Gerente do Fluxo de Valor no IOV

Carlos Frederico Pinto

 2
http://www.planet-lean.com/index.php/case-studies/493-iov
 VSM da prescrição médica:
Estado Atual e Futuro
Current: 40 steps
Current Future State Benefit
State
Lead Time 644 min 104 min 84%
Cycle Time 133 min 85 min 36%
Opportunity Time 511 min 19 min 96%

2009 Future: 9 steps

3
Respeito pelas pessoas

ALERTAS DE
SEGURANÇA

4
Lean é visual
 META IHI: 7 DIAS PARA A
3ª PRIMEIRA CONSULTA
2013 Agilidade

1 Médico a menos
atendimento 1ªvez REFLEXO DE FÉRIAS
Março – 2 feriados Dr Caio, Marcelo,
Henrique, Frederico

Fora da Meta Dentro da Meta

Lean é visual:
“Setores coloridos após evento sentinela”
Padrão
Visual
Flexível
Lean é Visual

9
Desdobramento
dos problemas...
... E estratégias
“Boards on board”
SEMANAL
Mensal nos
INDICADORES
SISTÊMICOS

+ Semanal com
as EQUIPES

ROUND DIÁRIO
DE SEGURANÇA
 Produtividade 2013 IOV

Barr T and Towle E.

National Oncology Practice Benchmark 2011,
JOP Nov 2011.
Linha do Tempo
+1
unidade
(QT)
+ 3 unidades
+1 (1QT) (2 RT)
unidade
+1 (RT)
Hoshin Kanri
unidade
2010-2013:
(QT)
Segurança
2012 2013
2010

2008

12
 Lean
no IOV:

Lançamento Agosto de 2014

Lean Institute Brasil

Facebook:
https://www.facebook.com/embuscadocuidadoperfeito
Hotsite:
http://em-busca-do-cuidado-perfeito.webnode.com/
13
14
 O MURO OUT/2013

O MURO Pedir ajuda!!!

ATRAVESSAR O MURO

15
O MURO OUT/2013

2) ANÁLISE DA SITUAÇÃO

• Crescimento acelerado;
• Necessidade de novos investimentos;
• Novos sócios – nova cultura;
• Novas unidades de negócios;
• “O que já está andando” = é preciso sustentar;
• “Projetos Estratégicos” = é preciso sustentar;

16
O MURO OUT/2013

4) PROBLEMAS
• Dificuldade em comunicação intra organizacional;
• Dificuldades de implantar as ações propostas de
projetos e A3;
• Times desenvolvimento não consegue acompanhar e
sustentar a cultura;
• Fluxo do paciente é confuso (documentação
diferente entre unidades);
• Entrada de novos colaboradores;
• Linha de frente recuou (foco no arroz e feijão);
• Mudança do Norte Verdadeiro (???).

17
O MURO OUT/2013

4) PROBLEMAS
• Cada um no seu quadrado;
• Multi comando = muito cacique;
• Recursos sobrecarregados;
• Papéis / responsabilidades (report) pouco claras e
estabelecidas;
• Tratamento “igualitário” talvez possa aumentar o
ruído adiante;
• Dificuldade em definir o que padronizar e que não
padronizar;

18
O MURO OUT/2013

Enfim,, o problema de sempre

Enfim sempre….
….

19
 Contramedidas iniciais do
PROJETO VSM IOV-LIB 2014-2016
1. Extinguir os departamentos do IOV (matrizes)
1. Enfermagem
2. Farmácia
3. DESENVOLVER
3. Corpo Clínico
4. Gestão Administrativa O SISTEMA
5. Relacionamentos DE GESTÃO
2. Novos Site Managers e VSMs
DO IOV
1. Site SJK completo...
2. Site Taubaté
3. Site CSC
4. Direção Clínica e Técnica
5. KPO= kaizen promotion office = escritório lean
Redesenho do Sistema de Gestão:
Novos fluxos – sem departamentos FLUXO DO PACIENTE
HRVP
FLUXO DOS MÉDICOS
SITE HRVP
MANAGER TTÉ FLUXO DA INFORMAÇÃO
HRVP

LEAN OFFICE
QUALIDADE (KPO) FLUXO DOS MAT/MED E
EQUIPAMENTOS
DIRETORIA CLÍNICA
FLUXO DA
DIRETORIA E TÉCNICA IINFRAESTRUTURA E
AMBIENTE (5S)
EXECUTIVA CENTRO DE
SERVIÇOS FLUXO DO PACIENTE
COMPARTILHADOS IOV/CENON
CAD
FLUXO DOS MÉDICOS
AUDITORIA IOV + CENON
INDEPENDENTE SITE FLUXO DA INFORMAÇÃO
MANAGER SJK IOV/CENON
 Redesenho do Sistema de Gestão
ALTA FLOW/SITE FLUXOS DO FLUXOS DE VALOR AREAS ENVOLVIDAS
DIREÇÃO MANAGERS BACK OFFICE (VSMs) (VSMs)

FINANC/CONTAB PRONTUÁRIO
FATURAM RH SSO LOGÍSTICA ADM + SECRETARIA CENON DO PACIENTE
MANUTENÇÃO TI FLUXO DA
MANUTENÇÃO RECEPÇÃO
GERAL INFORMAÇÃO TRIAGEM
TÉCNICA
MARKETING/ ENG + PROJETOS FLUXO DO SALA QT
COMERCIAL PACIENTE HRVP
CSC BP
FARMÁCIA

CAD CENTRO DE SERVIÇOS QT BP FLUXO DOS 5S

COMPRATILHADOS SITE MAT/MED/ENG

FÍSICA
RT BP FLUXO DOS
MANAGER MÉDICA
MAT/MED/ENG
DIRETORIA BLUEPRINT TTÉ
IOV 2 = IOV 1
CLINAC 1 E 2
EXECUTIVA GRUPO IOV - KPIs
SITE PRONTUÁRIO
DO PACIENTE
DIRETORIA MANAGER IOV 1 BP
FLUXO DA
AUDITORIA LEAN BP CLÍNICA E SJK INFORMAÇÃO RECEPÇÃO/
INDEPENDENTE TÉCNICA CENON TRIAGEM
FLUXO DO
2 BP SALA QT
PACIENTE
LEAN OFFICE DC BP IOV/CENON FARMÁCIA
CENON 1 = CENON 2
QUALIDADE FLUXO DOS
5S
MAT/MED/ENG
DIAGRAMA IEP
FLUXO DOS FLUXO DOS FÍSICA
MÉDICOS MAT/MED/ENG
LÓGICO PROGRAMA JORNADA
IOV + CENON
MÉDICA
CLÍNICA
GRUPO IOV DE CÂNCER CLINAC
 Papel dos Site Managers e VSMs
• Cuidar do processo de toda a unidade
SITE
MANAGER TTÉ
assistencial
– Enfermagem
LEAN OFFICE – Farmácia
QUALIDADE (KPO) – Corpo Clínico
DIRETORIA CLÍNICA – Gestão Administrativa
E TÉCNICA
Autonomia para administrar TODOS os
CENTRO DE processos através do:
SERVIÇOS • Trabalho Padrão,
COMPARTILHADOS
• A3 e
SITE • Catchball
MANAGER SJK
Business Performance System Thedacare

Planilha Gestão
De Round Time Scorecard do
Controle Diário da Mensal Desperdício
Diário Liderança

Revisão Gestão
Trabalho Gestão
Mensal de por
Padrão Visual
Desempenho PDSA Trabalho
Do Líder
Padronizado

24
 BPS no IOV – Kit Básico

Planilha Gestão
De Round Time
do
Controle Diário da
Desperdício
Diário Liderança

Revisão Gestão
Mensal de Visual
Desempenho PDSA

25
Trabalho Padrão do Líder

Diário no gemba
• Papel do líder
• Princípios lean
• Comportamentos e
Hábitos
• Pensamento A3
• Sistema de Gestão
• NORTE VERDADEIRO

26
Como vai nosso A3 em Junho 2014?

27
 Como vai nosso A3 em Junho 2014?
FLUXO DO PACIENTE
HRVP
SITE FLUXO DOS MÉDICOS
MANAGER TTÉ HRVP
FLUXO DA INFORMAÇÃO
HRVP

28
 Como vai nosso A3 em Junho 2014?
Kaizen:
LEAN OFFICE • 2012: 22 eventos com ~ 40 pessoas
QUALIDADE (KPO)
• 2014: 9 eventos com ~ 117 pessoas
FLUXO DA INFORMAÇÃO FLUXO DA INFORMAÇÃO
IOV/CENON HRVP

6 painéis de indicadores
(1 para cada unidade)

29
 Como vai nosso A3 em Junho 2014?
FLUXO DO PACIENTE
IOV/CENON
DIRETORIA CLÍNICA
E TÉCNICA FLUXO DA INFORMAÇÃO
IOV/CENON

 Projeto Tazy – EMR

 QOPI
 Compliance de 92% Adjuvante e 88% Global (cut-off de 80% e 75%);
 Trabalho padrão da Jornada do Paciente (com VSMs):
 Checklists de cuidado gerenciado
 TP da equipe multiprofissional
 IHI Open School IOV Chapter:
 Reuniões regulares, 64 profissionais em treinamento
30
 Como vai nosso A3 em Junho 2014?
FLUXO DO PACIENTE
IOV/CENON
SITE
MANAGER SJK FLUXO DA INFORMAÇÃO
IOV/CENON

• Trabalho padrão da Jornada do Paciente:

– Checklists de cuidado gerenciado
– TP da equipe multiprofissional
• Integração das novas Unidades de Negócios
– OEE de 45-50% para 65-70% em 4 meses
(padrão de outras unidades: 80-85%)
– Kit básico do BPS IOV
– Matrizes de Habilidades

31
 Como vai nosso A3 em Julho 2014?
 Integração contábil, financeira, RH, TI,
CENTRO DE logística, manutenção, faturamento, emissão
SERVIÇOS FLUXO DA de guias:
COMPARTILHADOS INFRAESTRUTURA E  3ª geração de projetos na logística;
AMBIENTE (5S)
 Novo Layout para área física:
FLUXO DOS MAT/MED E
EQUIPAMENTOS 350 m2 livres para novos negócios.

Indicador Jan – Jun 2014

Custos RH (HE) Redução de 12%
Custos Globais Redução de 3%
Produção Global Aumento de ~16%
Autorizações (CENON) De 15 para 6 dias
Produtividade Aumento de ~15%
32
 2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
16000
18000
20000

0
jan/13
fev/13
mar/13
abr/13
mai/13
jun/13
jul/13
ago/13
set/13
out/13
nov/13
dez/13
jan/14

Radioterapia 2013-2014
Aplicações Realizadas de
fev/14
em Agosto 2014?

mar/14
Como vai nosso A3

abr/14
mai/14
jun/14
500
1000
1500
2000
2500
3000

jul/14
jan/13
fev/13
mar/13
abr/13
mai/13
jun/13
jul/13
ago/13
set/13
33

out/13
nov/13
dez/13
jan/14
fev/14
2013-2014

mar/14
abr/14
Oncologia Clínica

mai/14
Total de Procedimentos

jun/14
jul/14
Como vai nosso A3 em Agosto 2014?

Produção de Quimioterapia Parenteral por Colaborador

14 2013-2014
12

10

34
 Linha do cuidado mama Fred/Evelin 02 09 14

Paciente com câncer de mama leva até 8 semanas para

obter diagnóstico e só então iniciar tratamento do cancêr

• Pacientes viajam até 130 km para ter acesso ao HRVP,

• Pacientes sem recursos para viajar com frequência,
• AGENDAMENTO CENTRALIZADO NOS MUNICÍPIOS,
• Exames ruins ou incompletos,
• Agenda dos especialistas aleatória ou FIFO;
• Sistema de triagem com baixa resolutividade;
• HRVP sobrecarregado em todos os seus recursos,

FLUXO CONTÍNUO EM 1 DIA PARA DIAGNÓSTICO

ACESSO AO TRATAMENTO NA ½ DO TEMPO

35
 Linha do cuidado mama Fred/Evelin 02 09 14

Paciente com câncer de mama leva até 8 semanas para

obter diagnóstico e só então iniciar tratamento do cancêr

4) Análise do Problema
7 d130 km para 7d 14 d 7-14 d 7-14 d 14 d
• Pacientes viajam até 7-14terdacesso ao HRVP
• Pacientes sem recursos Masto
Triagem para viajar com frequência Masto
Imagem Masto Anestesista CURURGIA Masto
• Sistema desconexo: sem informações, exames de baixa
qualidade na cidade de origem, Labs Biopsia Pedido Pedido
Até 70 dias
• HRVP sobrecarregado em todos os seus recursos cirurgia oncologia

DIAGNÓSTICO 14 d
Tempo para checkpoints:
Até 42 dias ONCOLOGIA
DIAGNÓSTICO: até 42 dias
CIRURGIA: até 70 dias
Até 100 dias
QUIMIOTERAPIA:
CRIAR FLUXO CONTÍNUO EM 1 DIAatéPARA
100 dias
ACESSO AO TRATAMENTO

36
 Linha do cuidado mama Fred/Evelin 02 09 14

Paciente com câncer de mama leva até 8 semanas para

obter diagnóstico e só então iniciar tratamento do cancêr

5) Contramedidas
• Pacientes viajam até 130 km para ter acesso ao HRVP 8h Triagem
Tempo para checkpoints:
• Pacientes sem recursos para viajar com frequência
DIAGNÓSTICO: até 8 dias
• • desconexo:
Sistema Conectar etapas exames de baixa 9h
sem informações, Imagem
CIRURGIA: até 28 dias
qualidade na cidade de origem,
• • Novas
HRVP sobrecarregado agendas
em todos os seus recursos ONCOLOGISTA: até 42 dias
• Novos horários 10h Labs

• Acesso dedicado
13h Masto
• Enfermeiro do cuidado
CRIAR FLUXO CONTÍNUO EM 1 DIA PARA 14h Biopsia
Piloto: início 02/09
ACESSO AO TRATAMENTO Até 8 dias Até 28 dias Até 42 dias
14h Pedido
cirurgia
DIAGNÓSTICO
Expectativa: 7d 7-21 d 7d
Masto
14h30 Anestesista Masto CURURGIA
acesso ao tratamento na 14 d
½ do tempo 1º DIA Pedido
oncologia ONCOLOGIA
37
Como vai nosso A3 em Agosto 2014?

38
Lean é uma jornada,
não um destino.
Sempre em
movimento
o futuro
está.
está.