WKF - Scheduling Rostering Training V6

Como elaborar e
atribuir um plano de
escala?
Workforce Planning &
Systems
06,07 e 08 de Abril de 2015
Rio de Janeiro
Agenda
1 | Premissas do Processo (10:00-10:30)
2 | SSC (Staff Scheduling System) (10:30

– 12:00)
3 | Colocando na prática (13:30 – 17:00)

– Elaboração e atribuição de planos de escala
no SSC
4 | Encerramento
1 Premissas do
processo
1.1 | Overview
1.2 | Impactos
1.3 | Responsabilidades
1.4 | Gestão da Mudança
1.5 | Quais as Regras?
1.6 | Premissas Macro
1.7 | Próximos Passos

1.1 Overview
Objetivo: ajudar o usuário a planejar a força de trabalho em
planos de escala para os Eventos Teste
Considerar somente funcionários efetivos e voluntários (não incluir terceiros)
Esse planejamento tem um grande impacto principalmente nas operações de

TRA/SEC/LOG/FAB
Cronograma de WKF Planning
1º onda e 2º onda T - 18 T - 15 T – 12 T–7
• Resource • Treinamento • Lock down • Início de • Publicação

Scoping e início de dos números processo de de Rostering
processo de Rostering
Scheduling
1.2 Impactos
IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO
Riscos
Pedidos para FAB são emitidos por Faltar refeições para a
Alimentação WKF com 3 dias de antecedência força de trabalho
Apenas funcionários listados e Filas no Check in
Check in escalados serão autorizados a Sobrecarregar o help desk
entrar nas instalações Atrasos nos turnos
Acessos são liberados por ACR de Não ter o acesso
Credenciamento acordo com a posição do necessário para
funcionários desempenhar a função
Itens serão solicitados por WKF de
Reconhecimento Faltar itens e gerar
acordo com o planejamento da
e Retenção possíveis constrangimentos
força de trabalho das AFs
1.3 Responsabilidades
ÁREA FUNCIONAL
• Estabelecer e manter os planos de escala e a listagem da força

de trabalho atualizados no SSC (Staff Scheduling System)
• Comunicar qualquer alteração de listagem de sua força de

trabalho em tempo hábil (mínimo de 24 horas antes)
Apenas o Ponto Focal da Área Funcional pode alterar o plano

de escala da força de trabalho de sua AF
1.4 Gestão da Mudança
PREMISSAS
Alteração de demanda Quem aprova ?
• Até o final do Scheduling Ponto focal da AF requisitante e

• Até 5% da demanda total da AF Coordenador de Recurso responsável pela AF
• Até o final do Rostering Gerente da AF requisitante e

• Entre 5% e 10% da demanda total da AF Gerente de WKF
• Após Rostering
Diretoria da AF requisitante
• Acima de 10% da demanda total da AF
• Mudança de Escopo AF ou Evento Área Funcional de Test Events

1.4 Gestão da Mudança
PROCESSO
• Centralizar todas as demandas

de alteração no Ponto Focal de
Força de Trabalho da AF
• O Ponto Focal de Força de

Trabalho deve enviar para WKF
Planning
Template disponível no Colaboração

1.5 Quais as regras?
PLANO DE ESCALA
A partir do PRIMEIRO dia de

COMEÇO
treinamento oficial dos atletas
O convite será
enviado para
TÉRMINO ÚLTIMO dia de competição
o voluntário
antes
NÃO criar plano de escala para o VST (Venue
Specific Training)
A força de trabalho NÃO deve atuar em

turnos diferentes (diurno e noturno)
durante o período de operação
TURNOS Limite de 1 turno por dia
Mínimo de 4 horas
8-10 horas
de trabalho
Estagiário Atleta PCD Voluntário Paid Staff +
1 hora de
MÁXIMO 4 horas 4 horas 9* horas 11 horas break
SOMA DE
TURNOS DA 20 horas 20 horas 62 horas 62 horas
SEMANA 56 horas de
trabalho
Intervalo entre turnos de no mínimo 11 horas +
(entre um dia e outro) 6 horas de
break
Não é permitido dividir turnos no mesmo dia
INTERVALOS
HORAS TRABALHADAS INTERVALO OBRIGATÓRIO
Entre 4 e 6 horas 15 minutos
Entre 6 e 10 horas 1 hora para refeição
Os turnos não devem mostrar os períodos de intervalos
Os gestores devem planejar os intervalos operacionalmente de acordo

com o número de horas trabalhadas
Lembrar que o
INTERVALOS INTERVALO
trabalho é OBRIGATÓRIO
VOLUNTÁRIO
Recomendação
de mais breaks Parar o trabalho a cada 4
HORAS TRABALHADAS
que a lei horas para um pequeno
intervalo (+-15 minutos)
Exemplo de um turno de 9 horas para Voluntário
8:00–12:00 12:00-13:00 13:00-17:00

atividade almoço atividade
15 min break 15 min break

INTERVALOS
08:00 – 18:00
Exemplo de um escalonamento de
turno de 9 horas para Voluntário 08:00-17:00
Com o escalonamento é possível: 08:15–17:15

• Evitar turnos longos
• Respeitar os limites de horas de 08:30–17:30
trabalho
08:45–17:45
SSC permite selecionar horário
09:00–18:00
do turnos de 5 em 5 minutos
VISÃO OPERACIONAL
Criação do plano Alocação da força

Gestão da
de escala de trabalho
Mudança
(scheduling) (rostering)
Ponto Focal das AFs
treinam os usuários que
utilizarão o sistema na
instalação para fazer as
alterações dos turnos
DIAS DE FOLGA
DURANTE A COMPETIÇÃO Aquece Rio – Qualificatório de
Triatlo Olímpico & Mundial de
Paratriatlo
PLANO DE ESCALA DIAS DE FOLGA
AGOSTO de 2015
1-6 dias sem folga obrigatória
D S T Q Q S S
7-13 dias 1 dia
26 27 28 29 30 31 01
14-20 dias 2 dias
02 03 04 05 06 07 08
Máximo de 6 dias consecutivos de trabalho
por semana 09 10 11 12 13 14 15
A cada 4 semanas de trabalho: 1 folga no 16 17 18 19 20 21 22
domingo ou na segunda
DIAS DE FOLGA
DURANTE A COMPETIÇÃO Aquece Rio – Regata Internacional
de Vela 2015
AGOSTO de 2015
D S T Q Q S S
7-13 dias 1 dia
02 03 04 05 06 07 08
14-20 dias 2 dias
09 10 11 12 13 14 15
por semana 16 17 18 19 20 21 22
DIAS DE FOLGA
DURANTE A COMPETIÇÃO Campeonato do Mundo de Tiro
Esportivo
ABRIL de 2016
D S T Q Q S S
7-13 dias 1 dia
05 06 07 08 09 10 11
14-20 dias 2 dias
12 13 14 15 16 17 18
por semana 19 20 21 22 23 24 25
1.6 Premissas Macro
O QUE CONSIDERAR?
ABERTURA DOS PORTÕES
Escalonar a HORÁRIO DA COMPETIÇÃO Check in da

força de trabalho WKF começa
2 horas antes
somente CERIMÔNIA DE PREMIAÇÃO da abertura
dos portões
quando
necessário! OPERAÇÃO DE SERVIÇO ESPECÍFICO
TEMPO DE DESLOCAMENTO DENTRO DA

INSTALAÇÃO
1.7 Próximos Passos
1º• Lançamento da tarefa nos TEVOPs

a partir do dia 13 de Abril
• Seguir o calendário de cada
evento teste (T-18)
• Prazo para Scheduling: 3 semanas
2º• Eventos Major da Wave 1 (Remo e

Hipismo):
• Fazer o Plano de Escala em um

ambiente teste diferente no SSC -
Accreditation Test Events
3º DE-PARA Job Title
FUNCIONÁRIOS EFETIVOS
DE PARA
Cargo hoje no Cargo durante
T-14 Rio2016 Evento Teste T-12
WKF WKF envia BP WKF envia Shared AF fazem a
recebe o para BP analisa responde DE-PARA Services alocação
DE-PARA validação perfil para Shared alimenta o da força de
da AF da BP WKF Services SSC trabalho
1 dia 3 dias 1 dia 5 dias
workforce.planning Template do DE-PARA disponível no

@rio2016.com Colaboração
SSC – Scheduling
Manual do Usuário
SSC -
1 Scheduling
1 | Visão global do processo
o Resumo do processo de negócio
o Estrutura de atendimento dos sistemas de WKF
o Aplicações do sistema de gestão da força de
trabalho
2 | Conceitos básicos do SSC

o Página de login
o Página inicial
3 | Conceito de posições
o Busca de uma posição
o Detalhes de uma posição
o Plano de turno da posição
SSC -
1 Scheduling
4 | Definição de plano de turnos
o Criando um plano de turnos
o Aplicando modelo de calendários
o Importando massiva de turnos
o Exportando um plano de turnos de uma posição
5 | Exercícios I
6 | Lista de turnos
o Introdução
o Alocação de equipes à posição
o Métodos de alocação
o Alocação de turnos à um indivíduo
SSC -
1 Scheduling
7 | Detectando turnos críticos.
8 | Alocando e desalocando pessoas de um

turno
9 | Visualizar lista de turnos
10 | Exercícios II
12
Dissolver
11
Desenvolver
& Liderar
10
Uniformizar
1.Visão global do processo
9 Credenciar
Sistemas, Políticas, Procedimentos
Comunicação e Envolvimento
Definir escala
7
Treinar
Fase do processo
Checar
Background
5
Atribuir
4
Agendar
3
Selecionar
2
Atrair
Definir
escopo
1
1.Visão global do processo
Aplicações do Sistema de Gestão da Força de Trabalho
Conceitos
2 Básicos do
SSC - Scheduling
2.Conceitos básicos do SSC
Turnos
Shift
(Turno de trabalho)
O número de horas que os voluntários ou

funcionários precisam cumprir
em um dia de trabalho
(horas trabalhadas + período de descanso).
Turnos
Scheduling Plan
(Plano de Escala)
Alocar os Alocar os
Definir os
Criar Definir voluntários e voluntários e
turnos para
o calendário as posições funcionários funcionários
uma posição
às posições aos turno
Página de login
▶ Endereço: https://wfm-ct2.rio2016.com/SSC/login.do
▶ Username: Test01…. Test20
▶ Password: !p@nema.01
Página Inicial
▶ Na página inicial, você terá acesso às principais ferramentas do sistema:
– Menu
– Barra de ferramentas
• Business Message: Página para inserção de mensagens de aviso.
• User info: Página para troca de senha.
• Help: Documentação do Sistema para consulta.
Seções do Menu
▶ No menu principal, você verá apenas os 2 itens abaixo e seus respectivos submenus:
Scheduling Plan:
Seções do Menu
▶ No menu principal, você verá apenas os 2 itens abaixo e seus respectivos submenus:
Staff Management:
Conceitos
3 de posições
3.Conceito de Posições
Busca de uma posição
▶ No menu ‘Scheduling Plan’ (Plano de Escala), selecione o item ‘Positions’
(Posições).
▶ Na tela de posições, você deverá efetuar a busca de uma posição na seguinte ordem:
1) Evento:
Selecione ‘Olímpico’
ou ‘Paralímpico’.
Obs: Na primeira etapa

de criação das escalas,
você só verá a opção
‘Test Events’
(Eventos Testes).
2) Centro:
Mantenha selecionada
a opção “Volunteer
Operation Department”
3) Area Funcional:
Selecione a Área Funcional
Clicando no ícone ( ), ao
lado do campo “Functional
Area”.
3) Area Funcional
Na tela de busca de áreas
funcionais, busque pelo
código ou pelo nome da sua
area funcional e clique na
area funcional encontrada.
Obs: No seu login em PRD,

apenas a sua área functional será
apresentada como opção de busca.
4) Tipo de Equipe
Selecione ‘Volunteer’
(Voluntário) ou ‘Paid Staff’
(Funcionário), de acordo
com o tipo de equipe que
você irá trabalhar. Ignore
a opção ‘Contractors’
(Contratados).
5) Instalação:
Selecione a Instalação
clicando no ícone ( ), ao
lado do campo “Venue”
(Instalação).
5) Instalação:
Na tela de busca de
instalações, busque pelo
código ou pelo nome da
instalação e clique na
instalação encontrada.
Obs: No seu login em PRD,

apenas as instalações da
sua AF serão apresentadas
como opções de busca.
6) Cargo:
No campo cargo, você
verá a lista de cargos
associados à instalação
e à area funcional sele-
cionadas previamente.
Selecione o cargo de sua

preferência e clique no
botão ‘Search’ (Buscar).
▶ O sistema apresentará uma posição de acordo com o critério de busca aplicado.

Clicando nela, você será direcionado para a página de detalhes da posição.
Detalhes de uma posição
▶ Na tela de detalhes da posição,
você verá 5 informações uteis
para a elaboração do seu plano
de escala:
o Peak Shift
(Turno Pico),
o Official Demand
(Demanda Oficial),
o Main Position Demand
(Demanda de posição
principal),
o Shift Published
(Turno Publicado)
o Roster Published.
(Lista de turnos publicada)
Peak Shift
(Turno-Pico)
O número máximo de pessoas necessárias em um turno,

em qualquer período.
Official Demand
(Demanda Oficial)
Número de pessoas necessário para cobrir uma posição em

todo o seu período de funcionamento.
Main Position Demand

(Demanda de Posição Principal)
Refere-se ao número de pessoas que tem essa posição

como a sua posição principal.
Shift Published / Roster Published

(Publicação de turno e lista de turnos)
Marcação que indica se o turno ou a lista de turnos

está ou não publicada.
Plano de turno da posição
▶ Na tela “Position Shift Plan“ (Plano de Turnos da Posição) é onde você vai ver/criar o
plano de escala de trabalho (plano de turnos) para uma posição específica. Utilize como
exemplo, a posição indicada no seu material de apoio. Com a posição encontrada, clique
no ícone ( ) para acessar a tela "Position Shift Plan" (Plano de Turnos da Posição).
Horário de início Seletor de dias
e término do turno Detalhes da posição É dividido por quadrados que
correspondem aos dias do período de
funcionamento da posição.
Nº de pessoas que
Demanda precisam ser alocadas
do turno Navegação
Total de dias Mostrar dias não
O número total de visíveis
dias de trabalho da Nº de pessoas já Ver turnos
Nome de um determinado alocadas para esta posição
posição.
local dentro da venue. sobrepostos
Total de horas do turno

Total de
horas por dia
Fixo em 24h
Definição de
4 Plano de Turnos
4.Definição de Plano de Turnos
Criando um plano de turnos
▶ Depois de ter conhecido a tela "Position Shift Plan" (Plano de Turnos da Posição), você
precisa selecionar a data do primeiro dia do seu plano de escalas (o período de trabalho
da posição). Para encontrar uma data específica, use o seletor de dias ou as setas de
navegação.
▶ Selecione um dia, clicando na data. Em seguida, defina os horários de início e término

do turno, selecionando o "Location Short Name" (Nome de um local da instalação), se
necessário, e clique no botão "Add Shift" (Adicionar Turno).
▶ Quando o novo turno for criado, o pequeno ícone ( ) aparecerá ao lado do horário do
turno, indicando que trata-se de um turno novo. Clique no botão "Enviar" na parte
inferior da tela para salvá-lo.
Criando um plano de turnos
O ícone “N” indica que

um novo shift está sendo criado
Copiando um turno para outra data
▶ Para copiar um turno, selecione-o clicando na caixa de horários, clique no botão "Copy
Shift" (Copiar Turno) e selecione a data aonde você quer que esse turno seja copiado.
Clique na data
Clique no botão
aonde você deseja
Selecione o turno para copiar o turno
copiar o turno.
Copiando um turno para outra data
▶ O botão "Paste Shift/s" (Copiar turnos) ficará ativo. Clique nele para colar o turno no
dia selecionado como mostrado abaixo. Clique em "Submit" (Enviar) para salvá-lo.
O turno foi copiado para

a data selecionada.
Clique em ‘Submit’
para salvá-lo.
Movendo um turno para outra data
▶ Clique no botão "Move Shifts" (Mover Turnos) e selecione uma data (clique na data)
aonde você precisa que o turno seja transferido e pressione o botão "Paste Shift/s"
(Colar Turnos). Clique em "Submit" (Enviar) para salvar a alteração.
“U” significa que o turno foi

atualizado
O turno foi trocado do dia (a data foi trocada).
01/JUL para o dia 03/JUL.
Excluindo um turno
▶ Para excluir um turno, selecione a área de horário do turno (turno selecionados ficam
com a área de horário em azul) e em seguida, clique no botão "Delete Shift" (Excluir
Shift).
Excluindo um turno
▶ Depois de selecionar um turno e clicar no botão "Delete Shift" (Excluir Turno), o ícone ( )
aparecerá ao lado do horário, indicando que o turno está sendo excluído. Para confirmar a
exclusão, clique no botão "Submit" (Enviar).
“x” indica que o turno está

sendo excluído.
Clique no botão
“Submit” para
confirmar a exclusão.
Excluindo um turno
▶ IMPORTANTE: Se você tiver selecionado um turno para ser removido, clicando no botão
"Delete Shift" (Excluir Turno), mas perceber que o turno escolhido está errado, você ainda
pode reverter a exclusão (antes de clicar em "Submit/Enviar"), clicando no botão
"Atualizar", conforme mostrado abaixo.
Excluindo um turno
▶ IMPORTANTE: A seguinte mensagem será exibida: "Você vai perder as alterações feitas.
Tem certeza de que deseja continuar? "Clique em OK. De volta à tela de turnos, você verá
que o turno não foi excluído.
O turno não foi

removido.
Modificando um turno existente
▶ Você poderá realizar as
seguintes modificações em
um turno já criado:
– Trocar o horário de
início e fim do turno.
– Trocar a demanda do
Selecione
turno. o turno
▶ Selecione um turno e
informe os novos horários
de início e fim do turno
e/ou altere a demanda
como mostrado abaixo.
Faça as alterações Clique para
Para concluir a mudança, necessárias. atualizar o turno.
clique no botão "Update
Shift" (Atualizar Turno).
Modificando um turno existente
▶ O ícone ( ) aparecerá,
indicando que o o turno
está sendo atualizado
(horários de início/fim e/ou
alteração de demanda).
A demanda está “U” indica que o
sendo alterada. turno está sendo
O horário está Modificado.
▶ Clique em "Submit" sendo alterado.
(Enviar) para salvar as
alterações realizaadas. O
ícone ( ) vai desaparecer
assim que as mudanças
Clique em “Submit” para
forem salvas. salvar as alterações.
Utilizando um modelo de calendário.
▶ Para criar vários turnos de maneira automática, você pode utilizar a tela "Calendar
Template" (Padrão de Calendário).
▶ Com esta funcionalidade, você pode criar um conjunto de padrões de turnos que poderão
ser utilizados para lhe ajudar a definir um plano de turnos de uma posição durante o
processo de planejamento dos seus turnos.
▶ Na tela "Calendar Template" (Padrão de Calendário), clique no botão “New” (Novo).

Defina um nome para
o seu calendário
Pelos botões abaixo, você

Defina o horário de
pode inserir novos dias ao seu
funcionamento do turno do
calendário, antes e depois
1º dia do seu calendário
do dia selecionado.
Clique para deletar

um dia adicionado
Clique para salvar o incorretamente
seu calendário
▶ Para criar turnos de uma posição utilizando um modelo de calendário criado: 1) acesse o
plano de escala da posição; 2) Selecione o dia aonde o modelo começará a ser aplicado; 3)
selecione o modelo de calendário na lista de seleção “Calendar Name” (Nome do
Calendário); 3) clique no botão “Apply Calendar” (Aplicar Calendário).
▶ Após a aplicação do
calendário no plano de
turnos, você verá os
turnos do calendário
aplicados no plano de
turnos da posição
selecionada.
OBS: Não esqueça de

clicar no botão “Submit”
(Enviar) para salvar a
inclusão destes novos
turnos.
Importação massiva de turnos.
▶ Você pode fazer uma importação massiva de turnos para uma posição pela tela “Import
Shift Plan” (Importação de Plano de Turnos).
ATENÇÃO
▶ É importante lembrar que:

– Ao utilizar o template para importação massiva de turnos o SSC automaticamente deleta
todos os turnos que já foram criados previamente para aquela posição.
– O ideal é que o importe seja feito quando ainda não existam turnos criados no SSC.
▶ Utilize o template de planilha (Template para Importe de Turnos.xlsx) para gerar

automaticamente, o arquivo que será importado no sistema. A Planilha encontra-se na fonte
de conhecimento na pasta Scheduling & Rostering:
▶ https://rio2016.sharepoint.com/sites/fonte/Documentos/Forms/AllItems.aspx?RootFolder=
%2Fsites%2Ffonte%2FDocumentos%2FWKF%2FWorkforce%20Planning%2FTest%20Events
%20%2D%20Workforce%20Planning
▶ Selecione a venue:
▶ Selecione a área funcional:

▶ Selecione o cargo:
▶ Selecione a data do turno:

▶ Selecione o horário de início do turno:
▶ Selecione o horário de término do turno:

▶ Selecione o número correspondente à demanda do turno:
▶ Você verá o resultado dos filtros aplicados. Salve esta planilha em formato ".txt". Abra o arquivo ".txt",
altere o formato para UTF8 e salve o arquivo novamente. Este será o arquivo utilizado no import.
▶ Acesse a tela de import do plano de turnos pelo menu abaixo:
▶ Na tela de import:
1. Selecione o arquivo
que será importado;
2. Selecione o tipo do
arquivo como URF8
3. Clique no botão
"Import" (Importar)
Exportando um plano de turnos de uma posição.
▶ Você pode exportar a lista de turnos criados para uma posição pela tela “Export Shift
Plan” (Exportação de Plano de Turnos):
Exportando um plano de turnos de uma posição.
▶ Selecione a posição na qual você quer exportar o plano de turnos e clique no botão
“Export” (Exportar).
Selecione os critérios
para encontrar a posição
e clique em
“Search” (Buscar)
Selecione a posição e
clique no botão
“Export” (Exportar)
Exercícios
5 Parte I
5.Exercícios – Parte I
1. Criar um modelo de calendário com as seguintes especificações:
– 7 dias genéricos
– 2 turnos por dia
• Turno da manhã: 7:00-12:30
• Turno da tarde 12:30-20:00
2. Aplicar o modelo de calendário para o plano de turno da posição (informada no guia de usuário),
várias vezes, utilizando diferentes demandas de turnos em cada vez.
3. Selecione duas posições para voluntários: uma com o plano de turno já definido, mas sem
candidatos alocados, e outra completamente vazias de turnos.
a. Prepare um arquivo de importação para:
o a posição 1 (a que contém turnos definidos): com 3 turnos por dia, sendo um turno
com 8 horas de duração, outro turno com 6 horas e outro com 14 horas.
o a posição 2 (a que não contém turnos): com pelo menos um turno de 12 horas.
5.Exercícios – Parte I
b. Faça o import do arquivo no sistema e cheque o log com as validações.
c. Veja o plano de turnos da posição, no sistema.
d. Faça uma exportação do plano de turnos destas 2 posições.
e. Exclua alguns turnos de uma das posições e faça a exportação do plano de turno desta
mesma posição, novamente.
Lista de turnos
6 (Rostering)
6. Lista de Turnos (Rostering)
Introdução
Neste capítulo, você vai conhecer o processo de alocação de

voluntários e funcionários, aos turnos de um plano de escalas de
uma posição, conhecido como processo de Rostering.
Introdução: Demanda Oficial vs Membros Alocados
▶ Para começarmos, selecione uma posição no menu “Scheduling Plan > Positions” (Plano de Escala >
Posições) e compare o número mostrado nas colunas “Official Demand” (Demanda Oficial) e “Assigned”
(Alocado), conforme apresentado abaixo:
Quantas pessoas já
estão alocadas para a
posição e disponíveis
para serem alocadas
aos turnos de trabalho.
Número de pessoas necessárias

para atender esta posição
▶ Se o número da coluna "Assigned" (Alocado) for menor do que o da coluna "Official Demand" (Demanda
Oficial), significa que ainda pode haver mais voluntários/funcionários que estão/estarão disponíveis para
serem alocados para os turnos desta posição. Em caso de voluntários, eles devem aceitar a oferta para a
posição (Status = Aceito), e aparecer no sistema SSC para que possam ser escalados. Já os funcionários,
deverão estar com o status "Assigned" (Alocado), sendo atribuído à uma posição por sua FA.
Alocação de equipes à posição
▶ Para ver os membros da força de trabalho que já estão alocados à posição e estão
disponíveis para ser alocados aos turnos (disponíveis para o 'Rostering'), clique no ícone ( )
do lado esquerdo do nome posição.
Alocação de equipes à posição
▶ O sistema irá levá-lo para a tela de "Alocação de Equipe para Posições", onde você verá os
detalhes dos voluntários/funcionários que foram alocados a esta posição:
Métodos de Alocação
1) Alocação manual de turnos:
A alocação manual de turnos envolve a atribuição dos membros da força de trabalho

(voluntários e funcionários) aos turnos. Um de cada vez.
Este é um processo que leva mais tempo para ser realizado.
Este método é útil quando você já sabe qual o turno que você gostaria de ter um
voluntário/funcionário específico, trabalhando.
Você também pode usar esse método em conjunto com o processo de alocação de
voluntários/funcionários em massa, para preencher eventuais lacunas da força de
trabalho em seu plano de escalas.
2) Cópia de Alocações:
Só pode ser realizada no mesmo plano de turnos de uma mesma posição.
Permite alocar sua força de trabalho para um turno, de forma manual, como no exemplo
anterior, e em seguida, copiar estas mesmas pessoas, como uma equipe, para qualquer
outro turno.
Este método é útil se você deseja manter o mesmo time em determinados turnos.
3) Alocação Massiva (Shift Mass Assignments):
É o método mais eficiente de alocar os voluntários/funcionários aos turnos.
Este método é especialmente útil quando você não está preocupado com os turnos
específicos de cada voluntário/funcionário e/ou quando você não precisa que eles sejam
alocados em equipes.
A vantagem da alocação em massa é que ele aloca automaticamente turnos igualmente

entre todos os membros da força de trabalho atribuídos para uma determinada posição.
4) Combinação de métodos:
Na maioria das vezes, pode ser necessário utilizar uma combinação dos métodos
descritos anteriormente.
Ao utilizar uma combinação dos métodos de alocação, é importante observar as

seguintes premisssas:
A. Não é possível alocar um voluntário/funcionário para um turno diferente, no mesmo dia que ele
já está trabalhando.
B. Não é possível alocar um voluntário/funcionário para um turno com o mesmo horário de um
outro que ele já está trabalhando.
C. Não é possível alocar um voluntário/funcionário para um turno se você já tiver sua
indisponibilidade para este turno.
D. Não é possível alocar um voluntário/funcionário para um turno que começa dentro de 11 horas
de sua chegada no turno anterior.
Alocação Manual de Turnos
▶ Acesse o plano de turnos de uma posição clicando no ícone ( ).

▶ No Plano de turnos, selecione um turno para alocar um voluntário/funcionário.
Clique na área amarela,

para acessar a tela aonde
você poderá alocar pessoas
para este turno
▶ Na tela “Assign Staff to Shift” (Alocar Equipe ao Turno), você verá 4 parâmetros
marcados por padrão:
Pessoas alocadas para outros Apenas a pessoa que atende ao

Apenas pessoas que NÃO estão alocadas à O sistema irá filtrar somente as
turnos no mesmo dia do turno período de pausa entre os
turnos que se sobrepõem ao turno atual, pessoas que estão disponíveis
selecionado, não seráo exibida turnos serão exibidos na listas
serão exibidas na lista de resultados. para este turno.
na lista de resultados. de resultados.
▶ Recomenda-se manter todos os parâmetros acima assinalados, para evitar erros na

alocação de pessoas indisponíveis para estes turnos.
▶ As duas principais áreas
dessa tela são:
o "Available Staff"
(Equipe Disponível): lista
de todos os voluntários
ou funcionários que estão
disponíveis para serem
alocados ao turno
o "Assigned Staff"
(Equipe Alocada): lista de
todos os voluntários ou
funcionários que já foram
alocados para este turno. Para alocar um voluntário ou funcionário para um turno, selecione-
o(s), marcando a caixa ao lado do número do registro
e clique no botão ( ) "Assign" (Alocar).
▶ O registro selecionado foi transferido de "Staff Available" (Equipe Disponível) para "Staff
Assigned" (Equipe Alocada) e foi alocado ao turno.
▶ Volte para a tela "Position Shift Plan" (Plano de Turnos de Posição) para ver como essa
alocação de turno refletiu no turno em questão. O turno ficou vermelho, indicando que a
demanda do turno foi cumprida e não é mais necessário alocar pessoas para esse turno. Se
o turno ainda estiver verde, significa que mais pessoas precisam ser alocadas para esse
turno.
“0” significa que não

há mais necessidade
1 pessoa foi alocada de alocar pessoas
A área vermelha indica para este turno
para este turno. Clicando
que a demanda do
aqui, você verá os
turno foi cumprida
detalhes desta alocação
Copiando alocações para outros turnos
▶ Para copiar uma alocação de um turno para outro, na tela "Position Shift Plan"
(Plano de Turnos de Posição), selecione o turno que você deseja copiar a alocação e clique
no botão “Copy Assignment” (Copiar Alocação).
Copiando alocações para outros turnos
▶ Selecione um turno (s) em

que você deseja copiar as
alocações (você pode “R” significa está
ocorrendo uma
selecionar múltiplos turnos cópia de alocações
segurando o botão Ctrl do para este turno.
seu teclado e clicando em

caixa de horários dos
turno), clique no botão
"Assignment Paste"
(Colar Alocação) e depois
em "Submit" (Enviar).
IMPORTANTE: Você só pode copiar alocações de um turno para outro, se no

turno de destino houver espaço para o número de pessoas que você deseja
copiar. Se você tentar copiar mais alocações do que o que o turno de destino
pode receber, o sistema não irá realizar esta ação.
Alocação massiva de turnos
▶ Encontre uma posição e clique no ícone ( ) - “Shift Mass Assignment” (Alocação massiva
de turnos), conforme mostrado abaixo:
▶ Na tela "Shift Mass Assignment" (Alocação Massiva de Turnos), marque a opção "Sim" ao
lado da pergunta: “Você deseja incluir turnos que iniciam a partir da meia-noite?” O sistema
levará em conta os turnos com horários criados a partir de meia-noite. Em seguida, clique no
botão "Start Process" (Iniciar processo) como abaixo:
Os parâmetros acima precisam estar

marcados para evitar erros no processo de
alocação massiva.
▶ Se o processo for executado sem erros, a seguinte mensagem será exibida: "Last process
finished successfully" (Processo concluído com êxito). Se ocorrer algum erro, clique no
botão "View Log" (Visualizar Log) para ver os detalhes do erro.
Clique no botão “View Log” (Visualizar

Log) para ver os detalhes do erro no caso
do processo não ter sido concluído.
Alocação de turnos à um indivíduo
▶ Para alocar um único indivíduo à um turno, acesse o menu abaixo:
▶ Clique na barra cinza “Less/More options” (Menos/Mais opções) para mostrar os critérios de
busca. Preencha os critérios para a sua busca e clique no botão “Search” (Buscar).
▶ O sistema irá mostrar um registro para o voluntário/funcionário buscado. Clique no ícone ( ) para
abrir o menu de opções e selecione o item “Staff Shifts” (Turnos de Equipe).
▶ Você terá acesso à tela

"Staff Shifts" (Turnos da
Equipe), onde você poderá
alocar turnos para uma
pessoa específica.
▶ Preencha os critérios de
pesquisa, como mostrado
abaixo e clique no botão
“Search” (Pesquisar). O
sistema mostrará todos os
turnos disponíveis para
essa pessoa na área
“Available Shifts”
(Turnos Disponíveis).
▶ Para atribuir um turno à uma pessoa, marque a caixa ao lado do(s) turno(s) e clique no botão "Assign"
(Alocar). O sistema irá lhe perguntar: "Tem certeza que você deseja mover o(s) registro(s) selecionado(s)?"
Clique em “OK”. O(s) turno(s) selecionados serão movidos da área "Available Shifts" (Turnos Disponíveis)
para a área "Assigned Shifts" (Turnos Alocados), conforme abaixo:
▶ Você também pode

desalocar a pessoa
do(s) turno(s),
selecionando o
turno atribuído e
clicando no botão
“Deassign”
(Desalocar) - .
Os turnos selecionados foram movidos da

área “Available Shifts” para
“Assigned Shifts”
Detectando
7 turnos críticos
7. Detectando turnos críticos
Utilizando o botão “Critical Shift Detection”
▶ O botão "Critical Shift Detection" (Detecção de Turnos Críticos) inicia um processo de
identificação de turnos críticos, exibindo em laranja e exibindo o ícone ( ) ao lado do horário do(s)
turno(s) onde o número de pessoas alocadas está menor do que a demanda do turno. Além disso, a
barra de seleção de dias, também ficará laranja na área onde foram encontrados turnos críticos.
Sub-período do período de
funcionamento da posição
aonde existem turnos críticos
Turnos críticos
Turnos que ainda estão com
o número de pessoas ainda é
menor do que a
demanda do turno
Botão para identificação de

turnos críticos
7. Detectando turnos críticos
Utilizando o botão “Critical Shift Detection”
▶ Se não houver pessoas disponíveis para serem alocadas aos turnos destacados como sendo criticos,
você precisará diminuir a demanda do turno. Selecione-o pela caixa de horário e altere a demanda
para um número mais baixo. Apos concluir a alteração, clique em "Update Shift" (Atualizar Turno),
como mostrado abaixo. Clique em "Submit" (Enviar) para salvar a alteração.
Demanda
do turno
Alocando e
desalocando
8 pessoas de
um turno
8. Alocação/Desalocação de pessoas
Alocando/Desalocando pessoas de um turno
▶ Na tela do plano de turnos de uma posição que possui turnos com pessoas alocadas, clique na área
correspondente ao número de pessoas alocadas neste turno. Esta área é chamada de “Shift
Assignments” (Alocações do turno).
Clique no número de pessoas alocadas do

turno que você deseja alocar novas
pessoas ou desalocar pessoas já alocadas.
8. Alocação/Deslocação de pessoas
Alocando/Desalocando pessoas de um turno
▶ Na tela “Assign Staff to Shift” (Alocar equipes para um turno), selecione o registro da pessoa
que você quer alocar ou deslocar no turno e clique nos botões ( ) e ( ) para alocá-lo ou
deslocá-lo no turno.
Visualizar
9 lista de turnos
9. Visualizar lista de turnos
Checar PDF da lista de turnos de um voluntário/funcionário
▶ Para ver o PDF da lista de turnos de um candidato, acesse o menu abaixo:
▶ Clique na barra cinza “Less/More options” (Menos/Mais opções) para mostrar os critérios de
busca de um indivíduo. Preencha os critérios para a sua busca e clique no botão “Search” (Buscar).
▶ O sistema irá mostrar um registro para o voluntário/funcionário buscado. Clique no ícone ( ) para
abrir o menu de opções e selecione o item “Staff Roster” (Lista de turnos da equipe).
▶ O sistema exibirá a tela “Staff Roster” (Lista de Turnos da Equipe), onde você pode ver a lista de
turnos de um indivíduo ou gerar uma cópia em PDF da lista:
Você pode selecionar o

evento no qual você quer ver
a lista de turnos para este
voluntário/funcionário.
Clique neste botão para ver a

lista de turnos no formato
PDF. O arquivo PDF será
aberto em uma nova janela.
▶ O arquivo PDF da lista de turnos será aberto em uma nova janela. Você poderá salvá-lo em seu
computador se desejar.
10 Exercícios II
10. Exercícios II
▶ Para a mesma posição selecionada no Exercício I, alocar em turnos, as pessoas alocadas para esta posicao.
Faca as alocacoes seguindo esses passos:
o Primeiro, aloque 4 pessoas (grupo A) para o turno da manhã do primeiro dia. Copie este grupo seguindo
esse padrão ao longo do plano de turnos:
Dia 1 & 2 - Aloque o grupo A num turno de manha

Dia 3 e 4 - Aloque o grupo A num turno de tarde
Dia 5 e 6 - dia de folga do grupo A
o Faca uma atribuição em massa.

o Depois que fazer alguns ajustes, aloque e desloque as pessoas manualmente.
OBS - Leve em consideração algumas regras: Máximo de dias trabalhados em uma semana = 6 dias;
Período de descanso entre os turnos = 11 horas; Duração máxima de um turno = 11h; somente alocar pessoas
que não estão alocadas para outro turno no mesmo dia.
FIM.
Qualquer dúvida, primeiro entrem em contato com o
Ponto Focal de Força de Trabalho da sua FA, senão:
larissa.deluca@rio2016.com (6810)
thiago.holanda@rio2016.com (5439)
Obrigado(a)
rio2016.com
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Como elaborar e

1 | Premissas do Processo (10:00-10:30)

2 | SSC (Staff Scheduling System) (10:30

3 | Colocando na prática (13:30 – 17:00)

1.4 | Gestão da Mudança

1.5 | Quais as Regras?

1.6 | Premissas Macro

1.7 | Próximos Passos

Considerar somente funcionários efetivos e voluntários (não incluir terceiros)

Esse planejamento tem um grande impacto principalmente nas operações de

Cronograma de WKF Planning

1º onda e 2º onda T - 18 T - 15 T – 12 T–7

• Resource • Treinamento • Lock down • Início de • Publicação

• Estabelecer e manter os planos de escala e a listagem da força

• Comunicar qualquer alteração de listagem de sua força de

Apenas o Ponto Focal da Área Funcional pode alterar o plano

• Até o final do Scheduling Ponto focal da AF requisitante e

• Até o final do Rostering Gerente da AF requisitante e

• Mudança de Escopo AF ou Evento Área Funcional de Test Events

• Centralizar todas as demandas

• O Ponto Focal de Força de

Template disponível no Colaboração

A partir do PRIMEIRO dia de

A força de trabalho NÃO deve atuar em

HORAS TRABALHADAS INTERVALO OBRIGATÓRIO

Entre 4 e 6 horas 15 minutos

Entre 6 e 10 horas 1 hora para refeição

Os turnos não devem mostrar os períodos de intervalos

Os gestores devem planejar os intervalos operacionalmente de acordo

Exemplo de um turno de 9 horas para Voluntário

8:00–12:00 12:00-13:00 13:00-17:00

15 min break 15 min break

Com o escalonamento é possível: 08:15–17:15

Criação do plano Alocação da força

ABERTURA DOS PORTÕES

Escalonar a HORÁRIO DA COMPETIÇÃO Check in da

TEMPO DE DESLOCAMENTO DENTRO DA

1º• Lançamento da tarefa nos TEVOPs

2º• Eventos Major da Wave 1 (Remo e

• Fazer o Plano de Escala em um

1 dia 3 dias 1 dia 5 dias

workforce.planning Template do DE-PARA disponível no

2 | Conceitos básicos do SSC

8 | Alocando e desalocando pessoas de um

9 | Visualizar lista de turnos

O número de horas que os voluntários ou

Obs: Na primeira etapa

Obs: No seu login em PRD,

Obs: No seu login em PRD,

Selecione o cargo de sua

▶ O sistema apresentará uma posição de acordo com o critério de busca aplicado.

O número máximo de pessoas necessárias em um turno,

Número de pessoas necessário para cobrir uma posição em

Main Position Demand

Refere-se ao número de pessoas que tem essa posição

Shift Published / Roster Published

Marcação que indica se o turno ou a lista de turnos

Total de horas do turno

▶ Selecione um dia, clicando na data. Em seguida, defina os horários de início e término

O ícone “N” indica que

O turno foi copiado para

“U” significa que o turno foi

“x” indica que o turno está