CUSTOS

Como reduzir sem

perder a produtividade?
Sumário

Introdução 3

Porque reduzir custos? 4

Baldes Furados 5

Redução de custos como posicionamento 6

Tipos de custos 7

Margem de Lucro 8

Afinal, quais custos posso cortar? 9

Fluxo de Caixa - O seu melhor amigo 10

Dicas para corte de custos 11

Conclusão 17
Introdução

Você está passando por dificuldades no seu negócio e não está con-
seguindo ter retorno financeiro? Ou então pretende ter melhores
resultados sem aumentar o preço ou ampliar as vendas?

Uma solução para o seu problema provavelmente é a redução dos

custos operacionais do seu negócio. Diminuir os custos e aumentar
os resultados é uma meta para muitos empreendedores(as).

Porém saiba que esta não é uma tarefa simples. Muitas empresas
tentam e não obtém sucesso. Sabe por quê?

Falta de conhecimento, planejamento e organização!

Estas três palavras são essenciais para que você consiga reduzir cor-
retamente os custos de sua empresa e ainda aumentar os resulta-
dos do seu negócio.

Tudo começa com estudar e aperfeiçor seus conhecimentos em

gestão empresarial. Então, se você baixou este eBook já deu o pri-
meiro passo para garantir o sucesso deste processo e garantir que
no final tudo saia como o esperado!

Ao longo deste eBook você confere algumas dicas que podem ser Samuel Basso - CEO da Otimizy Sistemas
adaptadas à sua realidade. Além disso, em breve você irá receber Quer saber mais sobre gestão e finanças?
outros materiais para que possa agilizar o processo de redução de Me segue lá nas redes sociais:
custos da sua empresa.

Boa Leitura!
 Como utilizar este eBook

O seu aprendizado e desenvolvimento está diretamente ligado ao empenho no que você quer aprender logo, o que você
precisa fazer é realizar uma imersão neste conteúdo, sugar o máximo de conhecimento que conseguir e colocar tudo em
prática.

Procure ler e anotar todos os principais conteúdos em um caderno. Faça isso de tal maneira que quando você ler sabe
exatamente do que se trata e até outra pessoa lendo consegue aprender. Essa anotação faz você absorver e aprender
com mais eficiência.

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Por que
reduzir custos?
Reduzir os custos pode trazer um impacto significante nas finanças da sua em-
presa e no seu potencial de crescimento. Afinal, eles têm influência direta sobre
a rentabilidade.

É com a rentabilidade que podemos adquirir novos maquinários, novos produtos,

contratar mais colaboradores e expandir a empresa. Mas como calcular esta ren-
tabilidade? Basta dividir os lucros pelo investimento inicial.

Agora uma pergunta. Como aumentar a rentabilidade de sua empresa? Para isso
existem algumas maneiras:

1- A primeira delas é o aumentar as suas vendas. Para isso, você pode investir
em marketing, ampliar sua gama de produtos, melhorar a qualidade e su-
perar a concorrêcia.

2- A segunda é aumentar o seu preço de venda, aumentando assim a sua

margem de lucro.

3- A terceira é melhorar processos internos e a sua margem de lucro, reduzin-

do os seus custos e otimizando os seus resultados.

Qual delas é a mais indicada? Isso depende de cada negócio.

Mas é importante que você entenda que enquanto que nas duas primeiras op-
ções o resultado vai depender da resposta do seu cliente, a terceira está sob o seu
controle e depende dos seus próprios esforços internos.

Além disso, reduzindo os custos de operação, sua empresa se torna mais compe-
titiva frente à concorrência. Já que conseguirá negociar por melhores preços e
condições junto a clientes e fornecedores.
Baldes Furados

Agora vamos a um exercício de imaginação. João precisa transpor-

tar 100 litros de água de um ponto A ao ponto B.

Porém, para isso ele tem a disposição um balde furado de 20 litros.

João se esforça, mas a cada viagem que ele faz perde metade do lí-
quido devido aos vazamentos. Então ele tem uma ideia. Busca mais
um balde, porém, este também está furado.

Agora imagine que Paulo tem o mesmo desafio. Porém, ao perceber

que o balde que ele possui está furado decide parar um pouco para
consertar os buracos antes de continuar a empreitada. Qual dos dois
vai ter mais dificuldades para concluir o trabalho de transportar os
100 litros de água? É bem provável que o João, não é mesmo?

Situações parecidas são bem comuns nas empresas. Ao perceber

dificuldades financeiras, muitos(as) gestores(as) estipulam metas
para aumentar o faturamento. Esta é uma mentalidade que precisa
mudar urgentemente.

Afinal, mais vendas não necessariamente significam melhores

resultados. Isso porque, ao vender mais você terá mais custos va-
riáveis, como impostos, frete, comissão, entre outros. Ou seja, mais
furos no balde.

Em primeiro lugar, antes de partirmos para o aumento de fatura-

mento, uma boa prática é reduzirmos os custos de operação. Isto
é, tapar os furos no nosso setor financeiro. Assim, nossa empresa
pode se tornar mais competitiva no mercado e ainda temos uma
melhora nos resultados.
Redução de custos
como posicionamento

Em um mercado altamente competitivo, reduzir custos pode

se tornar um diferencial entre a sua empresa e a concorrência.
Isso porque a gestão de custos reflete diretamente na forma-
ção de preço de venda e na própria lucratividade do negócio.

Em um cenário de crise econômica, reduzir custos, mantendo

a mesma quantidade de vendas pode ser a salvação de uma
empresa.

Afinal, quanto menores os custos envolvidos na manufatura

ou comercialização de um produto, maior será a sua margem
de lucro.

Dessa maneira, sua empresa tem a possibilidade de trabalhar

com preços e condições melhores do que o seu concorrente.
Você pode, por exemplo, oferecer maiores benefícios ao seu
cliente, como um prazo para pagamento maior, ou um serviço
adicional para que este feche negócio com você.

Mas cuidado. A redução de custos nunca deve afetar a qua-

lidade do seu produto ou serviço nem a produtividade de
sua empresa.

Caso isso ocorra, você pode perder clientes e seus esforços se-
rão um verdadeiro tiro no pé. Isso porque, eles dificilmente
irão retornar a fechar negócios com você e ainda podem in-
fluenciar negativamente amigos, parentes e conhecidos.
Tipos de custos
Reduzir custos não significa apenas cortar o cafezinho no escritório, ou então fazer cor-
tes radicais na sua folha de pagamento e demitir metade dos funcionários.

O corte de custos depende de estudo e planejamento para que nenhuma área fun-
damental da empresa seja afetada.

É por isso, que um(a) gestor(a) deve entender quais os custos envolvidos para manter a
organização funcionando. Entender cada um e o que eles representam é essencial para
compreender o que é essencial e o que é supérfluo.

Em uma empresa existem dois tipos de custos: as despesas fixas e custos variáveis.

1- Despesas fixas: São aquelas indispensáveis para
a operação da empresa e não mudam, indepen-
dente do seu faturamento. Por exemplo, se neste
mês você não vendesse nenhum produto, elas con-
tinuariam as mesmos.
Algumas despesas fixas são: aluguel, folha de pa-
gamento, conta de luz e telefone, etc.
2- Custos Variáveis: São aqueles necessários
para a produção ou comercialização. Eles são di-
retamente ligados ao volume de vendas. Ou seja,
quanto maiores as vendas, maiores os custos e
vice-versa.
Alguns exemplos são matéria-prima, comissões,
impostos, taxas de cartão de crédito, fretes, etc.
Margem de Lucro

Os custos de uma empresa se relacionam diretamen- Vamos a um exemplo prático?

te com o seu lucro. Isso porque ele é o que sobra após
o pagamento de todas os custos, despesas e investi-
mentos em um determinado período.
Vamos agora a um exemplo prático sobre como os custos im-
Aumentar esta lucratividade é uma meta que deve ser pactam diretamente na margem de lucro de uma empresa.
perseguida por todos que fazem parte de uma em- Vamos supor que o preço do seu produto seja R$ 10,00 e tenha
presa. Desde o CEO até os estagiários. Afinal, é com o um custo de venda de R$ 7,00. Agora vamos supor também que
lucro que podemos fazer os investimentos necessá- você consiga reduzir o seu custo em apenas R$ 1,00.
rios para que um negócio cresça e se desenvolva.
Sem redução de custos Com redução de custos
Para calcular o seu lucro bruto basta diminuir as sua
Receita Total pelos seus custos. Preço - R$ 10,00 Preço - R$ 10,00
Custos - R$ 7,00 Custos - R$ 6,00
Lucro Bruto = Receita Total - Custos
Lucro - R$ 3,00 Lucro - R$ 4,00
A margem de lucro é um indicador que aponta sobre Margem = (Lucro/Receita) X 100 Margem = (Lucro/Receita) X 100
o percentual de lucratividade que uma empresa tem Margem = (R$ 3 / R$ 10) X100 Margem = (R$ 4 / R$ 10) X100
e pode servir como base para definir o preço de ven- Margem = 0,3 X 100 Margem = 0,4 X 100
da. Margem = 30% Margem = 40%
Para calcular a margem de lucro a fórmula é a divisão
do Lucro Bruto pela Receita Total, multiplicada por Ou seja, neste exemplo, reduzindo apenas R$ 1,00 de custos por
100. produto é possível aumentar a margem de lucro em 10%.
Margem de Lucro = (Lucro Bruto/Receita Total) X 100
Afinal, quais custos
posso cortar?

Esta é uma situação bem comum em muitas empresas e, se você ain-

da não passou por isso, provavelmente vai passar. Um dia a direção,
analizando os resultados do mês decide que precisa urgentemente
cortar alguns custos.

BELEZA! MAS QUAIS?

Este é um dos grandes problemas da falta de identificação das despe-

sas e receitas de uma empresa. Não saber quais os custos que podem
ser cortados e quais são essenciais para o bom funcionamento do ne-
gócio.

Afinal, antes de sair como um maluco cortando tudo que vê pela frente
é preciso que você identifique os seus custos e suas receitas mensais.

Pode ser em um sistema de gestão, uma planilha de Excel ou no velho

papel e caneta. Porém, é fundamental que você tenha um controle e
faça a identificação das despesas da sua empresa.

Assim será possível fazer um comparativo rápido para saber se os cus-

tos com matéria prima, por exemplo, subiram de um mês para o outro.
Ou então se os gastos com energia elétrica cairam.

Com este compartivo você começa a entender quais custos pode cor-
tar e pode traçar estratégias para otimizar a utilização dos recursos
dentro da sua empresa.
Fluxo de Caixa
O seu melhor amigo!
Gostaria de te apresentar o melhor amigo de to-
do(a) gestor(a). O Fluxo de Caixa. Se você ainda
não conhece ele, ainda dá tempo. Ele pode fazer
milagres na organização financeira do seu negócio. Vamos a um exemplo prático?

O Fluxo de Caixa é uma ferramenta que permite

apurar e projetar o saldo disponível. Assim, sua em- Janeiro Fevereiro Março
presa sempre tem capital de giro. Mas como isso
funciona? Total de entradas 20.000 10.000 15.0000

Pode ser em uma planilha de Excel. Registre DIA- Vendas cartão

15.000 8.000 10.000
RIAMENTE todos os recebimentos (à vista e à pra- de crédito
zo) e todos os pagamentos (compras à vista e a
prazo, pagamentos de duplicatas, pagamento de Boletos 5.000 2.000 5.000
despesas, entre outros).
Total de Saídas 15.000 8.000 10.000
O importante aqui é criar categorias. Por exemplo:
Fornecedores 8.000 2.000 3.000
Recebimentos - Venda a visa, Venda no Cartão
de Crédito, Cheque pré-datados, entre outros.
Salários 4.000 4.000 4.000
Pagamentos - Fornecedores, Salários, Telefone,
Água, Luz, Aluguel, Material de escritório, Im- Aluguel 1.500 1.500 1.500
postos, combusível, entre outros.
Outras despesas 1.500 500 1.500
Porém cuidado para não criar muitas catego-
rias, nem ter categorias duplicadas. Isso pode Saldo final 5.000 2.000 5.000
causar dificuldade de organização e ainda afetar o
resultado final.
Dica 1 - Identifique
todas as despesas

Bom, agora que você já conhece o Fluxo de Cai-

xa, vamos a primeira dica para reduzir os custos
da sua empresa. Você sabe qual é?

O primeiro passo para otimizar resultados é

analisar todos os custos.

Isso é muito importante, porque, como vimos

anteriormente é assim que você consegue en-
tender onde o seu dinheiro está sendo empre-
gado e, dessa maneira, consegue avaliar onde os
cortes poderão ser realizados.

Desse modo, comece elencando todos as suas

despesas fixas, como:

• conta de telefone;
• aluguel do ponto comercial;
• folha de pagamento de funcionários;
• materiais de limpeza e manutenção.

Além das despesas fixas, é importante conhecer

os custos variáveis, como:

• matéria-prima;
• comissões para funcionários;
• insumos para produção, como água e luz.
Dica 2 - Negocie com
Fornecedores

Negociar preço e melhores condições com seus for-

necedores é uma boa maneira de reduzir os custos
da sua empresa.

Pense por um momento. Há quanto tempo você

vêm pagando o mesmo valor para o seu princial
fornecedor? Qual foi a última vez que ele te ofe-
receu uma condição especial por pagar a vista,
ou parcelou o pagamento para você?

Outra prática que pode reduzir os seus custos

é solicitar orçamentos com no mínimo TRÊS
FORNECEDORES diferentes.

Assim, você tem a certeza de estar pagando o

melhor preço e tem as melhores condições do
mercado. E isso faz muita diferença em relação
à sua concorrência.

Não se deixe levar pela simpatia do vendedor.

Busque sempre o que é melhor para as finanças
da sua empresa.
Dica 3 - Compre em
quantidade

No Rio Grande do Sul existe um termo bem comum

que é o Rancho. Basicamente é aquela ida mensal
ao supermercado para comprar os mantimentos de
todo o mês de uma só vez.

Essa prática garante o estoque em casa e ainda faz

com que a família poupe, já que as idas semanais ao
mercado ocasionalmente levam a compras desne-
cessárias.

Na empresa acontece algo bem parecido. A não

ser que você trabalhe com produtos perecíveis, o
ideal é que você compre em quantidades maiores,
de uma só vez, ao invés de pequenas compras, vá-
rias vezes.

Assim, é possível poupar no frete do transporte e ne-

gociar condições bem melhores com fornecedores,
já que compra em maior volume.

Portanto, faça uma avaliação do seu estoque e avalie

o quanto deve comprar.
Dica 4 - Fique atento ao
consumo de água e luz

Dependendo do setor em que sua empresa atua, o consumo de água e energia elétrica pode ter impactos gigantescos
nos seus custos. Por exemplo, em indústrias, os gastos podem ser enormes.

Mesmo que sua empresa esteja localizada em uma pequena sala comercial, diminuir o consumo de energia e água pode
ser uma ótima forma de reduzir gastos. Por isso, é importante evitar hábitos negativos e incentivar a economia no
ambiente corporativo.

Incentive seus colaboradores a realizarem pequenos gestos, como desligar equipamentos ao final do expediente, apagar
as luzes do ambiente de trabalho, não deixar torneiras abertas, entre outras coisas.

Além de contribuir com os custos da sua empresa, esta ainda é uma prática sustentável e ambientalmente correta!
Dica 5 - Terceirize
alguns serviços

Terceirizar alguns tipos de serviços pode

auxiliar sua empresa a diminuir alguns
custos internos.

Isso porque, dependendo do caso, a con-

tratação de um profissional pode se tor-
nar onerosa, devido à salários e encargos
empregatícios.

Antes de mais nada, é preciso avaliar se a

sua empresa realmente precisa do ser-
viço e se não existe algum funcionário
interno que pode realizar esta função.

Caso contrário, calcule os custos de con-

tratação de um funcionário e compare-os
com os gastos de uma empresa terceiri-
zada, vendo qual a melhor opção.

A terceirização de atividades sempre é

uma opção para diminuir custos, desde
que ela não atrapalhe o atendimento aos
clientes, nem a qualidade.
Dica 6 - Utilize um
sistema de gestão

Um sistema de gestão empresarial, também conhecido

como ERP, pode contribuir muito para a redução de custos
da sua empresa. Isso porque com um software é possível
automatizar processos, tornando a organização financeira e
análises muito mais confiáveis.

Além disso, utilizando um ERP é possível agilizar processos

internos, reduzindo o tempo necessário para a realização de
tarefas manuais e repetitivas, gerando resultados mais rápi-
dos e eficientes.

Vamos a um cálculo rápido. Imagine o custo para contratar

contratar ou deslocar uma pessoa para cuidar do seu setor
financeiro, comercial e outras tarefas burocráticas, como
emissão de notas fiscais, gerenciamento de documentos, en-
tre outros. Agora imagine se precisar contratar outra pessoa
para fazer a gestão do seu estoque, abrir ordens de serviço,
controlar pedidos, entre outras funções.

Com um sistema de gestão todos estas funções são automa-

tizadas e centralizadas em apenas um lugar, gerando redu-
ção de custos, melhorando a organização e otimizando o
tempo.

E tudo a um custo acessível e liberando você ou seus colabo-

radores para funções mais importantes dentro da empresa.
Concluindo
Reduzir custos é uma meta de muitas empresas. Afinal, todos desejamos melhores resultados. Porém, é preciso esforço,
planejamento e dedicação de todos os envolvidos para atingir o sucesso nesta empreitada.

Empreender no Brasil não é tarefa fácil, mas espero que este eBook, tenha te ajudado a compreender a importância de
reduzir custos e tenha fornecido alguns insights para melhorar os resultados do seu negócio.

Nós aqui da Otimizy Sistemas estamos sempre tentando auxiliar empresas a atingirem todo o potencial e melhorarem
os seus resultados. Por isso, se tiver alguma dúvida, estamos à disposição para resolver da melhor maneira possivel. Basta
me escrever no e-mail: samuel.basso@otimizy.com.br.

Em breve você também irá receber alguns materias na sua caixa de e-mail para te ajudar ainda mais.

Um abraço,
Samuel Basso - CEO da Otimizy Sistemas.
 Muito obrigado!

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