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Política Contas a Pagar

NOME DO DOCUMENTO Política de Contas a Pagar

VERSÃO 1

DATA 30 de Novembro de 2022

AUTOR DO DOCUMENTO Luana Oliveira

REVISADO POR Fabiana D’avila e Romualdo de Freitas

APROVADO POR Conselho de Administração

 Sumário
1. Sumário ............................................................................................ 3
2. Objetivo ........................................................................................... 4
3. Aplicação .......................................................................................... 4
4. Referências ...................................................................................... 4
5. Definições e Abreviaturas................................................................. 4
6. Responsabilidades............................................................................ 4
7. Diretrizes ......................................................................................... 5

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1. Sumário

Esta política estabelece as responsabilidades e regras gerais para efetivação

dos pagamentos da Portocem Geração de Energia S.A, pertencente ao Grupo
Ceiba Energy.

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2. Objetivo

Definir normas a serem seguidas pelos colaboradores da Companhia, no

que se refere aos tipos de pagamento, sejam eles custos, despesas,
adiantamentos, reembolsos e outros compromissos que demandem esforço de
caixa para pagamento de faturas, notas fiscais, boletos, de forma a assegurar
que sejam efetuados conforme diretrizes descritas abaixo.
Todas as obrigações devem ser pagas até a data de vencimento, evitando
a incidência de encargos financeiros e/ou anotação da empresa em sistemas de
proteção ao crédito

3. Aplicação

Esta política se aplica a todos os colaboradores da Companhia, sejam

empregados, estagiários, trainees ou administradores, em qualquer cargo ou
área.

Esta política poderá ser modificada de acordo com as necessidades de

direcionamento da estratégia do Negócio da Companhia.

4. Referências

 Política de Viagem.
 Código de Ética da Companhia.
 Política de Governança Corporativa da Companhia.
 Formulário de Solicitação de Adiantamento.
 Formulário de Solicitação de Reembolso.

5. Definições e Abreviaturas

(i) Colaborador: pessoa que exerce atividades profissionais na empresa

Portocem Geração de Energia S.A .
(ii) Companhia: Empresa pertencente ao Grupo Ceiba Energy

6. Responsabilidades

6.1 Setor Financeiro:

(i) Desenvolver e / ou modificar esta Política, cumprindo e fazendo cumprir as

diretrizes e conceitos que regem as regras do Contas a Pagar;
(ii) Apoiar os empregados e os diretores na compreensão desta política,
contribuindo para a correta aplicação conforme critérios estabelecidos;
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(iii) Aprovar esta política junto ao Diretor/Presidente da Portocem e o Conselho
de ADM, quando aplicável;
(iv) Garantir a aplicação dos procedimentos contidos nesta política, intervindo
nos casos que são excepcionais para os padrões aqui estabelecidos,
(v) Apoiar Gestores e colaboradores em geral na disseminação das diretrizes
e conceitos presentes nesta política.

6.2 Demais Funcionários da Companhia:

(i) Garantir que os prazos e procedimentos contidos nesta politica sejam

respeitados,visando a melhor gestão dos recursos financeiros da Companhia.

6.3.Diretoria:

(i) Analisar e aprovar o conteúdo desta política;

(ii) Cumprir e fazer cumprir as regras estabelecidas nesta política e
(iii) Aprovar casos de exceção que porventura venham a ocorrer frente à
aplicação desta política.

7. Diretrizes

7.1 Tipos de Pagamentos

(i) Os tipos de pagamentos adotas pela Companhia são: TED,
DOC,transferência bancária, PIX e moeda corrente (Fundo fixo) .

7.2.Meios de pagamento

(i) Os meios de pagamento utilizados são: arquivo eletrônico e borderô

manual, devendo-se priorizar a utilização do arquivo eletrônico.

7.3. Operacionalização do Pagamento

(i) Os pagamentos serão realizados uma vez por semana, as segundas-feiras,

sendo prorrogado para o primeiro dia útil em caso de feriado.

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7.4 Pagamento e envio de documentos

(i) As áreas contratantes deverão enviar ao Contas a Pagar os documentos

fiscais, devidamento aprovados, com o prazo mínimo de 10 dias para o
vencimento.
(ii) As áreas contratantes que receberem as Notas Fiscais e demais
documentos para pagamento dos fornecedores devem conferir os valores e
demais dados, certificando-se que estão de acordo com o contrato e pedido de
compra.
(iii) É de responsabilidade da área contratante solicitar ao fornecedor nova
emissão da nota, caso não seja respeitado o prazo de antecedência de 10
dias para pagamento, como citado acima. Importante ressaltar que o Contas a
Pagar não receberá notas que não cumpram este prazo.
(iv) As áreas devem encaminhar imediatamente as notas recebidas dentro da
conformidade ao setor responsável Fiscal para lançamento no sistema,
referenciando os centros de custos correspondentes.
Não sendo possível o envio imediato, prevalecem os seguintes
prazos limites para envio das notas para lançamento:

➢ As notas fiscais de materiais e de prestação de serviço de fornecedores

LOCAIS, devem ser entregues até 24 horas após a emissão, não podendo
ultrapassar o dia 25 do mês em que foram emitidas. Notas fiscais de
fornecedores interestaduais devem ser tratados como exceção em razão de suas
particularidades.

(v) Os prazos descritos nessa política devem ser rigorosamente respeitados.

Solicitações de pagamento enviadas fora do prazo não serão processadas (salvo
validação da Gerência de Financeira).
(vi) Caso as áreas não respeitem os prazos estabelecidos acima, a empresa
poderá agir administrativamente para corrigir o desvio do processo, podendo,
para tanto, empregar advertência formal, por escrito e outras medidas cabíveis
aos funcionários e/ou gestores responsáveis.
(vii) Caso o pagamento seja via boleto, todos os boletos referentes a cada
parcela devem ser entregues juntamente com a Nota Fiscal aprovada pela área
contratante, respeitando os prazos já descritos neste documento.
(viii) Caso pagamento seja via transferência bancária, os dados bancários
devem estar descritos no corpo da Nota Fiscal. É vedado o pagamento a
beneficiário diferente do contrato e Nota Fiscal.

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7.5 Pagamento de Juros

(i) É de responsabilidade da área contratante solicitar a isenção do pagamento

de juros ao fornecedor caso ocorra atraso no processo de pagamento. Caso
a isenção não ocorra, os juros serão alocados no centro de custo do setor
responsável pelo atraso e considerado como ponto negativo na apuração de
metas individuais dos funcionários envolvidos.

7.6 Reembolso de Despesa

(i) Todo gasto deverá estar estritamente relacionado à realização de

transações ou operações exigidas pela atividade da Companhia.
(ii) A documentação de comprovação de reembolso deverá estar
devidamente aprovada pelo gestor imediato e com respectivo centro de custo
vinculado. O reembolso será realizado na conta do colaborador na próxima
data de pagamento do Contas a Pagar, informadas neste documento.
(iii) Somente serão aceitos e reembolsados os gastos comprovados,
devidamente quitados, sem rasuras ou adulterações, no período compreendido
pela viagem e/ou serviço externo executado.
(iv) Gastos sem comprovantes e/ou aprovação do gestor responsável pelo
centro de custo não serão reembolsados. Os gastos sem comprovantes e/ou
aprovação do gestor responsável pelo centro de custo não serão reembolsados.
(v) É vedada a compra de itens de imobilizado e TI.
(vi) Notas Ficais devem ser emitidas em nome do colaborador e nunca em
nome da Companhia.
(vii) Para solicitação de reembolso, o colaborador deve encaminhar o
Formulário de Solicitação de Reembolso. discriminando as despesas e
anexando os cupons fiscais e recibos. No caso de despesas realizadas para
mais de uma pessoa (exemplo: almoços de reunião), deve-se explicitar o número
de pessoas, bem como os centro de custos para rateio.
(viii) As solicitações de reembolsos com data superior a 30 dias úteis* (a contar
da data da última despesa do relatório), não serão reembolsadas.

7.7 Reembolso Moeda Estrangeira

(i) Para solicitação de de reembolso de despesa em moeda estrangeira o

colaborador deve encaminhar o Formulário de Prestação de Contas,
devidamente aprovado, em até 30 dias úteis, após o retorno da viagem.
(ii) A operação de depósito será realizada por meio da mesma conta indicada
para recebimento de salário.
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(iii) O valor reembolsável será convertido para reais utilizando a taxa de câmbio
da data da última despesa da viagem. O pagamento seguirá o cronograma de
pagamentos já informado neste documento.

7.8 Adiantamento para viagem

(i) Para solicitação de adiantamento o colaborador deve encaminhar o

Formulário de Solicitação de Adiantamento com antecedência de no mínimo 10
dias.
(ii) O adiantamento é fornecido apenas aos colaboradores da Companhia. A
operação de depósito será realizada por meio da mesma conta indicada para
recebimento de salário. Não ficando a Companhia obrigada fazer depósitos em
outra conta solicitada pelo colaborador, e nem mesmo o colaborador obrigado a
fazer devoluções em conta de banco diferente ao utilizado pela empresa para o
depósito do adiantamento.
(iii) O prazo para prestar conta de adiantamento de viagem é de 30 dias úteis. O
não cumprimento deste prazo estabelecido para prestação de contas de
adiantamento solicitado, implicará em desconto na sua folha salarial.
(iv) Não será concedido novo adiantamento para funcionários que tenham
prestação de contas em aberto.
(v) No fim do ano (viagens em novembro e dezembro), as prestações de contas
devem ser entregues até 20/12, em razão de encerramento contábil. Casos
excepcionais devem ser autorizados pela Gerência Financeira.

7.9 Adiantamento para viagem em moeda estrangeira

(i) Para solicitação de adiantamento o colaborador deve encaminhar o

Formulário de Solicitação de Adiantamento com antecedência de no mínimo
10 dias.
(ii) Contas a Pagar realizará a cotação de operação em instituições registradas
pelo BACEN e todos os registros de cotação devem ser arquivados na rede.
(iii) De posse dos valores, o Contas a Pagar comunicará ao solicitante, por e-
mail, que os recursos solicitados estão disponíveis para retirada e somente o
solicitante poderá retirar o valor. Qualquer delegação nesse sentido deverá
ser comunicada ao Gerente Financeiro, por e-mail. O Departamento
Financeiro emitirá um recibo comprovando que o solicitante, ou pessoa
autorizada, retirou a quantia solicitada.
(iv) Caso haja sobra de moeda estrangeira, o Contas a Pagar deve
imediatamente fazer a troca para moeda local e providenciar depósito na
mesma de origem do valor.
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7.10 Adiantamento a Fornecedor

(i) A área solicitante deve requerer o adiantamento ao Contas a Pagar via e-mail
com antecedência mínima de 10 dias úteis,com a devida aprovação do gestor
da área e a documentação suporte.
(ii) Conforme cláusula contratual ou negociação, a área solicitante deve
acompanhar a regularização do adiantamento ao Fornecedor com a
respectiva comprovação fiscal.
(iii) Cabe a área financeira monitorar e cobrar a área solicitante a regularização
do adiantamento, quando necessário.

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