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Projetos
Administrar os custos de um projeto costuma ser um grande dilema nas organizações:
como aliar o que o patrocinador do projeto está disposto a pagar com o valor monetário
que o projeto precisa para ser executado? Como controlar esses custos? Bem, essas
questões podem ser facilmente respondidas com uma correta Gestão de Custos em
Projetos.
Dentro das áreas do conhecimento da gestão de projetos, a gestão de custos é uma das
mais importantes! Junto com ela, dez áreas precisam ser compreendidas para uma eficaz
gestão do projeto:
Gerenciamento de escopo;
Gerenciamento de custos;
Gerenciamento de tempo;
Gerenciamento de recursos humanos;
Gerenciamento das comunicações;
Gerenciamento de qualidade;
Gerenciamento de riscos;
Gerenciamento de aquisições;
Gerenciamento das partes interessadas;
Gerenciamento de integração.
Para saber mais a respeito dessas conhecimentos, confira nosso post sobre gestão de
projetos e fique por dentro do assunto!
Agora que você já sabe o conceito de gestão de custos em projetos, vamos entender:
Essa gestão garante que o patrocinador do projeto só tenha que gastar com aquilo que
realmente for necessário, pois possibilita o mapeamento de todos os custos e a busca por
soluções para diminuir esses custos. Isso garante uma maior visibilidade para o
patrocinador do projeto, que poderá analisar todos os valores envolvidos.
Além disso, a gestão de custos auxilia no controle do projeto, que terá mais dados e
parâmetros para fazer um controle de custos eficaz e, se feita do jeito certo, pode
economizar o tempo dos recursos humanos envolvidos no projeto, pois eles não
precisarão rever os valores monetários constantemente.
Mas você deve estar se perguntando: qual é esse jeito certo de fazer gestão de custos em
projetos?
Estimar custos consiste em mapear os recursos financeiros que serão necessários para
realizar o projeto.
Para fazer esse mapeamento, algumas questões precisam ser resolvidas, como: verificar
o custo da qualidade do projeto e solicitar propostas de fornecedores par analisar o que é
financeiramente mais viável.
É nessa etapa que o gestor do projeto, junto com a equipe envolvida, deverão pensar em
possíveis alternativas para economizar com certos custos.
Para fazer essa estimativa é preciso que o cronograma e escopo do projeto já estejam
bem definidos (assim como o plano de gerenciamento de custos).
Custos com materiais: ferramentas que precisarão ser utilizadas no projeto, como
softwares, materiais de papelaria e despesas com serviços.
Custos com capital humano: horas trabalhadas dos colaboradores no projeto, gasto
com terceirização de recursos humanos e etc.
O objetivo dessa etapa será atingido quando você conseguir atualizar os documentos do
projeto com as estimativas de custo.
Não existe nenhum segredo mágico para fazer uma estimativa correta, mas é importante
se certificar que ela consiga abranger todos os detalhes de custo do projeto para não
haver surpresas na hora de fazer o orçamento de projeto.
3. Determinar o orçamento
Reservas de contingência são reservas que podem ser utilizadas para cobrir os riscos
mapeados do projeto. São mais imediatos e devem observar o levantamento de riscos
do projeto.
Reservas gerenciais é um orçamento extra definido para cobrir outros riscos que
podem surgir e que não foram mapeados.
Essa etapa é fundamental para chegar ao custo total do projeto e para a organização
verificar o que precisa ser feito para custear esse projeto.
Assim que o orçamento for definido, você já terá uma base para o controle de custos.
4. Controlar custos
Além disso, o controle de custos deve comparar os custos por etapa, ou seja: deve
observar o planejamento de tempo e o orçamento e ver o que foi estipulado para cada
etapa do cronograma.
Como podemos ver, a gestão de custos em projetos envolve quatro processos que
precisam ser executados para que o custo do projeto esteja dentro do que o patrocinador
pode arcar. Esses processos devem ser supervisionados por um gerente de projetos
proativo e todas as decisões de custos devem ser tomadas levando em consideração o
planejamento do gerenciamento de custos.
Resumindo…
Toda parte de gestão de custos em projetos pode ser bem trabalhosa, principalmente se
levarmos em conta os cálculos que precisam ser feitos e a documentação que precisa ser
levantada. Mas e se a gente te contar que há ferramentas que podem automatizar boa
parte desses processos?
Há várias ferramentas que podem ajudar um gerente a fazer a gestão de custos de seus
projetos como: calculadoras, planilhas e documentos impressos.
Custo estimado x custo real: essa função permite que o gerente de projeto coloque o
custo estimado e faça lançamentos durante a execução do projeto, gerando gráficos
de porcentagem e uma comparação para saber se o valor estipulado está sendo
respeitado (e dentro dos prazos estimados).
Cálculo de custo de mão de obra: calcula automaticamente qual o custo que cada
colaborador vai ter durante a execução do projeto, basta inserir o valor da sua hora
trabalhada. Assim você pode simular esses gastos e incluir valores mais exatos na
etapa de estipular custos.
Documentação do projeto: como te falamos anteriormente, todos os processos da
gestão de custos em projetos exigem que muitos documentos sejam consultados,
como o plano de gerenciamento de custos, o termo de abertura do projeto e os
documentos gerados no final de cada processo. Com um software de gestão de
projetos é possível armazenar todos esses documentos em um só lugar, assim todos os
envolvidos no projeto têm facilidade em acessar esses materiais.
O Artia, nosso software de gestão de projetos, possui todas essas funções e muitas
outras para te ajudar a fazer um ótimo gerenciamento de todas as partes do seu projeto
de forma centralizada. Assista uma de nossas demonstrações e descubra outras
vantagens de utilizar a nossa ferramenta!