- PIRELLI USO INTERNO -

TQS
PNEUS S/A.
TOTAL QUALITY SYSTEM

NORMA PARA A QUALIDADE

B/MT 060 .e

AUDITORIAS DE SISTEMA

OBJETIVO

DEFINIR A METODOLOGIA DE PLANEJAMENTO,

COORDENAÇÃO E REALIZAÇÃO DAS AUDITORIAS,

E DE GESTÃO DAS AÇÕES DECORRENTES

ATENÇÃO! CÓPIAS DESTE DOCUMENTO PODEM ESTAR DESATUALIZADAS.

A VERSÃO OFICIAL ESTÁ DISPONÍVEL NA INTRANET.

EMISSÃO:

Agosto/2006
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NORMA PARA A QUALIDADE

Título : Nº :
AUDITORIAS DE SISTEMA B/MT 060.e
ATENÇÃO! CÓPIAS DESTE DOCUMENTO PODEM ESTAR DESATUALIZADAS. A VERSÃO OFICIAL ESTÁ DISPONÍVEL NA INTRANET.

1.0 - CAMPO DE APLICAÇÃO

AUDITORIAS
DE
SISTEMA

RELATÓRIO ELIMINAÇÃO DAS

PLANEJAMENTO REALIZAÇÃO FINAL CAUSAS DE NÃO
(SUMÁRIO) CONFORMIDADES

DEFINIÇÃO
DO PROGRAMA CRITÉRIOS DEFINIÇÃO
ANUAL DE ELABORAÇÃO DAS
AVALIAÇÃO AÇÕES

FORMAÇÃO
DO GRUPO
AUDITOR GESTÃO DO
CÁLCULO
PLANO DE
DO GRAU DE
APROVAÇÃO AÇÕES
APLICAÇÃO
DEFINIÇÃO FINAL (G.A.F.)
DO
CHECK-LIST ANÁLISE CRÍTICA
DAS
RECOMENDAÇÕES
E/OU
OBSERVAÇÕES
PREPARAÇÃO

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B/MT 060.c A. Bogian R. Denis AGO/06 1 de 7
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2.0 - DISPOSIÇÕES

( * ) 2.1- Considerações Gerais

2.1.1- As Auditorias de Sistema aplicam-se aos Procedimentos, Normas e Instru-
ções para a Qualidade do TQS e, no caso das Gestões Ambiental e da Segu-
rança e Saúde no Trabalho (SST), também às "Atividades Operacionais".
2.1.2- O processo de Planejamento / Registros das avaliações, Elaboração relató-
rios e Gestão de ações é gerido através de programa informatizado.

2.2- Planejamento
2.2.1- Anualmente, o programa de auditorias (freqüências x áreas) deve ser elabo-
rado, em base ao "status" e à importância das atividades de cada área e re-
visto sempre que necessário, em função de:
a) introdução ou modificação de produtos, processos, atividades;
b) comportamento dos indicadores da Qualidade, Meio Ambiente e Seguran-
ça / Saúde no Trabalho (internos e externos);
c) situações críticas, quanto a aspectos qualitativos;
d) modificações no Sistema da Qualidade, Meio Ambiente e SST;
e) características / implicações dos aspectos / impactos ambientais e dos pe-
rigos e riscos ocupacionais;
f) performance em auditorias anteriores. Dependendo do contexto identifica-
do de “a” até “e”, pode-se utilizar como referência o Grau de Aplicação Fi-
nal – “GAF” (vide item 2.4.3), para definição das freqüências.
Em caso de má performance, prever auditorias mais constantes:
 GAF < 75% = 6 meses
 75% < GAF  80% = 9 meses
Para a boa performance estudar a frequência das auditorias, caso a caso.

2.2.2- Para cada auditoria, deve ser definido um grupo auditor composto de um Au-
ditor Líder e um Co-Auditor. Como representante do auditado deve ser desig-
nado o Monitor da respectiva área (vide Procedimento para a Qualidade
10.14).
2.2.3- Para cada área, ou subáreas a serem auditadas, deve-se definir os respecti-
vos Check-Lists, através do programa informatizado.

( * ) – Subitem alterado
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2.2.4- Na fase de preparação da auditoria, o grupo auditor, sob a coordenação do

Auditor Líder, deve:
familiarizar-se com a documentação integrante do seu escopo. No caso
das auditorias Ambientais e de Segurança e Saúde no Trabalho, conside-
rar as regulamentações e obrigações pertinentes / aplicáveis;
conhecer o resultado da auditoria precedente, bem como as observações
e oportunidades de melhorias evidenciadas;
estudar as eventuais não conformidades apontadas na auditoria preceden-
te para avaliação mais aprofundada sobre a eficácia das ações tomadas;
identificar todos os itens sem nota na última auditoria realizada na área;
localizar todos os novos itens acrescentados no check-list;
verificar no mínimo junto à Qualidade LatAm, os temas considerados críti-
cos e/ou prioritários, em função de necessidades estratégicas, histórico de
ocorrências, etc.;
definir, caso haja disponibilidade de tempo, amostragens adicio-
nais/complementares, dando preferência para avaliação de itens com
classificação Crítica – “C”.

2.3- Realização
2.3.1-Durante a execução da auditoria, o grupo auditor deve conduzir as avaliações,
a partir dos critérios estabelecidos no item 2.2.4.
2.3.2- Cada item a ser auditado, é classificado em função de sua respectiva critici-
dade (Critica - "C", Maior - "M" ou Menor - "N"), conforme Procedimento para
a Qualidade 10.27.
Em função dessas criticidades, são usados os "COEFICIENTES DE IMPOR-
TÃNCIA" - C.I. -, com o seguinte critério:
C  CI = 5
M  CI = 3
N  CI = 2
2.3.3- Durante as avaliações, o grupo auditor atribui um "ÍNDICE DE AVALIAÇÃO" -
I.A. - para cada item auditado, com o seguinte critério:
0  não aplicado;
2  em início de implantação;
5  com aplicação parcial;
10  com aplicação total.
2.3.4- Em caso de eventuais itens julgados NÃO APLICÁVEIS ao setor auditado, ou
ainda para itens NÃO AUDITADOS por motivos justificáveis, o Auditor Líder
deve fazer observações a respeito. Esses itens são excluídos do Cálculo Nu-
mérico Final.

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2.4- Relatório Final (Sumário)

2.4.1- O Auditor Líder deve elaborar o SUMÁRIO DA AUDITORIA, através do pro-

grama informatizado, inserindo as seguintes informações:
 período de realização da Auditoria;
 nomes dos entrevistados;

( * ) atividades de preparação para a auditoria;

 comentários gerais sobre a Auditoria e recomendações específicas, quanto
à possibilidade de melhorias, abordados na reunião de encerramento, com
os representantes das áreas auditadas;
 "I.A." atribuído a cada item do check-list;
 justificações em caso de itens não aplicáveis / não avaliados;
 descrição das não conformidades apontadas, em caso de I.A. 10;
 no caso de não conformidades reincidentes, evidenciar esta condição no
seu enunciado.

( * ) 2.4.2- O sumário deve ser elaborado pelo Auditor Líder no máximo em 10 dias úteis,
após a conclusão da auditoria, e aprovado pela área auditada, representada
pelo Monitor, após mais 5 dias úteis.
Após sendo sumário aprovado pelo Monitor e Auditor-Líder, a auditoria é fina-
lizada automaticamente.

2.4.3- O GRAU DE APLICAÇÃO FINAL - "G.A.F.", por área e subáreas é calculado

através do programa informatizado, conforme segue:

G. A. F 
C. I. xI. A.X100
C. I. x10
2.4.4- A divulgação dos resultados aos setores envolvidos, deve ser feita conforme
Procedimento para a Qualidade 10.09.

( * ) - Item Inserido ( * * ) - Subitem Alterado

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2.5- Eliminação das causas de Não Conformidades

2.5.1- O Monitor da área auditada deve elaborar o "PLANO DE AÇÕES PREVENTI-

VAS / CORRETIVAS" através do programa informatizado, inserindo as se-
guintes informações:
 descrição da(s) ação(ões) prevista(s) para cada não conformidade des-

crita no sumário;
 definição do responsável pela implantação de cada ação;

 definição da data de conclusão de cada ação.

2.5.2- Quando a responsabilidade pela implantação de uma ação for, de maneira

consensual, alocada a uma área não representada pelo Monitor auditado, a
ação deve ser delegada, via programa informatizado, ao Monitor dessa área,
o qual deve inserir as informações descritas no item 2.5.1.
2.5.3- O Monitor da área auditada deve concluir a elaboração do PLANO DE A-
ÇÕES, no máximo em 30 dias após "finalizada a auditoria" (ver item 2.4.2).
O prazo máximo admitido para a "data de conclusão de cada ação" é de 180
dias, após "finalizada a auditoria". Havendo "Autorização Especial", esse pra-
zo pode ser estendido (vide Norma para a Qualidade B/AL 078).
2.5.4- No máximo 10 dias úteis após a data prevista para conclusão de cada ação, o
Monitor deve avaliar o seu Status de implantação (follow-up) e inserir o resul-
tado no PLANO DE AÇÕES, com o seguinte critério:
 ação satisfatória (uma vez avaliada sua eficácia, descrevendo de for-

forma sintética as ações efetivamente implementadas);

 ação não concluída;

 ação não satisfatória;

 ação cancelada (justificando o motivo).

2.5.5- No caso de ações "NÃO CONCLUÍDAS", o Monitor deve definir nova data de
conclusão, dentro do prazo máximo admitido / autorizado (ver item 2.5.3) e in-
seri-la no PLANO DE AÇÕES.
2.5.6- No caso de ações "NÃO SATIFATÓRIAS", o Monitor deve definir, junto aos
responsáveis, novas ações para conclusão, dentro do prazo máximo admitido
/ autorizado (ver item 2.5.3) e inseri-las no programa informatizado, conforme
previsto no item 2.5.1.
( * ) 2.5.7- Com relação às oportunidades de melhoria evidenciadas no Sumário da Audi-
toria pelo Auditor Líder (vide item 2.4.1), o Monitor deve analisá-las critica-
mente, registrando as conclusões / ações tomadas.

( * ) - Subitem Alterado
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2.6- Análise Crítica pelos Níveis Superiores

2.6.1- Nas seguintes situações, os níveis superiores da área auditada (e até os de
outras áreas quando necessário) devem ser acionados para análise crítica
dos problemas, avaliação de riscos e tomada de decisões, visando soluções
alternativas temporárias:
 datas de conclusão de ações, que não atendam ao prazo máximo admitido
/ autorizado;
 não conclusão das ações dentro do prazo máximo admitido / autorizado;
 não eficácia de ações concluídas, com conseqüente superação do prazo
máximo admitido / autorizado;
 não conformidades reincidentes, devido às ações concluídas não terem si-
do eficazes.
2.6.2- Todas as decisões tomadas (incluindo os nomes dos responsáveis), devem
ser registradas no programa informatizado.

3.0 – CIRCUNSTÂNCIAS ESPECIAIS

3.1- No caso de auditorias nas Regionais de Vendas, Armazéns e Centros de

Montagem, distantes das Fábricas, devido ao número reduzido de documen-
tos envolvidos, e a fim de evitar altos custos com deslocamento / estadia dos
grupos auditores, é dispensada a designação de um Co-Auditor.

3.2- No caso de auditorias de abrangência parcial, com número reduzido de itens

a auditar, a fim de evitar custos onerosos, também é dispensada a designa-
ção de um Co-Auditor.

3.3- No caso de Auditorias Ambientais e de Segurança e Saúde no Trabalho, em

função da necessidade, é admitida a designação de mais de um Co-Auditor.

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4.0 - CHECK-LIST PARA AUDITORIA

CRITICI- ÁREA A SER

No ITEM DADE ATIVIDADE A AUDITAR AUDITADA
2.2.1
Elaboração e revisão do programa anual de auditorias, con-
2.2.2 C
forme previsto. Qualidade LatAm
3.1 a 3.3
2.2.3 M Definição dos Check-Lists por áreas e subáreas.
2.2.4 C Preparação para a auditoria, conforme previsto.
2.3.1
2.3.3 C Avaliação dos itens, conforme critérios estabelecidos.
2.2.4
Registro de observações para itens não aplicáveis ou não Auditores-Líderes
2.3.4 M
auditados.
2.4.1 M Elaboração do sumário conforme previsto.
Elaboração do sumário no máximo em 10 dias úteis após a
M
conclusão da Auditoria.
2.4.2
Aprovação do sumário no máximo em 5 dias úteis, após a
M
sua elaboração pelo Auditor-Líder.
2.5.1
C Elaboração do plano de ações conforme previsto.
2.5.2
Conclusão da elaboração do plano de ações, no máximo
C em 30 dias após a "finalização da auditoria" pelo Auditor-
2.5.3 Líder (NOTES).
Previsão de conclusão de todas as ações, não superando o
C
prazo máximo, conforme previsto.
2.5.4 M Follow-up das ações, conforme previsto.
Monitores das Áreas
Definição de nova data de conclusão, em caso de ações Auditadas
2.5.5 C
"não concluídas", conforme previsto.
Definição de novas ações em caso de ações "não satisfató-
2.5.6 C
rias", conforme previsto.
Análise Crítica, conforme previsto, das oportunidades de
2.5.7 M
melhoria evidenciadas no Sumário.
2.6.1
2.6.2
Acionamento dos níveis superiores para Análises Críticas, e
2.5.3 C
registro no programa informatizado, conforme previsto.
2.5.5
2.5.6

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