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Introdução
A aquisição é uma atividade logística fundamental e, na defesa, incluirá a compra de
uma ampla gama de bens e serviços, incluindo:
• equipamento de capital
• sobressalentes
• combustível e lubrificantes
• manutenção
• suporte de design
• Serviços de utilidade pública
• infraestrutura e serviços de apoio
• e assim por diante.
Normalmente, qualquer organização precisará tomar decisões sobre realizar uma
atividade por conta própria ('Fazer') ou comprar esse serviço de um fornecedor externo
('Comprar'). A tendência ao longo de muitos anos tem sido reduzir o escopo das
atividades 'Fazer' e aumentar o elemento 'Comprar'. Essa tendência industrial é
mostrada na Figura 10.1 e é refletida em muitas forças armadas em todo o mundo, onde
a indústria está realizando muitas tarefas que antes eram realizadas por funcionários e
instalações militares e governamentais.
(Nota: Aquisição direta, às vezes conhecida como 'Bens para Revenda', abrange a
aquisição de material (por exemplo, matérias-primas, componentes, etc.) que é utilizado
diretamente no produto que está sendo produzido. Aquisição indireta descreve a
aquisição de outros bens e serviços que apoiar as atividades de negócios associadas (por
exemplo, marketing, TI, instalações, serviços públicos, manutenção, etc.)).
Essa tendência significa que a atividade de compras de qualquer organização está
se tornando estrategicamente mais importante. As organizações estão cada vez mais
dependentes de seus fornecedores e torna-se vital que sejam tomadas decisões corretas
sobre o que é comprado, quanto custa, de quem é comprado e o tipo de estratégia de
compras. As más decisões de aquisição podem ter um impacto severo nas atividades
operacionais de uma organização e sua viabilidade financeira, seja no setor militar ou
comercial. A Figura 10.1 também mostra que as organizações estão cada vez mais
comprando produtos e serviços acabados, em vez de matérias-primas e, como resultado,
a porcentagem da receita de uma organização (seja derivada de vendas ou de um
orçamento alocado pelo governo) alocada para salários e salários está diminuindo.
Portanto,
Definições
O termo 'compra', embora ainda em uso comum, está sendo substituído em muitas
áreas por 'aquisição'. Compras descreve uma atividade transacional em que bens e
serviços são comprados quando necessário, provavelmente pelo preço mais barato
que atende às especificações e requisitos de entrega. Além do processo de compra
real (veja mais adiante), também incluirá previsão de demanda, seleção de
fornecedores, seleção da estratégia de contratação adequada, gerenciamento do
relacionamento cliente-fornecedor e desenvolvimento de fornecedores. É, portanto,
uma atividade transacional que, se realizada profissionalmente, melhorará o
desempenho geral da logística.
Princípios-chave da contratação
Um contrato é um meio formal para estabelecer uma relação entre o fornecedor e
o cliente para o fornecimento de bens e serviços especificados em troca de um
pagamento. Em um extremo, para itens de baixo valor que requerem apenas uma
descrição mínima, o contrato pode assumir a forma de um pedido de compra. Um
pedido de compra será gerado pelo cliente e incluirá uma breve descrição do
produto, quantidade, preço e detalhes de entrega. Normalmente terá um número de
ordem de compra, o que facilitará o pagamento
uma veza ordem éentregue.A aceitação do pedido pelo fornecedor constituirá então
um contrato. O pedido de compra normalmente incluirá ou fará referência a um
conjunto padrão de termos e condições .1 que especificarão quaisquer condições
legais adicionais do contrato além da lei contratual padrão. Um pedido de compra
é, portanto, uma forma simples de contrato.
No outro extremo, compras complexas e de alto valor exigirão uma
documentação contratual muito mais detalhada para especificar e formalizar o
fornecimento dos bens ou serviços, abrangendo todos os aspectos dos direitos e
obrigações do cliente e do fornecedor. O grau de complexidade provavelmente
exigirá alguma forma de negociação para pactuar esses direitos e obrigações; essas
negociações podem levar muitos meses para serem concluídas para aquisições de
defesa altamente complexas. É vital que o tempo e o esforço sejam colocados em-
eunegociação para obter o contrato ideal, pois um contrato ruim pode levar ao
aumento de custos, atrasos e desempenho inadequado no longo prazo.
Um contrato pode assumir várias formas. Normalmente os contratos são
escritos, especialmente para aquisições de alto valor ou complexas, mas também
podem ser estabelecidos verbalmente ou por conduta (por exemplo, licitação em
leilão ou pela prestação de um serviço regular em troca de dinheiro). Obviamente,
deve-se tomar cuidado para evitar a colocação inadvertida de um contrato verbal.
É sempre aconselhável que, ao entrar em qualquer forma de discussão entre cliente
e fornecedor relacionada ao fornecimento de bens e serviços, a discussão seja
precedida pelas palavras 'sem compromisso'. Se apenas duas partes estiverem
presentes em uma negociação, qualquer desacordo posterior sobre o
estabelecimento de um contrato seria difícil de atribuir corretamente. Portanto, é
altamente recomendável que sejam tomadas notas claras e contemporâneas durante
tais discussões.
Uma série de condições básicas devem ser atendidas antes que um contrato
possa ser estabelecido. Estes estão listados na Tabela 10.1.
(contínuo)
Tabela 10.1 (Contínuo)
Doença Descrição
Consideração
Os bens ou serviços são fornecidos em troca
deumaconsideração. Essa consideração deve ter um caráter
econômicovalor(normalmente dinheiro, mas também podem ser
bens ou serviços).oo valor económico a ser trocado não tem
derepresentaracheiovalordobensouServiçossendo fornecido.
Contratual Normalmente, qualquer pessoa ou empresa pode celebrar um
capacidade contrato.
No entanto, os menores, os portadores de algum tipo de
deficiência mental e outras pessoas vulneráveis são protegidos
por regras especiais para evitar que sejam aproveitados.
Genuinidade O acordo para celebrar um contrato não deve ter sido
de obtido da outra parte por fraude, engano, coação ou má
consentimento interpretação, independentemente de intenção deliberada ou
Legalidade não.
Um contrato não deve ser celebrado para fins ilegais ou imorais.
Além de uma descrição detalhada dos bens e/ou serviços a serem fornecidos,
preços e detalhes de entrega, muitos contratos incluirão uma série de cláusulas
adicionais em seus termos e condições. As cláusulas mais comuns estão listadas na
Tabela 10.2.
(contínuo)
Tabela 10.2 (Contínuo')
Cláusula Descrição
Seguro Uma cláusula, por uma contraprestação específica, em que uma
parte se compromete a compensar a outra parte por perdas
incorridas comoResultado deum particularperigoocorrendo. A
natureza desses riscos e seu impacto podem ser particularmente
graves no ambiente de defesa e, portanto, os prêmios associados
são correspondentemente altos. Portanto, os Ministérios da
Defesa podem decidir se auto-segurar em vez de pagar esses
altos prêmios e fornecerafornecedor comumindenizaçãoem
relação aas consequências, se incorridas.
Indenização
Uma cláusula que estabelece um acordo onde uma parte assume
a responsabilidade pelas perdas da outra parte. Isso poderia criar
um passivo contingente e, portanto, o cliente do Ministério deve
garantiresterepresenta valor para o dinheiro. A indústria
naturalmente preferiria que o cliente os indenizasse.
Garantia da
Muitos contratos são firmados com empresas que são subsidiárias
empresa-
de uma empresa-mãe. Muitas vezes essa empresa-mãe pode
mãe
estar no exterior. Uma garantia da empresa-mãe garantirá o
desempenho do contratante em relação ao contrato.
oMinistériode Defesa normalmente iria querer uma garantia
ilimitada cobrindo todo o custo da retificação do problema. A
indústria gostaria de limitar a sua responsabilidade. As garantias
da empresa-mãe podem adicionar custos adicionais e podem
levar algum tempo para negociar e aprovar.
Direito de Direitos de propriedade intelectual (1 PR) são concedidos aos
propriedade criadoreseproprietários do trabalho que é o resultado da
intelectual criatividade intelectual. DPI inclui direitos autorais, patentes,
marcas registradas, direitos de design e proteção de informações
confidenciais. Normalmente, os DPI seriam retidos pela indústria,
que está em melhor posição para explorá-los. No entanto,acliente
pode querer manter algunsDPI empara aumentar o seu poder
negocial futuro. DPI é um assunto complexo e recomenda-se que
seja obtido aconselhamento especializado em relação a quaisquer
Força maior questões de DPI.
A cláusula de força maior estabelecerá que, quando certas
circunstâncias inesperadas fora doqualquercontrole das partes, as
partes serão dispensadas de cumprir suas obrigações contratuais
sem qualquer responsabilidade. Isso normalmente se aplica a
coisas como 'atos de Deus' ou agitação civil.
Saída A cláusula de saída estabelecerá a estratégia para o término
planejado do contrato.Istoé particularmente importante para
contratos de prestação de serviços de longa duração, onde as
atividades realizadas pelo contratante podem precisar ser trazidas
de volta para a empresa ou transferidas para um novo
contratante.
(contínuo)
Tabela 10.2 (.Contínuo)
Descrição da Cláusula
Terminação/Uma rescisão ou interrupçãocláusula estabelecerá aprocessoPararde
encerrar antecipadamente o contrato,Porquedoumaviolação significativa do
contrato, um evento significativo queimpedeentrega do contrato ou por mútuo
consentimentodoas festas. Esta cláusula seria de particular importância para
odefesacliente em contratos de longo prazo em que a política do governo pode
mudar durante sua vigência, exigindo que o contrato seja rescindido.
O ciclo de compras
Embora o contrato estabeleça formalmente o relacionamento entre o cliente e o
fornecedor e especifique o que deve ser entregue, muito trabalho é necessário antes
da colocação do contrato para garantir que o melhor contrato seja acordado e, em
seguida, outras atividades são necessárias para garantir que o contrato entrega o
que é necessário. Essas atividades adicionais constituem o ciclo de compra ou
aquisição dentro do escopo geral de uma atividade de gerenciamento de contrato.
Um ciclo de compra típico é mostrado na Figura 10.2.
Os elementos do ciclo de aquisição serão agora discutidos com mais detalhes.
Identifique a necessidade
O ciclo será iniciado identificando a necessidade de um determinado bem ou
serviço. Isso pode ocorrer por vários motivos. Pode haver um novo requisito e um
contrato para sua provisão teria que ser estabelecido pela primeira vez.
Alternativamente, um contrato existente pode estar chegando ao fim, seja porque
chegou ao fim de sua vida especificada ou porque foi rescindido por vários
motivos. Antes de prosseguir, o cliente também precisa verificar, por meio de um
processo interno de aprovação, se o requisito é válido e se os fundos apropriados
estão disponíveis no
Figura 10.2UMAtípicacomprandoou ciclo de compras
orçamento. Não seria ético avançar para estágios posteriores do ciclo, com a indústria
incorrendo em custos de licitação, se o cliente não tivesse orçamento para continuar.
Baix Alto
o Impacto de custo para o
cliente
Com itens de alavancagem, é provável que haja vários fornecedores em potencial, mas seus
produtos serão diferenciados por vários fatores de preço, qualidade e desempenho. É,
portanto, um mercado competitivo (As Cinco Forças de Porter descrevem os fatores que
influenciarão a concorrência no mercado (Porter, 2008)), o que coloca o cliente em uma
posição forte para negociar um acordo de 'valor por dinheiro'. Nessa posição é fundamental
que o cliente identifique os fatores que podem alavancar seu poder de compra para melhorar
o negócio. Isso pode incluir comprar em quantidades maiores, concordar com um acordo de
exclusividade (embora isso traga riscos) ou identificar áreas onde a exigência pode ser
relaxada para gerar mais concorrência. Manter a concorrência e, portanto, o poder de compra
nessas circunstâncias é importante.
Os itens de gargalo apresentam um conjunto diferente de problemas. Devido à sua oferta
restrita, representam um risco significativo para as operações, independentemente do valor.
A redução deste risco requer, portanto, dispêndio de recursos. Isso pode significar um
requisito para modificar o projeto de um equipamento para eliminar uma parte obsoleta ou
proprietária. A compra de um suprimento vitalício de peças sobressalentes, se disponível,
seria outra opção. No extremo, a empresa que produz o item pode ser comprada. Isso coloca
a cadeia de suprimentos sob o controle direto do cliente e tem a vantagem adicional de
controlar o fornecimento para um cliente concorrente.
Os sistemas críticos serão complexos, com alto custo de desenvolvimento e longa vida
útil. Para estes, um relacionamento próximo cliente-fornecedor é fundamental. Uma
colaboração
O relacionamento permitirá que as informações sejam compartilhadas, os riscos sejam
gerenciados em conjunto e os problemas sejam gerenciados e resolvidos em conjunto.
Muitas vezes, o relacionamento será sustentado por um acordo de divisão de ganhos, que
permitirá que os benefícios de um melhor desempenho ao longo da vida sejam
compartilhados. Muitas vezes o fornecedor deumasistema crítico será selecionado por meio
de competição, mas com a intenção de moverparaum acordo de colaboração uma vez que o
contrato tenha sido colocado,O potencial para um relacionamento colaborativo cliente-
fornecedor bem-sucedido será, portanto, uma consideração importante no processo de
seleção de fornecedores.
Especificar o requisito
Nesta fase, o requisito também será desenvolvido. A exigência pode assumir várias
formas. Para requisitos relativamente simples, para os quais o cliente tem um bom
entendimento e onde há escopo limitado paraafornecedor para agregar valor, o
requisito pode ser escrito em termos específicos. Isso pode especificar um produto
específico, se disponível 'na prateleira', ou pode detalhar especificações técnicas em
relação às quais o produto pode ser produzido com pouca ou nenhuma margem de
variação. Para requisitos mais complexos, ou para serviços, o requisito pode ser
escritodentrotermos de desempenho. Isso dá ao fornecedor maior margem para
desenvolver uma proposta, desde que possa ser demonstrado que atende às metas
de desempenho-essa abordagem será discutida em maior profundidade mais adiante
neste capítulo.
EU Negociar eFormatocontrato
Para requisitos simples, pode ser possível colocar o contrato imediatamente
após a seleção do licitante vencedor. No entanto, para requisitos mais complexos,-
umafornecedor preferencial será selecionado e mais negociações serão necessárias
para refinar os detalhes do contrato, sua entrega ea
requisito. Estas devem ser questões de detalhe. II há grandes mudanças I
a exigência como resultado da negociação, o processo licitatório pode ter que ser
reaberto, pois as empresas vencidas poderiam alegar que foram injustamente
desfavorecidas. Uma vez que todos os problemas tenham sido resolvidos, o
contrato pode
então ser formalmente colocado.
Gerenciar contrato
Uma vez que o contrato é feito, este não é o fim do assunto. O contrato deve então
ser gerenciado ao longo de sua duração até a entrega e saída final. Considera-se
que o termo 'gestão de contratos' abrange todas as atividades contratuais
relacionadas ao longo do ciclo de aquisição, embora com foco nas atividades pós-
adjudicação, e é definido por Elsey (2007) como: 'o processo de gestão sistemática
e eficiente da criação de contratos, execução e análise para maximizar o
desempenho operacional e financeiro e minimizar o risco'.
Ciclo de pedidos
Muitos contratos podem ter apenas uma única entrega definida. No entanto, muitos
contratos logísticos, por exemplo, para o fornecimento de peças sobressalentes ou
consumíveis, constituem um grande número de pedidos por um período
prolongado, muitas vezes anos. O processo de pedido, recebimento, faturamento e
pagamento desses itens é conhecido como ciclo do pedido. Um ciclo de pedido
eficiente é importante, especialmente no caso de itens de baixo valor, onde o custo
das atividades de administração em relação ao pedido é alto em comparação com
o valor do pedido. Uma parte fundamental disso é a verificação da correspondência
de três vias entre o pedido, o que é realmente recebido e a fatura necessária antes
que o pagamento seja autorizado.
A introdução de sistemas baseados em linha, suportados por código de barras e
etiquetagem de identificação por radiofrequência (RFID), pode melhorar
significativamente a eficiência do ciclo de pedidos e deve ser considerado quando
justificado pelo caso de negócios associado.
Necessidade atendida
Uma vez que todos os aspectos do contrato tenham sido atendidos, o contrato pode
ser considerado completo e a 'saída' do contrato pode ocorrer. Isso deve ser
planejado com bastante antecedência. Pode ser pretendido estender ainda mais o
contrato com o fornecedor existente, caso em que um novo contrato precisa ser
negociado com bastante antecedência para evitar lacunas no serviço prestado. A
oportunidade também pode ser aproveitada para otimizar o novo contrato para
oferecer melhor desempenho e benefícios para ambas as partes. Alternativamente,
pode-se pretender transferir o serviço prestado pelo contrato existente de volta para
a empresa ou para um novo fornecedor. Nesse caso, é necessário uma preparação
avançada para garantir a transferência adequada de informações, dados,
suprimentos e equipamentos para o novo fornecedor. Isso obviamente
temdificuldades, pois pode depender da boa vontade do fornecedor atual, cujo
contrato está chegando ao fim.
• avaliação de fornecedores;
• comunicação de relatórios de avaliação de fornecedores;
• estabelecimento e aumento de metas de desempenho;
• aumento do nível de competição pelo uso de múltiplos fornecedores;
• incentivando prometendo negócios futuros.
•
organizações.
transferência temporária de pessoal entre ambas as
Contratos Internos
-
Fusões, Aquisições
Estratégicas
Parcerias, -------------------------
Aumentando a & Articulação:
colaboração e Empreendimentos:
a integração
Fonte
única
Fornecedor preferido
TradicionalTransacional
Terceirização
Acabamos de discutir uma maior integração entre clientes e fornecedores, a
abordagem oposta, a terceirização, deve agora ser destacada. A terceirização é
quando uma atividade que foi anteriormente realizada internamente é contratada
para um provedor externo. Isso normalmente é feito por razões econômicas e de
desempenho. No entanto, a terceirização resultou em vários graus de sucesso e há
muitos problemas associados à sua implementação.
O conceito de 'cadeia de valor' dentro de uma organização foi introduzido por
Porter (1985). A cadeia de valor é constituída por todas as atividades realizadas por
uma organização para produzir seus produtos ou serviços (ou seja, seus resultados
de valor). Isso inclui atividades primárias, que estão diretamente associadas à
fabricação e entrega do produto final, e atividades de suporte. As atividades de
suporte são as outras atividades que uma empresa ou organização deve realizar para
facilitar seus resultados, incluindo compras, instalações, pessoal e assim por diante.
Algumas atividades que a organização realiza ajudam a diferenciá-la de seus
concorrentes e resultam em vantagem competitiva. Essas atividades são conhecidas
como atividades principais e devem ser mantidas pela organização e nutridas e
desenvolvidas para manter ou melhorar seus produtos. Outras atividades são
igualmente essenciais para a entrega do produto final. No entanto, a organização não
tem capacidade suficiente nessas áreas para se diferenciar. Essas são atividades não
essenciais. Atividades não essenciais são aquelas que uma organização pode
considerar terceirizar para outro provedor que se destaque nessas atividades. Por
exemplo, uma empresa pode ter recursos básicos de design e fabricação, mas ser
menos eficiente e eficaz em logística. Pode, portanto, considerar a terceirização de
suas atividades logísticas para um provedor de logística terceirizado especializado,
a fim de melhorar o desempenho geral da logística. Este conceito pode ser aplicado
tanto a empresas privadas como a atividades governamentais de defesa. A análise
da cadeia de valor é apenas um primeiro passo no processo de tomada de decisão
para terceirizar;
Algumas atividades são mais facilmente terceirizadas do que outras. Atividades
Aumento do Contratação
nível de de
complexidade Capacidade
de requisitos-
Cliente Contratação
Inteligente de
Disponibilidad
e
__________
Peças Incluídas
Tradicional
---------- ►
Disposição Interna Provisão Externa
Aumento do nível de provisão da contratada
que o cliente deve ter do requisito, e o grau em que o cliente está preparado para
contar com provisão externa, reconhecendo os benefícios e riscos da terceirização.
A gama de estratégias é mostrada na Figura 10.5.
À medida que a complexidade e o escopo do requisito de suporte aumentam, há
oportunidades para níveis crescentes de envolvimento e responsabilidade do
contratado alinhados com uma estratégia de contratação baseada em desempenho.
Isso implica a necessidade de um cliente inteligente que entenda completamente o
requisito de suporte e possa definir metas de desempenho adequadas, trabalhando
em colaboração com o fornecedor para atingir essas metas. As principais
características e aplicabilidade das estratégias serão agora discutidas.
Contratação de capacidade
O próximo passo é a contratação de capacidade, onde a prestação de um serviço
completo é transferida para a indústria e as metas são definidas em relação aos
resultados de alto nível exigidos. Por exemplo, no Reino Unido, a indústria é
contratada para fornecer um Serviço de Treinamento de Voo Militar (MFTS) onde
o desempenho é especificado em termos de pilotos treinados por ano (de acordo
com os padrões especificados). Dentro deste amplo escopo, o contratante
especificará suas próprias metas de desempenho em
respeito dos equipamentos e sistemas de que necessita para prestar o serviço, cilhei
gerenciando-os diretamente ou subcontratando.
Para ser bem sucedido, o contratante deve ser capaz de demonstrar a capacidade
de gerenciar um programa complexo por um longo período de tempo. Novamente,
o cliente precisa entender claramente o requisito e também pode ter que transferir
a responsabilidade pela operação de algumas infraestruturas e equipamentos
existentes para o fornecedor. Esta abordagem é mais adequada para áreas onde se
espera que o nível de fornecimento permaneça relativamente constante, para que o
contratado possa otimizar o serviço e os processos associados de acordo. Se houver
expectativa de que a demanda varie significativamente, o empreiteiro precisará
fazer concessões para quaisquer requisitos de excesso de capacidade em seus
custos. Quaisquer alterações subsequentes à demanda fora daquela originalmente
exigida também provavelmente serão custeadas.
Essa abordagem é mais fácil quando o requisito é relativamente discreto,
permitindo que seja especificado em termos contratuais. À medida que o número
de interações externas aumenta, aumenta também a complexidade e o risco,
tornando o gerenciamento de um contrato baseado em capacidade muito mais
difícil e caro.
Resumo
Nos últimos anos, a aquisição tornou-se uma atividade mais estratégica e agora é
fundamental para o sucesso operacional. Este capítulo identificou as principais
características de um contrato e discutiu alguns dos termos e condições que serão
aplicáveis aos contratos de suporte no ambiente de defesa. O ciclo de compras foi
analisado com mais detalhes, focando em alguns dos fatores que influenciam as
decisões-chave, como a seleção de uma estratégia de compras e a posterior seleção
de fornecedores. A importância, particularmente para contratos complexos, de
trabalhar em estreita colaboração com os fornecedores para oferecer melhoria de
desempenho ao longo da vida do contrato deve ser reconhecida. Muitas estratégias
de compras agora envolvem a transferência de maior responsabilidade para os
fornecedores por meio de acordos de terceirização. Os tipos de atividades que
podem ser melhor terceirizadas foram discutidos e alguns dos principais riscos
associados à terceirização foram identificados. Finalmente, uma série de estratégias
de suporte foram analisadas e colocadas em um espectro que demonstra que, à
medida que o nível de envolvimento do fornecedor aumenta, torna-se cada vez
mais importante para um cliente inteligente entender completamente o requisito e
trabalhar em estreita colaboração com o fornecedor para entregar valor de forma
colaborativa.
Referências
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