Grelha de auto-avaliação para aplicação do Modelo EFQM 2020

Alice Conde, Catarina Neto, Lia Gomes

Grelha de auto-avaliação para aplicação do modelo EFQM (versão 2020)

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Critérios de Direção

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CRITÉRIO 1 – PROPÓSITO, VISÃO E ESTRATÉGIA
SUBCRITÉRIO 1.1

A avaliação deve procurar evidenciar o que a organização faz para definir o propósito e visão

Exemplos:
 Compreende a importância do seu propósito ser reconhecido como uma força positiva no seu ecossistema.
 Define um propósito que atribui uma motivação inspiradora à importância e valor do seu trabalho, e é apelativo para todas as suas partes interessadas.
 Utiliza o seu propósito para criar uma visão aspiracional que se identifica com as suas partes interessadas.
 Envolve as partes interessadas na definição, estruturação e comunicação dos seus propósito e visão.
 Identifica as áreas nas quais devem ser alcançados níveis de desempenho notáveis e sustentáveis para cumprir a sua visão.

Presente Presente Futuro

Pontos fortes e evidências Áreas de melhoria e evidências Tópicos/sugestões de melhoria

 O seu propósito está esclarecido na missão  Ter mais informação em que contenha as partes
interessadas
 Definir e propor estratégias de tecnologia de
informação e comunicação  Estabelecer metas
 Ser inovadora e sustentável em relação ao  Colocar mais informações sobre a área da
Cidadão com a Administração Pública, com empresa na visão.
excelência no trabalho
 Clarificar a missão
 Garantir disponibilidade e segurança, em
relação á tecnologia de informação,
otimizando sempre os recursos utilizados
 Simplificação da tecnologia, de modo a haver
fácil acesso para os Cidadãos
 Compromisso com a melhoria continua

 Consolidação do sistema gestão iniciativas

Comentários:

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SUB CRITÉRIO 1.2

A avaliação deve procurar evidenciar o que a organização faz para identificar e compreender as necessidades das partes interessada

Exemplos:
 Identifica as partes interessadas do seu ecossistema e prioriza aquelas que reconhecem como partes interessadas chave, ou seja, aquelas com potencial para
ajudar ou dificultar a concretização do propósito, da visão e da estratégia.
 Compreende como os seus propósitos e visão afetam essas partes interessadas chave.
 Identifica as necessidades e expectativas das partes interessadas chave considerando-as no contexto do propósito e da visão da própria organização.
 Analisa os fatores que influenciam os comportamentos, relações e tomada de decisão das partes interessadas chave, e como podem afetá-la.
 Estuda e compreende as competências e estratégias das partes interessadas chave e responde de forma apropriada a como estas podem afetar os seus propósito,
visão estratégia e modelo de negócio.

Presente Presente Futuro

Pontos fortes e evidências Áreas de melhoria e evidências Tópicos/sugestões de melhoria

 Cria valor para as partes interessadas
 Relação de confiança
 Apoios às partes interessadas
 Gestão dos relacionamentos com
principais partes interessadas
 Reuniões frequentes com várias partes
interessadas
Comentários:
 Disponibilização de soluções que correspondam as
expectativas
 Melhorar os processos e ações de comunicação
com as partes interessadas
as  Melhorar a relação de proximidade e envolvimento
com as partes interessadas
 Identificação das partes interessadas com maior
relevância

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SUB CRITÉRIO 1.4

A avaliação deve procurar evidenciar o que a organização faz para desenvolver a estratégia

Exemplos:
 Desenvolve a estratégia e um conjunto de prioridades estratégicas relacionadas que lidam com os grandes desafios identificados, assegurando que sejam tomadas
medidas apropriadas quando necessário e que estas sejam acionadas para definir o ritmo dentro do seu ecossistema.
 Converte a estratégia e as prioridades estratégicas em metas de desempenho e iniciativas de transformação.
 Integra as partes interessadas chave na definição da estratégia para permitir o envolvimento, a implementação e a comunicação subsequentes.
 Desenvolve modelos de negócio que se adequem ao propósito, a visão e à estratégia.
 Atualiza e adapta as prioridades estratégicas para refletir as tendências de mercado, as redes sociais, o conhecimento interno e as informações das partes
interessadas chave.

Presente Presente Futuro

Pontos fortes e evidências Áreas de melhoria e evidências Tópicos/sugestões de melhoria

 Simplificação da tecnologia, de modo a  Definir e propor as políticas e estratégias de
haver fácil acesso para os Cidadãos tecnologias de informação e comunicação
 Garante segurança e disponibilidade nas  Revisão da estratégia e integração de planos
áreas de tecnologia emergentes
 Investe em programas de capacitação e  Relação estável com os seus fornecedores é um
desenvolvimento para funcionários fator decisivo para dar resposta á estratégia
 Simplificação dos processos da  Desenvolvimento das competências das suas
Administração Publica pessoas de modo a implementar as estratégias
definidas
 Mantem a mesma estratégia definida
 Reconhecer o envolvimento e o resultado que é
 Para a concretização da estratégia alicerça realizado pelas pessoas, distinção do projeto do
a sua atividade em 5 pilares (liderança, ano, distinção da ideia mais inovadora do ano
pessoas, estratégia, parceiros e recursos,
processos, produtos e serviços)  Realização de uma autoavaliação do estado atual
da organização identificando gaps face á estratégia
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  Elemento de definição estratégica que reúne definida
as expectativas das partes interessadas
(PESI)  Realização de relatórios no que diz respeito ao
estado atual de diversos tópicos dentro da
 Elaboração do plano estratégico permitindo organização
a identificação de ameaças e oportunidades,
forças e fraquezas, fornecendo assim  Alinhamento das pessoas com a estratégia e com
deadlines para a definição das estratégias a os resultados para fomentar uma cultura de
prosseguir. desenvolvimento e melhoria continua
 Pensamento estratégico
 Integração de vários instrumentos de gestão
 Definição de abordagens sistemáticas e
estruturadas para a melhoria continua
 Monitorização da estratégia e do
desempenho organizacional
 Comunicação institucional

 Gestão de serviços

Comentários:

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SUB CRITÉRIO 4.3

A avaliação deve procurar evidenciar o que a organização faz para fornecer valor.

Exemplos:
 Implementa formas eficazes e eficientes de criar o valor, garantindo que pode cumprir de forma consistente o seu propósito e a sua proposta de valor.
 Oferece valor sustentável, honrando o seu compromisso, através do seu portfólio de produtos, serviços e soluções e atendendo ou excedendo as necessidades e
expectativas dos seus grupos-alvo.
 Fornece os seus produtos, serviços e soluções de forma a minimizar impactes sociais e ambientais negativos.
 Aconselha os seus grupos- alvo acerca do uso responsável dos seus produtos, serviços e soluções.

Presente Presente Futuro

Pontos fortes e evidências Áreas de melhoria e evidências Tópicos/sugestões de melhoria

 reflete acerca das metodologias,  criar valor para as Partes Interessadas,
ferramentas e modelos de governação das promovendo uma relação de confiança, através da
TIC de modo a melhorar os seus métodos disponibilização de soluções que
de trabalho, aportar valor e promover uma correspondam às expetativas
atuação socialmente responsável.
 As necessidades, envolvimento e
expectativas das várias partes interessadas
são apoiadas num conjunto de processos,
parcerias e recursos, procurando obter valor
Comentários:

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SUB CRITÉRIO 5.1

A avaliação deve procurar evidenciar o que a organização faz para conduzir o desempenho e gerir o risco

Exemplos:
 Utiliza o sistema de gestão de desempenho para garantir um vínculo coerente entre o seu propósito, estratégia, objetivos de criação de valor sustentável e
resultados.
 Utiliza o sistema de gestão de desempenho para direcionar melhorias fundamentadas, eficazes, de resposta rápida e baseada em factos.
 Gere projetos e melhora processos com base em informações do seu sistema de gestão de desempenho.
 Identifica os riscos e avalia o potencial impacto nas prioridades estratégicas, na forma como as coisas são executadas e nos resultados desejados, bem como nas
potenciais oportunidades.
 Desenvolve e implementa planos para gerir riscos segundo diferentes perspetivas, tais como as vertentes cultural, estratégica, operacional, financeira, legal,
regulatória, societária e técnica (incluindo riscos das tecnologias de informação e ameaças de cibersegurança).

Presente Presente Futuro

Pontos fortes e evidências Áreas de melhoria e evidências Tópicos/sugestões de melhoria

 desempenho traduzido a competência,  organizacionais, verificando a conformidade dos
compromisso, e envolvimento de todos os processos existentes, monitorizando os resultados
colaboradores na prossecução da missão chave do seu desempenho
 As capacidades e as competências das  monitorização do desempenho organizacional
pessoas são desenvolvidas por meio da
definição e realização do plano de formação  monitorização periódica que é realizada sobre o
anual, considerando para o efeito as desempenho organizacional permitindo identificar
competências chave para a organização e a sistematicamente desvios e tendências negativas
avaliação do desempenho em função das quais são identificadas e
implementadas ações de melhoria e corretivas
 processos decompõem-se em
procedimentos operacionais e contemplam  relatórios de monitorização do desempenho
indicadores adequados à medição regular organizacional
do respetivo desempenho  Os processos de gestão e suporte, reúnem as

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  processo de comunicação é assegurado atividades referentes à gestão de risco
pelas deliberações do CD do Instituto de
Informática, pelas reuniões periódicas de  realizar periodicamente a análise dos riscos
controlo e monitorização do desempenho
 A Comissão da Qualidade é responsável por
apreciar o desempenho do Sistema de
Gestão Integrado
 Os Responsáveis dos Processos e
Procedimentos mede o desempenho do
processo
 Monitorização da estratégia e do
desempenho organizacional
 conduta ética e deontológica foram
amplamente reforçados por via da
implementação de 99% das medidas
previstas no PIT, promovendo assim a
prevenção das situações de riscos de
corrupção
 Compete ao Departamento de Arquitetura e
Desenvolvimento a gestão de riscos
 Os Responsáveis pelos Departamentos e
Áreas Organizacionais identificam
proactivamente desvios que coloquem em
risco a segurança da informação

Comentários:

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