Lean Office 1

Organização
Objetivos Suporte
Lead time
Atendimento
Qualidade

Lean Office 2
 Preço
Valor p/o Qualidade
Cliente
Pontualidade
Capacidade
Imagem

Lean Office 3
 ESTE CURSO
FORNECEDORES SUA PLANTA CLIENTE FINAL

CADEIA DE VALOR COMPLETA

Lean Office
• O que você pensa que
o processo é:

• O que realmente o
processo é:

• O que o processo foi

idealizado para ser:

• O que ele poderia ser…

Lean Office 5
Princípios JIT – Atender a necessidade do cliente

• O quê?
• Quando?
• Quanto?

Lean Office 6
• Filosofia Kaizen
• Aprender fazendo
• Crescimento estruturado

Lean Office 7
• Processamento
• Transportes
• Tempos de espera
• Reparos/ Falhas
• Movimento Humano
• Excesso de informação
• Estoques
Lean Office 8
• Pedido Entrega

• Projeto Fabricação

• Entrada Saída

Lean Office 9
• É o tempo necessário para entrega de um trabalho.

• Cálculo
Takt = Tempo disponível / Demanda de Trabalho
Exemplo:
28800 seg / 144 pedidos = 200 segundos (3,33’).

Lean Office 10
SETOR INDICADORES
Previsão de Gastos
Compras Planejado x Realizado
Atrasados
Prioridades
Fornecedores
Auditorias

Projetos
Engenharia Ganhos de Produtividade
Metas
Planejado x realizado

Metas
Vendas Controles
Plano de Ação

Treinamentos
RH - TD Planejamento
Projetos
Lean Office 11
 Manutenção

 Logística

 Qualidade

 Processo Visão SUPORTE

Help chain
Compras

Engenharia

RH - TD

Lean Office 12
• Manutenção de Melhorias
• Padrão de Qualidade
• Produtividade
• Gestão
• Treinamento e Desenvolvimento
• Cultura

Lean Office 13
 Tabela de Combinação de Trabalho Padronizado
Desenvolver tabela da fábrica de carros
Tabela de Combinação de Trabalho Padronizado
Célula Tarefa De: Para:
Manual

Máquina
Operador de Elaborado por Código interno TAKT Qtde por turno Andando
Código do Cliente Espera
5 50 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 105

Tempo Elemento (s)

Nº Seq. elemento de trabalho
M anual M áquina A ndar
Movimentador se desloca para as
1 Células 120
Recolhe Kanban, embalagens vazias,
2 entrega pça e retorna. 240
Classifica cartões para a próxima
3 volta 50

4 Armazena embalagens vazias 60

5 Prepara as cxs para entrega 60

6 Retira do SM os pedidos das células 200

7 Coloca os Kanbans na embalagem 50

TOTAL 13,2

13 Minutos
Takt Milk run

espera
Total
5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 105

Lean Office 14
 Venda Digitação Envio Aprovação Separação Conferência

Solicitação Entrega

Todas as atividades que criam Valor ou não, necessárias

Para transformar solicitação em entrega.

Lean Office 15
Multi Localidades

Porta a Porta
Venda Digitação Envio Aprovação Separação Conferência

Todas as atividades que criam Valor ou não, necessárias

Para transformar solicitação em entrega.

Lean Office 16
 O que o
cliente
Fluxo de Valor quer,
quando ele
quer

H
D
A

F
Áreas de suporte

Lean Office 17
Projeto Piloto : Escolher um processo que se inicia e termina na mesma empresa.
Entender se o problema esta alinhado com o requisito do negócio

É IMPORTANTE ENXERGAR O TODO PARA MELHORÁ-LO.

Lean Office 18
Supervisores Gerentes Diretores
• Kaizen de • Kaizen de fluxo • Kaizen de
Processo sistema
• Monitoramento
• Monitoramentos • Hoshin
• Estratégia
• Disciplina
• Suporte

Lean Office 19
•Ir para o Gemba
•Aprender fazendo
•Dar exemplo
•Diretoria comprometida
•Atitude de liderança (vá ver)

Lean Office 20
•Conhecimento real do processo
•Compreensão das oportunidades
•Facilita a visão para a melhoria
•Comprometimento com o projeto de melhoria

Lean Office 21
• Processos, regras, informações
•Maior dependência de pessoas e menor de equipamentos
• Estoques invisíveis
•Falta de padronização
•Tempos de realização altamente variáveis
• Retrabalhos e erros não registráveis
• Falta de indicadores
• Controles subjetivos
• Falta de Gestão Visual

Lean Office 22
Lean Office 23
Requisito do negócio

Situação Atual

Situação Alvo A3 Estratégico

Plano de Ação

Indicadores

Lean Office 24
• Definir o fluxo a ser mapeado e melhorado
• Definir equipe de mapeamento ( estratégica )

Lean Office 25
• Deixar claro qual o requisito que deverá movimentar
esse projeto.

Lean Office 26
• Mapear processo separadamente
•Usar bifurcações para acomodar informações de decisão
• Usar somente informações relevantes para o projeto

Lean Office 27
• Cada Atividade é um bloco (Solicitar, comprar, pagar,
receber, entregar, etc).

•Indicar entradas e saídas

•Utilizar bifurcações em processos necessários

•Indicar percentuais em informações necessárias

• Registrar Loops de idas e vindas

Lean Office 28
 Cada atividade é um bloco (separar atividades feitas
por diferentes pessoas ou em momentos diferentes)

Indicar Usar
entradas e bifurcações
saídas Atividades qdo necessário
(verbo +
Entradas predicado)
Quem faz? Saídas Pergunta
Sim (%)
?
Área Funcional

Registrar Como faz ?

(se, necessário) Não (%)
Loops
(idas e
vindas) Lean Office 29
P: Número total de pessoas envolvidas

TRA: Tempo de realização da atividade

TP: Tempo de permanência

Obs: o TRA esta dentro do TP – A diferença

entre os dois representa as esperas

Lean Office 30
Todas as informações que forem importantes
podem ser colocadas no mapa, Ex:

•% de retrabalhos
•Variações de demanda
•Sazonalidades
•Serviços terceirizados

Lean Office 31
 Cliente

Empresa

Fornecedor

Lean Office 32
Lean Office 33
• 1- Atividades: Todo o trabalho deve ser específicado com relação ao
conteúdo, sequência, tempos e resultados.

• 2- Fluxo: O caminho deve ser simples e direto.

• 3- Conexão: A conexão deve ser direta e binária nas solicitações e

respostas.

• 4- Melhoria contínua: Implementar um ciclo de melhoria através de um

padrão existente

EM PROCESSOS ADMINISTRATIVOS ISSO DIFICILMENTE ACONTECE

Lean Office 34
1- Definir os requisitos dos clientes

2- Elaborar o fluxo de trabalho

Otimizando etapas que criam Valor
Aplicar ferramentas Lean apropriadas

3- Definir conexões
Identificar aplicação de acordo com nível de serviço

4- Melhorar a qualidade e a confiabilidade do trabalho

Controlar a variação
Padronizar

5- Projetar para obter melhoria e aprendizagem

Pontos chaves
Verificações e Feedback

6- Estimar resultados
Qualidade e melhorias de processo
Recursos
Lean Office 35
Questões criticas
1- quem são os clientes
2- Quais os reais requisitos de meus clientes

Conceitos e ferramentas Lean

fundamentais
1- Definir o Takt
2- Agrupar o fluxo de Valor em blocos

Lean Office 36
 Observe o todo:
Procure pelas saídas mais importantes do fluxo de valor.

Observe as mudanças nas habilidades necessárias para a

execução do trabalho

Em seguida, segmente com base nas principais diferenças.

Bloco 1 Bloco 2
Cliente Cliente
do bloco 1 do bloco 2
1 2 3 1 2 3
Requisitos Requisitos
1 1
2 2
3 3
4 4
Lean Office 37
Definir os requisitos de cada cliente
- Quem, o quê, quando, quantos, e por quê

Bloco 1
Cliente
do bloco 1
1 2 3
Requisitos
1
2
3
4
Lean Office 38
Questões críticas

- Todas as etapas são realmente necessárias ?

- Como é possível evitar/eliminar atrasos e quebras de fluxos
para fazer o trabalho fluir?
- Combinar etapas
- Ferramentas de apoio (Lean)
- Regras de nivelamento
- Elimine os desperdícios
- Identifique as causas das barreiras
- Defina pontos de melhorias necessárias (KAIZEN)

Lean Office 39
Barreiras encontradas Contramedidas
Muitas passagens sem conexão Combinar etapas
Flutuações nos requisitos de Separar o padrão do especial;
trabalho (tamanho, estabelecer acordos de nível de
complexidade, prazos, etc serviço
Flutuações no ritmo de trabalho Padronizar
Espera por decisões e aprovações Adotar’’prosseguir até segundo
ordem’’.
Filas longas Estabelecer supermercados
Interrupções Gerenciar interrupções
Retrabalhos Qualidade assegurada no
processo
Requisitos mal definidos entre Proporcionar feedback para cada
funções Lean Office função importante p/ o cliente 40
 Depto
P= 3
Entrada Saída TP= 3 dias
TRA= 60’

Depto Depto Depto

1 2 3

P= 1 P= 1 P= 1
TP= 1 TP= 1 TP= 1
dia dia dia
TRA=20’ TRA=20’
Lean Office TRA=20’ 41
 Depto
P= 3
TP= 60 MIN
Entrada Saída
TRA= (20 MIN) X 3

Entrada Saída
Célula

Lean Office 42
 Tempo disponível/ dia = 8 hrs – 1 hr (refeição) = 7 hrs (420 minutos)
Demanda/ dia 14

TAKT = 420/14 = 30 MIN

Depto
P= 2
Entrada Saída TP= 60 MIN
TRA= (30 MIN) X 2

Entrada Saída
Célula Lean Office 43
Passar de planejamento semanal para planejamento diário

Demanda semanal 20- A; 10- B; 20- C

Capacidade diária: 10 unidades

Nivelamento semanal Nivelamento diário

Segunda 10 A Segunda 4 A; 2 B; 4 C
Terça 10 A Terça 4 A; 2 B; 4 C
Quarta 10 B Quarta 4 A; 2 B; 4 C
Quinta 10 C Quinta 4 A; 2 B; 4 C
Sexta 10 C Sexta 4 A; 2 B; 4 C

Lean Office 44
Questões criticas
As conexões estão claramente definidas entre os grandes
“Blocos”?
Utilizar acordos de nível de serviço (ANS)

Lean Office 45
Partindo da definição dos requisitos do cliente e das ações
chave dos grandes “Blocos”.

Definir acordos EXPLICITOS entre ambas as partes com:

-Quem, o quê, quando, quantos e por quê.
-Quais indicadores chaves serão acompanhados?

Bloco 1 Bloco 2

1 2 3 1 2 3

Lean Office 46
Trabalho Padronizado
Gerenciamento diário
MASP (Método de analise e solução de problemas)
Cadeia de Ajuda
Qualidade assegurada no processo

Bloco 1 Bloco 2

1 2 3 100% 1 2 3 100%

Lean Office 47
Definir responsáveis e datas
Fazer verificações periódicas no planejado x realizado
Posicionar liderança em caso de problemas
Atualizar status

Lean Office 48
Como medir a eficiência das melhorias implementadas?

1- Identificar indicadores para monitoramento dos ganhos

2- Definir gerente do mapeamento para fazer a gestão dos resultados
3- Planejar verificações regulares para auditorias
4- Criar ferramenta para evidenciar possíveis problemas nos processos
5- Criar sistema de MASP
6- Definir os pontos críticos a serem medidos em tempo real

Lean Office 49
QUADRO DE GERENCIAMENTO DIÁRIO E GESTÃO - MÊS =
Hora / Hora H.H Acum.
HORA Plan. Real. Plan. Real. Fila Faltas Problemas Responsável
6--7 30 30 30 30
7--8 30 25 60 55 Falta de Material
8--9 30 6 90 61 Máquina Quebrada Lider assina
9--10 30 32 120 93 A cada Hora
10--11 30 30 150 123
11--12 30 31 180 154
12--13 30 29 210 173
13--14 30 25 240 198 Falta de operador
14--15 30 21 270 210
15--16 30 30 300 240
16--17 30 31 330 271

Lean Office 50
 Nivelamento

Marcos de acompanhamento

Puxada ou retirada

Acordo entre níveis de serviço (ANS

Supermercado

Primeiro que entra

Necessidade Primeiro que sai
de Kaizen

Sinal de necessidade de KAIZEN

Lean Office 51
Lean Office 52