ANÁLISE SWOT EM

GESTÃO DE PROJETOS
UM GUIA SOBRE COMO APLICÁ-LA
 SUMÁRIO
1. Introdução 3
2. O que é análise SWOT 5
3. Como analisar fatores internos e externos? 9
4. Passo a passo de como montar sua análise SWOT 13
5. Ações e estratégias a partir da análise SWOT 15
6. Conclusão 17
7. Sobre a Project Builder 19
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1. INTRODUÇÃO
Gerenciar projetos não é tarefa para qualquer um. Se você levanta da cama todo
dia com esta missão, com certeza as preocupações são uma constante na sua
rotina.

Afinal, é preciso cuidar para que as coisas não fujam do escopo, assim como
evitar que o orçamento estoure e garantir que os envolvidos consigam fazer
todas as suas entregas dentro do prazo (o que nem sempre acontece), além de
uma série de variáveis que devem ser monitoradas.

Pensando na sua luta diária, montamos este e-book, um guia bem funcional
para que você consiga melhorar o seu nível de gerenciamento de projetos, redu-
zir custos, evitar ou mitigar alguns riscos, potencializar os ganhos, entre outros
objetivos importantes.

Sobretudo, tendo em vista que no mundo do gerenciamento de projetos é pos-

sível encontrar uma série de ferramentas e termos para explicar metodologias
a respeito de como se deve conduzir todo tipo de projeto.

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No caso da análise SWOT — que você conhecerá a seguir —, trata-se de uma

ferramenta que não é exclusiva do meio GP, mas sim de uma solução adotada
em vários ramos diferentes da gestão. Como ela é muito flexível, pode ser apli-
cada também ao nosso contexto e ajudar a aumentar bastante a qualidade dos
processos gerenciais.

Quer saber como ela pode te ajudar? Confira!

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2. O QUE É A ANÁLISE SWOT?

Antes de tudo, acredita-se que esta ferramenta tenha sido criada há cerca de meio
século por Albert Humphrey, ao liderar uma pesquisa na Universidade de Stanford.
Nesse período, ela já ajudou e segue sendo uma forte aliada de muitas empresas
em todo o globo.

Portanto, não é por acaso que a análise SWOT se tornou um dos métodos mais tra-
dicionais para se definir estratégias de um negócio, projeto, departamento, campa-
nha, produto ou serviço.

Basicamente, ela ajuda a encontrar a melhor maneira de se posicionar estrategi-

camente diante do cenário em questão, com um olhar voltado tanto para os pro-
cessos que ocorrem dentro da empresa (ambiente interno), quanto para os fatores
externos a ela (ambiente externo).

Seu nome é um acrônimo com as iniciais de cada ponto estudado:

• Strengths (Forças); • Opportunities (Oportunidades); e

• Weaknesses (Fraquezas); • Threats (Ameaças).

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A partir da união de todos os eixos utilizados na análise temos então, em inglês,

SWOT. Mas não se assuste ao encontrar em algumas bibliografias por aí a versão
em português: FOFA. Seguindo a mesma linha de abreviação, é exatamente a mes-
ma ferramenta. Só não é tão popular quanto o acrônimo original.

Na prática, o que a análise SWOT faz é ajudar a mapear a situação em que nos en-
contramos. Considerar quais os nossos pontos fortes (S), os nossos pontos fracos
(W) e que prejudicam nosso desempenho, os aspectos externos que podem ser uti-
lizados a nosso favor (O) e, por último, aquilo que não está necessariamente sob o
nosso controle que pode nos prejudicar (T).

Ao montar a SWOT você vai ver que ela é uma matriz que consegue cruzar, entre
as linhas e colunas, dois tipos de análise. Olhando na horizontal temos primeiro
os fatores internos e externos. Depois, avaliando na vertical, haverá uma estrutura
que separa fatores positivos e negativos.

Colocando cada ponto em seu lugar, ficamos com a seguinte configuração:

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2.1. Strengths (Forças)

É um fator interno e positivo. Trata daquilo que você tem de melhor dentro do
projeto. Diferenciais como algum nível de especialização da sua equipe que seja
acima da média, um software de gestão de projetos que consiga cobrir todas as
suas necessidades, motivação em alta dos stakeholders ou qualquer outro aspecto
que se destaque como um potencializador de resultados.

2.2. Weaknesses (Fraquezas)

Também é um fator interno, mas neste caso ele é negativo. Exatamente o oposto
em relação às forças, ele precisa mostrar o que joga o seu projeto para baixo. Pode
ser alguma limitação de recursos como tempo e verba, uma logística fraca ou a in-
disponibilidade de maquinário adequado para realizar algumas tarefas.

2.3. Opportunities (Oportunidades)

Neste caso, agora começamos a avaliar os fatores externos, olhando para os po-
sitivos. Uma oportunidade é qualquer vantagem que você consiga perceber que
pode ser utilizada a favor do seu projeto. Talvez uma nova legislação que entre em
vigor ou algo do tipo. Geralmente podem ser percebidas no momento em que você
começa a prestar atenção no mercado e o que anda acontecendo do lado de fora
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do seu projeto.

2.4. Threats (Ameaças)

Último item, as ameaças são, como no caso anterior, fatores externos, mas estão liga-
das aos pontos negativos. Acabam sendo percebidas quando se olha para o mercado
e, como no caso das oportunidades, não podem ser diretamente controladas por você.
Mudanças nos hábitos dos clientes, alterações significativas na inflação, entrada de
empresas concorrentes no cenário e similares.

Quando você consegue enxergar bem todos esses aspectos, terá uma visão estratégica
bem mais apurada do seu projeto.

É lógico que já com alguma experiência na área de gestão de projetos, você pode ter
identificado muitos destes fatores logo no início e também vai detectar alguns outros
que aparecem no meio do caminho.

A ideia da análise SWOT, portanto, é fazer com que você consiga organizá-los de uma
forma muito mais clara e que resulte em maiores chances de se preparar para enfren-
tar todas as dificuldades ao mesmo tempo em que também consegue tirar proveito de
tudo aquilo que está ao seu favor.
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3. COMO ANALISAR FATORES

INTERNOS E EXTERNOS?
Agora que já avançamos bastante e você consegue entender bem melhor qual a ideia
principal da ferramenta, vamos passar para um assunto que merece também a sua
atenção: avaliação de fatores internos e externos.

No começo, as coisas podem parecer um pouco misturadas, mas é só uma questão de

tempo e prática para que você pegue o jeito de fazer esta análise.

3.1. Identifique uma referência completa do projeto

Tendo em mente que, por vezes, você pode ficar sem saber por onde começar e as-
sim, ficar perdido no meio do caminho, uma ótima dica é procurar alguma forma de
se concentrar em algum tipo de referência que consiga garantir que seu olhar estará
voltado para todo o projeto, sem deixar nada de fora.

Claro que, se você tiver alguma ferramenta de gestão de projetos preferida que ga-
ranta isso, vá em frente e se baseie nela. Por outro lado, se não tiver nas mãos algo
que permita enxergar todo o projeto, uma sugestão é usar as Áreas de Conhecimento
da Metodologia PMI listadas no nosso livro de cabeceira, o PMBOK.

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Se você não se lembra de cabeça, aqui vai uma cola:

• Integração;
• Escopo;
• Tempo;
• Custos;
• Qualidade;
• Recursos Humanos;
• Comunicação;
• Riscos;
• Aquisições; e
• Partes Interessadas.

3.2. Comece a sua lista

Tendo a certeza de que nenhum aspecto do projeto vai ficar de fora da sua avaliação,
é hora de começar a lista.

Assim, para cada ponto avaliado vá anotando o que conseguir identificar que seja

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positivo ou negativo. No geral, esse tipo de consideração é mais fácil de ser feito porque
é mais natural enxergarmos rápido se algum fator é favorável ou não ao projeto.

Continue a sua lista até esgotar tudo o que puder apontar que seja relevante para a sua
gestão nesse projeto. Além disso, anote os itens em tópicos de forma que seja fácil de
entender do que se trata, mas sem ficar escrevendo demais em cada um deles.

Por fim, organize de maneira que você possa manipular estas informações com facili-
dade. Se quiser usar um bloco de post it para facilitar a troca dos itens de lugar quando
necessário, é uma boa ideia.

3.3. Analise e organize a sua lista

Já com todos os fatores anotados, é hora de analisar e filtrar cada um deles. Para isso,
basta você pegar cada item e fazer duas perguntas bem objetivas:

1. Esse fator é relevante o suficiente para que eu dedique o meu tempo cuidando dele?
2. Eu ou outra pessoa envolvida na gestão do projeto conseguimos controlar esse fator?

Questionando cada tópico que foi listado, com esses pontos de vista você vai conseguir

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fazer duas tarefas de uma vez só: filtrar o que é importante e o que deve ser realmente
considerado e também definir o que é interno e o que é externo.

Selecione aqueles itens relevantes para que sejam trabalhados e deixe os demais guarda-
dos, pois em algum momento eles podem se tornar importantes.

Quanto àqueles sobre os quais ninguém tem controle, entenda que são externos e os de-
mais podem ser assumidos como sendo fatores internos.

Se você quiser, ao montar a sua matriz SWOT, também é possível organizar por ordem de
impacto todos os aspectos identificados. Assim, fica mais fácil começar a trabalhar nos
fatores que são mais importantes primeiro.

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4. PASSO A PASSO DE COMO MONTAR

SUA ANÁLISE SWOT
Agora que você já sabe o que é a análise SWOT, entendendo como ela funciona e tam-
bém consegue identificar todos os seus fatores internos e externos, vamos colocar a
mão na massa.

Veja quais são as etapas para que você finalmente faça a SWOT do seu projeto:

4.1. Determine hora e local

Apesar de ser um processo simples e que não tem muitas etapas a serem seguidas, uma
boa SWOT vai te exigir uma boa dose de concentração e tempo. A boa notícia é que com
a prática, tudo fica mais fácil. Sendo a primeira vez ou não, só tenha o cuidado de defi-
nir um local tranquilo e ter um horário reservado somente para a tarefa.

4.2. Decida se vai fazer sozinho ou não

Na hora de montar a sua SWOT avalie bem se você tem o conhecimento necessário
para cuidar do assunto. Se for o caso de convidar mais uma ou duas pessoas para aju-
dar, tudo bem. Só tome cuidado para que o foco fique no trabalho.

Muitas pessoas pensando juntas pode ser algo difícil de se controlar. Corre-se o risco,
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por exemplo, de alguém mudar o foco do assunto ou simplesmente começar a fazer outras coisas.

4.3. Escolha uma plataforma

Se quiser, pode usar um quadro, uma parede, post it, editores de texto, planilhas, ferramentas
da internet. Fique à vontade. O importante é procurar alguma forma de anotar todas os itens e
conseguir movê-los de lugar com facilidade.

4.4. Liste os seus fatores adequadamente

Na hora de identificar cada fator, tenha em mente que eles precisam estar escritos de maneira
objetiva e de modo que sejam todos realistas. Logo, não tente mascarar nada e nem fique escre-
vendo demais.

Se tiver alguma dúvida, releia o 3º tópico deste e-book.

4.5. Organize e confira a matriz

Uma vez que a lista já foi feita, é hora de conferir se tudo está fazendo sentido, assim como em
seus devidos lugares. Portanto, repasse cada quadrante quantas vezes isso for necessário para
ter certeza de que todos os itens estão onde realmente deveriam.

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5. AÇÕES E ESTRATÉGIAS A PARTIR

DA ANÁLISE SWOT
Pronto, você fez a sua análise SWOT! O que fazemos com isso?

Depois de ter colocado a sua cabeça para funcionar um bocado, é necessário

produzir resultados de verdade. Para isso, o que se precisa é extrair os dados da
matriz, transformando informações soltas em conhecimento e atitudes práticas.

A melhor forma é estabelecer relações entre cada ponto. Veja como forças, fra-
quezas, ameaças e oportunidades se relacionam:

• alguma força te ajuda a combater uma ameaça externa?

• tem algum ponto fraco que possa ser minimizado por causa de uma oportuni-
dade que você percebeu?
• o que é necessário fazer para blindar o seu projeto de uma ameaça?
• existe alguma forma de potencializar uma força interna de maneira que ela
elimine um ponto fraco do projeto?

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Ao bombardear a sua matriz SWOT com perguntas deste tipo, certamente vão
aparecer algumas estratégias que você poderá utilizar ao seu favor.

A seguir, anote essas estratégias e desenvolva um plano de ação que capaz de

traduzir ideias em uma programação de atividades. A partir deste ponto você
poderá melhorar a sua gestão de riscos, por exemplo. Sobretudo, vai notar que
as aplicações serão amplas, mas consistentes.

Procure sempre utilizar esta metodologia para determinar ações práticas e espe-
cíficas. Assim, garantirá que a sua análise SWOT não vai ficar restrita somente
a exercícios mentais.

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6. CONCLUSÃO

Ao utilizar a análise SWOT na gestão de projetos, é possível alcançar um olhar

mais crítico sobre o projeto de maneira a conseguir extrair informações valiosas.

Todas essas informações, por sua vez, devem ser revertidas em atividades e to-
madas de decisão de cunho totalmente estratégico e que busquem sempre a me-
lhoria da gestão do projeto.

Como você viu ao longo deste material, essa ferramenta proporciona a possibi-
lidade de:

• reforçar os pontos positivos internos do projeto;

• minimizar e buscar eliminar falhas internas;
• lançar mão de oportunidades que estejam no contexto; e
• encontrar alternativas para garantir que as ameaças externas provoquem me-
nores danos ao projeto.

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Tendo isso em vista, use todos os benefícios desta ferramenta em favor da sua
gestão, buscando sempre os melhores resultados para os seus projetos e apro-
veite para conduzir a sua equipe pelo caminho mais adequado.

Uma última dica: como os processos que envolvem a gestão de projetos são bas-
tante dinâmicos, lembre-se de conferir periodicamente se a sua análise SWOT
está atualizada ou se precisa de alguns ajustes.

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