SECRETARIADO

Estrutura organizacional e suas inter-relações

O profissional de secretariado precisa conhecer a estrutura dos setores,bem
como os cargos eas funções desempenhadas em uma organização.Tal conhecimento
é relevanteporque auxilia o profissional a entender o funcionamento e os processos de
cada departamento.

Além disso, o profissional de secretariado também pode ser designado a criar

apresentações para gestores ou para clientes sobre o organograma da empresa.
Sendo assim, saber apresentar as áreas e o papel que cada uma desempenha dentro
da estrutura da empresa é muito importante. O profissional de secretariado deve ter
aptidão para atender clientes internos e externos com o intuito de auxiliar a gestão.
Conhecendo as estruturas, você pode prestar as informações que forem solicitadas.

Neste material, você estudará a estrutura organizacional, as suas inter-relações

eo seu conceito, visando a perceber a relação e a comunicação entre os diversos
níveis da organização e o funcionamento de cada estrutura. Além disso, aprenderá
como ocorre a distribuição das áreas e das funções administrativas e operacionais por
meio do organograma.

As estruturas organizacionais de empresas mais tradicionais podem apresentar muitas

diferenças em relação às empresas mais modernas, pois os modelos de gestão das
organizações são diferentes.

Quanto às inter-relações da estrutura organizacional, os departamentos estão

ligados uns aos outros, pois, muitas vezes, um depende do outro. Essas inter-relações
também podem ser percebidas quando se pensa em um processo da empresa (por
exemplo, um processo de compra de determinado produto que precisa receber a
solicitação de um setor e depois passar por aprovação de outro etc.).

As inter-relações também ocorrem por meio dos níveis hierárquicos, pois existem
níveis de gestão estratégico, tático e operacional. Um exemplo éo caso de um
colaborador que está no nível operacional e precisa de uma autorização para comprar
determinada mercadoria. Quem vai autorizá-lo a comprar é uma pessoa que está no
nível de gestão tático. Isso significa que existe uma inter-relação dessa hierarquia, pois
um nível depende do outro.

Conceito
A estrutura organizacional abrange as diversas áreas da empresa e pode ser
dividida em áreas, departamentos, subáreas etc.

Oliveira (2014) define estrutura organizacional como o instrumento administrativo

que resulta da identificação, da análise, da ordenação e do agrupamento das
atividades e dos recursos das empresas. Isso inclui o estabelecimento dos níveis de
alçada e dos processos decisórios, almejando o alcance dos objetivos estabelecidos
pelos planejamentos das empresas.

Sendo assim, a estrutura organizacional pode ser reconhecida como raios x do

funcionamento da empresa, ou seja, de como são organizados os processos de
decisão e os respectivos níveis.

Oliveira (2014) cita que a estrutura organizacional contribui para otimizar a parte
administrativa da empresa por meio da percepção das atividades que são necessárias
para alcançar as metas e os objetivos das organizações, bem como distribui e
organiza as responsabilidades de acordo com a hierarquia da empresa. Além disso,
ainda auxilia nascomunicações interna e externa no sentido de otimizar os processos.

Ainda por meio da estrutura organizacional, é possível estabelecer os indicadores

de desempenho de acordo com os objetivos propostos e contribuir para ampliar a
motivação e a execução das atividades para alcançar as metas previstas.Portanto, as
empresas precisam ter a estrutura organizacional definida, pois ela proporciona
diversos benefícios para as organizações.

Também cabe ressaltar que existem duas formas básicas de definir as estruturas
organizacionais: formatação formal e formatação informal.

Formatação formal

É a mais comum nas empresas, pois foca nos objetivos empresariais e é

representada pelo organograma.

Formatação informal

Refere-se às relações interpessoais e sociais, ao que não é transmitido nos

organogramas.

Com base nos organogramas das empresas apresentados a seguir, conheça um

pouco mais o modelo de formatação formal, que representa a hierarquia e a forma de
organização das empresas.

Organograma: distribuição das áreas e funções

administrativas e operacionais
Segundo Oliveira (2014, p. 45), “organograma é a representação gráfica de
determinados aspectos da estrutura organizacional”. Sendo assim, de acordo com
Cury (2017), existem três estruturas organizacionais: a tradicional, a moderna e a
contemporânea.

Estrutura tradicional
 Existem as seguintes divisões dentro da estrutura tradicional: linear ou militar,
staff-and-line, funcional e colegiada. Essas estruturas focam basicamente em
atividades, procedimentos, departamentos, formas de dividir o trabalho e hierarquia.

Estrutura moderna

O foco desta estrutura são as pessoas, ou seja, o relacionamento interpessoal

em que aparece a formatação informal com características relacionadas à liderança, à
resolução de conflitos, aos valores etc. As estruturas são baseadas em função
principal e em produtos.

Estrutura contemporânea
 Já na estrutura contemporânea, existem as estruturas com base em projeto, em
matriz, em equipes, em grupos-tarefas e ainda com base colateral. Essa estrutura
baseia-se no cliente e na busca de clientes, bem como em manter parceria com
fornecedores.

Para abordar a distribuição das áreas e as funções administrativas e

operacionais, podem-se citar os organogramas verticais e horizontais, pois o tipo de
organograma utilizado pela empresa depende do modelo de gestão adotado por ela.
Portanto, para poder definir as áreas e as funções, primeiramente é preciso observar
os organogramas citados.

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Organograma vertical
O modelo de organograma vertical representa a hierarquia clássica, com
departamentos/cargos iniciando na parte superior, seguindo no centro e finalizandona
base do organograma. Os departamentos ou cargos que estão acima são aqueles que
têm mais poder de decisão.

Observe o modelo a seguir:

Figura 1 – Organograma vertical

Fonte: adaptado de Cury (2017).

 Oconselho de administração da empresa é quem toma as decisões estratégicas
do negócio, ou seja, todas as grandes decisões partem desse departamento.
Pensando na hierarquia, o conselho de administração da empresa do exemplo é o
órgão que mais tem poder de decisão dentro da organização.

Veja a seguir a vantagem e a desvantagem do modelo de organograma vertical:

Vantagem Desvantagem

É melhor em designar
Depende de um líder forte no topo.
tarefas aos funcionários e
Se a gestão é fraca, todas as
aos departamentos, pois
estruturas hierárquicas podem se
cada um tem
frustrar por uma má decisão
responsabilidades bem
tomada pelo superior.
definidas.

Figura2 – Vantagem e desvantagemdo modelo de organograma vertical

Fonte: Instituto Brasileiro de Coaching (2019).

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Organograma horizontal
A principal característica do modelo de organograma horizontal é que nele existe
autonomia dos colaboradores para a tomada de decisões. Além disso, pode haver um
cargo de gerênciaem que grandes times de colaboradores são subordinados a tal
gerência, por exemplo.

Ainda, nesse modelo de estrutura geralmente existem poucos cargos no topo do

organograma, pois os cargos que estão um pouco mais abaixo na estrutura
organizacional têm autonomia para tomar decisões.

Observe a seguir um exemplo de um organograma horizontal:

 Figura 1 – Organograma horizontal
Fonte: Silva (2018).

Existem cargos de gestão que ficaram à esquerda, e não acima dos demais,
porque os setores operacionais assumem autonomia de acordo com as demandas que
os cabem.

Veja a seguir a vantagem e a desvantagem do modelo de organograma

horizontal:

Vantagem Desvantagem

Motiva os funcionários, Torna os processos mais difíceis de

poisé menos burocrático gerir, especialmente quando a
ao lidar com problemas. empresa cresce. Isso ocorre porque
Além disso, o modelo os funcionários podem se sentir
horizontal de gestão tem perdidos a respeito de seus papéis
um custo menor, porque e de suas responsabilidades e os
não há a necessidade de gerentes podem se frustrar devido à
contratar vários gerentes. falta de autoridade.

Figura4 –Vantagem e desvantagem do modelo de organograma horizontal

Fonte: Instituto Brasileiro de Coaching (2019).

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As novas configurações nas estruturas das organizações têm estes objetivos:

Atualizar as estruturas tradicionais, as quais,muitas vezes,

apresentamalgumas falhas e, a partir disso, sofrem críticas

Aplicar um pensamento sistêmico na resolução dos problemas da

empresa

Buscar a adequação à sociedade atual, que é dinâmica e está em

constante transformação
 Muitas das empresas inovadoras utilizam o organograma horizontal em suas
gestões, devido à rapidez na disseminação de informações e na tomada de decisões.

Imagine que você trabalha na área secretarial de uma grande empresa de

tecnologia. Provavelmente, você pode estar ligado a uma equipe composta por um
gerente-geral e por gerentes de projetos diversos. Cada gerente de projeto tem
autonomia para dar andamento às decisões e ao desenvolvimento dos projetos.
Contudo, você precisa apresentar o organograma da empresa onde trabalha para uma
outra empresa que deseja realizar um benchmarking.

O que é benchmarking?

Geralmente, o benchmarking ocorre por meio de uma visita de uma empresa que está
interessada em conhecer os processos de outra empresa, pois aquela julga que esta
desempenhamelhor os processos. Então, a empresa interessada entra em contato
com a empresa a ser visitada e ambas agendam uma visita para que os responsáveis
expliquem como desenvolvem processos de sucesso.

Sendo assim, você ficou responsável por elaborar a apresentação para a

empresa visitante. Para tanto, fez um esboço do organograma da empresa onde atua:

Figura 5 – Exemplo de organograma horizontal

Basicamente, o organograma (figura 5) representa o gerente-geral e os projetos

que estão sendo trabalhados na empresa. Esta seria uma forma bem simples de
representar um organograma horizontal, mas existem diversos modelos, como os
mencionados neste material.

O profissional de secretariado também pode utilizar o organograma da organização

para entender melhor os fluxos dos processos, principalmente no momento de explicar
para alguém o funcionamento da empresa.

Além disso, é muito importante haver uma pessoa responsável por atualizar o
organograma empresarial, a qual pode estar ligada ao setor de recursos humanos, de
qualidade oudeplanejamento etc. A pessoa responsável precisa entender todo o
funcionamento e, principalmente, o modelo de gestãoda empresa.

Outro benefício do organograma é que, quando os cargos existentes em cada

setor podem ser visualizados, também é mais fácil saber quem são as pessoas
responsáveis por determinados processos na empresa.

Imagine que você trabalha em uma empresa que adota o modelo de

organograma vertical e que um novo colega foi contratado para trabalhar no setor
onde você atua. Uma forma de apresentar a empresa ao novo funcionário é
mostrar o organograma e, na sequência, visitar os setores e apresentar as
pessoas e os respectivos cargos destas.
O profissional de secretariado deve ter uma visão sistêmica da organização onde
trabalha, ou seja, deve ter conhecimentos básicos dos processos desenvolvidos por
cada departamento.

Sendo assim, é necessário refletir sobre como ocorre o processo de

comunicação entre os setores e a gestão. Existem mais níveis hierárquicos em um
organograma vertical, o que pode dificultar a comunicação entre os departamentos.
Por exemplo, caso uma informação seja emitida pelapresidência, provavelmente a
mensagemdeve chegar atéas diretorias, as gerências, as coordenações, as
supervisões etc.e, por fim, ao nível operacional.

O profissional de secretariado também deve estar atento para que as informações

sejam repassadas corretamente e para que todos consigam entendê-lasclaramente.
Caso a empresa onde você atua não tenha a rotina de realizar reuniões setoriais,
sugira essa prática.

A diretoria, então, se reúne e, após a reunião, repassa o que foi designado para a
gerência. A gerência, por sua vez, se reúne com as coordenações e repassa o que foi
definido, e assim sucessivamente, até que a informação seja repassada ao nível
operacional.
 Já nas organizações com estruturas horizontais, a comunicação tende
afluirmais rapidamente, pois existem menos cargos e níveis de hierarquia.
Empresas onde existam cargos de gestão também podem seguir as reuniões de
acordo com a hierarquia. Mesmo assim, devido ao fato de estas serem mais
enxutas, as informações são repassadas mais rapidamente.

Fechamento
Neste material, você conheceu um pouco mais as estruturas organizacionais, as
suas inter-relações e os tipos de organograma. Além disso, também viu as vantagens
e as desvantagens de cada estrutura e como elas interferem ou facilitam a relação
entre as diferentes hierarquias da organização.

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