SUPERMERCADOS

GUIA
PASSO A PASSO
PARA EVITAR A
RUPTURA DE
ESTOQUE
Como vencer um dos grandes vilões do
varejo e aumentar a eficiência na sua loja
SUMÁRIO 04
INTRODUÇÃO

06COMO
MEDIR
07
OS MOTIVOS
DA RUPTURA

08
PASSO A PASSO
16
CONCLUSÃO
INTRODUÇÃO

Tem mas acabou

O QUE É A RUPTURA
DE ESTOQUE
INTRODUÇÃO
Seu negócio tem um inimigo que
pode corroer de 5% a 10% das suas
vendas e talvez você nem perceba. Es-
tamos falando da Ruptura de Estoque.
Trata-se do famoso “tem, mas acabou”.
Aquele momento em que o cliente pro-
cura um produto ou uma determinada
marca da loja, mas não encontra.
Só para dar uma ideia de compara-
ção: a média histórica das margens
líquidas do varejo no Brasil é de 2%.
Isso quer dizer que o valor que um su-
permercado perde com as Rupturas de
Estoque podem representar até cinco
vezes mais do que seu lucro líquido.
Reduzir a Ruptura, por outro lado, traz
benefícios para o varejo. Segundo
Marcos Manéa, gestor do Comitê de
Prevenção de Perdas da Associação
Brasileira de Supermercados, é possível
estimar que cada quatro pontos per-
centuais de redução na Ruptura de um
item do estoque correspondem a um
ponto a mais na venda deste item. O
número, no entanto, pode variar muito
de acordo com condições específicas
do supermercado, do produto e do mo-
mento em que ocorreu essa Ruptura.
totvs.com/supermercado 4
INTRODUÇÃO

Uma pesquisa clássica lançada
por Gruen, Corsten e Bharadawaj,
estudiosos do varejo, aponta cinco re-
ações possíveis do cliente quando não
encontra o produto na gôndola, e suas
possíveis consequências. Em todas as
hipóteses, o supermercado sai perden-
do alguma coisa: receita, reputação ou
espaço para a concorrência.
1- Comprar outro item, da mesma SUBSTITUIR O ÍTEM PELA MESMA MARCA
marca: risco de comprar produto de
menor valor 20%
2- Comprar o mesmo item, mas de
outra marca: risco de comprar produto SUBSTITUIR O ÍTEM POR OUTRA MARCA
de menor valor
3- Comprar o item em outra loja: per-
20%
da de receita. Dano à imagem da loja.
COMPRAR ÍTEM EM OUTRA LOJA
Perda de espaço para a concorrência
4- Desistir da compra: perda de recei- 32%
ta. Dano à imagem da loja.
5- Adiar a compra: Dano à imagem DESISTIR DA COMPRA
da loja.
11%
ADIAR A COMPRA

17%

FIQUE DE OLHO!
Em geral, os efeitos da Ruptura de Estoque Notem que a maioria dos clientes
opta pela opção 4:
Outro dado importante no mesmo
levantamento:
são mais graves em algumas categorias,
40%
32%
vão comprar o
que possuem maior nível de fidelização do produto no concor-
Quase dos consumidores
podem simplesmente abandonar a
consumidor a marcas. rente (ver gráfico). compra inteira caso não achem o
Justamente a produto que estão procurando.
Produtos de Higiene alternativa que causa
Produtos de Beleza maior prejuízo para
Artigos de Uso Pessoal o varejista vítima da
Produtos Infantis Ruptura.
totvs.com/supermercado 5
 AFERIÇÃO

?
Como medir
Matematicamente, a Ruptura é a
quantidade de itens em falta, em
relação ao total de itens vendido. Fazer
essa contagem pode ser importante
para saber a quantas anda seu índice
de Ruptura.
Alguns outros indicadores de Ruptura

Quantas vezes um item não está disponível

na hora da compra?

Quantas vezes uma categoria de produto

não está disponível na hora da compra?

Quanto tempo um item fica na gôndola?

Quanto tempo um item fica faltando

na gôndola?

totvs.com/supermercado 6
DIAGNÓSTICO

Jogo dos 9 erros:

OS MOTIVOS DA RUPTURA
Vamos lá. Confira os erros que podem causar a temida Ruptura no seu estoque.
Lembre-se de que as causas desse fenômeno são múltiplas.
7 FURTO
Sua segurança falhou e
produtos estão sendo furtados na
loja, o que provoca discrepâncias e
leva à Ruptura. Além disso, segundo

1 4
ERRO NO CÁLCULO a Associação Brasileira de Supermer-
DE DEMANDA ESTOQUE VIRTUAL cados (ABRAS), os furtos respondem
As vendas aumentaram O sistema de control indica por mais de R$ 6 bilhões em perdas
acima do esperado. Ou aumentaram que o produto está em estoque, mas no Varejo.
dentro do esperado, mas o comprador ele não está lá. Ou o sistema indica
não fez um estoque de cobertura do que o produto está em falta, mas ele

8
produto, aquele formado para cobrir está disponível no estoque. PROBLEMAS
eventuais altas inesperadas de NA DISTRIBUIÇÃO
demanda. Todo tipo de falha que pode

5
FALTA DE CONTROLE acontecer entre o Centro de Distribui-

2
PROMOÇÃO DE INVENTÁRIO ção (CD) e o supermercado: roubo de
MAL PLANEJADA Ninguém sabe ao certo o carga, defeito no caminhão, estoque
As vendas esquentaram e o número de itens. virtual no CD, erro na quantidade do
supermercado não se preparou produto enviado, atraso na entrega.

6
FALHA NO REGISTRO

3 9
FALHAS NA REPOSIÇÃO
O produto acabou na gôndo-
la e ninguém repôs.
DE VENDAS
O cliente compra três
sabonetes, um de cada fragrância, com
o mesmo preço. O caixa bate os três
sabonetes como “lavanda”. Isso gera
uma discrepância que pode provocar
Ruptura mais tarde.
MIX MAL CALCULADO
Não adianta comprar mais
leite da marca X porque o fornecedor
ofereceu desconto, se o seu público só
compra a marca Y. Vai haver Ruptura
da marca X e encalhe da marca Y.
totvs.com/supermercado 7
7
PASSO A PASSO

Etapas para
evitar a
RUPTURA
SOLUÇÕES
1 Segundo a Associação Paulista de
Supermercados, 60% dos problemas
de Ruptura são causados na operação
da loja. Por isso é preciso olhar as
Controlar possíveis falhas com muito cuidado.
E o primeiro passo é saber exatamente
O ESTOQUE
o que existe no seu estoque, algo fun-
damental para evitar o problema
da Ruptura. Por isso:
Mantenha um controle rigoroso de
todos os itens que entram e saem do
estoque.
Faça inventários regularmente.
Afinal, o estoque é dinâmico. Então,
a contagem deve ser um processo
contínuo, atualizado sempre, e as
movimentações têm de ser controladas
rigorosamente.
Mantenha registros padronizados
para os itens da loja, para evitar pro-
dutos perdidos no estoque e também
compras duplicadas.
Tenha bons indicadores para medir
a eficiência da gestão do estoque. Cal-
cule o giro de estoque (média de dias
que o item permanece em estoque);
o índice de atendimento de pedidos
(quantos pedidos o estoque atual tem
atendido) e o índice de perdas, avarias
e extravios (ajuda a identificar falhas
de segurança, necessidade de treina-
mento entre outros problemas). Isso
vai ajudar não apenas a controlar a
Ruptura, como também pode melhorar
a eficiência de toda a operação.
totvs.com/supermercado 9
2
SOLUÇÕES

Melhorar a Isso vai ajudar a comprar as quan-

tidades certas de cada produto. Com
alguma margem de segurança para
informações que expliquem alterações
no comportamento de compra do
consumidor, e cruze esses dados com
ela poderá contaminar a projeção e
fazer com que o erro se repita. Apesar
disso, é indispensável fazer esse cálcu-

PREVISÃO DE imprevistos. Não é uma tarefa simples,

mas ela precisa ser feita.
as variações de venda, para determinar
o peso de cada um nas vendas.
lo, para não transformar a formação do
estoque em um jogo de azar.

DEMANDA Forme uma base de dados com o

histórico de vendas do produto e do
item. Será possível perceber padrões
de sazonalidade, por exemplo. Registre
Vale destacar que nenhum método de
previsão de demanda é absolutamente
perfeito. Além disso, se a Ruptura esti-
ver acontecendo, e não for detectada,

A demanda de um
produto no varejo sofre
várias influências,
entre elas:
Preços da concorrência
Publicidade
Atividade econômica
Necessidades do cliente
Promoções
Promoções na concorrência
Clima

totvs.com/supermercado 10
3
SOLUÇÕES
Afinar a relação
COM O FORNECEDOR
Há basicamente dois Na reposição contínua, o varejista
gera o pedido ao fornecedor quando
modelos de reposição o estoque atinge um nível que exige
de estoque: reposição. Uma das vantagens é tra-
balhar com estoques menores na loja,
a reposição contínua e o que reduz custos. Por outro lado, o
a reposição periódica. supermercado fica muito dependente
dos fornecedores. Qualquer falha
na entrega pode deixar o estoque
descoberto, abrindo caminho para a
famigerada Ruptura.
Na reposição periódica, há um prazo
determinado entre cada entrega. O ris-
co nesse caso são erros no cálculo da
demanda que façam o produto esgotar
antes do tempo previsto.
Em todo caso, é preciso manter um
bom alinhamento com os fornecedo-
res, para evitar erros que comprome-
tam a operação. É preciso monitorar
cuidadosamente os prazos de entrega
e cobrar para que sejam cumpridos
dentro do combinado. Também é
conveniente sincronizar bem os dados
do supermercado com os dados do for-
necedor, para que não haja discrepân-
cias entre o pedido e a entrega. Isso é
particularmente importante para quem
trabalha com o sistema de reposição
contínua, em que as encomendas são
mais frequentes e geram um volume de
dados maior, aumentando a possibili-
dade de erros.
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SOLUÇÕES
4
Aja como uma equipe
bem coordenada e a chance de faltar
produto na prateleira diminui.
Alinhamento
As diferentes áreas da empresa têm
de agir em conjunto e não isoladamen-
te. As decisões precisam ser tomadas
INTERNO levando em conta o impacto em toda a
operação, e não apenas em cada setor.
A área comercial e de planejamento,
por exemplo, devem trabalhar em
conjunto para fazer as projeções de
demanda. Deixar a tarefa a cargo
de apenas uma delas pode causar
distorções no processo. Por exemplo:
se o comercial faz a projeção sozinho,
pode levar em conta apenas o momen-
to atual do mercado, sem dar mais
atenção ao histórico de vendas mais
amplo. O planejamento, por outro lado,
pode avaliar o histórico sem ter um
conhecimento mais direto do cenário
comercial.
A publicidade deve estar alinhada
às áreas operacionais, por exemplo.
Investidas publicitárias ou promocio-
nais tendem a elevar a demanda, e o
supermercado deve estar preparado:
do setor de compras e estoque ao
atendimento no caixa.
Os caixas, por sua vez, podem
ser aliados no combate à Ruptura,
registrando queixas dos clientes sobre
produtos em falta, de modo que o pro-
blema seja resolvido mais rapidamente.
Muitas vezes, o produto em
falta está no estoque. Ele está em
falta é na prateleira. Isso acontece
por falhas operacionais. Repositores
mal treinados, mal orientados ou em
número insuficiente podem deixar
vazios indesejáveis nas prateleiras.
Essa agilidade é importante para que
não faltem produtos em época de alta
demanda sazonal, ou para atender a
demanda extra gerada por promoções
(ver Passo 5).
A tecnologia pode ser uma aliada
importante. No Espírito Santo, com um
software de gestão integrado, a Rede
Supermercados Carone gerencia o
abastecimento a partir de seu CD para
10 lojas, com apenas um funcionário,
sem perda de qualidade.
Enfim, aja como uma equipe bem co-
ordenada e a chance de faltar produto
na prateleira diminui.
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SOLUÇÕES
5
Planejar bem as
PROMOÇÕES
Promoções. Elas são
oxigênio para o varejo.
Uma arma contra a concorrência, uma
isca para o consumidor, uma ferramen-
%
ta para controle dos níveis de estoque,
um mecanismo de parceria com os
fornecedores.
Algumas funções da Promoção:
Alavancar vendas no curto prazo
Renovar estoques
Ganhar espaço nas prateleiras
Acelerar a saída de produtos perto
do prazo de validade
Estimular o consumidor a experi-
mentar novos produtos
Mas também podem ser um tiro no
pé se forem mal planejadas ou mal
executadas. Afinal, quanto maior a ex-
pectativa do consumidor quanto a uma
promoção, maior será sua frustração
caso não ache o produto que deseja.
Além disso, o índice de Ruptura de
Estoque para produtos em promoção
é duas vezes maior do que a média.
Para cada sete itens em promoção, um
item está em falta, conforme apontou o
pesquisador americano Thomas Gruen,
em apresentação na 41a Convenção
da ABRAS. Na prática, isso retira
quase 15% do impacto positivo que as
promoções poderiam ter na receita do
supermercado.
Promoções do tipo leve três e
pague dois são muito frequentes – e
populares – no varejo brasileiro. Elas
aumentam o número de unidades
vendidas e pressionam o estoque. Se
a demanda não for bem calculada,
podem ocasionar Ruptura.
Mas é possível ser criativo. As promo-
ções não precisam se limitar a cortes
de preço ou à oferta de uma unidade
adicional do mesmo item.
Há muitas alternativas. Você pode
promover o produto simplesmente com
a colocação em uma gôndola posi-
cionada em local de destaque na loja.
Pode oferecer um brinde associado ao
uso do produto, em vez de uma outra
unidade (ex. Em vez de três pastas
de dente pelo preço de uma, você dá
uma escova quando o cliente comprar
duas pastas), oferecer vantagens
como cupons de compra para outros
produtos. Ou ainda, buscar parcerias
com os fornecedores para oferecer
algum tipo de vantagem para o cliente
em promoções cooperadas.
Por último, não existe uma fórmula
mágica da Promoção sem Ruptura.
Cada varejista deve estudar seu próprio
negócio, suas necessidades, os hábitos
dos clientes, as opções de modelo
promocional, prever a demanda e
dimensionar sua operação para que ela
ocorra sem falta de produtos.
RECAPITULANDO:
Calcule bem a demanda extra e faça
um estoque à altura
Diversifique o modelo das Promo-
ções
Estude o seu cliente, seus hábitos,
o impacto das Promoções em seu
comportamento de compras.
totvs.com/supermercado 13
6
SOLUÇÕES

Eliminar o
ESTOQUE VIRTUAL

O chamado A persistência desses erros provoca

Estoque Virtual é um
fator importante na
Ruptura.
As discrepâncias de registros no
sistema de controle do estoque fazem
com que faltem na gôndola, produtos
que estão em estoque. E que outros,
que estão realmente em falta, constem
no inventário.
um efeito cascata na operação. A
previsão de demanda fica prejudica-
da. Os compradores pedem quanti-
dade de menos em alguns itens, e
superestimam a demanda em outros.
O problema só vai ser percebido – se
for percebido! –, quando a Ruptura
acontecer.
Para eliminar o Estoque Virtual, ou
pelo menos mantê-lo em níveis míni-
mos, é preciso melhorar a qualidade da
verificação do estoque físico. Ou seja,
a contagem dos itens e dos produtos,
para detectar as possíveis discrepân-
cias.
Ajuda se o supermercado contar
com um sistema de gestão integrado,
capaz de registrar automaticamente a
saída de cada produto do estoque e a
efetivação da venda no check out. Isso
ajuda a diminuir o desvio nos dados e
permite acionar alertas para a equipe
de compras e para os repositores,
caso haja necessidade, o que dá mais
agilidade a toda a operação.
O que nos leva ao Passo 7.
totvs.com/supermercado 14
 SOLUÇÕES
7 Automatizar
A automatização dos processos e
da gestão no varejo é um caminho sem
volta. Com uma variedade cada vez maior
de itens e produtos nas prateleiras, é
praticamente impossível manter um con-
trole efetivo, capaz de reduzir os níveis
de Ruptura nos estoques. Na prática, a
operação de supermercados tornou-se
complexa demais para abrir mão das
ferramentas eletrônicas.
Grande parte dos problemas descritos
neste guia podem ser resolvidos ou
atenuados com o uso desses instru-
mentos. O ideal é ter sistemas que se
integrem em uma mesma plataforma,
capazes de conversar entre si e de gerar
alertas e ordens para diferentes setores,
a partir das informações recolhidas
na própria operação. Um sistema que
integre o supermercado a sua cadeia
de fornecedores, e que integre a loja da
boca do caixa ao estoque, passando por
todas as áreas.
Com isso, a tecnologia se torna uma
arma importante contra a Ruptura.
PROCESSOS
Os sistemas de ERP ajudam a:
Controlar o estoque de forma confiável
Colher e analisar dados para uma
projeção de demanda mais precisa
Controlar prazos de entrega dos
fornecedores
Agilizar a emissão de pedidos e de
notas fiscais eletrônicas, dentro da
conformidade legal
Registrar queixas sobre Rupturas e
gerar relatórios
Emitir ordens e alertas para o setor de
Reposição
Colher dados que melhorem a qualida-
de de planejamento das Promoções.
Melhora o controle de perdas e furtos
Entre outros.
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CONCLUSÃO
Conclusão
Há uma linha completa de soluções
tecnológicas para o varejo disponíveis
no mercado. São diversas ferramentas
que tornam possível montar um siste-
ma adequado para suas necessidades.
Sempre que possível, é interessante
encontrar plataformas que permitam
unificar processos e integrar sistemas
de forma fluida e intuitiva. O acesso de
dados por celular ou tablet, também
é muito importante, pois ele possibilita
o controle das operações de qualquer
lugar, a qualquer momento.
A mobilidade traz ainda vantagens
operacionais. Ela permite digitalizar
conferências e recebimentos eletrôni-
cos, produzir checklist, ler códigos de
barras e anexar fotos de avarias em
tempo real, durante o recebimento de
produtos na devolução.
Esses ganhos são inestimáveis na
luta contra a Ruptura de Estoques. A
boa notícia para os varejistas é que
essas soluções são bastante acessí-
veis, mesmo para pequenas empre-
sas, uma vez que essas tecnologias
ganharam escala. Vale a pena fazer as
contas. O preço pode ser baixo para
resolver um problema que cobra uma
fatura muito alta para o varejo.
totvs.com/supermercado 16
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