargas que mapeia o ambiente de informtica nas empresas brasileiras, o software de planilha eletrnica da Microsoft est presente em nada menos de 93% delas. No entanto, muitos usurios no conhecem a infinidade de recursos e atalhos que podem ser usados para trabalhar com o Excel de maneira mais eficaz e mais rpida. Por isso, Mundo Digital organizou 45 dicas que tornam a convivncia com o Excel mais tranqila. Veja:

QUEBRA DE LINHA
Para quebrar uma linha dentro de uma clula, faa o seguinte: Digite o texto dentro da clula; Pressione Alt+Enter para inserir uma quebra de linha; Insira o texto restante; D Enter quando terminar.

MAIS LINHAS OU COLUNAS

Para inserir uma linha ou uma coluna, aponte para a coluna ou a linha seguinte quela em que se quer inserir e, com o boto direito do mouse, escolha a opo inserir.

FALTA DE ESPAO
Caso a quantidade de dados ou texto no caiba em uma clula, possvel resolver a situao dando um duplo clique na margem direita do cabealho da coluna (a letra que identifica a coluna). Isso ir alargar o tamanho de toda a coluna, deixando-a no tamanho da maior clula existente nela.

SEMLINHAS DE GRADE
Caso voc no queria ver as linhas de grade da planilha ativa, faa o seguinte: Clique no menu Ferramentas-Opes; Clique na aba Exibir; No campo Opes da janela, desmarque a caixa "Linhas de grade".

AUTOCORREO
O recurso Autocorreo agiliza o preenchimento de expresses usadas com freqncia. Veja como ativ-lo: V ao menu Ferramentas-AutoCorreo; No campo Substituir digite a abreviao da palavra ou expresso. Exemplo: "drh"; Clique no comando AutoCorreo; No campo Por digite a palavra ou expresso. Exemplo: "Departamento de Recursos Humanos; Tecle Enter duas vezes; Para testar, digite a abreviao drh em uma clula e tecle Tab, Enter ou a barra de espao. Voc a ver substituda pela expresso completa.

NO SE MOVAM!
Veja como fixar clulas de forma que elas no se movam: Ponha o cursor uma clula abaixo da ltima linha, ou direita da ltima coluna (se for nas duas direes atenda s duas condies simultaneamente), que quer fixar; Selecione o menu Janela-Congelar Painis; Um trao horizontal mais grosso, ou um trao vertical (ou ambos) ir marcar a posio congelada da planilha. Essa seo ficar sempre visvel, no importa como voc navegue pela planilha. Para remover um painel que foi congelado, selecione o menu Janela-Descongelar Painis.

FORMATAO CONDICIONAL
Para destacar valores em uma planilha (por exemplo, um dado que mostra que determinado departamento estourou o oramento), use o recurso Formatao Condicional. Para isso: Marque a rea que voc quer formatar e selecione Formatar-Formatao condicional; Na caixa de dilogo, clique no menu drop-down "Condio 1" e selecione o valor da clula ou coloque a frmula; Clique no menu drop-down no prximo campo e selecione igual a, maior do que ou qualquer outra opo; No terceiro campo, digite um valor; Clique no boto Formatar e selecione uma cor e um atributo de fonte para a clula; Para criar mais formatos condicionais para os mesmos dados, clique no boto Adicionar e repita os passos acima; Para remover uma das condies, clique no boto Excluir e depois clique ao lado da condio numerada.

CLULAS COM NOMES

possvel dar nomes a uma ou mais clulas de uma planilha. Para isso, selecione a rea desejada e d o comando Inserir-Nome-Definir. Na caixa de dilogo, digite o nome. Cada nome registrado passa a fazer parte de uma lista na Caixa de Nome, localizada esquerda da barra de frmulas. Para selecionar a rea correspondente, escolha o nome nessa lista. O Excel possui vrios recursos que agilizam a navegao dentro das planilhas e a edio do contedo. Veja algumas dicas para dominar essas funcionalidades:

MUDANA DE DIREO
Nem sempre voc deseja que a tecla Enter v para a clula de baixo. Para modificar isso, v ao menu Ferramenta-Opes-Editar. Agora clique em "Mover seleo aps Enter" e escolha a direo desejada.

LISTAS PRONTAS

Se voc lida com listas repetitivas, uma soluo criar modelos que se completam sozinhos: V ao menu Ferramenta-Opes-Listas; Clique em Adicionar; Digite os elementos da lista. Exemplo: Argentina, Brasil, Chile e Paraguai; D OK; Digite o primeiro elemento da lista em uma clula; Coloque o cursor no canto inferior direito da clula. Ele vira uma cruz; Agora arraste o mouse para baixo ou para lado e a lista ir ocupar as clulas.

LOCALIZE-SE
Se a pasta possui muitas planilhas, as abas de acesso a algumas no ficam visveis. preciso que o usurio clique repetidamente nas setas localizadas esquerda das abas, at encontrar a planilha desejada. Para localizar rapidamente planilhas fora de vista, basta clicar com o boto direito do mouse nessas setas. Assim, o Excel apresenta um menu com a lista completa das planilhas.

HIPERLINKS
Se voc precisa ficar mudando de uma pasta para outra ou de planilhas constantemente, possvel ganhar tempo usando Hyperlinks. Para fazer isso, clique no menu Inserir-Hyperlink e aponte para outras planilhas e pastas de trabalho ou ainda para outros documentos no computador, rede ou at na Web.

DIRETO DA WEB
possvel copiar uma tabela disponvel na Internet e edit-la no Excel. Para isso, selecione a tabela na pgina Web e arraste-a at a planilha.

COLANDO TEXTO
Nem sempre colar um texto do Word sai como se deseja, e perde-se muito tempo fazendo ajustes para encaix-lo direito. Para evitar isso, cole o texto como figura: Selecione o texto no Word e copie (Ctrl+C); Na planilha, posicione o cursor onde quer colar o texto; Mantenha pressionada a tecla Shift e clique no menu Editar; Clique no comando "Colar figura"; O texto ser colado como figura e poder ser redimensionado ou mudado de local. Para edit-lo, s dar um duplo clique na figura.

MUDANA EM BLOCO
Para mover toda uma regio para outro local da planilha, selecione com o mouse esse grupo. Agora clique com o boto esquerdo do mouse em qualquer borda da regio -o cursor mudar para uma seta. Mantenha pressionado o boto enquanto move a regio para o novo local e solte o boto do mouse.

SELECIONAR FRMULAS
Se voc precisa selecionar todas as clulas da planilha que contm frmulas, faa o seguinte: Tecle F5; Na caixa de dilogo "Ir para" clique no boto Especial; Na caixa de dilogo "Ir para especial", clique em Frmulas e em OK; Para exibir as frmulas das clulas em lugar dos valores tecle Ctrl+J; Tecle Ctrl+J novamente para reexibir os valores.

LONGE DE CURIOSOS
possvel proteger planilhas para que ningum possa ler, ou ento para que o contedo no seja editado. Para fazer isso: V ao menu Ferramentas-Opes; Clique na aba Segurana; Escolha o nvel de proteo: Proteo, que impede a planilha de ser aberta sem a senha, ou Gravao, que impede modificaes. Nem sempre usar o mouse a maneira mais rpida de selecionar clulas ou regies dentro de uma planilha. Na maioria das vezes, uma combinao de teclas produz o resultado de maneira mais rpida e eficaz. Veja algumas dicas sobre seleo:

SELECIONAR
Para selecionar vrias linhas ao mesmo tempo, use o mouse para selecionar uma ou mais clulas (na mesma linha ou em outras) e depois pressione Shift+Barra de espao.

SELECIONAR EM VOLTA
Para selecionar clulas que esto ao redor de uma clula ativa, digite CTRL+Shift+ (asterisco).

SELECIONAR
Para selecionar vrias linhas ao mesmo tempo, use o mouse para selecionar uma ou mais clulas (na mesma linha ou em outras) e depois pressione Shift+Barra de Espao.

SELECIONAR EM VOLTA

Para selecionar clulas que esto ao redor de uma clula ativa, digite CTRL+Shift+ (asterisco).

SELECIONAR REFERIDAS
Para selecionar todas as clulas de uma planilha referidas em uma frmula, posicione o cursor na clula que tem a frmula e tecle Ctrl+[ (colchete).

SELECIONAR LINHA
Para selecionar as 256 clulas de uma linha sem usar o mouse, coloque o cursor em qualquer clula da linha e tecle Shift+barra de espao. Para uma coluna, o princpio o mesmo, mas a combinao CTRL+barra de espao. Para a planilha toda, CTRL+T.

MOVIMENTO RPIDO
Em vez de mover-se de uma clula para o final da seqncia de clulas usando Ctrl+Seta de direo, apenas d um duplo clique na borda da clula mais prxima da direo que voc quer ir.

MOVIMENTO RPIDO II
Para mover o cursor para o prximo grupo de clulas usadas use Ctrl+seta. O cursor salta da primeira clula com algum contedo para a ltima clula com contedo. Use de novo e o cursor pula as clulas em branco, indo para a prxima clula com contedo. Valem todas as setas, de acordo com o sentido pretendido do movimento.

ATALHOS DE TECLADO
Atalhos de teclado ajudam a economizar tempo tanto no Excel quanto em outros programas. Por isso, tenha sempre mo essa tabela e ganhe tempo com eles, poupando movimentos e cliques com o mouse:
Aperte as teclas
CTRL+A CTRL+J F9 Shift+F3 F11 CTRL+1 CTRL+Page Down CTRL+Page Up CTRL+Enter CTRL+0 (zero) CTRL+Shift+0 (zero) CTRL+9 CTRL+Shift+9

Para Abrir Alternar entre exibir valores de clula e exibir frmulas de clula Calcular todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas Colar uma funo em uma frmula Cria grfico que usa o intervalo atual Exibir a caixa "Formatar clulas" Mover para a prxima planilha da pasta de trabalho Mover para a planilha anterior da pasta de trabalho Preencher o intervalo de clulas selecionado com a entrada atual Esconder uma ou mais colunas selecionadas Reexibir as colunas escondidas (primeiro, selecione as 2 colunas entre as quais esto as colunas escondidas) Esconder uma ou mais linhas selecionadas Reexibir as linhas escondidas (primeiro, selecione as 2 linhas entre as quais esto as linhas

escondidas)

O Excel , tambm, uma poderosa ferramenta de clculos. Aqui vo algumas dicas simples para quem precisa usar o programa como calculadora, mas no faz contas muito cabeludas:

SEM CALCULADORA
No preciso abrir a calculadora para fazer contas simples enquanto voc est em uma planilha. Basta digitar a frmula dentro da prpria clula, da seguinte forma: Soma: Digite na clula =4+4. D Enter para o resultado; Subtrao: Digite na clula =4-4. D Enter para o resultado; Multiplicao: Digite na clula =4*4 (asterisco). D Enter para o resultado; Diviso: Digite na clula =4/4. D Enter para o resultado.

EXPOENTES
Para fazer a conta de expoentes no Excel, escreva na clula: =POWER(4;2). No caso, isso ir produzir o resultado 16.

DIAS CORRIDOS
Para calcular o nmero de dias decorridos entre duas datas, basta subtra-las. Exemplo: C10=22/05/2004 e C11=29/05/2004. A frmula =C11-C10 fornece os dias entre as duas datas, em dias (1529). Mas ateno: preciso que a clula com o resultado seja formatada para exibir nmeros.

SOMA FCIL
Para fazer com que todos os nmeros de uma coluna (ex.: uma lista de preos) sejam somados, selecione com o mouse todas as clulas que precisam ser somados e clique na barra de ferramentas no boto de "Autosoma", identificado pela letra grega Sigma, que se parece com um "E".

SOMA SEM BOTO

Se voc deseja adicionar um conjunto de clulas numricas sem fazer a somatria, basta selecion-las e ver o resultado no rodap da planilha (ao lado do termo SUM=). O Excel possui recursos muito teis para quem precisa trabalhar com datas e dias da semana:

SEMANA E DIAS DO MS NA ORDEM

Para copiar os dias da semana ou do ms na seqncia: Digite um dia (segunda-feira ou 1/08); Selecione a clula, clique no canto inferior esquerdo da clula e arraste para as outras clulas at alcanar o nmero de dias desejados; O programa ir colocar os outros dias em ordem nas clulas automaticamente.

S DIAS TEIS
Se voc no deseja que sua semana tenha sbados e domingos, faa o seguinte: Na primeira clula (C3, por exemplo) digite a data inicial (01/07/2004); Na clula seguinte (D3 ou C4) insira a frmula: =C3+(MOD(C3;7)=6)*2+1; Formate a clula para que a data aparea como deseja; Clique na clula com a frmula e, segurando o boto esquerdo do mouse sobre seu canto inferior direito, arraste-a at preencher toda a regio desejada.

DATA RPIDA
Veja como inserir a data e a hora exatas em sua planilha Excel: Para inserir a data tecle CTRL+; Para inserir a hora tecle CTRL+:

NMEROS NA SEQNCIA
Para preencher um grupo de clulas com uma seqncia de nmeros, faa o seguinte: Digite o primeiro nmero em uma clula; Coloque o cursor no canto inferior direito da clula. Ele vira uma cruz; Com a tecla CTRL apertada, arraste o mouse at onde deseja. Alm das planilhas, outro recurso muito importante -e muito popular- do Excel a composio de grficos. O programa permite grficos de praticamente qualquer formato: linhas, barras, pizza e outros. Veja como obter grficos mais detalhados e bonitos:

CRIE E DEFINA O GRFICO

Selecione os dados que deseja no grfico; Clique sobre o boto Auxiliar Grfico, na barra de ferramentas; Mantenha pressionado o boto do mouse e selecione a rea que ser colocado o grfico; Aps definir a rea, surgir a tela da primeira janela do Auxiliar Grfico com o intervalo selecionado. Clique no boto Avanar; Na segunda janela do Auxiliar Grfico, escolha o tipo do grfico que deseja usar. Clique em Avanar; Na terceira janela, escolha a forma que o grfico ter. Clique em Avanar; Na quarta janela, possvel alterar onde o grfico ser exibido. Clique em Concluir.

SUAVIZE
O Excel possui um recurso para suavizar linhas muito angulosas em grficos. Para isso, clique duas vezes na linha de grfico que deseja. Voc ir ver a opo "Linha Suavizada" no campo Padres da caixa de dilogo.

IDENTIFIQUE MELHOR
possvel descrever um grfico de pizza de maneira melhor dispensando as legendas e rotulando de maneira mais precisa cada fatia. Para isso, escolha Mostrar Rtulo e Porcentagem no campo Rtulo de Dados, que fica na terceira janela de dilogo do Assistente de Grfico. V para a seo Legenda e desative a caixa Mostrar Legenda.

SEM CONFUSO
Se voc usar um grfico combinado de linhas com escalas muito diferentes nos dois eixos (exemplo, vendas de um produto comparadas com as vendas de toda a empresa), bom usar recursos visuais para indicar qual eixo pertence a qual linha. Para isso, use os recursos de formatao para dar cores iguais aos eixos e suas linhas, por exemplo.

OPES QUE AJUDAM

Use a caixa de dilogo "Opes de Grfico" para fazer testes com a apresentao do grfico. Voc pode descobrir formatos que ajudem a visualizar melhor o que precisa ser explicado.

GRFICO RPIDO
Para criar um grfico com base em uma seqncia de clulas, selecione o conjunto e tecle F11.

TRABALHANDO COM PIZZAS

As fatias de um grfico de pizza podem ficar juntas ou separadas. Se voc precisa separar uma delas para destacar alguma informao, clique na fatia desejada, aguarde um pouco e clique novamente. Agora possvel separ-la das outras. Imprimir uma planilha de Excel pode parecer muito simples, mas nem sempre . Veja que truques voc pode usar para fazer impresses da maneira exata que deseja:

IMPRIMIR REGIO
possvel imprimir somente uma regio da planilha, em vez dela toda. Para fazer isso: Selecione a regio da planilha que deseja imprimir; No menu, escolha Arquivo-rea de Impresso-Definir rea a imprimir;

Pronto, agora s imprimir.

SEM LINHAS
Para no imprimir linhas de grade da planilha, faa o seguinte: V ao menu Arquivo-Configurar pgina; Na caixa "Configurar pgina", clique na aba Planilha; No campo "Imprimir", desmarque a caixa de seleo Linhas de grade.

CONFIGURAO DE IMPRESSO
possvel aplicar as mesmas configuraes de impresso a diferentes planilhas. Para isso, mantenha pressionada a tecla CTRL e clique na orelha das planilhas desejadas. Todas as planilhas assumem a cor branca (esto selecionadas). Agora ajuste as configuraes de impresso, como margens, cabealhos, rodaps etc. Todas sero aplicadas ao conjunto de planilhas selecionadas. Para desagrupar as planilhas, clique na aba de qualquer uma delas (exceto a que estiver em primeiro plano). Ou clique com o boto direito em uma das abas e escolha "Desagrupar Planilhas".