1.

GESTÃO DA ROTINA NA VISÃO DE PROCESSOS

Entenda o que é e como a Gestão de Rotina pode ser aplicada em um processo na visão de BPM

2. ATIVAR: PRIMEIRO PASSO PARA SAIR DA INÉRCIA

Delimite o escopo de processos os quais você deseja trabalhar a gestão da rotina

3. INAUGURAR: TESTANDO NA PRÁTICA O MÉTODO GERENCIAL

Mergulhe nos processos definidos como escopo, trace metas e rode um primeiro ciclo de melhoria

4. GERENCIAR: MÃO NA MASSA PARA MELHORAR E MANTER

Promova ritos periódicos de gestão, combine planos de ação, faça a aferição das metas pactuadas,
padronize e treine pessoas
A função do PDCA é identificar, implantar e acompanhar iniciativas de melhoria contínua. Por isso, ele está
posicionado na parte íngreme do gráfico (performance aumentando ao logo do tempo). Por outro lado, a função do SDCA é
manter a melhoria implantada. Por isso, ele é localizado na parte plana do gráfico (performance mantida ao longo do
tempo).

SDCA
Performance
SDCA
Controle de padrões de
Act Plan SDCA
processo a partir de meta
já estabelecida
Check Do

SDCA
PDCA
Melhoria incremental com
Act Std
definição de uma nova meta

Check Do

Tempo
 Solicitante Compras Logística Financeira

Processo: Adquirir Bens e Serviços

Requisitar Bem Comprar Bem Receber Bem Pagar

ou Serviço ou Serviço ou Serviço Fornecedor

Adquirir
Bens e Serviços
Demanda do solicitante por um Bem entregue ou serviço prestado
determinado produto ou serviço (resultado para solicitante) e pagamento
realizado (resultado para fornecedor)
o Maior facilidade de Controle e Gestão o Melhorias de alto valor agregado ao cliente
o Envolve menos choques políticos o Redução de duplicação de esforço
o Decisões tomadas mais rapidamente o Maior visibilidade de problemas crônicos advindos das interfaces

o Melhorias de baixo valor agregado ao cliente o Menor facilidade de Controle e Gestão

o Aumento de duplicação de esforço o Envolve mais choques políticos
o Menor visibilidade de problemas crônicos advindos das interfaces o Decisões tomadas mais lentamente

GESTÃO DO DIA A DIA NA ÁREA DE “COMPRAS”: Gerir o GESTÃO DO DIA A DIA NO PROCESSO “AQUISIÇÃO DE BENS E
processo DA solicitação de compras recebida ATÉ a negociação SERVIÇOS”: Gerir o processo DA necessidade de compra
efetuada. identificada ATÉ o produto ou serviço ser entregue e pago.
UMA ABORDAGEM UM MODELO MENTAL
PARA A MELHORIA PARA PRATICAR A
CONTÍNUA MELHORIA

OLHANDO PARA A PORQUE A MELHORIA

ROTINA DO PROCESSO TEM PRESSA
PONTA A PONTA
Como vamos batizar esta Qual o DNA que direciona Quais disciplinas de
nova abordagem? nossa atuação? gestão nos inspiram?

Como desdobrar as prioridades Como transformar dados brutos em

estratégicas para os processos? inteligência em processos?

Como promover transformações disruptivas Como garantir a sustentação e melhoria

e saltos de desempenho em processos? contínua dos processos?

Como firmar mecanismos de governança para perenizar a transformação na organização?

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 [gerenciar] Mão na massa
para melhorar e manter

[inaugurar] Testando na
prática o método gerencial Planeje quais ações serão
implantadas durante o Ciclo do
Processo

[ativar] Primeiro passo

Acompanhe e apoie a correção de
para sair da inércia impedimentos e riscos durante a
implantação das intervenções

Padronize normativos e regras após

implantação e treine os atores
envolvidos

Faça uma reflexão e consolide as

lições aprendidas do Ciclo do
ATIVAR Processo

Determine qual será o escopo Estabeleça quais serão os Compreenda o Estabeleça a meta do
de atuação da gestão da indicadores de processos e comportamento e as processo a partir do indicador
rotina de processos método utilizado características do processo

Defina periodicidade, Nomeie e forme o dono do Promova a ideação e Identifique pontos de ajuste
instrumentos, formato e processos e demais atores catalogue melhorias e ações para correção e melhoria do
envolvidos dos ritos de gestão chave de manutenção Ciclo do Processo
O objetivo da etapa ATIVAR é nos
prepararmos para a implantação da Gestão
da Rotina nos Processos. É preciso definir
Planeje quais ações serão
quais serão os processos críticos que serão implantadas durante o Ciclo do
Processo
alvo da Gestão da Rotina, quais serão os
indicadores utilizados, como será Acompanhe e apoie a correção de
impedimentos e riscos durante a
operacionalizado o CICLO de melhoria do implantação das intervenções

processo, em que definimos, o rito de Padronize normativos e regras após

gestão, os atores envolvidos e quem será o implantação e treine os atores

envolvidos

dono do processo.
Faça uma reflexão e consolide as
lições aprendidas do Ciclo do
ATIVAR Processo

Determine qual será o escopo Estabeleça quais serão os Compreenda o Estabeleça a meta do
de atuação da gestão da indicadores de processos e comportamento e as processo a partir do indicador
rotina de processos método utilizado características do processo

Defina periodicidade, Nomeie e forme o dono do Promova a ideação e Identifique pontos de ajuste
instrumentos, formato e processos e demais atores catalogue melhorias e ações para correção e melhoria do
envolvidos dos ritos de gestão chave de manutenção Ciclo do Processo
 Solicitante Compras Logística Financeira

Processo: Adquirir Bens e Serviços

Requisitar Bem Comprar Bem Receber Bem Pagar

ou Serviço ou Serviço ou Serviço Fornecedor

Adquirir
Bens e Serviços
Demanda do solicitante por um Bem entregue ou serviço prestado
determinado produto ou serviço (resultado para solicitante) e pagamento
realizado (resultado para fornecedor)
1. Definir os envolvidos
Os principais atores do processo definidos na atividade de
definição do escopo de atuação da Gestão da Rotina, precisam
ser identificados e convidados para um debate. Cerca de 2h de
duração pode ser o suficiente.
2. Apresentar o processo
Apresente rapidamente o escopo do processo alvo da Gestão
da Rotina, os atores envolvidos, o resultados e entregas
esperadas pelo processo. Todos presentes precisam ter a
visão ponta a ponta, se ainda não possuírem.
3. Identificar pontos críticos para
mensuração
Para cada tipo de processo, diferentes tipos de
indicadores podem ser indicados.
4. Construção da ficha do indicador
Definir informações mais práticas para que o indicador possa sair do
papel periodicamente. Para apoiar essa definição, utilizamos a
ferramenta FICHA DO INDICADOR.
FICHA DO INDICADOR
NOME
TEMPO DE COMPRA

DEFINIÇÃO DO INDICADOR FÓRMULA

Indica o número de dias em média que a empresa leva desde a T_COMPRAS = ∑ (tempo total do processo de compras) /
solicitação de compras aberta até pedido de compras recebido. Quantidade de pedidos de compras emitidos

PERIODICIDADE UNIDADE POLARIDADE RESPONSÁVEL COLETA

Mensal Dias Quanto menor melhor Carlos Silva

FILTROS PROCEDIMENTO DE COLETA

• Por etapa do processo de "Realizar Compras" Extração de log do Sistema XYZ e consolidar na Planilha ABC.
• Por modalidade de compra
DURAÇÃO RITOS DE GESTÃO PARTICIPANTES
O objetivo é experimentarmos o que foi
definido na etapa Ativar e aprendermos
com nossos erros. A ideia é conhecer o
processo antes de iniciarmos a Gestão da Planeje quais ações serão
implantadas durante o Ciclo do
Rotina de fato, definindo uma meta para o Processo

seu desempenho, e compondo uma

Acompanhe e apoie a correção de
AGENDA de melhorias, que serão impedimentos e riscos durante a
implantação das intervenções
desdobradas ao longo do tempo nos
CICLOS de melhoria do processo. Padronize normativos e regras após
implantação e treine os atores
envolvidos

Faça uma reflexão e consolide as

lições aprendidas do Ciclo do
ATIVAR Processo

Determine qual será o escopo Estabeleça quais serão os Compreenda o Estabeleça a meta do
de atuação da gestão da indicadores de processos e comportamento e as processo a partir do indicador
rotina de processos método utilizado características do processo

Defina periodicidade, Nomeie e forme o dono do Promova a ideação e Identifique pontos de ajuste
instrumentos, formato e processos e demais atores catalogue melhorias e ações para correção e melhoria do
envolvidos dos ritos de gestão chave de manutenção Ciclo do Processo
 NOME DO PROCESSO Adquirir Bens e Serviços DONO DO PROCESSO Gerente de Compras

OBJETIVO CLIENTES dos INDICADORES REGULADORES

Suprir a empresa com a infraestrutura e serviços ▪ Solicitante de Equipamentos ▪ Tempo de Ciclo do Processo ▪ Manual de Aquisição de Bens e Serviços
necessários para manter seu pleno funcionamento. ▪ Solicitante de Medicamentos ▪ Ganhos financeiros com a negociação ▪ Política de Alçada de Aprovação de Compras
▪ Solicitante de Serviços Gerais ▪ Perdas financeiras com multas

EVENTO INICIAL (DE) Demanda por solicitação de compras identificada RESULTADO (ATÉ) Pagamento ao fornecedor processado

Planejar
dos Fornecedor
INTERFACES Solicitante Fornecedores Solicitante Solicitante
Compras Selecionado
DE ENTRADA

Solicitação Planejamento Propostas Solicitação Produto ou Nota Fiscal

ENTRADAS Preenchida de Compras de Preços monitorada Serviço Entregue Recebida

Validação Cotação e Seleção e Monitoramento e Formalização Pagamento ao

ETAPAS Técnica Negociação Aprovação Recebimento da Entrega do Contrato Fornecedor

Comunicação Contrato Contrato Comprovante de

SAÍDAS do Vencedor Formalizado Formalizado Pagamento

INTERFACES Processar
Arquivar
Fornecedores Solicitante Fechamento
DE SAÍDA Documentos
Contábil

EXECUTORES dos SISTEMAS E EQUIPAMENTOS

▪ Jurídico ▪ SisCompras – Sistema de Gestão da Compras

▪ Administrativo-Financeiro ▪ SisFin – Sistema de Gestão Financeira
▪ Compras ▪ Planilha de Fornecedores

HEALTH CHECK Apresenta problemas e oportunidades críticas que comprometem desempenho final do processo Apresenta problemas e oportunidades incrementais com impacto moderado no desempenho final do processo Não apresenta maiores problemas ou oportunidades que tenham relevância para o desempenho final do processo
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DURAÇÃO DO SPRINT DO PROCESSO
Deve haver um conforto dos envolvidos
sobre o tempo a ser considerado
satisfatório para realizar as ações. Ele não
pode ser muito extenso, mas também não
pode ser curto demais.
COLETA DO INDICADOR
Deve-se garantir que o indicador seja
simples, adequado ao interesse dos
envolvidos na Gestão da Rotina, e viável,
considerando a sua mensuração
operacional.
DONO DO PROCESSO
Se você é DONO DE PROCESSO na sua
organização faça uma reflexão sobre a sua
capacidade de promover o engajamento
dos atores envolvidos pra fazer acontecer!
O RITO DE GESTÃO
Faça com que o RITO DE GESTÃO seja um
momento para avaliar resultados, gerar
ideias, pensar diferente e engajar o time
em um propósito!
FERRAMENTAS UTILIZADAS
Ajustes nos instrumentos utilizados ao
longo do Sprint do Processo auxiliam a
execução das atividades e no engajamento
e interesse dos envolvidos em participar e
colaborar para a melhoria do processo.
COMUNICAÇÃO
Deve-se criar um canal aberto de
comunicação para que todos se sintam
responsáveis pelo o resultado que está
sendo gerado durante a Gestão da Rotina.
O objetivo da etapa GERENCIAR é materializar
os desafios já discutidos e ver quais são as
estratégias vencedoras. A cada novo ciclo, será
pontuado: a importância dos avanços Planeje quais ações serão
implantadas durante o Ciclo do
realizados no ciclo de melhoria anterior, como Processo

conduzir uma ideação estruturada de ações de

Acompanhe e apoie a correção de
mudança para preparar planos de ação, impedimentos e riscos durante a
implantação das intervenções
implementar as ações, padronizar o processo e
treinar os envolvidos. Padronize normativos e regras após
implantação e treine os atores
envolvidos

Faça uma reflexão e consolide as

lições aprendidas do Ciclo do
ATIVAR Processo

Determine qual será o escopo Estabeleça quais serão os Compreenda o Estabeleça a meta do
de atuação da gestão da indicadores de processos e comportamento e as processo a partir do indicador
rotina de processos método utilizado características do processo

Defina periodicidade, Nomeie e forme o dono do Promova a ideação e Identifique pontos de ajuste
instrumentos, formato e processos e demais atores catalogue melhorias e ações para correção e melhoria do
envolvidos dos ritos de gestão chave de manutenção Ciclo do Processo
O RITO é o momento em que os participantes irão se
encontrar para alinhar, analisar indicadores, comunicar
resultados e discutir mudanças de direção a partir das
informações apresentadas.

Retrospectiva Direcionamento
Avaliação do que para o próximo
foi executado SPRINT
PAINEL DO PROCESSO ÚLTIMA ATUALIZAÇÃO: 10/06

NOME DO PROCESSO Aquisição de DONO DO PROCESSO Gerente de

bens e serviços Compras

INDICADORES ANÁLISE

TEMPO DE COMPRAS (DIAS)

KANBAN DE AÇÕES

AÇÕES EM ESPERA AÇÕES EM EXECUÇÃO AÇÕES CONCLUÍDAS

AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO STATUS PROGRESSO

Criar no sistema
campo follow-up Carlos
10/06
Elaborar Alberto Treinar
com
cartilha de solicitantes
fornecedores
compliance Revisar valores das áreas
orçados para Robert
17/06
compras do o
material Y Duarte
Avaliar custo-
benefício de Anderson
17/06
importação do Vasconcelo
produto X s
Diminuir Acrescentar
complexidade da Criar Flávio orientações de
workflow de 24/06 preenchimento nos
catálogos de Pereira
cadastro produtos campos do sistema

Atualizar o Carlos
dados de 30/06
Alberto
fornecedor
es
STATUS: AÇÃO EM DIA AÇÃO PRÓXIMA DO PRAZO AÇÃO EM ATRASO

PROGRESSO: NÃO INICIADA 25% CONCLUÍDA 50% CONCLUÍDA 75% CONCLUÍDA 100% CONCLUÍDA
 EXECUTORES
ARQUITETURA DE PROCESSOS DO PROCESSO
PROCESSO 1
CONHECIMENTO A

PROCESSO 2 CONHECIMENTO B

CONHECIMENTO C
PROCESSO 3
É no ambiente de aula que você irá ter acesso a todo o conteúdo daquela aula
específica selecionada no Painel de Controle.
Esse ambiente é formado por quatro elementos principais:

(2.1) VÍDEO: Cada aula é composta por um vídeo, que dura em torno de 5 a 20
minutos. São vídeos bem objetivos, que vão direto ao ponto.
(2.1)
(2.2) SOBRE A AULA: Este é um pequeno resumo sobre a aula. Nele também você
terá orientações sobre a melhor maneira de absorver o conteúdo exposto, e
também como praticar os objetos de aprendizagem disponibilizados para
download.

(2.2) DOWNLOADS (Objetos de Aprendizagem): São apresentações, artigos e (2.2)

ferramentas disponibilizados como um meio de fixação do aprendizado. Utilize-os
como fonte de consulta.
(2.3)
(2.3) CHAT: Este é um excelente mecanismo de compartilhamento de experiências
e troca de dúvidas. É importante manter o seu comentário dentro do escopo de
discussão daquela aula. Deixe seu comentário, que outro aluno ou o Professor
poderá respondê-lo! Caso queira debater outros assuntos não pertinentes à aula (2.4)
em questão, utilize o FÓRUM.
 ESTRUTURA DO CURSO

MÓDULO 1: INTRODUÇÃO Planeje quais ações serão

implantadas durante o Ciclo do
Processo

Acompanhe e apoie a correção de

impedimentos e riscos durante a
implantação das intervenções

Padronize normativos e regras

após implantação e treine os
atores envolvidos

ATIVAR Faça uma reflexão e consolide as

lições aprendidas do Ciclo do
Processo

Determine qual será o Estabeleça quais serão Compreenda o Estabeleça a meta do MÓDULO 4
escopo de atuação da os indicadores de comportamento e as processo a partir do
gestão da rotina de processos e método características do indicador
processos utilizado processo

Defina periodicidade, Nomeie e forme o dono Promova a ideação e Identifique pontos de

instrumentos, formato e do processos e demais catalogue melhorias e ajuste para correção e
envolvidos dos ritos de atores chave ações de manutenção melhoria do Ciclo do
MÓDULO 2 gestão Processo MÓDULO 3
 Fluxos Lúdicos Corporate Venture Abordagem Matricial Modelos de Excelência

OUTUBRO OUTUBRO OUTUBRO NOVEMBRO

05 17 24 09
Rafael Chagas Raphael Gonçalves Adriana Mota Maurício Cardoso
Representando processos com Como as grandes empresas Como otimizar despesas Garantindo maior eficiência na
foco no usuário estão colaborando com as corporativas e implementar operação das organizações
startups para aumentar sua uma cultura de produtividade
capacidade de inovação e racionalização na
organização