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WinIMB

Gestão de Imobilizado
v.11

Manual
de
Utilizador
2011
Manual de Utilizador WinIMB

Índice

Introdução
................................................................................................................................................. 5
Como utilizar o manual
................................................................................................................................................. 5
1. WinIMB
................................................................................................................................................. 5
1.1. Para que serve a WinIMB?
............................................................................................................................................ 6
1.2. Características funcionais da WinIMB
............................................................................................................................................ 6
1.3. Imobilizado e Utilitários
............................................................................................................................................ 7
2. Como.................................................................................................................................................
entrar na WinIMB 7
3. Módulo Utilitários
................................................................................................................................................. 8
3.1. Gestão Utilizadores *
............................................................................................................................................ 8
3.2. Manutenção de Base Dados
............................................................................................................................................ 10
3.3. Utilitários
............................................................................................................................................ 10
4. Atalhos ou Botões de Acesso Rápido
................................................................................................................................................. 11
5. Barra Lateral de Favoritos
................................................................................................................................................. 12
6. Funcionamento Geral
................................................................................................................................................. 13
6.1. Lista de Registos
............................................................................................................................................ 13
6.2. Campos Sublinhados
............................................................................................................................................ 14
6.3. Adicionar Registo
............................................................................................................................................ 14
6.4. Alterar Registo
............................................................................................................................................ 14
6.5. Apagar Registo
............................................................................................................................................ 14
6.6. Localizar Registo
............................................................................................................................................ 15
6.7. Filtrar Registos
............................................................................................................................................ 15
6.8. Ordenação de Registos
............................................................................................................................................ 16
6.9. Ver Detalhes
............................................................................................................................................ 17
6.10. Imprimir
............................................................................................................................................ 17
6.11. Mudar Colunas
............................................................................................................................................ 20
6.12. Actualizar Grelha
............................................................................................................................................ 21
6.13. Correio Electrónico
............................................................................................................................................ 22
6.14. Sistema de Sons
............................................................................................................................................ 22
6.14.1. Utilização
............................................................................................................................................ 22
6.14.2. Activação
............................................................................................................................................ 22
6.14.3. Manutenção
............................................................................................................................................ 23
6.14.4. Formulário de Inserção
............................................................................................................................................ 23
7. Instituições
................................................................................................................................................. 24
8. Tabelas
................................................................................................................................................. 25
8.1. Edifícios
............................................................................................................................................ 25
8.2. Salas/Secções
............................................................................................................................................ 25
8.3. Valências
............................................................................................................................................ 26

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Manual de Utilizador WinIMB

8.4. Grupos de Bens


............................................................................................................................................ 26
8.5. Tipos de Imobilizados
............................................................................................................................................ 26
8.6. Taxas de Amortização
............................................................................................................................................ 27
8.7. Seguradoras *
............................................................................................................................................ 27
8.8. Códigos Postais
............................................................................................................................................ 29
8.9. Distribuição por Valência
............................................................................................................................................ 29
8.10. Estilos
............................................................................................................................................ 29
8.11. Tipos de Obra
............................................................................................................................................ 30
9. Património
................................................................................................................................................. 30
9.1. Fichas
............................................................................................................................................ 30
9.1.1. Manutenção *
............................................................................................................................................ 30
9.1.2. Emissão Fichas *
............................................................................................................................................ 41
9.1.3. Emissão Etiquetas
............................................................................................................................................ 42
9.2. Mapas
............................................................................................................................................ 42
9.2.1. Parametrizável de Património
............................................................................................................................................ 42
9.2.2. Distribuição de Custos
............................................................................................................................................ 45
9.2.3. Distribuição por Conta Custos
............................................................................................................................................ 45
9.2.4. Localização por Valência
............................................................................................................................................ 47
9.2.5. Localização por Edifício
............................................................................................................................................ 48
9.2.6. Por Seguradora
............................................................................................................................................ 49
9.2.7. Por Taxa de Amortização
............................................................................................................................................ 50
9.2.8. Contas Contabilísticas
............................................................................................................................................ 51
9.2.9. Amortizações Passadas e Previstas
............................................................................................................................................ 52
9.2.10. Localização por Sala
............................................................................................................................................ 53
9.2.11. Listagem de Bens por Localização
............................................................................................................................................ 54
9.2.12. Valor de Património
............................................................................................................................................ 55
9.2.13. Obras de Arte
............................................................................................................................................ 56
9.3. Investimentos *
............................................................................................................................................ 57
9.4. Requisições
............................................................................................................................................ 60
9.4.1. Manutenção
............................................................................................................................................ 60
9.4.2. Emissão de Requisições
............................................................................................................................................ 61
9.5. Inventário
............................................................................................................................................ 61
9.5.1. Manutenção
............................................................................................................................................ 61
9.5.2. Mapa de Localização para Inventário
............................................................................................................................................ 62
9.5.3. Mapa Comparativo de Inventário
............................................................................................................................................ 62
10. Abates
................................................................................................................................................. 63
10.1. Totais
............................................................................................................................................ 63
10.1.1. Manutenção
............................................................................................................................................ 63
10.1.2. Mapa Abate Entre Datas
............................................................................................................................................ 63

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Manual de Utilizador WinIMB

10.2. Parciais
............................................................................................................................................ 64
10.2.1. Manutenção
............................................................................................................................................ 64
10.2.2. Mapa Abate Entre Datas
............................................................................................................................................ 65
10.2.3. Mapa Registo Contabilidade
............................................................................................................................................ 65
11. Despesas
................................................................................................................................................. 66
11.1. Manutenção
............................................................................................................................................ 66
11.2. Mapas
............................................................................................................................................ 67
11.2.1. Por Datas
............................................................................................................................................ 67
11.2.2. Global
............................................................................................................................................ 68
12. Relações
................................................................................................................................................. 68
12.1. Manutenção
............................................................................................................................................ 68
12.2. Listagem
............................................................................................................................................ 69
13. Amortizações
................................................................................................................................................. 69
13.1. Manutenção
............................................................................................................................................ 69
13.2. Cálculo Automático
............................................................................................................................................ 70
13.3. Anulação Automática
............................................................................................................................................ 70
13.4. Mapas
............................................................................................................................................ 71
13.4.1. Reintegrações e Amortizações
............................................................................................................................................ 71
13.4.2. Por Ano Utilização
............................................................................................................................................ 72
13.4.3. Por Valência
............................................................................................................................................ 73
13.4.4. Resumo de Amortizações
............................................................................................................................................ 73
13.4.5. Simulação de Amortizações
............................................................................................................................................ 74
13.4.6. Distribuição Mensal de Amortizações
............................................................................................................................................ 75
13.5. Investimentos
............................................................................................................................................ 76
13.5.1. Manutenção
............................................................................................................................................ 76
13.5.2. Cálculo Automático
............................................................................................................................................ 77
13.5.3. Mapa Reintegrações e Amortizações
............................................................................................................................................ 77
13.6. Amortizações por Leitura Óptica
............................................................................................................................................ 78
13.7. Painel de Bordo
............................................................................................................................................ 78
13.8. Ficheiro CEP-OCIP
............................................................................................................................................ 79
14. Descarga WinCTB
................................................................................................................................................. 80
14.1. Manutenção
............................................................................................................................................ 80
14.2. Listagem
............................................................................................................................................ 82
15. Utilitários
................................................................................................................................................. 83
15.1. Parâmetros da Instituição
............................................................................................................................................ 83
15.1.1. Dados Instituição
............................................................................................................................................ 83
15.1.2. Dados Gerais
............................................................................................................................................ 83
15.1.3. Configuração Listagem
............................................................................................................................................ 84
15.2. Portal Social
............................................................................................................................................ 85

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Manual de Utilizador WinIMB

15.3. Arquivo de Imagens


............................................................................................................................................ 85
15.4. Actualização e Recálculo
............................................................................................................................................ 86
15.4.1. Recálculo de Valores
............................................................................................................................................ 86
15.5. Calculadora
............................................................................................................................................ 86
15.6. Janelas
............................................................................................................................................ 87
15.6.1. Alinhar Horizontalmente
............................................................................................................................................ 87
15.6.2. Alinhar Verticalmente
............................................................................................................................................ 87
15.6.3. Alinhar em Cascata
............................................................................................................................................ 87
15.7. Sistema de Alertas
............................................................................................................................................ 87
15.7.1. Gestão do Sistema
............................................................................................................................................ 87
15.7.2. Gestor de Alertas
............................................................................................................................................ 88
15.7.3. Emissor de Alertas Instantâneos
............................................................................................................................................ 89
15.7.4. Agenda de Alertas
............................................................................................................................................ 89
15.8. Sistema de Reconhecimento de Voz
............................................................................................................................................ 95
15.8.1. Parametrizar Acções de Voz
............................................................................................................................................ 96
15.8.2. Gravar Palavras
............................................................................................................................................ 96
15.9. Exportação para MS Office
............................................................................................................................................ 97
15.10. ............................................................................................................................................
Impressão em Série 99
16. F3M
................................................................................................................................................. 101
17. Ajuda
................................................................................................................................................. 101
17.1. ............................................................................................................................................
Índice 101
17.2. ............................................................................................................................................
Acerca de F3M 101
Suporte
................................................................................................................................................. 102
FAQ's............................................................................................................................................ 102
Contacte-nos
............................................................................................................................................ 104

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Manual de Utilizador WinIMB

Introdução
O principal objectivo deste Manual de Utilizador é esclarecer / orientar os utilizadores da
aplicação WinIMB ao nível do fluxo de dados. Pode também consultar, em alternativa a este
manual, a informação disponível no Help-On-Line que vem disponível na própria aplicação.

Aconselha-se que os novos utilizadores da WinIMB comecem por ler este manual, visto ser uma
aplicação específica para um determinado nicho de mercado, com as suas próprias
especificidades.

Pelo facto deste manual iniciar o utilizador apenas nas funcionalidades da aplicação ao nível do
fluxo de dados, sempre que o utilizador sentir dúvidas no decorrer das sua utilização deve
premir "F1", de forma a aceder ao Help-On-Line. Essa chamada deve ser feita na componente
da aplicação em que surja a dúvida, uma vez que sendo a ajuda sensível ao contexto, o auxílio
fornecido é direccionado ao módulo em questão. Se o pedido de ajuda for genérico, ou seja,
feito através do menu de ajuda ou na janela inicial da WinIMB, será disponibilizada toda a
informação constante do Help-On-Line.

*
Importante: Os tópicos assinalados com asterisco ( ) são aqueles que são novos ou sofreram
actualizações desde a versão anterior da WinIMB. No tópico encontra-se a explicação da mais-
valia adicionada à aplicação.

Como utilizar o manual


Este manual encontra-se organizado de uma forma simples, clara e organizada, de modo a que
você tire o máximo partido do mesmo. Pretende-se que após a leitura do manual, consiga
perceber todas as funcionalidades da WinIMB ao nível do fluxo de dados e não tenha
dificuldades no seu manuseamento.

Assim, o manual encontra-se organizado da seguinte forma:

No ponto 1 encontra uma breve descrição da WinIMB, focando aspectos como a sua utilidade
e características funcionais. Segue-se o ponto 2 com o processo de entrada de um utilizador
na aplicação.

No ponto 3 é apresentado o Módulo Utilitários, destinado à gestão dos utilizadores,


manutenção das bases de dados e dos utilitários.

A partir do ponto 4 estarão os tópicos referentes ao funcionamento do quadro principal da


WinIMB. Os atalhos ou botões de acesso rápido, a barra lateral de favoritos e os aspectos de
funcionamento geral são os tópicos que o vão familiarizar com a organização da aplicação. Do
ponto 7 ao ponto 17, encontrará os menus principais da WinIMB (e os respectivos sub-menus)
com uma explicação da função de cada um deles.

Na parte final, disponibilizamos um tópico dedicado ao suporte. Aqui poderá consultar as FAQ's
(questões mais frequentes) e os contactos da F3M, caso a informação e suporte
disponibilizados neste manual não consigam responder às suas dúvidas.

Esperamos que este manual de utilizador seja uma ferramenta útil ao seu trabalho e que se
torne uma rápida e eficaz solução sempre que se deparar com algum problema na WinIMB.

1. WinIMB

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Manual de Utilizador WinIMB

1.1. Para que serve a WinIMB?


A WinIMB, aplicação para gestão de imobilizado, foi desenvolvida especificamente para
instituições públicas e privadas ligadas à Economia Social. Pretende-se que a gestão de
imobilizado seja, com a ajuda da WinIMB, mais organizada, clara e fácil de utilizar por qualquer
colaborador da instituição.

Deste modo, vai encontrar na aplicação que lhe disponibilizamos todas as funções que são
inerentes à gestão de imobilizado da sua instituição. Terá, no próximo ponto, uma breve
descrição das características funcionais mais usuais da WinIMB, e que o vão ajudar no dia-a-
dia da instituição em que trabalha.

1.2. Características funcionais da WinIMB

A aplicação de Gestão de Imobilizado trata-se de uma aplicação concebida com o objectivo de


responder às especificidades inerentes à gestão da mesma na área da Economia Social. Sendo
de utilização e funcionamento muito simples, a aplicação WinIMB apresenta as seguintes
características:

Criação e manutenção de fichas de bens patrimoniais e demais informação associada;

Cálculo automático anual dos movimentos de Amortizações;

Emissão dos mapas de amortizações e outros de carácter de análise;

Ligação à aplicação WinCTB Contabilidade a nível de movimentos contabilísticos referentes às


Amortizações;

A aplicação de Gestão de Imobilizado deve, para ter uma maior funcionalidade, obedecer a
alguns itens práticos.

A saber:

Ao criar a instituição em Manutenção > Parâmetros da Instituição devemos ter em conta que o
preenchimento, na totalidade, dos dados associados não é obrigatório. Deve preencher apenas
os dados obrigatórios, tais como: código, nome, ano activo, etc. e os de utilização imediata
(não obrigatórios) tais como: rodapé dos mapas, margens dos mapas, etc.;

O preenchimento das Tabelas Auxiliares deve ser prioritário, podendo no entanto ser feito à
medida que os dados vão sendo necessários. Mas tabelas como Valências, Salas/Secções,
Tipos de Imobilizado, Taxas de Amortização, etc., devem ser preenchidas com alguma
antecipação ao normal funcionamento da aplicação, permitindo grande poupança no tempo
gasto em outras funções ou módulos;

A criação das fichas de Imobilizado em Património, onde é registada a informação relativa ao


Imobilizado a registar na instituição, como: valor unitário do Imobilizado, taxa de amortização
do Imobilizado, anos a amortizar, etc.;

A criação das fichas de Investimentos em Património, onde é registada a informação relativa


ao Imobilizado a registar na instituição, como: valor unitário do Investimento, taxa de
amortização, contas contabilidade subsídios para investimentos, etc.;

Após o registo e preenchimento das fichas de Imobilizado e/ou Investimentos pode avançar
para o cálculo anual de amortizações. Em Amortizações indica-se o ano da amortização e os
bens ou investimentos a amortizar, no entanto, o utilizador pode pontualmente amortizar um
bem ou investimento. O inverso (anular amortizações efectuadas) também é possível

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Manual de Utilizador WinIMB

pontualmente, obedecendo sempre ao critério: anula-se sempre de forma decrescente de anos


de amortização;

O módulo de Abates permite ao utilizador o registo do abate total ou parcial de um bem;

O módulo de Despesas permite ao utilizador o registo de despesas efectuadas com um bem;

O módulo de Relações permite ao utilizador o registo de relações entre bens;

Importante: O utilizador deve, no módulo Utilitários (ao entrar na aplicação WinIMB), realizar
com muita frequência cópias de segurança dos dados referentes à Instituição.

1.3. Imobilizado e Utilitários


A aplicação WinIMB, tal como todas as outras soluções desenvolvidas pela F3M, encontra-se
dividida em dois módulos diferenciados. São eles o módulo Utilitários e o módulo de Gestão de
Imobilizado.

O módulo Utilitários destina-se a fazer a gestão da aplicação e tem um acesso condicionado ao


administrador ou a quem este tiver dado permissão de acesso. Aqui é feita a gestão de
utilizadores, a manutenção das bases de dados e a definição de alguns utilitários da aplicação.

O módulo Gestão de Imobilizado é o módulo principal da aplicação e é onde se encontram todas


as funções inerentes ao normal funcionamento da gestão do imobilizado da instituição. Todos
os utilizadores terão permissão para fazer o acesso a este módulo, excepto a algumas funções
que o administrador entenda necessário barrar a permissão de acesso.

As funções destes dois módulos serão desenvolvidas mais à frente no manual.

2. Como entrar na WinIMB


Da primeira vez que se executa a aplicação é-lhe pedido que indique um posto de trabalho, o
que deve fazer da forma como a seguir se indica. Isto apenas acontece quando a aplicação
executa pela primeira vez no novo posto de trabalho.

Para iniciar a aplicação, o utilizador deve identificar-se e introduzir a sua chave de acesso, bem
como o nome da instituição na qual pretende trabalhar. Este procedimento permite que cada
utilizador da WinIMB tenha acesso condicionado às opções da aplicação para a instituição
indicada. Pelo menos um dos utilizadores (“Admin”) tem acesso a todas as opções da
aplicação, não necessitando de indicar o nome da instituição.

A chave de acesso tem uma máscara (*) e, por conseguinte, os caracteres inseridos não são
visíveis.

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Manual de Utilizador WinIMB

Ao carregar no botão o nome do utilizador e a sua chave de acesso são verificados, bem
como a instituição indicada e, no caso de estarem correctos, é permitido o acesso à aplicação.

Se executar pela primeira vez a aplicação, apenas existe um utilizador definido (“Admin”). Terá,
portanto, que entrar com o nome “Admin”. A chave de acesso não está definida e, como tal,
não deve ser preenchida.

O utilizador pode criar novos utilizadores e novas instituições.

Uma vez iniciada a WinIMB, para gerir uma instituição, o utilizador irá visualizar, no menu
Instituições, uma grelha com as instituições criadas, da qual escolherá aquela em que pretende
trabalhar.

3. Módulo Utilitários

3.1. Gestão Utilizadores *


No menu Gestão de Utilizadores poderá encontrar as seguintes funções:

Utilizadores - O administrador poderá criar os utilizadores que irão utilizar a WinIMB,


atribuindo-lhe um nome de utilizador, uma descrição e uma password de acesso. Deverá
também indicar em que instituição poderá entrar e o tipo de acesso o utilizador terá. Tem ainda
disponíveis outras opções, tais como activar o sistema de reconhecimento por voz ou escolher
quando se fará a actualização da aplicação para o utilizador (no início, quando sair uma nova
versão ou nunca).

Acessos - Nos acessos, o administrador poderá condicionar o acesso de determinados


utilizadores a determinadas opções da aplicação. Para isso, o administrador apenas terá de
retirar ou colocar a marca na opção que pretende que o utilizador, respectivamente, não tenha
acesso ou tenha acesso.

Postos - Descrição dos postos que estão a utilizar a WinIMB, com o respectivo directório de
trabalho.

Acesso ao Portal - Menu onde constam as informações de configuração de acesso ao Portal do


Cliente. Aqui deverá estar o endereço Web do Portal, o nome de utilizador e a chave do Portal.
Indique ainda se pretende receber ou não notificações na aplicação quando uma nova versão
da mesma estiver disponível. Em caso de resposta positiva, indique se pretende ser avisado na
próxima vez que entrar na aplicação ou quando sair uma nova versão.

* Parametrização da Validação de NIF

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Será agora possível parametrizar, para cada utilizador, a acção a tomar quando é detectada a
introdução de um NIF inválido.

Os comportamentos associados a cada opção são os seguintes:

Esta alteração é transversal à linha WinIPSS, tendo apenas uma variação no comportamento: a
importação de entidades em Gestão de Mailing e Correspondência - WinMLC.

Nesta opção, tendo em conta o comportamento existente, foi seguida uma abordagem
diferente. Foi adicionada uma coluna “NIF Válido” para que o utilizador possa identificar os
registos que têm NIF válido ou não.

As opções de validação do utilizador apresentam o seguinte funcionamento:

Avisa - Corresponde ao funcionamento antigo, sendo apresentada uma mensagem alertando


para o NIF incorrecto e identificando a entidade, tendo o utilizador a possibilidade de optar não
ser alertado para outras entidades com NIF inválido.

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Manual de Utilizador WinIMB

Bloqueia - Ao detectar um NIF inválido será emitido um alerta ao utilizador identificando a


entidade e que ela não será importada. Além disso será dada a possibilidade ao utilizador de
não ser alertado para outras entidades com NIF inválido.

Ignora - Não é efectuada qualquer validação ao NIF das entidades, sendo possível importar
todas.

3.2. Manutenção de Base Dados


No menu Manutenção de Base Dados encontra as opções que a seguir se explicam:

Criar Cópias de Segurança - Uma cópia de segurança é, tal como o nome indica, uma cópia das
base de dados da instituição, criada de modo a prevenir qualquer acidente que aconteça com
as bases de dados em que trabalha. Recomenda-se que faça periodicamente uma cópia de
segurança, de modo a garantir a segurança dos dados da instituição. Para fazer a cópia, basta
seleccionar a base de dados que pretende fazer a cópia de segurança, validar e escolher o
locar onde estará guardada a cópia de segurança.

Repôr Cópias de Segurança - Esta opção permite repôr na WinIMB a base de dados
previamente guardada. Basta seleccionar a base de dados que deseja repôr e validar a opção.

Compactar Log Base Dados - Quando o Log da base de dados tem um tamanho maior do que o
desejável, esta opção permite fazer a compactação do mesmo. Apenas necessita de
seleccionar a base de dados e validar a sua opção.

3.3. Utilitários
Este menu apresenta algumas ferramentas para configuração da WinIMB, sendo elas
apresentadas de seguida:

Arquivo de Sons - O arquivo de sons permite adicionar, alterar e apagar registos de sons. Os
sons podem ser utilizados na entrada da aplicação, na saída da aplicação ou na recepção de
alertas. Os sons podem também ser agendados para tocarem regularmente a um determinado
dia da semana ou do mês. Para conhecer melhor o funcionamento do arquivo de sons, consulte
o ponto 6.14. Sistema de sons.

Visualizar Base de Dados - Nesta opção poderá fazer a visualização da base de dados que se

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encontra no momento em funcionamento.

Informação do Sistema - Nesta opção poderá consultar a informação do sistema que se


encontra em funcionamento no momento.

Ver Erros - Poderá visualizar a denominação dos erros reconhecidos pela aplicação.

Transferir Protecção - A transferência de protecção é uma opção que se encontra ao seu


dispor de modo a transferir a mesma sempre que seja necessário. Por exemplo, se pretende
formatar o seu computador e instala a aplicação em outro computador, coloque no campo de
texto que tem ao seu dispor o número de série da protecção existente.

Guardar Protecção - Poderá guardar a protecção da aplicação numa disco amovível. Irá
aparecer uma caixa a questioná-lo se deseja continuar. Precisa apenas de confirmar. Não se
esqueça de identificar e guardar o disco amovível em lugar seguro.

Converter de Access - Com esta opção poderá converter a sua base de dados em Access para
SQL.

Configurar Denominações - Caso as denominações de utente e valência não correspondam à


realidade da sua instituição, poderá alterar estas duas denominações para outras que se
ajustem melhor. Tenha em atenção que devido ao espaço ocupado por cada caracter, ao
colocar as novas denominações, estas poderão não ser completamente visíveis em todos os
locais da aplicação.

Licenciamento - Este é o espaço destinado ao licenciamento da sua aplicação. Terá que fazer o
preenchimento do nome da Instituição, número de identificação fiscal (NIF), número da licença
e chave de licenciamento. Em baixo, poderá ver as aplicações/módulos que se encontram
licenciadas para a sua instituição. Em alternativa, poderá importar o ficheiro com os dados de
licenciamento. Este ficheiro encontra-se disponível no Portal do Cliente F3M.

4. Atalhos ou Botões de Acesso Rápido

Os atalhos ou botões de acesso rápido são funções usuais da gestão de imobilizado que foram
colocadas numa barra de fácil visibilidade, no painel principal, de modo a facilitar o acesso dos
utilizadores a essas mesmas funções.

Os atalhos presentes na barra de acesso rápido da WinIMB são os seguintes:

Parâmetros da Instituição - Permite-lhe abrir os parâmetros da instituição activa no


momento na WinIMB.

Património - Abre a tabela das fichas dos bens da instituição, onde poderá consultar,
adicionar, remover ou alterar as fichas dos bens que a instituição possui.

Amortizações - Esta opção direcciona-o para o formulário de cálculo automático das


amortizações dos equipamentos da instituição.

Abates - Este atalho dá-lhe acesso à manutenção de abates de bens. Tem a


possibilidade de aceder quer à manutenção de abates totais, quer de abates parciais dos bens.

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Despesas - Abre o formulário das despesas de bens, onde poderá adicionar, consultar,
alterar ou remover todas as despesas que aconteceram com os bens da instituição.

Relações - Esta opção direcciona-o para a manutenção das relações de bens, onde
poderá adicionar todas as relações que os bens da instituição possam ter entre eles.

Descarga para Contabilidade - Este botão permite-lhe aceder à manutenção das


descargas de documentos da aplicação de gestão de imobilizado para a WinCTB - aplicação de
contabilidade.

Alertas - É direccionado para o painel do gestor de alertas, onde poderá configurar os


alertas da instituição. Para saber mais sobre o gestor de alertas, consulte o ponto 15.7.
Sistema de Alertas.

Alertas Instantâneos - Esta ferramenta permite-lhe enviar um alerta instantâneo para


outra pessoa dentro da instituição. Apenas necessita de escrever a mensagem, definir qual o
tipo da mensagem (Indiferente, Informação ou Crítico) e o destinatário da mesma.

Sair - Tal como o nome indica, esta opção permite sair da aplicação, neste caso a
WinIMB.

Ajuda - Este atalho direcciona-o para o Help-On-Line, centro de ajuda ao utilizador


inserido em todas as aplicações F3M.

Navegador - Opção que permite esconder ou fazer surgir a barra lateral de favoritos no
ecrã inicial, assim como adicionar janelas à mesma barra lateral.

Sistema de Voz - Permite-lhe activar/desactivar o sistema de controlo por voz da


aplicação.

5. Barra Lateral de Favoritos


A barra lateral de favoritos é um conjunto parametrizável de atalhos para as opções da WinIMB
mais utilizadas pelo utilizador ou simples atalhos para ficheiros / programas ou páginas da
Internet.

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Manual de Utilizador WinIMB

O utilizador pode ainda subdividir os seus atalhos por pastas, criando secções adicionais além
da “Favoritos”. No exemplo, as secções criadas foram “Sites utilizados” e “Internet”.

Para criar secções, atalhos para páginas na Internet ou atalhos para programas é necessário
ter o navegador activo e utilizar o botão direito do rato, fazendo em seguida "Novo" e
escolhendo uma das opções seguidas, tal como mostra a imagem abaixo:

Para adicionar atalhos para funções da própria aplicação será suficiente abrir a janela

pretendida e na barra de botões clicar no botão , associando depois uma


descrição à funcionalidade.

6. Funcionamento Geral

6.1. Lista de Registos


Os dados de uma tabela podem ser visualizados através de uma lista. Uma lista é constituída
por linhas e colunas. A cada linha dessa lista corresponde um registo e a cada coluna os
diferentes campos desse registo.

Numa lista de registos, existem botões que dão acesso às diversas operações sobre os
registos. Esse conjunto de botões denomina-se barra de opções. Para conhecimento mais
pormenorizado da utilidade de cada botão passe com o rato sobre o botão desejado na
aplicação.

A tecla "Enter" é utilizada normalmente para confirmação de dados, execução de operações,


mas tem uma função importante que é a de mudar de campo para campo nos formulários. A
tecla "Esc" é normalmente utilizada para saída das janelas activas ou anulação de dados.

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Manual de Utilizador WinIMB

As chamadas barras de deslocamento permitem caminhar na lista de registos registo a registo


(linha) para baixo ou para cima.

6.2. Campos Sublinhados


Em cada janela, o utilizador encontra por vezes campos sublinhados (ex: Código). Nesses
campos, o utilizador posiciona-se no campo desejado e clica na tecla F4 – Consultar ou através
do rato clicar sobre o texto sublinhado, alterando-se a forma do ponteiro, aparecendo . Os
campos sublinhados indicam que existem valores pré-inseridos na tabela correspondente. Estes
campos sublinhados devem ser preenchidos previamente com valores.

Indique o texto e/ou valor que pretende encontrar, notando que à medida que vai digitando, o
registo seleccionado na lista de registos vai sendo sempre aquele que contém o texto ou
valores indicados.

Indique o campo (coluna) do registo na lista de registos onde pretende executar a pesquisa do
texto ou valores indicados.

6.3. Adicionar Registo

Sempre que utilizar a tecla F5 – Adicionar ou o botão acede a uma janela que lhe permite
adicionar dados de um novo registo. Para poder caminhar nos campos pode utilizar o rato ou a
tecla "Enter" (para retroceder nos campos utilizar Shift + Tab).

Para confirmar o registo adicionado, gravando-o, confirme no botão .

6.4. Alterar Registo

Sempre que utilizar a tecla F6 – Alterar ou o botão , acede a uma janela onde visualiza
todos os dados associados ao registo seleccionado na lista de registos, permitindo-lhe alterar
dados do registo.

Para poder caminhar nos campos pode utilizar o rato ou a tecla "Enter", alterando os dados
pretendidos (para retroceder nos campos utilizar Shift + Tab). Para confirmar as alterações

efectuadas, gravando-as, confirme no botão .

6.5. Apagar Registo

Sempre que utilizar a tecla F7 – Apagar ou o botão surgirá uma janela onde visualiza todos
os dados associados ao registo seleccionado na lista de registos permitindo-lhe depois a

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Manual de Utilizador WinIMB

confirmação da remoção ou não do registo indicado da tabela. Para confirmar a remoção clique
em "Sim", respondendo afirmativamente à pergunta, ou botão "Não" no caso de não o querer
apagar.

6.6. Localizar Registo

Sempre que utilizar a tecla F8 – Localizar ou o botão surgirá uma janela onde pode indicar
os parâmetros de pesquisa pretendidos para localizar na lista de registos um registo que
cumpra os parâmetros indicados.

No Campo a Localizar coloque o campo dos registos pelo qual se vai fazer a localização do
registo na lista (Por exemplo: Ano, Número, Bem). No Critério coloque o critério pelo qual o
campo vai ser entendido na pesquisa (Por exemplo: “é igual a”, “é maior que”, ”é menor que”,
“é maior ou igual a“, “é diferente de”, ”é menor ou igual a“, ”é nulo”, ”não é nulo”, ”começado
por”). No Valor insira o valor do campo pelo qual se vai fazer a localização dos registos na lista.

Resulta num critério de procura como, por exemplo: Bem é igual a Máquina Café.

Sempre que exista mais do que um registo igual ao valor, o primeiro é seleccionado na lista de
registos e assim sucessivamente até ao último encontrado. Se pretender continuar a procurar
registos com os mesmos critérios de pesquisa, a tecla "Enter" tem a mesma função que o
botão "Procurar Próximo".

O botão "Cancelar" cancela a pesquisa na lista de registos.

6.7. Filtrar Registos

Sempre que utilizar a tecla F9 – Filtrar e Ordenar ou o botão surgirá uma janela onde
pode indicar os parâmetros de pesquisa pretendidos para localizar na lista de registos um
registo que cumpra os parâmetros indicados.

Sempre que exista mais do que um registo igual ao valor, o primeiro é seleccionado na lista de
registos e assim sucessivamente até ao último encontrado.

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Em Campo a Filtrar indique o campo dos registos pelo qual se vai filtrar os registos na lista. Em
Critério coloque o critério pelo qual ocampo vai ser entendido no filtro. Na Lista de condições
coloque os filtros pelos quais se vai filtrar a lista de registos. Em Valor indique o valor do campo
pelo qual realizar o filtro dos registos na lista de registos. Poderá, na lista de condições,
Adicionar à Lista (adicionando um filtro à lista de condições), Remover da Lista (removendo um
filtro da lista de condições) ou Limpar Lista (limpando todos os filtros introduzidos na lista de
condições).

Resulta num critério de filtro como por exemplo: "Ano é maior que 2009".

Se pretender aplicar o filtro aos registos a tecla "Enter" tem a mesma função que o botão
"Aplicar".

O botão "Cancelar" cancela o programa do filtro na lista de registos.

6.8. Ordenação de Registos


Pode aqui indicar a ordenação dos registos na lista por indicação da ordenação pretendida dos
seus campos.

Em Campos Disponíveis coloque a lista de campos disponíveis pelos quais se pode fazer a
ordenação da lista de registos. Em Ordenado Por indique a lista de condições de ordenação

pelas quais se ordena a lista de registos. Em Adicionar ( ) acrescente à lista de condições


de ordenação uma condição de ordenação. Em Remover ( ) retire da lista de condições de
ordenação uma condição de ordenação.

A ordenação pode ser ainda Ascendente, em que o campo escolhido na lista de campos

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disponíveis como condição de ordenação será ordenado de forma ascendente, ou pode ser
Descendente em que o campo escolhido na lista de campos disponíveis como condição de
ordenação será ordenado de forma descendente.

Na opção Posição, a condição de ordenação seleccionada na lista de condições pode ser


colocada uma posição acima ou uma posição abaixo indicando a ordem pela qual se vai aplicar
as condições de ordenação aos registos da lista, sendo a que fica em primeiro a que será
primeiro aplicada e assim sucessivamente.

Se pretender aplicar a ordenação aos registos, a tecla "Enter" tem a mesma função que o
botão "Aplicar", dando como resultado uma lista de registos ordenada pela forma indicada.

6.9. Ver Detalhes

Nas listas de registos nem sempre são visíveis todos os seus campos. Sempre que pretender

consultar toda a informação de determinado registo, seleccione-o e clique no botão ou na


tecla F10 – Ver Detalhes. A janela que surge mostra-lhe todos os campos embora não lhe
permita fazer quaisquer alterações.

6.10. Imprimir
Esta opção permite enviar os dados para a impressora, fazer uma pré-visualização no ecrã, ou
ainda exportá-los em diversos formatos. Quando escolher esta opção surge uma janela que
permite configurar a impressão com indicação de diversos parâmetros.

No Destino, indique se pretende visualizar no ecrã ou enviar a informação para a impressora.


Nos Textos escolha o cabeçalho e Rodapé do documento. Em Impressora indique o caminho e
nome da impressora disponível para receber o documento a imprimir.

Com o botão "Configurar" pode indicar os parâmetros de configuração da página destino


do documento a imprimir, como a seguir se mostra:

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Indique o tamanho do papel a utilizar na impressão e a origem do mesmo.

Nas Propriedades consulte as propriedades associadas à impressora instalada (Ver manual da


impressora ou Help-On-Line associado).

Pode escolher os registos a imprimir, pelo que aqui pode indicar os filtros (condições) pelos
quais vão passar os registos.

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Assim, tomando como exemplo o Mapa Parametrizável de Património, nesta janela podemos
imprimir apenas os dados do património com Ano maior do que 2009 e simultaneamente o Grupo
é igual a 14. Cada linha do filtro é constituída por um parâmetro nome do campo (a filtrar),
pelo critério a usar (maior, menor, igual, etc.) e pelo valor atribuído. O utilizador dispõe de 5
tipos de filtros diferentes para a sua impressão.

Estes filtros criam uma conjunção de condições, ou seja, a condição final que vai determinar
quais os registos a imprimir é formada pela conjunção de todas as condições inseridas. Deste
modo, podemos imprimir, por exemplo, todo o Património que tenha Ano maior do que 2009 e
cujo Grupo é igual a 14.

A opção Limpar Filtros remove ou limpa todos os filtros indicados.

Pode indicar a ordem pela qual os registos vão surgir ao imprimir. Com 3 opções possíveis, a
ordenação é feita pela prioridade indicada na janela. Por exemplo: Ordenar por Ano
Ascendente, depois por Número Descendente e assim sucessivamente.

Finalmente, no separador Parametrização, poderá definir como é que a listagem que vai emitir
será apresentada. Indique os campos que pretende que apareçam na listagem, qual o nome,
título e posição dos campos. Poderá ainda optar por imprimir os títulos das colunas e se
pretende imprimir as linhas separadoras. Aqui poderá também pré-visualizar a listagem que
acabou de parametrizar.

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6.11. Mudar Colunas

Sempre que utilizar o botão de mudar colunas , será direccionado para uma janela que lhe
vai permitir parametrizar as colunas a apresentar na lista que se encontra a visualizar. Trata-se
de uma opção útil para esconder colunas na grelha que não necessita de consultar ou mesmo
acrescentar outras colunas que não se encontram na grelha mas pretende que apareçam.

Desta forma, para adicionar ou remover colunas que já existam por defeito na respectiva grelha
coloque nas colunas que pretende que apareçam na grelha e nas colunas que pretende
que não apareçam na grelha.

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Manual de Utilizador WinIMB

Poderá ainda, tal como foi dito anteriormente, adicionar colunas à grelha que não constavam
na mesma de origem. Para adicionar uma ou mais colunas à grelha que se encontra a consultar,

carregue no botão (no menu de parametrização das colunas). Irá surgir então uma janela
de assistência de configuração, tal como se mostra na imagem em baixo, que o irá auxiliar a
escolher as colunas a adicionar à grelha.

Terá de optar se pretende adicionar uma coluna simples ou uma coluna composta. Uma coluna
simples é, tal como o nome indica, uma coluna com informação respeitante à linha em questão.
Uma coluna composta é uma coluna que contém informação de mais do que uma coluna. No
caso das colunas simples apenas terá de escolher na lista a coluna que pretende adicionar,
enquanto nas colunas compostas necessita parametrizar a respectiva coluna.

6.12. Actualizar Grelha

Com o botão de actualizar a grelha , poderá visualizar os dados na grelha em que se


encontra, dados esses que actualmente não são carregados automaticamente. Trata-se de
uma opção que visa acelerar o processo de procura de um dado registo.

Por exemplo, se está numa tabela com um grande número de registos mas apenas pretende
encontrar um registo específico, não iria necessitar que todos os registos da grelha fossem
apresentados, sobrecarregando a aplicação. Assim, caso necessite de visualizar apenas um
pequeno número de registos, filtre esses registos. Se necessitar de ver todos os registos então

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Manual de Utilizador WinIMB

carregue em para os carregar na grelha.

6.13. Correio Electrónico


Ao indicar o destino da listagem para a opção Mail surgirá a seguinte janela com os contactos

registados, devendo o utilizador escolher o e-mail de entre a lista e clicar em para fazer o
envio.

Para conseguir enviar por mail, deverá ter parametrizado o e-mail na ficha da instituição.

6.14. Sistema de Sons


O sistema de sons é um complemento das aplicações da linha WinIPSS sendo usado, por
exemplo, para recordar ao utilizador que deve fazer cópias de segurança. O sistema de sons é
utilizado em três tipo de situações diferentes:

Entrada da Aplicação - quando entra na aplicação pode dar indicação para ser reproduzido
determinado som;

Saída da Aplicação - antes de sair da aplicação pode ser reproduzido um determinado som;

Na recepção de Alertas - ao indicar que tem alertas novos, pode parametrizar a reprodução de
um determinados som.

6.14.1. Utilização
O sistema de sons vai com alguns sons predefinidos. Na entrada do programa alterna o Bom Dia
, Boa Tarde e Boa Noite com o Bom Trabalho, alternância efectuada consoante o dia seja par
ou ímpar. Da mesma forma que alterna os sons na entrada também os alterna na saída.
Também vão pré-definidos outros sons tais como: Ano Novo, Bom Carnaval, e outros feriados
ou épocas festivas.

6.14.2. Activação
O sistema de sons pode ser activado e desactivado nos utilitários em Gestão de Utilizadores >
Postos. Desta forma é parametrizado de forma independente para cada posto, podendo suceder
que em alguns postos se utilize o som e noutros não.

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Podemos verificar na imagem que o primeiro campo representa se o som está activo ou não. Se
tiver está activo, senão está inactivo. Para activar e desactivar o som faz uso da tecla "F6"

ou do botão .

6.14.3. Manutenção
A manutenção da tabela de sons é feita nos utilitários da aplicação, no menu Utilitários >
Arquivo de sons.

Neste formulário poderá alterar todos os sons que vão predefinidos, além de poder adicionar
novos registos.

Como pode verificar, a tabela é composta por Código, Descrição e Ficheiro. Os ficheiros tem
extensão .wav (“tipo som”) e todos eles estão localizados na pasta Sons da aplicação.

6.14.4. Formulário de Inserção


No formulário de inserção vai registar novas entradas de som.

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O Código é um código sequencial que vai ser atribuído ao registo do som e a Descrição
identifica o som que está a ser registado.

Nas Condições, defina se o som será reproduzido na entrada da aplicação, na saída ou se toca
quando chega um novo alerta. Defina também se o som é reproduzido em determinado dia da
semana, do mês ou numa data específica. Terá depois a Agenda, que está relacionada com a
sua opção no tipo de agenda. Por Exemplo: Queremos que o programa nos diga todas as
sextas-feiras que temos de fazer cópias de segurança. Para além de termos de preencher a
descrição e associar um som que identifique o que queremos, nas condições vamos seleccionar
as seguintes condições:

Programa = Entrada
Tipo de Agenda = Semana
Agenda = 6ª

Desta forma todas as sextas-feiras, na entrada da aplicação o som que vai ser reproduzido
será aquele que seleccionamos para este registo.

7. Instituições
No menu Instituições você poderá abrir ou fechar uma instituição, assim como alternar de uma
instituição para outra, caso exista mais do que uma registada na WinIMB.

Assim, terá as seguintes opções:

Abrir Instituição - Carregando neste botão, aparecerá uma tabela onde poderá escolher uma

instituição para activar. Carregue em para activar a instituição escolhida.

Fechar Instituição - Carregando neste botão, irá sair da instituição a que estava ligado no
momento.

Em baixo aparecerá uma lista das instituições registadas no momento, onde poderá seleccionar
a que deseja ver activa. Esta lista destina-se a uma maior velocidade para alternar de uma
instituição para outra.

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A opção Sair, tal como o nome indica, irá encerrar a WinIMB.

8. Tabelas

8.1. Edifícios
Esta tabela é de carácter opcional e tem como finalidade adicionar os edifícios da instituição
nos quais estarão localizados os bens. Deverá adicionar aqui todos os edifícios que a instituição
possui.

Para adicionar o registo de uma nova edifício, atribua um código identificativo e uma descrição
ao edifício a adicionar.

8.2. Salas/Secções
Esta opção permite-lhe efectuar o registo das salas e/ou secções existentes na instituição,
podendo também seleccionar o edifício em que essa sala/secção se encontra.

Para adicionar uma nova sala/secção, atribua um código identificativo e uma descrição à sala/
secção a criar. Caso deseje, indique também o edifício em que a sala/secção registada se
encontra localizada.

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Manual de Utilizador WinIMB

8.3. Valências
Esta tabela só se torna de preenchimento obrigatório caso exista ligação à aplicação de
Contabilidade - WinCTB, caso contrário não será de preenchimento obrigatório. Assim, nesta
opção deverá adicionar todas as valências existentes na instituição. Para um funcionamento
correcto/coerente das descargas para a aplicação de contabilidade, sugerimos que os códigos
identificativos das valências adicionadas comecem por 90 (Por Exemplo: 900101 - Lar; 900102
- Centro de Dia; 900201 - Creche, etc.).

Para adicionar uma nova valência, atribua um código identificativo e uma descrição à valência a
criar. Poderá adicionar também a abreviatura pela qual irá identificar a valência.

8.4. Grupos de Bens


Através desta opção, poderá adicionar os diferentes grupos de bens que poderão existir em
função dos bens adicionados na aplicação. Por exemplo, podem existir os grupo de material de
escritório, viaturas, obras de arte, equipamento de cozinha, etc.

Para adicionar um novo grupo de bens, apenas necessita de atribuir um código identificativo e
uma descrição ao grupo de bens a criar.

8.5. Tipos de Imobilizados


Esta é uma tabela obrigatória que lhe permite adicionar os diferentes tipos de imobilizado que
poderão existir, de modo a que cada bem seja identificado com um dos tipos de imobilizado
existentes. Normalmente, os tipos de imobilizado serão Imobilizado Corpóreo e Imobilizado
Incorpóreo.

Para adicionar um novo tipo de imobilizado, atribua um código identificativo e uma descrição ao
tipo de imobilizado a criar.

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8.6. Taxas de Amortização


A tabela das taxas de amortização tem por objectivo efectuar o registo das taxas de
amortização a aplicar anualmente aos diferentes bens que possam existir na instituição. De
referir que esta tabela já se encontra previamente preenchida com os dados constantes no
PCIPSS (Plano de Contas para as IPSS), pelo que qualquer alteração ao mesmo é da total
responsabilidade do utilizador.

Caso deseje adicionar uma nova taxa de amortização para um tipo de bem, comece por atribuir
um código identificativo e uma descrição à taxa a criar. Indique também a percentagem do
valor do bem a amortizar anualmente. Se assim o pretender, poderá adicionar um valor máximo
a amortizar (valores a amortizar acima do valor indicado, não serão efectuados) e o código
desta taxa de acordo com a tabela anexa ao DR nº2/90 de 12/01.

8.7. Seguradoras *
Esta opção permite-lhe criar o registo das seguradoras que trabalham com a instituição, de
modo a que estas possam ser referenciadas na ficha do bem segurado.

Para adicionar uma seguradora, apenas necessita de atribuir um código identificativo e uma
descrição à seguradora a criar.

* Novas linhas de apólices nas Seguradoras


Foi incluída nesta versão a possibilidade de adicionar nas seguradoras as linhas com as apólices
que a instituição tem em cada uma das seguradoras.

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Se uma apólice registada se encontrar associada a um Bem, ao efectuar uma alteração a essa
mesma apólice a aplicação questiona-o se pretende que a alteração afecte as Fichas dos Bens
que contém a apólice. Caso confirme, são alterados os valores, datas e periodicidade nas
Fichas dos Bens.

* Linhas de apólices na listagem das Seguradoras


Foram também adicionadas na listagem de seguradoras, na impressão, as respectivas linhas de
apólices que foram registadas na tabela, com toda a informação inerente às mesmas.

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8.8. Códigos Postais


Esta opção permite-lhe adicionar os códigos postais a serem utilizados no decorrer das
operações efectuadas na aplicação de gestão de imobilizado

Para adicionar um novo código postal, indique qual o código postal e a localidade a adicionar.

8.9. Distribuição por Valência


Esta tabela tem como objectivo efectuar uma distribuição dos custos de um determinado bem
ou grupo de bens. Esta distribuição dos custos poderá depois ser utilizada na ficha do bem ou
nos Investimentos, evitando que tenha que colocar a distribuição dos custos manualmente de
cada vez que regista um bem ou um investimento.

Para efectuar o registo de uma nova distribuição por valências, comece por atribuir um código
identificativo e uma descrição à distribuição que se encontra a criar. Clique depois em F5 para
adicionar as valências.

Será então apresentado um pequeno formulário como o que se apresenta a seguir, onde deverá
adicionar a valência ao qual será atribuída parte (ou a totalidade) do custo do bem ou

investimento, assim como a respectiva percentagem de distribuição do custo. Clique em


para validar a informação. O total das percentagens para uma determinada distribuição de
valências terá que ser, obviamente, igual a 100%.

8.10. Estilos
Esta tabela tem como objectivo adicionar os diferentes estilos que as obras de arte detidas
pela instituição podem ter (gótico, clássico, realista, surreal, etc.)

Para adicionar um novo estilo, atribua um código identificativo e uma descrição ao estilo a

F3M - Information Systems, S.A. 29


Manual de Utilizador WinIMB

criar.

8.11. Tipos de Obra


O objectivo desta tabela é adicionar os diferentes tipos de obra de arte que a instituição tem
em sua posse (pinturas, esculturas, cerâmicas, etc.).

Para adicionar um novo tipo de obra, atribua um código identificativo e uma descrição ao tipo
de obra a criar.

9. Património

9.1. Fichas

9.1.1. Manutenção *
Através desta opção irá efectuar o registo das fichas dos bens que a instituição possui. Trata-
se de uma das opções fundamentais da aplicação de Gestão de Imobilizado, uma vez que tudo
o resto irá girar em torno da informação que aqui colocar para cada bem. De modo a que a
informação esteja melhor organizada, os dados da ficha do bem foram divididos por nove
separadores distintos que iremos explicar detalhadamente de seguida.

Qualquer que seja o separador que se encontre a visualizar, existe determinada informação que
estará sempre visível ao utilizador. Essa informação encontra-se na parte superior da janela e é
composta pelo ano do bem, número identificativo da ficha do bem, ano e número de ficha para
inventário (opcionais) e a descrição do bem. Após o preenchimento destes dados, poderá
então passar ao preenchimento dos restantes dados da ficha do bem.

Ficha

O separador Ficha é aquele que agrega a informação base sobre o bem que se encontra a
efectuar o registo da ficha.

Assim, comece por indicar a marca, modelo e número de série do bem. Seleccione se este foi
adquirido, oferecido ou foi outra situação diversa e se existiu consulta prévia ou o bem foi
adquirido directamente ao fornecedor. Indique as datas de aquisição e de início de utilização do
bem em causa.

Depois, indique o documento e o fornecedor do bem, qual o grupo de bens e tipo de imobilizado

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Manual de Utilizador WinIMB

a que este pertence, colocando na respectiva caixa de selecção caso o bem seja uma
viatura. Indique a quantidade que foi adquirida deste bem e o valor unitário de aquisição. Caso
exista algum valor do bem que não seja amortizável, indique o valor no respectivo campo.
Coloque os anos de vida real prevista do bem, o valor real previsto após a amortização e qual o
número mínimo de anos para efectuar a alienação do mesmo (no caso de bens adquiridos com
apoio do Estado). Quando efectua o abate do bem poderá consultar aqui a informação relativa
ao mesmo.

Por fim, adicione a taxa de amortização a aplicar ao bem em causa, indicando se este entra no
cálculo anual da amortização ou não. Indique se o tipo de cálculo de amortização é constante
do ano civil ou não constante do ano civil.

Seguro / Notas

O separador Seguro/Notas destina-se a registar os seguros que cobrem o bem em causa e


também para adicionar outras notas sobre o respectivo bem.

Para adicionar um registo de seguro do bem, indique qual a seguradora, o número da apólice, o
valor da mesma e a data em que termina. Deverá indicar também a periodicidade em meses de
aplicação da apólice. Terá também disponível um campo de observações para qualquer
apontamento que entenda necessário sobre os seguros deste bem. Na parte inferior da janela,
terá um campo de texto que poderá utilizar livremente para tomar as notas necessárias sobre o
bem em causa.

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Localização

O separador Localização tem como objectivo efectuar o registo da localização do respectivo


bem.

Deste modo, para adicionar uma localização para o bem, carregue em F5 para abrir o formulário.
Aqui poderá indicar uma valência, um edifício e/ou uma sala específica. Não é necessário que
preencha os três campos, até porque isso pode nem se aplicar ao caso em questão. Por
exemplo, poderá adicionar apenas um edifício, um edifício e uma sala ou apenas uma valência.

Deverá ainda indicar a quantidade na localização que está a registar. A soma das quantidades
no conjunto das linhas de localização deverá ser sempre igual à quantidade inserida no
separador Ficha. Por exemplo, se no separador Ficha tiver indicado que existem 5 unidades, a
soma das quantidades desse bem nas diferentes localizações deverá ser igual a 5.

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Contabilidade

No separador Contabilidade deverá efectuar a distribuição por valências dos custos deste bem
e ainda indicar as respectivas contas contabilísticas a movimentar. Este separador deverá ser
preenchido caso possua a aplicação de contabilidade WinCTB. Caso não possua a aplicação de
contabilidade, poderá efectuar na mesma a distribuição por valências para efeitos de análise.

Assim, poderá indicar qual o número do documento na contabilidade, o número da conta de


amortização, o número da conta de imobilizado, o número da conta de custos e o número da
conta de abate. Depois, na grelha apresentada, carregue em F5 para adicionar as valências às
quais vai imputar os valores do bem. No formulário apresentado indique a valência pretendida e
a percentagem de distribuição referente a essa valência. Proceda da mesma forma para todas
as valências que pretender adicionar. Importa ainda referir que o total das percentagens de
distribuição terá de ser igual a 100%.

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Fotografia

No separador Fotografia terá a possibilidade de adicionar uma fotografia que identifique o bem
da ficha em que se encontra.

Para adicionar uma fotografia, apenas necessita clicar em e indicar a localização da

fotografia do bem no seu computador. Para remover a fotografia, clique em . Importa


referir que a fotografia não ficará alojada na aplicação. O que acontece efectivamente é que é
feita uma ligação à imagem que se encontra no seu computador, pelo que se a apagar, deixará
de a ver na aplicação de Gestão de Imobilizado.

F3M - Information Systems, S.A. 34


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Documentos

O separador Documentos tem como objectivo permitir que se efectue o arquivo dos
documentos relacionados com o bem em questão (garantias, cartas enviadas/recebidas do
fornecedor, facturas de reparações, etc). Assim, poderá contar com um local onde poderá
consultar todos esses documentos relativos ao bem.

Antes de anexar um documento, deverá criar os grupos de documentos (no mínimo terá de
existir um grupo de documentos). Para isso, clique em junto ao grupos e adicione a

abreviatura e nome do grupo que pretende. Depois, para anexar um documento, clique em
para indicar a localização do documento no seu computador e anexá-lo. Caso queira eliminar
um documento, seleccione-o e clique em . Tem ainda disponíveis dois botões para alternar
a forma como visualiza os documentos (ícones grandes ou pequenos) e coloque na
respectiva caixa de selecção caso pretenda efectuar a pré-visualização dos ficheiros de
imagem na própria janela.

Importa ainda referir que os documentos não são carregados para a aplicação. Os documentos
encontram-se algures no seu computador e é efectuada na aplicação uma ligação aos mesmos.
Quer isto dizer que caso elimine os documentos no computador, deixará de poder vê-los na
aplicação de Gestão de Imobilizado.

F3M - Information Systems, S.A. 35


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Garantias

No separador Garantias, terá a possibilidade de efectuar o registo de dados relacionados com a


garantia e com a manutenção dos bens.

No caso do registo da garantia, terá a possibilidade de introduzir uma data de final da garantia
do bem, assim como qualquer outro apontamento que entenda ser necessário (fornecedor,
etc.). No caso da manutenção, terá um campo de texto disponível, campo esse que poderá
utilizar livremente para os registos sobre aspectos relacionados com a manutenção do bem.

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Obra de Arte - 1

O separador Obra de Arte - 1 é destinado ao registo de informação dos bens da instituição que
são obras de arte, necessitando portanto de classificação adicional.

No registo da informação das obras de arte, deverá indicar o ano da obra, o artista da mesma,
qual o estilo e o tipo, assim como a dimensão da obra. Além destes campos tem ainda
disponível um espaço para alguma informação adicional que queira acrescentar. Na parte
inferior do formulário, deverá adicionar as avaliações que são feitas à obra, muitas vezes
necessário para entregar na seguradora. Para adicionar uma avaliação carregue em F5 e
indique a data da avaliação, o valor da obra, o avaliador e as observações que entenda
necessárias.

F3M - Information Systems, S.A. 37


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Obra de Arte - 2

No separador Obra de Arte - 2, deverá efectuar o registo referente ao estado de conservação


da obra em causa e das exposições em que esta participa.

Assim, terá um campo de texto que poderá utilizar livremente para tomar apontamentos quanto
ao actual estado de conservação da obra. Na parte inferior da janela poderá adicionar as
exposições em que a obra já participou. Para isso carregue em F5 e indique as datas de início e
fim da exposição a registar, indicando também o local em que a mesma se efectuou.

F3M - Information Systems, S.A. 38


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Além dos nove separadores com informação sobre um bem da instituição, na ficha terá ainda
três botões que o direccionam para opções relacionadas com o bem que está com a ficha
aberta no momento. Estes três botões são: Amortizações Manuais, Despesas e Relações.

Amortizações Manuais - Se aceder a esta opção, irá abrir o formulário das amortizações
manuais onde poderá consultar as mesmas para o bem da ficha em que se encontra. Além da
consulta das amortizações manuais, poderá efectuar todas as operações que lhe estão
inerentes e explicadas no ponto 13.1. Amortizações - Manutenção.

Despesas - Acedendo a esta opção, irá abrir o formulário das despesas ocorridas com o bem da
ficha em que se encontra. Além da consulta das despesas, poderá inserir, alterar ou apagar
despesas para o referido bem.

Relações - Caso aceda a esta opção, será aberto o formulário das relações entre bens. Aqui
pode consultar as relações que o bem da ficha em que se encontra tem com outros bens da
instituição. Poderá ainda adicionar ou remover relações deste bem.

* Referenciar as apólices na Ficha do Bem


É agora possível, na Ficha do Bem, e depois de seleccionar a seguradora, visualizar e
referenciar as apólices associadas à seguradora seleccionada.

F3M - Information Systems, S.A. 39


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Ao seleccionar uma apólice para o Bem em questão, será carregada automaticamente para os
respectivos campos a informação referente ao valor da apólice, datas e periodicidade da
mesma.

A aplicação permite-lhe ainda alterar a apólice, depois de a ter carregado da Tabela de


Seguradoras, lançando apenas um aviso a indicar que a apólice que inseriu não se encontra
vinculada a qualquer seguradora existente na WinIMB.

F3M - Information Systems, S.A. 40


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* Novo campo “Data Início” na Ficha do Bem


Foi ainda adicionado na Ficha do Bem o campo referente à data de início da apólice de seguro
do Bem.

9.1.2. Emissão Fichas *


Esta opção permite-lhe emitir as fichas completas dos bens da instituição. Normalmente é uma
opção utilizada quando se pretende imprimir as fichas para efeitos de arquivo. As fichas
emitidas irão conter toda a informação que consta na ficha do bem.

Para efectuar a emissão de fichas de bens, indique o ano dos bens para os quais pretende
emitir as fichas. Indique também se pretende emitir as fichas de todos os bens, dos bens não
amortizados ou dos bens amortizados. Por fim, poderá seleccionar um intervalo de bens a emitir
as respectivas fichas.

F3M - Information Systems, S.A. 41


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* Data de Início da apólice na listagem da Ficha do Bem


Na emissão da Ficha do Bem, já será apresentado o novo layout da informação relativa aos
seguros, com a indicação da Data Inicial.

9.1.3. Emissão Etiquetas


A emissão de etiquetas permite que emita etiquetas para os bens da instituição, em três
formatos distintos. As etiquetas vão conter o número da ficha e a descrição do bem, assim
como a sua localização. As etiquetas vão conter também um código de barras, destinado à
leitura óptica de amortizações.

Para efectuar a emissão da etiquetas dos bens, indique o ano dos bens para os quais pretende
emitir as respectivas etiquetas. Seleccione se pretende emitir as etiquetas para todos os bens
ou para todos excepto os bens abatidos. Seleccione qual o formato do papel em que pretende
que as etiquetas sejam emitidas. Caso deseje, poderá indicar um intervalo de fichas para o qual
serão emitidas as etiquetas.

9.2. Mapas

9.2.1. Parametrizável de Património


Através desta opção poderá emitir um mapa com o património da instituição, com a hipótese de
visualizar os campos que pretende a cada momento. A parametrização deste mapa está
dividida em quatro separadores distintos, que passamos a explicar de seguida.

No separador das opções, apenas terá de escolher os textos do cabeçalho e rodapé do mapa.

F3M - Information Systems, S.A. 42


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No separador dos filtros, deverá indicar as condições que, em conjunto, vão definir quais os
registos que depois serão apresentados no mapa. Poderá indicar até cinco filtros de resultados
em simultâneo.

No separador da ordenação terá a possibilidade de definir como pretende que sejam ordenados
os dados a apresentar no mapa de património. Terá três critérios de ordenação à sua
disposição, podendo em cada um deles fazer a ordenação de modo ascendente ou de modo
descendente. O primeiro critério terá prioridade sobre o segundo e o segundo terá prioridade
sobre o terceiro.

F3M - Information Systems, S.A. 43


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Por fim, no separador da parametrização, escolha quais os campos a incluir na listagem, se


pretende imprimir os títulos das colunas e se pretende imprimir linhas separadoras entre os
registos. Poderá ainda pré-visualizar os resultados antes de emitir o mapa.

F3M - Information Systems, S.A. 44


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9.2.2. Distribuição de Custos


Esta opção permite-lhe obter um mapa em que poderá observar, para cada valência, a
percentagem do custo de amortização da classe 6 imputada às respectivas valências. No mapa
poderá ver a quantidade, valor unitário e taxa de amortização de cada bem, os anos de
utilidade do bem, o valor acumulado das amortizações, o valor por amortizar, os anos de
utilidade que restam ao bem, e a percentagem de distribuição dos custos para a valência em
causa.

Para emitir o mapa de distribuição de custos, seleccione qual o intervalo de anos dos bens que
pretende que apareçam no mapa. Seleccione se serão apresentados no mapa todos os bens
adquiridos, apenas os bens novos ou apenas os bens usados. Indique ainda se serão
apresentados apenas os bens abatidos, não abatidos ou todos e se serão listados os bens com
cálculo automático de amortizações, sem cálculo automático ou todos os bens. Poderá ainda
indicar um intervalo de fichas, um grupo, um tipo de imobilizado e/ou uma valência a
apresentar.

Defina qual a ordenação que os dados a constar no mapa vão ter. Em Campos Disponíveis
seleccione aquele que pretende colocar como critério de ordenação e indique em baixo se esse
campo vai ser ordenado de forma ascendente ou descendente. Clique em para adicionar o
campo aos critérios de ordenação. Para retirar qualquer campo, seleccione-o e clique em .
As setas de Posição permite-lhe indicar qual a ordem de prioridade dos critérios escolhidos.

9.2.3. Distribuição por Conta Custos


Este mapa irá apresentar, para uma determinada conta de custos (conta 6), a informação das
valências às quais estão afectos os bens e a informação referente ao actual estado de vida útil
do bem. No mapa será apresentada, para cada conta de custo e para cada valência, a
quantidade, valor unitário e taxa de amortização de cada bem, os anos de utilidade do bem, o

F3M - Information Systems, S.A. 45


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valor acumulado das amortizações, o valor por amortizar e os anos de utilidade que restam ao
bem. Tem ainda um totalizador por valência.

Para emitir o mapa de distribuição por conta de custos, indique um intervalo de anos entre o
qual se encontram os bens a apresentar no mapa. Indique também qual a conta de custos a
analisar e seleccione se serão apresentados no mapa todos os bens adquiridos, apenas os bens
novos ou apenas os bens usados. Indique ainda se serão apresentados apenas os bens
abatidos, não abatidos ou todos e se serão listados os bens com cálculo automático de
amortizações, sem cálculo automático ou todos os bens. Poderá ainda indicar um intervalo de
fichas, um grupo, um tipo de imobilizado e/ou uma valência a apresentar.

Defina qual a ordenação que os dados a constar no mapa vão ter. Em Campos Disponíveis
seleccione aquele que pretende colocar como critério de ordenação e indique em baixo se esse
campo vai ser ordenado de forma ascendente ou descendente. Clique em para adicionar o
campo aos critérios de ordenação. Para retirar qualquer campo, seleccione-o e clique em .
As setas de Posição permite-lhe indicar qual a ordem de prioridade dos critérios escolhidos.

* Mapa Distribuição por Conta Custos com totalizadores


Para uma maior análise, no mapa Distribuição Por Conta Custos, foi introduzido um totalizador
por valência, como pode observar na imagem abaixo.

F3M - Information Systems, S.A. 46


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9.2.4. Localização por Valência


Esta opção tem como objectivo emitir uma listagem com a indicação das valências em que se
encontram localizados os diversos bens que a instituição possui. No mapa será apresentada,
para cada valência, a descrição e alguma informação adicional dos bens que lá se encontram
localizados.

Para emitir o mapa de localização por valência, indique um intervalo de anos entre o qual se
encontram os bens a apresentar no mapa. Seleccione se serão apresentados no mapa todos os
bens adquiridos, apenas os bens novos ou apenas os bens usados. Indique ainda se serão
apresentados apenas os bens abatidos, não abatidos ou todos e se serão listados os bens com
cálculo automático de amortizações, sem cálculo automático ou todos os bens. Poderá ainda
indicar um intervalo de fichas, um grupo, um tipo de imobilizado e/ou uma valência a
apresentar.

Defina qual a ordenação que os dados a constar no mapa vão ter. Em Campos Disponíveis
seleccione aquele que pretende colocar como critério de ordenação e indique em baixo se esse
campo vai ser ordenado de forma ascendente ou descendente. Clique em para adicionar o
campo aos critérios de ordenação. Para retirar qualquer campo, seleccione-o e clique em .
As setas de Posição permite-lhe indicar qual a ordem de prioridade dos critérios escolhidos.

F3M - Information Systems, S.A. 47


Manual de Utilizador WinIMB

9.2.5. Localização por Edifício


Esta opção tem como objectivo emitir uma listagem com a indicação dos edifícios em que se
encontram localizados os diversos bens que a instituição possui. No mapa será apresentada,
para cada edifício, a descrição e alguma informação adicional dos bens que lá se encontram
localizados.

Para emitir o mapa de localização por edifício, indique um intervalo de anos entre o qual se
encontram os bens a apresentar no mapa. Seleccione se serão apresentados no mapa todos os
bens adquiridos, apenas os bens novos ou apenas os bens usados. Indique ainda se serão
apresentados apenas os bens abatidos, não abatidos ou todos e se serão listados os bens com
cálculo automático de amortizações, sem cálculo automático ou todos os bens. Poderá ainda
indicar um intervalo de fichas, um grupo, um tipo de imobilizado e/ou um edifício a apresentar.

Defina qual a ordenação que os dados a constar no mapa vão ter. Em Campos Disponíveis
seleccione aquele que pretende colocar como critério de ordenação e indique em baixo se esse
campo vai ser ordenado de forma ascendente ou descendente. Clique em para adicionar o
campo aos critérios de ordenação. Para retirar qualquer campo, seleccione-o e clique em .
As setas de Posição permite-lhe indicar qual a ordem de prioridade dos critérios escolhidos.

F3M - Information Systems, S.A. 48


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9.2.6. Por Seguradora


A partir desta opção poderá emitir um mapa com a indicação dos bens que se encontram
segurados, com indicação da respectiva seguradora que detém a apólice. No mapa será
apresentada, para cada seguradora, a informação relativa ao bem segurado, como o valor do
bem, número e valor da apólice, data de fim da apólice e periodicidade em meses da mesma.

Para emitir o mapa de património por seguradora não necessita de preencher obrigatoriamente
qualquer campo. Porém, caso deseje, poderá seleccionar uma seguradora e/ou um edifício
específico a apresentar no mapa.

Poderá também definir qual a ordenação que os dados a constar no mapa vão ter. Em Campos
Disponíveis seleccione aquele que pretende colocar como critério de ordenação e indique em
baixo se esse campo vai ser ordenado de forma ascendente ou descendente. Clique em
para adicionar o campo aos critérios de ordenação. Para retirar qualquer campo, seleccione-o e
clique em . As setas de Posição permite-lhe indicar qual a ordem de prioridade dos critérios
escolhidos.

F3M - Information Systems, S.A. 49


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9.2.7. Por Taxa de Amortização


Esta opção tem por objectivo emitir uma listagem em que poderá consultar a informação
relativa aos bens da instituição, organizada pelas taxas de amortização aplicáveis aos mesmos.
No mapa será apresentada, para cada taxa de amortização, a descrição dos bens e a
informação da sua situação de utilidade actual.

Para emitir o mapa de património por taxa de amortização, indique o intervalo de taxas de
amortização que terão os bens a apresentar no mapa. Defina qual a ordenação que os dados a
constar no mapa vão ter. Em Campos Disponíveis seleccione aquele que pretende colocar como
critério de ordenação e indique em baixo se esse campo vai ser ordenado de forma ascendente

ou descendente. Clique em para adicionar o campo aos critérios de ordenação. Para retirar
qualquer campo, seleccione-o e clique em . As setas de Posição permite-lhe indicar qual a
ordem de prioridade dos critérios escolhidos.

F3M - Information Systems, S.A. 50


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9.2.8. Contas Contabilísticas


Através deste mapa poderá visualizar, para cada ficha de bem, as contas contabilísticas que
lhe estão associadas. No mapa será apresentada, para cada valência e para cada ficha de
bem, a respectiva conta de amortização, de abate, de imobilizado e de custos.

Para emitir o mapa de contas contabilísticas, indique um intervalo de anos entre o qual se
encontram os bens a apresentar no mapa. Seleccione se serão apresentados no mapa todos os
bens adquiridos, apenas os bens novos ou apenas os bens usados. Indique ainda se serão
apresentados apenas os bens abatidos, não abatidos ou todos e se serão listados os bens com
cálculo automático de amortizações, sem cálculo automático ou todos os bens. Seleccione se
será apresentada a conta de custos, de imobilizado, de abate, de amortização ou todas. Caso
seleccione uma conta específica, terá de a indicar no respectivo campo. Poderá ainda indicar
um intervalo de fichas, um grupo, um tipo de imobilizado e/ou uma valência a apresentar.

Defina qual a ordenação que os dados a constar no mapa vão ter. Em Campos Disponíveis
seleccione aquele que pretende colocar como critério de ordenação e indique em baixo se esse
campo vai ser ordenado de forma ascendente ou descendente. Clique em para adicionar o
campo aos critérios de ordenação. Para retirar qualquer campo, seleccione-o e clique em .
As setas de Posição permite-lhe indicar qual a ordem de prioridade dos critérios escolhidos.

F3M - Information Systems, S.A. 51


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9.2.9. Amortizações Passadas e Previstas


Através desta opção poderá emitir um mapa onde poderá visualizar, para cada bem, a
informação da vida útil actual do mesmo, assim como um quadro com as amortizações passadas
e outro com o plano de amortizações futuras do bem.

Para emitir o mapa de amortizações passadas e previstas, indique um intervalo de anos entre o
qual se encontram os bens a apresentar no mapa. Seleccione se serão apresentados no mapa
todos os bens adquiridos, apenas os bens novos ou apenas os bens usados. Indique ainda se
serão apresentados apenas os bens abatidos, não abatidos ou todos e se serão listados os
bens com cálculo automático de amortizações, sem cálculo automático ou todos os bens.
Poderá ainda indicar um intervalo de fichas, um grupo, um tipo de imobilizado, uma valência, um
edifício e/ou uma sala a apresentar.

Defina qual a ordenação que os dados a constar no mapa vão ter. Em Campos Disponíveis
seleccione aquele que pretende colocar como critério de ordenação e indique em baixo se esse
campo vai ser ordenado de forma ascendente ou descendente. Clique em para adicionar o
campo aos critérios de ordenação. Para retirar qualquer campo, seleccione-o e clique em .
As setas de Posição permite-lhe indicar qual a ordem de prioridade dos critérios escolhidos.

F3M - Information Systems, S.A. 52


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9.2.10. Localização por Sala


Esta opção tem como objectivo emitir uma listagem com a indicação das salas em que se
encontram localizados os diversos bens que a instituição possui. No mapa será apresentada,
para cada sala, a descrição e alguma informação adicional dos bens que lá se encontram
localizados.

Para emitir o mapa de localização por sala, indique um intervalo de anos entre o qual se
encontram os bens a apresentar no mapa. Seleccione se serão apresentados no mapa todos os
bens adquiridos, apenas os bens novos ou apenas os bens usados. Indique ainda se serão
apresentados apenas os bens abatidos, não abatidos ou todos e se serão listados os bens com
cálculo automático de amortizações, sem cálculo automático ou todos os bens. Poderá ainda
indicar um intervalo de fichas, um grupo, um tipo de imobilizado e/ou uma sala a apresentar.

Defina qual a ordenação que os dados a constar no mapa vão ter. Em Campos Disponíveis
seleccione aquele que pretende colocar como critério de ordenação e indique em baixo se esse
campo vai ser ordenado de forma ascendente ou descendente. Clique em para adicionar o
campo aos critérios de ordenação. Para retirar qualquer campo, seleccione-o e clique em .
As setas de Posição permite-lhe indicar qual a ordem de prioridade dos critérios escolhidos.

F3M - Information Systems, S.A. 53


Manual de Utilizador WinIMB

9.2.11. Listagem de Bens por Localização


Através desta opção poderá emitir uma listagem em que estão descritos os bens e as
respectivas quantidades, de acordo com a parametrização efectuada. Trata-se de uma opção
útil para efectuar o inventário da localização dos bens em determinado local.

Para emitir a listagem de bens por localização, indique um intervalo de anos entre o qual se
encontram os bens a apresentar no mapa. Seleccione se serão apresentados apenas os bens
abatidos, não abatidos ou todos e se serão apresentados no mapa todos os bens adquiridos,
apenas os bens novos ou apenas os bens usados. Poderá ainda indicar um intervalo de fichas,
uma valência, um edifício e/ou uma sala a apresentar.

Defina qual a ordenação que os dados a constar no mapa vão ter. Em Campos Disponíveis
seleccione aquele que pretende colocar como critério de ordenação e indique em baixo se esse
campo vai ser ordenado de forma ascendente ou descendente. Clique em para adicionar o
campo aos critérios de ordenação. Para retirar qualquer campo, seleccione-o e clique em .
As setas de Posição permite-lhe indicar qual a ordem de prioridade dos critérios escolhidos.

F3M - Information Systems, S.A. 54


Manual de Utilizador WinIMB

9.2.12. Valor de Património


Esta opção tem como objectivo emitir um mapa onde poderá consultar o valor total do
património da instituição, podendo indicar o ano a partir do qual serão incluídos os bens na
análise. No mapa será apresentada, a partir de uma determinada data parametrizada pelo
utilizador, uma lista com a descrições dos bens e informação das quantidades e valores dos
mesmos. Terá também no final um totalizador com o valor final do património.

Para emitir o mapa de valor de património, indique o ano a partir do qual se encontram os bens
a apresentar no mapa. Seleccione se serão apresentados apenas os bens abatidos, não
abatidos ou todos e se serão apresentados no mapa todos os bens adquiridos, apenas os bens
novos ou apenas os bens usados. Poderá ainda indicar um intervalo de fichas, uma valência,
um edifício e/ou uma sala a apresentar.

Defina qual a ordenação que os dados a constar no mapa vão ter. Em Campos Disponíveis
seleccione aquele que pretende colocar como critério de ordenação e indique em baixo se esse
campo vai ser ordenado de forma ascendente ou descendente. Clique em para adicionar o
campo aos critérios de ordenação. Para retirar qualquer campo, seleccione-o e clique em .
As setas de Posição permite-lhe indicar qual a ordem de prioridade dos critérios escolhidos.

F3M - Information Systems, S.A. 55


Manual de Utilizador WinIMB

9.2.13. Obras de Arte


Esta opção tem como objectivo efectuar a emissão de um mapa com informação relativa às
obras de arte que a instituição possui. No mapa resumido poderá ver, para cada obra de arte, a
dimensão da mesma, o ano, o artista, o estilo, o tipo de obra e o valor actual. No mapa
completo poderá ver ainda as diversas avaliações efectuadas à obra.

Para emitir o mapa de obras de arte, indique se pretende ver o mapa resumido ou completo.
Seleccione se serão apresentadas apenas as obras abatidas, não abatidas ou todas e se serão
apresentadas no mapa todas as obras adquiridas, apenas as obras novas ou apenas as obras
usadas. Poderá ainda indicar um intervalo de datas entre o qual se encontram as obras de arte
a apresentar no mapa, um intervalo de fichas, um estilo e/ou um tipo de obra a apresentar.

Defina qual a ordenação que os dados a constar no mapa vão ter. Em Campos Disponíveis
seleccione aquele que pretende colocar como critério de ordenação e indique em baixo se esse
campo vai ser ordenado de forma ascendente ou descendente. Clique em para adicionar o
campo aos critérios de ordenação. Para retirar qualquer campo, seleccione-o e clique em .
As setas de Posição permite-lhe indicar qual a ordem de prioridade dos critérios escolhidos.

F3M - Information Systems, S.A. 56


Manual de Utilizador WinIMB

9.3. Investimentos *
A partir desta opção terá a possibilidade de efectuar o registo de todos os investimentos
efectuados pela instituição. Para uma melhor organização da informação referente a um dado
investimento, os dados encontram-se divididos por três separadores distintos: Dados,
Distribuição de Valências e Observações.

Porém, qualquer que seja o separador que esteja a visualizar, existe informação que terá
sempre visível na janela. Assim, a todo o momento irá visualizar o ano do investimento, o
número da ficha e a descrição do investimento registado. Terá de definir estes campos no
momento em que regista o investimento.

Depois, no separador Dados, deverá adicionar as informações gerais relativas ao investimento.


Comece por indicar as datas de atribuição e aplicação do investimento. Indique também se
este exige cálculo de amortização ou não e seleccione se esta é constante no ano civil ou não.
Seleccione qual o tipo de investimento, o grupo, a entidade que subsidia o investimento e o
respectivo documento. Seleccione quais os números das contas de WinCTB (caso possua a
aplicação) 2745xxx e 7983xxx, relativas a diferimentos e proveitos, respectivamente. Indique
qual o valor do investimento, a taxa de amortização do mesmo e, caso se aplique, o valor não
amortizável do mesmo. Finalmente, indique a ficha do bem ao qual está associado o
investimento que está a efectuar o registo.

F3M - Information Systems, S.A. 57


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No separador Distribuição de Valências poderá adicionar as valências às quais será distribuído o


valor do investimento. Esta opção é utilizada sempre que queira imputar o valor de um dado
investimento a uma ou mais valências da instituição.

Assim, poderá indicar qual o número do documento na contabilidade, o número da conta de


amortização, o número da conta de imobilizado e o número da conta de custos. Depois, na
grelha apresentada, carregue em F5 para adicionar as valências às quais vai imputar o valor do
investimento. No formulário apresentado indique a valência pretendida e a percentagem de
distribuição referente a essa valência. Proceda da mesma forma para todas as valências que
pretender adicionar. Importa ainda referir que o total das percentagens de distribuição terá de
ser igual a 100%.

O separador Observações tem como objectivo efectuar o registo de qualquer observação


relacionada com o investimento efectuado. Tem à disposição uma caixa de texto onde poderá
apontar livremente as notas que entender necessárias.

F3M - Information Systems, S.A. 58


Manual de Utilizador WinIMB

* Investimentos
Nesta versão foi incluída, nas Fichas dos Investimentos, a possibilidade de inserir qualquer
número de conta da contabilidade, mesmo que estas não comecem por “2745…” ou por
“7983…”, respectivamente.

Contudo, quando adiciona um número de conta da contabilidade que não comece por “2745…”
ou por “7983…”, a aplicação lança um aviso, tal como é apresentado na figura abaixo, a
questioná-lo se pretende continuar com a operação.

F3M - Information Systems, S.A. 59


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9.4. Requisições

9.4.1. Manutenção
Através da manutenção de requisições poderá efectuar o registo dos bens que a instituição
cede a título de empréstimo a outras entidades, podendo deste modo efectuar um controlo
dessas saídas de bens.

Para adicionar uma nova requisição de um bem por parte de uma entidade externa, indique a
data da requisição e, caso pretenda, as datas de saída e de entrega do bem. Coloque o nome
da entidade que está a requisitar o bem, assim como o nome do responsável nessa entidade.
Poderá adicionar ainda alguma observação que entenda ser pertinente. Depois, carregando em
F5, deverá inserir na grelha as linhas com os bens que serão cedidos a título de empréstimo. No
formulário para adicionar os bens, indique o ano e número do bem a emprestar, assim como a
quantidade. Introduza tantas linhas quantos os bens a emprestar à entidade.

F3M - Information Systems, S.A. 60


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9.4.2. Emissão de Requisições


Esta opção permite-lhe efectuar a emissão das requisições efectuadas. Em cada ficha de
requisição emitida, poderá consultar toda a informação inserida no registo da requisição, como
as datas de registo, saída e entrada, a entidade a quem foram emprestados os bens e a
indicação dos bens emprestados.

Para efectuar a emissão de requisições, deverá indicar um intervalo de datas entre o qual se
encontram as requisições a emitir. Poderá também colocar o código de uma requisição em
particular a emitir.

9.5. Inventário

9.5.1. Manutenção
Esta opção permite-lhe efectuar o registo do inventário que existe em determinado local na
instituição, seja num edifício ou numa sala em determinado edifício. Cada registo de inventário
agrega a informação dos bens que estão localizados em determinado sítio na instituição, com
indicação da quantidade dos mesmos.

Para criar um novo registo de inventário, comece por identificar o ano, número do registo e
data do mesmo. Poderá adicionar também um responsável pelo inventário e alguma observação
que entenda pertinente. Depois, para efectuar o registo do inventário de um determinado local
na instituição, seleccione o edifício, sala ou ficha para os quais pretende efectuar o registo.

Clique em para carregar para a grelha os registos de bens de acordo com a

parametrização indicada. Por fim, clique em para finalizar o registo do inventário.

Tome como exemplo a imagem apresentada abaixo. Nós queremos efectuar um registo dos bens
que existem no gabinete de contabilidade, localizado no edifício administrativo. Partimos do
princípio que nas fichas dos bens foi inserido o local onde estes estariam localizados. Depois,
seleccionamos o edifício e a sala pretendidos (neste caso o edifício administrativo e o gabinete

de contabilidade) e clicamos em . Serão listados na grelha os bens que existem nessa sala,

com as respectivas quantidades. Finalmente clicamos em e está criado o registo de


inventário do gabinete de contabilidade do edifício administrativo.

F3M - Information Systems, S.A. 61


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9.5.2. Mapa de Localização para Inventário


O mapa de localização para inventário permite-lhe emitir uma listagem onde poderá visualizar os
bens numa determinada localização, com a indicação das quantidades dos mesmos e espaço
para inserir a quantidade contada de cada um deles. É um mapa útil quando pretende efectuar
a contagem de inventário.

Para emitir o mapa de localização para inventário, poderá indicar um edifício, sala e/ou ficha
específica a apresentar no mapa. Estes campos são de preenchimento facultativo, pelo que se
não os preencher, será emitido o mapa para a localização de todos os bens.

9.5.3. Mapa Comparativo de Inventário


O mapa comparativo de inventário permite-lhe emitir uma listagem com a indicação da
localização e quantidades dos bens registados numa determinada ficha de inventário,
comparando-as com as quantidades existentes nas fichas dos bens.

F3M - Information Systems, S.A. 62


Manual de Utilizador WinIMB

Para emitir o mapa comparativo de inventário, apenas necessita de indicar qual a ficha de
inventário que pretende que apareça no mapa.

10. Abates

10.1. Totais

10.1.1. Manutenção
A partir desta opção terá a possibilidade de adicionar, remover, alterar ou apenas consultar os
abates totais realizados aos bens que a instituição possui.

Para adicionar um novo abate total de um bem, indique o ano e número do bem para o qual
pretende realizar o abate. Ao inserir esta informação, os restantes campos informativos da
condição actual do bem serão preenchidos de forma automática. Depois, indique a data do
abate do bem e o valor do bem à data do abate. Por fim, seleccione o motivo pelo qual o bem
irá ser abatido.

10.1.2. Mapa Abate Entre Datas


Esta opção permite-lhe efectuar a emissão de um mapa onde poderá visualizar os bens
totalmente abatidos num determinado intervalo de datas definido pelo utilizador. No mapa será
apresentada uma lista em que, para cada bem abatido, é indicada a data do abate, o valor do
mesmo, e o motivo pelo qual o bem foi abatido.

Para emitir o mapa de abate total entre datas, indique o intervalo de datas entre o qual vai ser

F3M - Information Systems, S.A. 63


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apresentada a informação pretendida. Defina também qual a ordenação que os dados a constar
no mapa vão ter. Em Campos Disponíveis seleccione aquele que pretende colocar como critério
de ordenação e indique em baixo se esse campo vai ser ordenado de forma ascendente ou
descendente. Clique em para adicionar o campo aos critérios de ordenação. Para retirar
qualquer campo, seleccione-o e clique em . As setas de Posição permite-lhe indicar qual a
ordem de prioridade dos critérios escolhidos.

10.2. Parciais

10.2.1. Manutenção

A partir desta opção terá a possibilidade de adicionar, remover, alterar ou apenas consultar os
abates parciais realizados aos bens que a instituição possui.

Para adicionar um novo abate parcial de um bem, indique o ano e número do bem para o qual
pretende realizar o abate. Ao inserir esta informação, os restantes campos informativos da
condição actual do bem serão preenchidos de forma automática. Depois, indique a data do
abate do bem e o motivo pelo qual parte do bem irá ser abatido. Por fim, coloque a quantidade
a ser abatida, sendo que desta forma o valor do abate será calculado de forma automática com
base na informação da ficha do bem e das amortizações que já se realizaram. No entanto,
poderá alterar manualmente o valor do abate, de forma a que este se ajuste mais à realidade.

F3M - Information Systems, S.A. 64


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10.2.2. Mapa Abate Entre Datas

Esta opção permite-lhe efectuar a emissão de um mapa onde poderá visualizar os bens
parcialmente abatidos num determinado intervalo de datas definido pelo utilizador. No mapa
será apresentada, para cada bem abatido, a informação da data do abate, o valor do mesmo, o
motivo pelo qual o bem foi abatido, a quantidade abatida, o valor das amortizações acumuladas
e o valor ainda a amortizar após o abate.

Para emitir o mapa de abate parcial entre datas, indique o intervalo de datas entre o qual vai
ser apresentada a informação pretendida. Poderá também indicar o ano dos bens a apresentar
e um intervalo de bens que aparecerão no mapa. Defina qual a ordenação que os dados a
constar no mapa vão ter. Em Campos Disponíveis seleccione aquele que pretende colocar como
critério de ordenação e indique em baixo se esse campo vai ser ordenado de forma ascendente
ou descendente. Clique em para adicionar o campo aos critérios de ordenação. Para retirar
qualquer campo, seleccione-o e clique em . As setas de Posição permite-lhe indicar qual a
ordem de prioridade dos critérios escolhidos.

10.2.3. Mapa Registo Contabilidade


Esta opção permite-lhe efectuar a emissão de um mapa onde poderá visualizar os bens
parcialmente abatidos num determinado intervalo de datas definido pelo utilizador. A diferença
deste mapa para o mapa de abate parcial entre datas, é que este mapa é um auxiliar para os

F3M - Information Systems, S.A. 65


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movimentos a efectuar na aplicação de contabilidade - WinCTB, caso se considere necessário


regularizar os valores amortizados movimentados tendo em conta o registo de abate parcial de
um determinado bem. No mapa será apresentada, para cada abate parcial realizado, a
informação da data do abate, o valor do mesmo, o motivo pelo qual o bem foi abatido, a
quantidade abatida, o valor das amortizações acumuladas e o valor ainda a amortizar após o
abate.

Para emitir o mapa de registo de abate parcial para contabilidade, indique o intervalo de datas
entre o qual vai ser apresentada a informação pretendida. Poderá também indicar o ano dos
bens a apresentar e um intervalo de bens que aparecerão no mapa. Defina qual a ordenação
que os dados a constar no mapa vão ter. Em Campos Disponíveis seleccione aquele que
pretende colocar como critério de ordenação e indique em baixo se esse campo vai ser
ordenado de forma ascendente ou descendente. Clique em para adicionar o campo aos
critérios de ordenação. Para retirar qualquer campo, seleccione-o e clique em . As setas de
Posição permite-lhe indicar qual a ordem de prioridade dos critérios escolhidos.

11. Despesas

11.1. Manutenção
A partir desta opção poderá adicionar, remover, alterar ou apenas consultar qualquer despesa
que ocorra com um determinado bem da instituição (Por exemplo: reparações, limpezas,
revisões, etc.).

Para adicionar uma nova despesa de um determinado bem, comece por indicar o ano e número
do bem para o qual pretende efectuar o registo da mesma. Depois, carregue em F5 para
adicionar a despesa. Irá surgir um formulário onde deverá indicar a data da despesa, o valor
desta, o fornecedor (ou prestador do serviço) e as observações sobre a despesa.

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11.2. Mapas

11.2.1. Por Datas


Através desta opção poderá efectuar a emissão de um mapa onde poderá consultar as
despesas ocorridas com os bens entre um intervalo de datas. No mapa será apresentado, para
cada bem em que ocorreram despesas e para o intervalo de datas indicado, a data da despesa,
o fornecedor, a observação efectuada e o valor da despesa.

Para efectuar a emissão do mapa de despesas por datas, seleccione o intervalo de datas entre
o qual a informação será apresentada. Defina também qual a ordenação que os dados a
constar no mapa vão ter. Em Campos Disponíveis seleccione aquele que pretende colocar como
critério de ordenação e indique em baixo se esse campo vai ser ordenado de forma ascendente
ou descendente. Clique em para adicionar o campo aos critérios de ordenação. Para retirar

qualquer campo, seleccione-o e clique em . As setas de Posição permite-lhe indicar qual a


ordem de prioridade dos critérios escolhidos.

F3M - Information Systems, S.A. 67


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11.2.2. Global
Esta opção tem como objectivo emitir um mapa onde poderá consultar a informação referente
às despesas ocorridas com os bens da instituição de um determinado ano. No mapa resumido
será apresentada uma lista simples, com indicação do bem e do valor das despesas com o
mesmo. O mapa completo apresenta, para cada cada bem, a data de cada despesa e o
respectivo valor.

Para emitir o mapa de despesas global, indique o ano a que se referem os bens para os quais
pretende consultar o valor das despesas. Indique também se pretende visualizar o mapa
resumido ou o mapa completo. Seleccione o intervalo de bens a apresentar no mapa.
Finalmente, defina qual a ordenação que os dados a constar no mapa vão ter. Em Campos
Disponíveis seleccione aquele que pretende colocar como critério de ordenação e indique em
baixo se esse campo vai ser ordenado de forma ascendente ou descendente. Clique em
para adicionar o campo aos critérios de ordenação. Para retirar qualquer campo, seleccione-o e
clique em . As setas de Posição permite-lhe indicar qual a ordem de prioridade dos critérios
escolhidos.

12. Relações

12.1. Manutenção
A manutenção de relações permite-lhe estabelecer e registar as relações existentes entre
diferentes bens que a instituição possui e para os quais foram registadas fichas de bem para
cada um deles. Repare no exemplo dado na imagem abaixo: Nós adquirimos um computador em
JAN/2011. Em FEV/2011 adquirimos uma multifunções e um disco externo para serem utilizados
com o computador adquirido anteriormente. Neste caso, podemos dizer que estes bens se
encontram relacionados.

Desta maneira, para adicionar uma relação entre bens, seleccione o ano e número do bem ao
qual pretende relacionar outros bens. Depois, carregue em F5 para adicionar na grelha
apresentada as linhas com os bens relacionados ao bem indicado. No formulário de bens

F3M - Information Systems, S.A. 68


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relacionados, indique o ano e o número do bem relacionado. Adicione tantas linhas quantos os
bens que pretende relacionar. Não se esqueça que os bens necessitam de ter uma ficha de
bem individual para cada um deles.

12.2. Listagem
Esta listagem tem como objectivo apresentar as relações estabelecidas entre os bens que a
instituição possui. A listagem apresentará, para cada bem, a descrição dos bens relacionados e
o respectivo valor de cada um deles.

Para emitir a listagem de bens relacionados, seleccione a ficha do bem para o qual pretende ver
a relação de bens existente. Caso não seleccione qualquer ficha do bem, será apresentada a
listagem para todas as relações de bens que tiverem sido efectuadas.

13. Amortizações

13.1. Manutenção
Através da manutenção de amortizações poderá efectuar o registo, consulta ou eliminação de
amortizações de forma manual para um determinado bem que a instituição possui. Importa
referir que este não é o procedimento normal, trata-se antes de uma acção pontual, pois
sempre que possível deverá efectuar o cálculo automático das amortizações. De referir que só
pode efectuar amortizações para um bem quando este já tem amortizações efectuadas nos
anos anteriores, isto é, não podem existir lacunas de anos para as amortizações.

Para efectuar o registo manual de uma amortização para um determinado bem da instituição,

F3M - Information Systems, S.A. 69


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seleccione o bem na lista apresentada e clique em . No formulário, carregue em F5 para


adicionar uma nova amortização. Deste modo, seleccione o ano para o qual vai registar a
amortização do bem e qual a taxa de amortização a aplicar. O valor da amortização será
calculado de forma automática, podendo no entanto ser alterado manualmente. Caso deseje
eliminar amortizações, deverá carregar em F7, porém só poderá anular a última amortização de
cada bem. Quer isto dizer que se existirem amortizações efectuadas para os anos seguintes,
não conseguirá anular a amortização pretendida. Para isso terá de eliminar as amortizações dos
últimos anos em primeiro lugar.

13.2. Cálculo Automático


Esta opção permite-lhe efectuar o cálculo automático das amortizações dos bens da instituição
para o ano que se encontra activo na aplicação de imobilizado. De referir que só pode gerar
amortizações para um bem quando este já tem amortizações efectuadas nos anos anteriores,
isto é, não podem existir lacunas de anos para as amortizações.

Para efectuar o cálculo automático das amortizações dos bens para o ano activo, apenas

necessita de clicar em . Caso deseje efectuar o cálculo automático das amortizações para
um bem específico, indique o ano e o número da ficha do bem nos respectivos campos,

clicando no final em para efectuar a operação.

13.3. Anulação Automática


Esta opção permite-lhe efectuar a anulação automática das amortizações dos bens da
instituição para o ano que se encontra activo na aplicação de imobilizado. De referir que só
pode anular amortizações para os bens em que tenha efectuado o cálculo automático de
amortizações, isto é, não conseguirá efectuar anulação automática para as amortizações
efectuadas manualmente.

Para efectuar a anulação automática das amortizações dos bens para o ano activo, apenas

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necessita de clicar em . Caso deseje efectuar a anulação automática das amortizações


para um bem específico, indique o ano e o número da ficha do bem nos respectivos campos,

clicando no final em para efectuar a operação.

13.4. Mapas

13.4.1. Reintegrações e Amortizações


Esta opção tem como objectivo emitir um mapa onde poderá fazer a consulta das reintegrações
e das amortizações efectuadas para os bens, no ano indicado. Terá a possibilidade de emitir o
mapa normal ou então emitir o Modelo Oficial 32.1, para efeitos fiscais. No mapa normal poderá
consultar, para cada bem e para o ano seleccionado, os anos a amortizar o investimento, o
valor total a amortizar, o valor das amortizações acumuladas dos anos anteriores ao ano
seleccionado, a taxa de amortização aplicada, o valor amortizado no ano seleccionado e o valor
acumulado das amortizações.

Para emitir o mapa de reintegrações e amortizações de bens, comece por indicar o ano da
amortização que pretende consultar. Seleccione se pretender emitir o Modelo Oficial 32.1.
Depois, caso tenha optado por emitir o Modelo 32.1, poderá optar por emitir o mapa para um
determinado tipo de imobilizado ou para os elementos abatidos no exercício, além de ter que
indicar o período de tributação. Caso se trate do mapa normal, terá mesmo de seleccionar um
tipo de imobilizado a apresentar, não necessitando de colocar o período de tributação. Coloque
nas respectivas caixas de selecção se pretender incluir no mapa os bens abatidos e os bens
com taxa igual a zero. Seleccione a descrição a surgir no mapa.

Indique ainda se vai emitir a listagem por número de ficha do bem, por conta, por taxa de
amortização ou por grupo. Se optar emitir a listagem por número da ficha do bem, seleccione
se serão apresentados todos os bens, os bens amortizáveis ou os bens totalmente
amortizados. Caso opte por emitir a listagem por conta, indique o número da conta que
pretende que apareça no mapa. Se quiser emitir a listagem por taxa de amortização, seleccione
a taxa de amortização a analisar. Se optar por emitir a listagem por grupo, seleccione o grupo a
apresentar.

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13.4.2. Por Ano Utilização


Através desta opção poderá emitir uma listagem com a informação relativa às amortizações dos
bens num determinado ano, indicando o ano de início de utilização do bem. No mapa poderá
consultar, para cada bem e para o ano de amortização seleccionado, o valor total a amortizar,
os anos a amortizar o investimento, a taxa de amortização aplicada, o valor amortizado no ano
seleccionado, o valor das amortizações acumuladas e o valor ainda por amortizar.

Para emitir o mapa de amortizações por ano de utilização, indique o ano inicial de utilização dos
bens a apresentar e o ano de amortização dos mesmo a constar no mapa. Seleccione se será
apresentada a descrição do bem ou a descrição do grupo e indique o tipo de imobilizado que irá
aparecer no mapa.

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13.4.3. Por Valência


Com esta opção terá a possibilidade de emitir um mapa com a informação das amortizações
efectuadas num determinado ano, distribuídas pelas diferentes valências da instituição. No
mapa será apresentada, para o ano de amortização indicado e para cada bem, a informação
das contas e valências às quais são relativas as amortizações, assim como o valor amortizado.

Para emitir o mapa de amortizações por valência, seleccione qual o ano de amortização a
apresentar no mapa. Indique também se no mapa irá constar a descrição do bem ou a
descrição do grupo. Por fim, seleccione na lista apresentada a valência ou valências a analisar.

13.4.4. Resumo de Amortizações


Através desta opção poderá emitir uma listagem com a informação resumida da situação das
amortizações dos bens, mediante a indicação de um ano das fichas dos bens. No mapa será
apresentada a informação, para cada bem, da quantidade comprada e taxa de amortização
aplicada, o valor da compra, os anos de utilidade do bem, o valor acumulado das amortizações,

F3M - Information Systems, S.A. 73


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os anos que restam de utilidade do bem, o valor por amortizar, assim como as contas de
amortização, imobilizado e de custos.

Para emitir o mapa resumo de amortizações, deverá indicar o ano da ficha dos bens que
pretende visualizar no mapa. Os restantes campos são de carácter facultativo, pelo que poderá
emitir o mapa sem os preencher. Assim, caso deseje, poderá indicar um intervalo de fichas de
bens a apresentar, um grupo, um tipo de imobilizado, uma taxa de amortização, uma conta de
custos, de amortização ou de imobilizado específica.

Defina qual a ordenação que os dados a constar no mapa vão ter. Em Campos Disponíveis
seleccione aquele que pretende colocar como critério de ordenação e indique em baixo se esse
campo vai ser ordenado de forma ascendente ou descendente. Clique em para adicionar o
campo aos critérios de ordenação. Para retirar qualquer campo, seleccione-o e clique em .
As setas de Posição permite-lhe indicar qual a ordem de prioridade dos critérios escolhidos.

13.4.5. Simulação de Amortizações


Através desta opção poderá emitir um mapa em que poderá obter uma simulação das
amortizações dos bens a serem efectuadas para o ano indicado na parametrização. O mapa
que irá emitir será um mapa semelhante ao Modelo Oficial 32.1.

Para emitir o mapa de simulação de amortizações deverá indicar o ano para o qual pretende
simular as amortizações a fazer, assim como o tipo de imobilizado que irá ser apresentado no
mapa.

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13.4.6. Distribuição Mensal de Amortizações


O mapa de distribuição mensal de amortizações tem por objectivo a emissão de um quadro
onde poderá observar os valores amortizados de cada bem em cada um dos meses do ano, sem
ter necessidade de efectuar a descarga para WinCTB. No quadro terá também totalizadores do
valor por ano/bem e também totalizadores por mês.

Para emitir o mapa de distribuição mensal de amortizações, indique o ano para o qual pretende
ver a distribuição das amortizações efectuadas. Indique também qual o tipo de imobilizado que
pretende que seja apresentado no mapa.

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13.5. Investimentos

13.5.1. Manutenção
Através da manutenção de investimentos poderá efectuar o registo, consulta ou eliminação de
amortizações de forma manual para um determinado investimento que a instituição possui.
Importa referir que este não é o procedimento normal, trata-se antes de uma acção pontual,
pois sempre que possível deverá efectuar o cálculo automático das amortizações. De referir
que só pode efectuar amortizações para um investimento quando este já tem amortizações
efectuadas nos anos anteriores, isto é, não podem existir lacunas de anos para as
amortizações.

Para efectuar o registo manual de uma amortização para um determinado investimento da

instituição, seleccione o investimento na lista apresentada e clique em . No formulário,


carregue em F5 para adicionar uma nova amortização. Deste modo, seleccione o ano para o
qual vai registar a amortização do investimento e qual a taxa de amortização a aplicar. O valor
da amortização será calculado de forma automática, podendo no entanto ser alterado
manualmente. Caso deseje eliminar amortizações, deverá carregar em F7, porém só poderá
anular a última amortização de cada investimento. Quer isto dizer que se existirem
amortizações efectuadas para os anos seguintes, não conseguirá anular a amortização
pretendida. Para isso terá de eliminar as amortizações dos últimos anos em primeiro lugar.

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13.5.2. Cálculo Automático


Esta opção permite-lhe efectuar o cálculo automático das amortizações dos investimentos da
instituição para o ano que se encontra activo na aplicação de imobilizado. De referir que só
pode gerar amortizações para um investimento quando este já tem amortizações efectuadas
nos anos anteriores, isto é, não podem existir lacunas de anos para as amortizações.

Para efectuar o cálculo automático das amortizações dos investimentos para o ano activo,

apenas necessita de clicar em . Caso deseje efectuar o cálculo automático das


amortizações para um investimento específico, indique o ano e o número da ficha do

investimento nos respectivos campos, clicando no final em para efectuar a operação.

13.5.3. Mapa Reintegrações e Amortizações


Esta opção tem como objectivo emitir um mapa onde poderá fazer a consulta das reintegrações
e das amortizações efectuadas para os investimentos, no ano indicado. No mapa poderá
consultar, para cada investimento e para o ano seleccionado, os anos a amortizar o
investimento, o valor total a amortizar, o valor das amortizações acumuladas dos anos
anteriores ao ano seleccionado, a taxa de amortização aplicada, o valor amortizado no ano
seleccionado e o valor acumulado das amortizações.

Para emitir o mapa de reintegrações e amortizações de investimentos, comece por indicar o


ano da amortização que pretende consultar. Seleccione qual o tipo de imobilizado a apresentar
e a descrição a surgir no mapa. Indique ainda se vai emitir a listagem por número de
investimento, por conta ou por taxa de amortização. Caso opte por emitir a listagem por conta,
indique o número das contas que pretende que apareçam no mapa. Se quiser emitir a listagem
por taxa de amortização, seleccione a taxa de amortização a analisar no mapa.

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13.6. Amortizações por Leitura Óptica


Esta opção permite-lhe efectuar a amortização dos bens da instituição para o ano que se
encontra activo através da leitura de um código de barras presente nas etiquetas dos
respectivos bens.

Para efectuar a amortização de um determinado bem para o ano activo, é necessária a


utilização de um leitor óptico de códigos de barras. Ao passar o leitor óptico na etiqueta do
bem para o qual pretende registar a amortização, a aplicação de imobilizado irá identificar o
bem e efectuar o registo da amortização para o ano que se encontra activo. De referir que só
pode efectuar amortizações para um bem quando este já tem amortizações efectuadas nos
anos anteriores, isto é, não podem existir lacunas de anos para as amortizações.

13.7. Painel de Bordo


O painel de bordo é uma janela que permite fazer a consulta de um conjunto de informações de
gestão que o vão auxiliar a perceber os valores que se movimentaram em determinadas
situações num determinado intervalo de anos. O painel de bordo é composto por dois
separadores distintos, de forma a separar informação distinta. Os separadores são Fichas e
Totais.

Qualquer que seja o separador em que se encontra, terá sempre visível a informação do
intervalo de anos que estará em análise, intervalo esse que deverá definir antes de consultar a
informação.

Depois, no separador Fichas, poderá fazer a consulta dos valores relativos às amortizações,
abates e despesas de uma determinada ficha, assim como os valores relativos às amortizações
de um dado investimento. Para visualizar esta informação, indique a ficha do bem ou ficha do

investimento (conforme a situação) que pretende analisar e clique no botão respectivo.

F3M - Information Systems, S.A. 78


Manual de Utilizador WinIMB

No separador Totais, poderá consultar a informação dos valores totais relativos ao património,
às amortizações, às despesas e aos abates de bens, assim como os valores totais dos
investimentos e das amortizações dos mesmos. Para visualizar os valores, apenas necessita de

clicar no botão referente a cada um dos tipos de valores a consultar.

13.8. Ficheiro CEP-OCIP


A partir desta opção poderá efectuar o preenchimento de forma automática da informação
referente ao separador 66.AMORTIZ do ficheiro Excel CEP-OCIP disponibilizado pela Segurança
Social.

F3M - Information Systems, S.A. 79


Manual de Utilizador WinIMB

Para efectuar esta operação, comece por identificar a localização no seu computador do
ficheiro Excel CEP-OCIP disponibilizado pela Segurança Social. Para isso, clique em e indique
a localização do mesmo. Depois, deverá indicar se irá ser gerado um novo ficheiro ou se será
actualizado o ficheiro existente. Se optar por gerar um novo ficheiro, será criado um novo
ficheiro excel na pasta da aplicação no seu computador, já com a informação preenchida. Se
optar por actualizar o ficheiro existente, será actualizado o ficheiro excel seleccionado, já com

a informação preenchida. Para finalizar a operação, clique em .

Toda a informação exportada para o ficheiro Excel CEP-OCIP disponibilizado pela Segurança
Social deverá ser validada pelo utilizador.

14. Descarga WinCTB


Este módulo tem como objectivo orientar a descarga para a aplicação de Contabilidade -
WinCTB das amortizações (automáticas e manuais) e dos abates efectuados.

A descarga na aplicação de Contabilidade - WinCTB deverá ser previamente preparada tendo


em conta os aspectos a seguir apresentados.

Nos parâmetros da instituição, nos Dados Gerais:

- Ligação à Contabilidade: Sim/Não - indicar que a instituição e a sua Gestão de Imobilizado


têm ligação à WinCTB, onde se vai fazer a descarga das amortizações e abates da Gestão de
Imobilizado;

- Directoria: indicar os dados para o acesso à aplicação de contabilidade - WinCTB;

- Na ficha do bem deve ter em atenção a Distribuição na Contabilidade por forma a ser
correcta a acção de descarga das amortizações e/ou abates.

14.1. Manutenção
Com esta opção, poderá efectuar a descarga do valor das amortizações e dos abates dos bens
para a aplicação de contabilidade - WinCTB. Na grelha apresentada, serão listadas todas as
amortizações e todos os abates em condições de serem descarregados na contabilidade, isto
é, que tenham sido registados para o ano que se encontra activo. Deve ser referido que, no
caso das amortizações, um bem pode aparecer em mais do que uma linha, em função das
valências pelas quais será distribuída a amortização.

Para efectuar a descarga de amortizações/abates na WinCTB, comece por seleccionar se


pretende descarregar amortizações ou abates.

F3M - Information Systems, S.A. 80


Manual de Utilizador WinIMB

No caso de pretender descarregar amortizações, seleccione se quer proceder à descarga das


amortizações dos bens ou dos investimentos. Indique ainda se pretende que o valor da
descarga das amortizações seja imputado ao mês 13 ou seja distribuído por todos os meses do
ano em causa.

No caso de pretender descarregar abates, seleccione se pretende descarregar os abates totais


ou os abates parciais. Seleccione também se pretende que o valor dos abates seja imputado
ao mês 13 ou ao mês em que ocorreu o abate. Depois de efectuar a parametrização, clique em

para carregar para a grelha as linhas que correspondem à parametrização efectuada.

As linhas a descarregar na contabilidade deverão estar correctamente definidas ao nível das


valências e das contas da contabilidade a movimentar. Caso não estejam, deverá defini-las na
ficha do bem, caso contrário não conseguirá descarregar essas amortizações/abates. Para
efectuar uma alteração às contas ou valências na própria linha, clique em F6.

Será apresentado um formulário como o que se apresenta em baixo, onde poderá efectuar as
alterações às contas e à valência que desejar.

Para desmarcar uma ou mais linhas, fazendo com que estas não sejam descarregadas, carregue

em F7 (desmarcando assim a caixa de selecção da linha). Clique em para validar a


descarga das linhas seleccionadas.

Finalmente, para finalizar a descarga das amortizações/abates, deverá definir os parâmetros da


descarga na WinCTB. Indique o diário em que serão registadas as descargas e o descritivo a
atribuir às mesmas. O campo do contador será preenchido automaticamente de acordo com o
contador interno no diário escolhido. Coloque ainda nas respectivas caixas de selecção se
pretender que os movimentos do mesmo tipo ou as contas do mesmo tipo sejam agrupadas na

aplicação de contabilidade. Clique em para validar a descarga.

F3M - Information Systems, S.A. 81


Manual de Utilizador WinIMB

Caso a descarga das amortizações ou dos abates seja efectuada com sucesso, será
apresentada uma mensagem informativa como a que se apresenta na imagem abaixo.

14.2. Listagem
Esta opção permite-lhe obter uma listagem com as amortizações/abates dos bens a
descarregar ou já descarregados para a aplicação de contabilidade - WinCTB. Na listagem será
apresentada, para cada amortização a descarregar/descarregada, a respectiva distribuição de
valências e suas percentagens, as contas da contabilidade a movimentar (a débito e a crédito)
e o valor da amortização. É também apresentado um totalizador das descargas. Esta listagem é
normalmente emitida antes de efectuar uma descarga.

Para emitir a listagem de amortizações na contabilidade, escolha se pretende ver as


amortizações ou os abates. Indique também se deseja visualizar os bens ou os investimentos e
se serão apresentados os documentos já descarregados na contabilidade ou aqueles que ainda
não foram descarregados na contabilidade.

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15. Utilitários

15.1. Parâmetros da Instituição


Nos parâmetros da instituição poderá preencher todos os dados relativos à instituição que criou
na aplicação de gestão de imobilizado.

A informação encontra-se dividida por três separadores, de modo a que o utilizador possa
identificar facilmente onde deverá parametrizar a informação pretendida. Todos os separadores
são analisados de seguida. O código identificativo, nome da instituição e ano activo dos dados
estarão sempre visíveis, qualquer que seja o separador em que se encontre.

É também aqui que poderá criar uma nova instituição na WinIMB. Para isso terá apenas de

fechar todas as instituições, aceder a Manutenção Instituições e clicar em para abrir uma

ficha da instituição vazia. Preencha os dados e confirme a nova instituição em .

15.1.1. Dados Instituição


O separador dos Dados da Instituição engloba a informação referente à localização e contactos
da instituição, assim como a indicação do número de contribuinte, código de classificação de
actividade económica (CAE) e nome do responsável da instituição.

Para o preenchimento deste separador, comece por indicar o número de contribuinte, o código
de classificação de actividade económica (CAE) e o nome do responsável da instituição. Deverá
ainda indicar os dados de localização da instituição e as informações de contacto da mesma.

15.1.2. Dados Gerais


Este separador permite-lhe fazer a configuração das opções relacionadas com a ligação à
WinCTB - Contabilidade, WinGVT - Gestão de Viaturas e informação relativa às amortizações.

Desta maneira, para começar a efectuar a parametrização da ligação à aplicação de


contabilidade, necessita de fechar a instituição. Para fazer o fecho da instituição deverá ir a
Instituições > Fechar Instituição. Depois da instituição fechada poderá então aceder a

F3M - Information Systems, S.A. 83


Manual de Utilizador WinIMB

Utilitários > Parâmetros da Instituição e clicar em naquela que pretende parametrizar. Para
fazer a parametrização da ligação à WinCTB seleccione "Sim" no canto superior esquerdo. De
seguida, indique qual o servidor, qual o utilizador e qual o código da instituição na respectiva
aplicação. Poderá também inserir uma password de acesso e o código do equipamento, caso

pretenda. Finalmente, clique em para efectuar a ligação. No caso da ligação ser efectuada
correctamente, será apresentada uma janela de aviso de ligação válida.

Depois de parametrizada a ligação à aplicação de contabilidade, poderá indicar um valor mínimo


a ser amortizável. Caso indique um valor mínimo, nenhuma amortização abaixo desse valor será
efectuada. Deverá indicar também qual o tipo de amortização a adoptar (Geral Duodecimal,
Geral Anual ou Por Ficha). Terá ainda a possibilidade de indicar o código da instituição na
WinGVT para que seja criada a ficha de uma viatura também na aplicação de gestão de
viaturas aquando da aquisição e registo da mesma nesta aplicação. Finalmente, seleccione se
os filtros criados serão guardados por posto ou por utilizador.

15.1.3. Configuração Listagem


No separador de Configuração da Listagem, poderá pré-definir algumas opções relacionadas
com as listagens a serem emitidas através da WinIMB - Gestão de Imobilizado.

Desta forma, comece por indicar se pretende incluir nas listagens a identificação da instituição,
o logótipo da mesma ou se pretende emiti-las em papel timbrado. Caso opte por incluir o

logótipo nas listagens, deverá também clicar em e indicar a localização no seu computador

da imagem que pretende incluir nas listagens. Se clicar em irá eliminar a imagem
seleccionada. Poderá seleccionar também as margens que os mapas terão, assim como o texto
que irá constar quer no cabeçalho, quer no rodapé dos mapas.

F3M - Information Systems, S.A. 84


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15.2. Portal Social


Nesta opção, o utilizador poderá fazer a interligação entre a WinIMB e o Portal Social e
Processos Chave. Para isso, basta colocar o endereço do Portal Social e/ou dos Processos
Chave no respectivo campo, assim como a password de cada um deles. Deste modo, o
utilizador poderá consultar os eventos e toda a informação relativa aos mesmos na WinIMB.

15.3. Arquivo de Imagens


Esta opção permite-lhe fazer um arquivo de imagens onde poderá, por exemplo, arquivar as
fotografias dos bens que a instituição possui.

Para adicionar uma nova imagem ao arquivo, clique em e indique a localização da imagem

no computador. Para apagar uma imagem clique em . É importante referir que a imagem
não fica alojada na aplicação, apenas é criada uma ligação à localização da imagem no
computador.

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15.4. Actualização e Recálculo

15.4.1. Recálculo de Valores


Esta opção permite que a aplicação faça o recálculo dos valores dos bens da instituição ou a
validação das amortizações inconsistentes, caso se verifique alguma anomalia nos mesmos
devido a um qualquer acontecimento.

Para efectuar o recálculo dos valores, apenas necessita de escolher qual o tipo de recálculo

que pretende efectuar e clicar em para iniciar o processo de recálculo.

15.5. Calculadora
Esta opção irá abrir a calculadora do Windows, caso seja necessária para alguma operação no
decorrer do seu trabalho.

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15.6. Janelas

15.6.1. Alinhar Horizontalmente


Esta opção destina-se a parametrizar o modo como deverá visualizar as janelas da WinIMB. Tal
como o nome indica, escolhendo esta opção irá alinhar as janelas da aplicação de forma
horizontal.

15.6.2. Alinhar Verticalmente


Esta opção destina-se a parametrizar o modo como deverá visualizar as janelas da WinIMB. Tal
como o nome indica, escolhendo esta opção irá alinhar as janelas da aplicação de forma
vertical.

15.6.3. Alinhar em Cascata


Esta opção destina-se a parametrizar o modo como deverá visualizar as janelas da WinIMB. Tal
como o nome indica, escolhendo esta opção irá alinhar as janelas da aplicação em cascata.

15.7. Sistema de Alertas

15.7.1. Gestão do Sistema


A parametrização do Gestor de Alertas está disponível somente para o utilizador “Admin” e só
necessita de ser executada na inicialização do processo, pois a partir da 1ª execução a
aplicação guarda a informação necessária ao arranque deste serviço na inicialização da
aplicação.

Na parametrização do sistema de Alertas deve ser indicado o nome do servidor e o caminho


local da aplicação. Deve ainda ser indicado o período de tempo (em minutos) de verificação de
novos alertas assim como o período de tempo (em horas) em que serão gerados novos alertas.

Este procedimento pode ser realizado em qualquer computador da rede, desde que a máquina
tenha permissões de activação de tarefas agendadas no servidor. Preferencialmente, a
parametrização deverá ser executada no servidor.

F3M - Information Systems, S.A. 87


Manual de Utilizador WinIMB

Após activação do sistema, ficam disponíveis o Gestor de Alertas, o Emissor de Alertas


Instantâneos e a Agenda de Alertas.

O Administrador (“Admin”) tem ainda disponíveis a Desactivação do Sistema, se pretender


inactivar o mesmo e a Parametrização do Sistema, caso pretenda alterar os tempos de
verificação e geração de alertas.

Para todos os utilizadores estão disponíveis as seguintes opções:


Gestor de Alertas: consultar e remover os alertas recebidos, por utilizador;
Emissor de alertas: enviar alertas entre utilizadores;
Agenda de alertas: parametrizar a geração de alertas para vários utilizadores.

15.7.2. Gestor de Alertas


Neste módulo o utilizador consulta os alertas emitidos para si. Na grelha, o utilizador tem
indicação da seguinte informação:

Alerta: Texto da mensagem;


Estado: Lido ou Não Lido;
Origem: Geral: alerta agendado para um ou vários utilizadores;
Nome do utilizador: Utilizador que enviou o alerta;
Data: Data da geração do alerta;

Tipo: Tipo do alerta: Critico , Informativo ou Indiferente (sem imagem) – associa


uma imagem ao alerta, indicativa do género da mensagem, que é apresentada na consulta do
alerta;
Categoria: Tabela de origem do alerta – indicação da tabela de consulta do alerta.

Em baixo, é apresentada a mensagem de alerta e a imagem associada ao tipo de alerta.

F3M - Information Systems, S.A. 88


Manual de Utilizador WinIMB

O utilizador pode nesta grelha apagar os alertas lidos , mudar o estado do alerta , para
além das usuais operações de localização, filtragem e ordenação da informação na grelha.

De acordo com a parametrização do administrador da aplicação, a aplicação verifica a


“chegada” de novos alertas dando indicação ao utilizador.

15.7.3. Emissor de Alertas Instantâneos


A partir desta opção o utilizador pode enviar alertas para outro utilizador da aplicação. O
utilizador deve indicar o tipo de mensagem:Informação, Crítico ou Indiferente, qual o
destinatário do alerta e o texto.

O destinatário terá informação de alerta novo na próxima verificação de alertas.

15.7.4. Agenda de Alertas


Nesta opção o utilizador pode parametrizar alertas tendo em conta a informação nas tabelas
das bases de dados e/ou uma certa data. Na grelha da alertas agendados é apresentada
alguma informação acerca dos alertas:

Designação: Texto identificativo do alerta;


Base: Condicional - tem por base de informação a base de dados;
Incondicional - Não se baseia na informação da base de dados para gerar os alertas;

Data Inicial – Data Final: Intervalo de tempo no qual o alerta deverá ser gerado;
Último Lançamento: Sucesso - foi executado com sucesso;
Insucesso - a execução do alerta agendado não teve sucesso, tendo
ocorrido algum erro;
Não executado – A data de geração do alerta ainda não ocorreu.

A construção de alertas é sequencial:

1º passo: Indicar o texto identificativo do alerta.

F3M - Information Systems, S.A. 89


Manual de Utilizador WinIMB

2º passo: Indicar a base de definição do alerta:

Condicional: Tem por base informação na base de dados – permite que sejam gerados alertas
quando determinada condição se verificar nas tabelas da base de dados;
Incondicional: Independente da informação na base de dados – a utilizar na geração de alertas
dependentes de datas, ou que se pretende que sejam enviados a todos os utilizadores numa
determinada data.

Caso a opção seja por Alertas Condicionais:

3º passo: Indicar a tabela de origem dos dados assim como os campos e condições a verificar
na geração do alerta.

Exemplo: pretende-se ser avisado quando uma despesa ultrapasse os 1000€ de valor. Então
selecciona-se na tabela de despesas realizadas o valor da despesa maior do que 1000.

F3M - Information Systems, S.A. 90


Manual de Utilizador WinIMB

Alguns exemplos:

WinGTE
Exemplo de Alertas: O saldo da Conta Bancária inferior a 500€ (D)
Condição do Alerta: Texto do Alerta:
Tabela: Contas Bancárias Texto Inicial: O saldo da conta
Campo: Saldo Texto Variável: Código
Critério:é menor ou igual a Texto Intermédio: -
Valor: 500 Texto Variável: Número Conta
Campo: Natureza Texto Intermédio: é menor ou igual a 500 €. É de:
Critério:é igual a Texto Variável: Saldo
Valor: D Texto Final: €.

O texto criado por este alerta será do tipo: “O saldo da conta 1- 004458454564 é menor ou
igual a 500 €. É de 390 €.”

WinSEC
Exemplos de alertas: Stock do artigo ALCA001 é inferior a 10 Unidades.
Condição do Alerta: Texto do Alerta:
Tabela: Artigos Texto Inicial: Existe, em stock, do artigo
Campo: Codigo Texto Variável: Codigo
Critério: é igual a Texto Intermédio: -
Valor: ALCA001 Texto Variável: Designação
Campo: Quantidade Stock Texto Intermédio:
Critério: é menor ou igual a Texto Variável: Quantidade Stock
Valor: 10 Texto Final: unidades.

O texto criado por este alerta será do tipo: “Existe, em stock, do artigo ALCA001 – Designação
do Artigo 10 unidades”

4º passo: Seleccionar as instituições a serem analisadas pela condição indicada pelo utilizador.

O utilizador tem disponíveis todas as instituições que existem criadas na aplicação e é-lhe
possibilitado seleccionar quais interessa consultar. Os alertas gerados serão apresentados
independentemente da instituição activa no momento.

F3M - Information Systems, S.A. 91


Manual de Utilizador WinIMB

5º passo: Construção do texto a apresentar pelo gestor de alertas.

Ao utilizador é pedido que indique o texto fixo e, opcionalmente 3 campos da tabela analisada.
O alerta, se o utilizador o pretender, pode indicar qual a instituição a que se refere a
mensagem.

Exemplo: O texto do alerta apresentado na imagem gerará mensagens do tipo: "A despesa
(obs.despesa) apresentou um valor superior a 1000€. O valor da despesa foi (valor da
despesa)".

6º passo: Tipo de alerta: associa uma imagem indicativa acerca do tipo de alerta: Critico ;

Informativo ou Indiferente (sem imagem).

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7º passo: Selecção dos destinatários do alerta, entre os utilizadores da aplicação.

8º passo: Indicação do intervalo de tempo em que se pretende que o alerta seja gerado.

Caso o utilizador pretenda agendar o alerta num (ou vários) dia(s) fixo(s) do ano/mês, deve
indicar a data final igual à data inicial, dando então a aplicação a possibilidade de indicar em
que meses se irá repetir o alerta. Caso o utilizador pretenda agendar o alerta sempre que as
condições indicadas se verificarem, não deve indicar a data final.

F3M - Information Systems, S.A. 93


Manual de Utilizador WinIMB

9º passo: Indicação da acção a realizar caso a data prevista do alerta tenha sido ultrapassada,
isto é, se no dia em que a geração do alerta estava prevista, por algum motivo este não foi
gerado (por exemplo, o servidor estar desligado na data prevista).

As acções possíveis são: Lançar na próxima geração de alertas, indicando o texto adicional,
ou Ignorar, não lançando o alerta, concluindo assim a parametrização do alerta.

Caso a opção seja por Alertas Incondicionais:

O utilizador deve indicar qual o texto do alerta a ser enviado na data prevista.

F3M - Information Systems, S.A. 94


Manual de Utilizador WinIMB

O passo seguinte no agendamento de alertas incondicionais é o nº 6 dos Alertas Condicionais,


seguindo os passos a partir daí.

15.8. Sistema de Reconhecimento de Voz


O Sistema de Reconhecimento de Voz permite ao utilizador um acesso mais directo às
funcionalidades mais utilizadas na aplicação, facilitando os processos da Instituição.

Depois de associada uma palavra emitida pelo Utilizador a um determinado processo da


aplicação, sempre que o sistema a detectar será despoletada a acção definida.

As palavras vocalizadas pelo Utilizador vão substituir o clique no botão, ou seja, vai ser
emulado o clique no botão. Por exemplo:

Se o utilizador associar a palavra “Guardar” ao botão "Gravar" , quando o sistema


detectar a palavra “Guardar” a aplicação executará o processo de gravação, à semelhança do
que aconteceria se tivesse carregado no botão.

Outro exemplo será o acesso directo a um ecrã bastante utilizado na Instituição. Se o


Utilizador associar uma palavra ao caminho deste, deverá visualizá-lo automaticamente.

Observações:

Para o funcionamento mais eficiente do sistema, o utilizador deverá parametrizar apenas as


acções mais utilizadas garantindo assim uma distinção mais assertiva da vocalização em causa.

As acções estão associadas a cada utilizador da aplicação, isto é, as acções parametrizadas


por um utilizador não são visíveis pelos outros utilizadores.

F3M - Information Systems, S.A. 95


Manual de Utilizador WinIMB

15.8.1. Parametrizar Acções de Voz


Existe um botão na barra de botões de acesso rápido (Atalhos) que lhe permite saber se esta

funcionalidade está ou não activa. Quando estiver inactiva, deverá aparecer o botão e

quando estiver activa aparecerá o botão . Para activar/desactivar bastará clicar no botão.

Para associar uma Acção a uma Palavra de Activação, o utilizador deverá ir ao menu Sistema
de Reconhecimento de Voz e escolher a opção Parametrizar Acções de Voz.

Na janela Parametrização de Acções de Voz, adiciona-se o par (Acção - Palavra de


Activação).

Carregando em "Acção" será disponibilizada a lista das acções possíveis de parametrizar.

Depois de escolhida a acção será associada a esta uma palavra de activação, que mais tarde
será utilizada na opção Gravar Palavras.

15.8.2. Gravar Palavras


Aqui são gravadas as Palavras de Activação utilizadas na Parametrização do Sistema.

É escrita a palavra no campo Word e para gravar o som associado a esta palavra deverá
carregar no botão Record pronunciation.

F3M - Information Systems, S.A. 96


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15.9. Exportação para MS Office


A exportação para MS Office permite-lhe enviar uma determinada listagem para um documento
de MS Office (Word, Excel), em alternativa aos formatos dos documentos da WinIMB. Tenha
em atenção que para fazer a exportação é necessário ter instalado no seu computador o MS
Office.

Para fazer a exportação, terá inicialmente que escolher a entidade e respectivos campos que
vai pretender enviar para um documento Word/Excel, tal como indicado na imagem abaixo.

De seguida, terá que filtrar os campos que deseja que apareçam na listagem. Terá de escolher
a entidade, campo e respectivo critério. Pode escolher vários critérios para filtrar ao mesmo
tempo.

F3M - Information Systems, S.A. 97


Manual de Utilizador WinIMB

Após a escolha dos campos a filtrar necessita escolher qual o tipo de documento, Word ou
Excel, que será o destino da listagem pedida nos passos anteriores.

Antes da exportação para o documento seleccionado, terá uma quadro-resumo com os


atributos e filtros que foram pedidos para exportar.

Finalmente, aparecerá um quadro indicando se a operação de exportação foi concluída com

F3M - Information Systems, S.A. 98


Manual de Utilizador WinIMB

sucesso ou não. No caso da listagem não ter sido exportada com sucesso, poderá sempre
voltar atrás para redefinir a escolha dos seus critérios para exportação.

15.10. Impressão em Série


A impressão em série permite-lhe fazer a exportação para Word de um documento definido pelo
utilizador, de modo a que se obtenha uma série com os campos que o utilizador necessita. Por
exemplo, caso o utilizador queira emitir para cada bem um documento que tenha explícitos o
ano da ficha e a descrição.

Para começar o processo da impressão em série, terá de escolher o documento para o qual vão
ser exportados os resultados. Poderá pedir para ser criado um documento novo ou, em
alternativa, carregar um documento pré-definido já existente no seu computador.

Depois, necessita escolher a entidade e os campos que pretende que sejam apresentados nos
documentos a exportar.

F3M - Information Systems, S.A. 99


Manual de Utilizador WinIMB

Seguidamente poderá configurar um filtro para que sejam exportados apenas os resultados que
lhe interessam. Para criar o filtro, escolha a entidade, o campo e o critério a utilizar. Poderá
filtrar vários campos simultaneamente.

Por fim, aparecerá um quadro-resumo da informação que irá constar no documento Word que
quer exportar. Caso surja a informação que a exportação não foi realizada com sucesso, poderá
sempre voltar atrás e reformular os critérios e os campos a apresentar.

No documento Word que acabou de criar, precisa agora de configurar a informação exportada.

F3M - Information Systems, S.A. 100


Manual de Utilizador WinIMB

Assim, para apresentar os campos que indicou no assistente de configuração, vá ao separador


Mailings > Inserir Campo de Impressão em Série e seleccione os campos que estão listados.
Depois faça Pré-visualizar Resultados e aparecerão os resultados que pediu no documento
Word.

16. F3M
A opção "F3M" permite-lhe ter um acesso rápido a diversas aplicações F3M instaladas na
instituição e interligadas entre si (por exemplo, WinIMB ligado a WinCTB).

Para tal, basta clicar no nome da aplicação a que pretende ter acesso e indicar a localização

da mesma, carregando em .

Depois de entrar na aplicação pela primeira vez, o sistema já reconhecerá o caminho e não
necessita de voltar a colocá-lo para aceder à aplicação.

17. Ajuda

17.1. Índice
Ao escolher esta opção, você será direccionado para o Help-On-Line da WinIMB. O Help-On-
Line está organizado do mesmo modo e apresenta o mesmo conteúdo do manual de utilizador
em formato PDF e E-Book.

O objectivo do Help-On-Line é apresentar uma ajuda ao cliente directamente na aplicação,


tornando o esclarecimento de qualquer dúvida mais rápido.

Apesar da disponibilização do Help-On-Line, aconselha-se o utilizador a ler o manual da


aplicação antes da sua utilização.

17.2. Acerca de F3M


Ao seleccionar a opção "Acerca de F3M" ficará a conhecer alguns dados relativos à F3M,
empresa que lhe disponibiliza a(s) sua(s) aplicações.

Poderá ver uma lista de todas as aplicações F3M da linha WinIPSS (são 13 aplicações no total)
que o ajudam a gerir o dia-a-dia da sua Instituição e ver também os contactos da F3M, com
quem poderá esclarecer qualquer dúvida ou pedir informações.

F3M - Information Systems, S.A. 101


Manual de Utilizador WinIMB

Suporte

FAQ's
- Como abrir uma ficha de um bem?

Para abrir a ficha de um bem, seleccione a opção Património Fichas Manutenção,


acrescentando uma nova ficha de bem no botão “+” (adicionar).

- Como fazer amortizações?

Para fazer amortizações, tem duas opções: ou calcula as amortizações de forma automática ou
calcula-as de forma manual. Para calcular as amortizações de forma automática, seleccione a
opção Amortizações Cálculo Automático. Para calcular as amortizações de forma manual,
seleccione a opção Amortizações Manutenção, acrescentando-as através do botão “+”
(adicionar).

- Como fazer o licenciamento de uma aplicação, quando se faz um Upgrade ou se adquire uma
aplicação?

Para fazer o licenciamento de uma aplicação F3M, comece por se dirigir ao Portal do Cliente
F3M em www.f3m.pt (espaço Área Reservada, no canto superior esquerdo do site), e colocar
as credenciais de acesso ao Portal para a sua instituição. No Portal, aceda a Software Os
Meus Programas e carregue em Download Licença na respectiva aplicação para descarregar a
licença para o seu computador.

O passo seguinte é abrir a aplicação no módulo Utilitários, acedendo à opção Utilitários


Licenciamento. No formulário, carregue em Importar e indique a localização do ficheiro que
descarregou para o seu computador anteriormente. Carregue em Gravar e saia da aplicação.
Assim, está feito o licenciamento da sua aplicação F3M.

- Como identifico qual é a versão da aplicação F3M que estou a utilizar?

Existem duas maneiras muito simples de identificar qual a versão da aplicação ou aplicações
F3M que se encontra a utilizar. A primeira maneira consiste em iniciar a aplicação e, no ecrã de
entrada (onde escolhe o utilizador e se pretende ir para o módulo principal ou utilitários),
encontra no canto inferior esquerdo da janela a indicação da versão que está a utilizar. Caso
se encontre já com a aplicação iniciada, terá sempre visível na barra superior, do lado
esquerdo, a versão da aplicação F3M que se encontra a utilizar de momento.

- Como criar uma nova instituição (nas aplicações da linha IPSS)?

Para criar uma nova instituição em qualquer aplicação F3M da linha IPSS, inicie a aplicação no
módulo principal da respectiva aplicação. Depois, clique em Instituições Fechar Instituição
para fechar a instituição que se encontra activa no momento. Já com todas as instituições
fechadas, seleccione Utilitários Manutenção Instituições para aceder à janela de
manutenção das instituições na aplicação. Na janela carregue no botão “+” (adicionar) e abrirá
um formulário para preenchimento dos dados de uma nova instituição. Depois de preenchidos
todos os dados, clique em Gravar e estará criada a nova instituição.

- Em caso de dúvidas, para onde ligar?

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Em caso de dúvidas ou qualquer questão adicional deverá contactar a F3M, usando os


contactos telefónicos: 253 208 340 (Sede) ou 214 266 675 (delegação Sul), ou ainda através
do e-mail: dac@f3m.pt.

O horário de funcionamento do apoio ao cliente efectua-se de Segunda a Sexta-Feira, das


9.00h às 13.00h e das 14.30h às 18.30h.

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Contacte-nos
Caso a informação disponível neste manual não tenha conseguido responder a alguma questão
relacionada com a WinIMB, não hesite em procurar a nossa ajuda:

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Sede
Edifício F3M
Rua de Linhares
4715-435 Braga

Sul
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Contactos para assistência:


Tel: (+351) 253 208 340
Fax: (+351) 253 613 561
E-mail: dac@f3m.pt

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