ATIVIDADE INDIVIDUAL

Matriz de análise

Disciplina: Gerencimaneto de Porjetos Módulo: xxx

Aluno: xxxxx Turma: xxx

Tarefa: Estudo de Caso da Empresa CCC

Características do projeto

Primeiro para falar sobre as características de um projeto, precisamos definir o que é um projeto. Alguns
autores o definem como:

“Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de
eventos, com início, meio e fim, com um objetivo claro e definido sendo conduzido por pessoas dentro
de parâmetros predefinidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade”. (Vargas, 2016).

Vargas chama atenção para a teoria da tripla restrição: tempo, custo e qualidade, a mesma tese é também
defendida pelo autor americano. Segundo Kerzner (2002), projeto é um empreendimento com objetivo identificável,
que consomem recursos e opera sob pressões de prazo, custo e qualidade.

O PMI (2013) explica projeto da seguinte forma: projeto é um esforço temporário empreendido para criar um
produto, serviço ou resultado exclusivo.

As principais características de um projeto são definidas pelo PMI como: Temporalidade, Singularidade e
Progressividade, cada uma define e dá forma a um projeto. Tudo que for projeto deve englobar essas três
características.

Na temporalidade é definido o tempo que cada atividade é iniciada e finalizada, todo projeto é finito, ou seja,
possui um prazo para a sua conclusão. O PMBOK apresenta alguns motivos pelo qual um projeto pode ser encerrado:

“ - Os objetivos do projeto foram alcançados;

- Os objetivos não serão ou não poderão ser cumpridos;
- Os recursos estão esgotados ou não estão mais disponíveis para alocação ao projeto;
- A necessidade do projeto não existe mais;
- Recursos humanos e físicos não estão mais disponíveis;
- O projeto é finalizado por motivo legal ou por conveniência ”
(PMI, 2017).

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 O dicionário define a palavra Evento como “qualquer acontecimento com propósitos específicos e organizado
por pessoas especializadas (festa, seminário, show, espetáculo etc.) ”. O evento em si pode durar horas, dias, ou até
meses, mas o planejamento, a execução e a conclusão de tudo isso começa a partir do momento em que a CCC teve
a primeira ideia de realizar o evento.

A singularidade define as características que tornam um projeto único, nenhum projeto é igual a outro, por
mais semelhantes que possam ser algumas peculiaridades o tornam diferentes. As bandas de rock dos anos 80, a
organização de uma praça de alimentação de diferentes tipos de comidas, o trabalho de Marketing envolvido para
promover e divulgar a marca e o local escolhido e toda a infraestrutura que ele oferece, são exemplos de
singularidade. Cada objetivo que a empresa estabelece para cumprir essas tarefas possuem entregas únicas devendo
assim para cada uma delas um cuidado especial para no fim obter um evento de sucesso.

A progressividade é nada mais nada menos que o desenvolvimento do projeto, tudo é pensado lá no começo
vai tomando forma e ganhando cada vez mais detalhes, esse refinamento continua gradativamente até o fim de cada
entrega e a cada objetivo concluído. A partir do momento que a CCC teve a ideia de promover esse evento musical,
foi surgindo as ideias e tornando o evento mais completo e mais detalhado. Nesse caso deve ter sido discutido o tipo
de música, quem contratar, onde seria feito, público alvo, quantas pessoas, o que oferecer de comida e bebida,
serviços de segurança e etc. E cada tomada de decisão foi surgindo as estratégias para a conclusão de cada objetivo.

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase

A fase de um projeto é definida pelo PMBOK como: “Um conjunto de atividades relacionadas de maneira lógica
que culmina na conclusão de uma ou mais entregas” (PMI, 2017 pág; 20).

Podemos classificar essas fases com sendo três: Fase Inicial, Fase de Intermediaria e Fase Final. Um projeto
pode ser composto por várias fases, uma fase só inicia quando a anterior termina, porem elas podem se sobrepor
dependendo do caso.

Dentro das fases temos os grupos de processos, criados para aumentar a chance de êxito de um projeto. Para
Vargas (2016) entender os grupos de processos permite ao gestor um maior controle dos gastos de recursos para
atingir uma meta estabelecida.

O projeto de organizar um evento musical promovido pela CCC juno com a DT Produções, teve um ciclo de
vida. Dentro desse ciclo de vida, tivemos as fases, os grupos de processos e os processos utilizados para que o evento
obtivesse êxito.

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 No quadro abaixo será ilustrado de forma simples a fase inicial desse projeto, elaborado com base nos estudos
e assimilação do conteúdo.

Fase Inical

Escopo Cronograma Custos Recursos Riscos

5.1 Planejar o Gerencimaneto
do Escopo
5.2 Coletar os Requisitos
5.3 Definir Escopo
6.1 Planejar o Gerencimento do
Cronograma
6.2 Defibir as Atividades
6.3 Sequanciar as atividades
6.5 Definir Cronograma
7.1 Planejar o Gerencimaneto 9.1 Planejar o Gerenciamneto de 11.2 Identificar os Riscos
de Custos Recursos
7.2 Estimar os Custos 9.2 Estimar Recursos das atividades 11.5 Planejar as Respostas aos Riscos
7.3 Determinar Orçamento

Na fase inicial iremos trabalhar com 1 grupo de processo que é o Planejamento, segundo PMBOK o grupo de
processo de planejamento são realizados para definir um novo projeto através da obtenção da autorização para
inicia-lo. Dentro dele, iremos trabalhar com 5 áreas de conhecimento e 14 processos. Iremos relacionar cada
processo com o evento promovido pela CCC:

5.1 – Planejar o gerenciamento do Escopo – Nesse processo determina, utiliza se de reuniões, opiniões de
especialistas, no caso em eventos musicais, e é feita uma análise dos dados para a efetivação de um plano de
gerenciamento desse escopo;

5.2 – Coletar os Requisitos – Aqui também se tem opiniões de especialistas, coleta de dados, alise desses dados e
tomadas de decisões, obtendo um documento de requisitos;

5.3 – Definir Escopo – Esse processo define o escopo do evento, depois de todas as análises e reuniões, é crido um
Escopo Especifico do Projeto;

6.1 – Planejar o Gerenciamento do Cronograma – Aqui se obtém opiniões de especialistas, através de reuniões para
criar um Plano de Gerenciamento de Cronograma;

6.2 – Definir as Atividades – Nesse processo é criado uma lista com as atividades que iram compor o Eventos, tais
como, Show, Comida, Atrações, Propaganda Etc;

6.3 – Sequenciar as Atividades – Define a ordem das atividades, para que os envolvidos saibam quando iniciar e
quando terminar sua parte;

6.5 – Definir Cronograma – Cria se uma linha de base, define o calendário;

7.1 – Planejar o Gerenciamento de Custos – Reuniões com especialistas para a coleta de informações;

7.2 – Estimar Custos – Com base nas informações do projeto, utilizando de ferramentas para estimar valores, cria se
uma linha base de Estimativas;

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7.3 – Determinar Orçamento – Como o Evento é financiado pela CCC, ela utiliza da linha base de estimativa de custos,
junto com o valor estimado de retorno na ação de marketing que ela está promovendo, e obtém assim um valor teto
de gasto;

9.1 – Planejar o Gerenciamento de Recursos – a parir de opiniões de especialistas e reuniões é criando um plano de
gerenciamento de recursos;

9.2 – Estimar Recursos das Atividades – Analise de quanto de recursos cada atividade ira consumir, tanto de recursos
humanos quanto de insumos, matérias de divulgação e promoção da marca até funcionários para a organização e
manutenção do evento entre dentro deste processo;

11.2 – Identificar Riscos – através de Opiniões de especialista e reuniões cria-se uma lista com os principais riscos
que podem afetar o evento, falta de energia, segurança e infraestrutura são alguns exemplos;

11.5 – Planejar respostas aos riscos – com os riscos identificados, cria –se um plano de respostas para cada um
deles;

Fase Intermediaria

Esscopo Cronograma Custos Recursos Riscos

5.6 Controlar Escopo 6.6 Crontrolar Cronograma 7.4 Controlar Custos 9.3 Adquirir Recursos 11.6 Implementar Respostas Aos ricos

11.7 Controlar Riscos

Na fase intermediaria iremos trabalhar com dois grupos de processo Execução e Controle e Monitoramento,
dentro desses grupos utilizarmos 5 áreas de conhecimento e 6 tipos de processos:

5.6 Controlar Escopo – Dentro de tudo que foi validado no escopo, agora é hora de controlar e garantir que tudo que
foi planejado será executado com sucesso;

6.6 – Controlar Cronograma – Através de analises do cominho critico, antecipações de recursos e uma compreensão
exata do cronograma, garantir que todos os objetivos sejam concluídos dentro do prazo preestabelecido;

7.4 – Controlar Custos – Analise de dados, garantir que a verba preestabelecida não ultrapasse seu limite;

9.3 – Adquirir recurso – Todos os recursos que foram planejados durante a primeira fase para a execução do evento,
agora devem ser adquiridos;

11.6 – Implementar Respostas aos Riscos – Dentre a lista de riscos que foram discutidas na primeira fase, agora é
devem ser postos em pratica todas as medidas para garantir que o evento não sofra ou minimize qualquer tipo de
problema;

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11.7 – Monitorar os Riscos – Analise dos riscos, impactos que eles podem causar, solicitação de mudanças caso
necessário;

Fase Final

Integração

4.7 - Encerrar Projeto ou Fase

De acordo com o PMBOK, a fase final é a fase que garante que todas as atividades de todos os grupos
de processos sejam concluídas visando completar formalmente os projetos ou obrigações contratuais.

4.7 – Encerrar Projeto ou Fase – Relatório Final, garantir que as atividades sejam encerradas, opiniões de
especialistas sobre o projeto.

Estrutura das empresas CCC e DT Produções

De acordo com o PMBOK:

“ Os projetos operam dentro das restrições impostas pela organização por meio da sua estrutura e
governança. Para operar de forma eficaz e eficiente, gerente de projetos precisar entender onde a
responsabilidade, a prestação de contas e a autoridade residem na organização. ” (PMI,2017).

Conforme a análise feita a respeito das características das empresas, podemos dizer que a CCC testa
fundamentada em uma estrutura organizacional funcional e a DP Produções uma estrutura organizacional
projetizada.

Para que a CCC pudesse colocar seus eventos em pratica, houve a necessidade de adquirir uma outra empresa
especializada no assunto, isso demostra uma fragilidade e falta de um gerente de projetos dentro de sua
organização, por esse motivo seu sistema organizacional enquadra se em um sistema Funcional.

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 A tabela abaixo exemplifica o modelo de organização funcional e a participação de um Gerente de projetos:

Fonte PMBOK (2017).

A DT produções por se tratar de uma empresa especializada em eventos consequentemente em projetos,

enquadra se em um sistema organizacional projetizada, onde o gerente de projeto tem autonomia máxima para a
execução de um projeto.

A tabela abaixo exemplifica o modelo de organização projetizada e a participação de um Gerente de projetos :

Fonte PMBOK (2017).

Referências bibliográficas
KERZNER, Harold. Gestão de Projetos: as melhores práticas. Porto Alegre: Bookman, 2002.

PROJECT MANAGEM INSTITUTE (PMI). Project Manager Competency Development (PMCD) Framework. 2.ed. Newtonwn
Squere, PA: PMI,2007

PROJECT MANAGEM INSTITUTE (PMI). Project Management body of knowledge (PMBOK). 6.ed. Newtonwn Squere, PA: PMI,
2017.

VARGAS, Ricardo. Gerenciamento de Projetos: estabelecendo diferenciais competitivos. 8.ed, São Paulo: Brasport, 2016.

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