Parauapebas, 14 de novembro de 2023

ATA DE REUNIÃO

Horário: 15h10 - 17h20

Participantes:

Elisangela (Diretora Geral)

Lany (Gerente administrativo)

Joelma (Gerente)

Josué (Gerente)

Rodrigo (Gerente)

Allas (Comprador)

Luís (Substituído gerente em Canaã)

Fábio (Gestor de Marketing)

Temas:

1- Restruturação do Grupo FG

2- Estoque e compras

Abordagens:

Ø Foi contratado 2 novos gerentes de loja, 1 para a loja de EPI e outro para a
loja Matriz.
Ø O Josué vai assumir a função de Gerente de Vendas externo, como função
principal prospectar novos clientes para todas as lojas de materiais elétricos.
Nessa função, o Josué não vai se relacionar com as empresas da área de
mineração sem autorização prévia.
Ø A Joelma continua a atender as empresas da área de mineração e
semelhantes.
Ø O Josué tem como principal função, prospectar novos clientes, ele (Josué)
será comissionado (bonificado) por essas prospecções. Ela deve trazer o
cliente para às lojas.
Ø O Josué vai ter a obrigação de fazer relatórios sobre suas atividades para a
diretoria.
Ø O Josué também vai avaliar o relacionamento das lojas com os clientes
prospectados por ele.
Ø Não será obrigação do Josué, prospectar clientes para a loja de EPI, porém,
ele deverá repassar à Patrícia, qualquer prospect interessado em EPI.
Parauapebas, 14 de novembro de 2023

Ø O Fábio deverá apresentar para os novos Gerentes a Política de Qualidade,

Missão, Visão e Valores do Grupo FG.
Ø O Fábio deve repassar com a Elisangela a política de qualidade, missão, visão
e valores do Grupo FG.
Ø A apresentação dos novos Gerentes será realizado na segunda-feira dia 20 de
novembro.
Ø Natane é o nome da nova Gerente da loja de EPI.
Ø Daniel é o nome do novo Gerente da loja Matriz.
Ø Foi noticiado que a Elisangela vai assumir a Diretoria Administrativo do
Grupo Gs Gás.
Ø Toda a administração de ambos os grupos será concentrada em um único
local, a saber, na loja de EPI.
Ø Dia 27 de novembro a Elisangela tomará posse do seu cargo no Grupo Gs
Gás.
Ø Os dois grupos (Grupo FG e Grupo GS GÁS) vão se fundir em alguns
pontos. Por exemplo, o RH, Compras, Financeiro, será o mesmo para os
dois grupos.
Ø Agendado do dia 11 ao dia 15 de novembro, uma reunião para tratar acerca da
padronização de todos os processos do Grupo FG.
Ø Todos os processos serão traduzidos em indicadores que vão avaliar os
colaboradores, quanto a suas respectivas funções.
Ø Para o procedimento de padronização dos processos que será realizado do dia
11 ao dia 15 de dezembro, será feito duplas, cada dupla será responsável por
um processo (venda, caixa, etc.).
Ø Deverá ser feito o fluxograma de cada processo (Conforme o modelo
disponibilizado nesta reunião de hoje, 14 de novembro de 2023, pela diretoria).
Ø Após a conclusão da definição do padrão de cada processo, uma dupla ficará
responsável para fazer o treinamento desses padrões nas lojas.
Ø Todos deverão seguir a metodologia de trabalho que será definido nos dias 11
a 15 de dezembro.
Ø Os Gerentes devem monitorar as suas equipes, principalmente o estoque.

2- Estoque e compras

Abordagens:

Ø Todos pedido de compras, deve por obrigação ser baseada no histórico de

vendas.
Ø O Allas vai assumir por completo o setor de compras, ficando a Elisangela
apenas responsável por aprovar e autorizar.
Ø Solicitação de material de compra/venda dever ser baseada no histórico de
vendas.
Parauapebas, 14 de novembro de 2023

Ø Todos os Gerentes devem observar o extrato de produtos, puxar o relatório e

colocar em planilha.
Ø Todas as listas de compras a partir do dia 14 de novembro, deverão seguir o
histórico de vendas.
Ø As lojas de materiais elétricos deverão fazer um levantamento de todo o
estoque (todos os itens). A Lany ficará responsável por orientar e acompanhar
os Gerentes nessa atividade.
Ø Na planilha, deverá ter o histórico de 3 meses, com a data do dia que se fez a
planilha ou a data da sua atualização.
Ø Os Gerentes deverão dá feedback dos seus colaboradores para a diretoria, o
colaborador que não desenvolver sua função, será promovido para o mercado.
Ø A planilha deverá ser observada detalhadamente com atenção, a cada 15 dias,
além do monitoramento dos itens que mais vende todos os dias.
Ø A ordem de visita do Allas, deverá ser: 1º Loja da Paz, 2º Loja de Canaã, 3º
Loja Matriz.
Ø Cada loja terá seu estoque mínimo, baseado na planilha.
Ø A Lanny deverá informar a todos, sempre que uma nota fiscal for lançada.
Ø Os Gerentes deverão acompanhar os estoquistas diariamente.
Ø Cadastro de clientes: Todos os Gerentes deverão cobrar o cadastro completo
dos clientes.
Ø Com urgência, os Gerentes devem revisar o controle de entrada e saída
dos produtos nas suas lojas.
Ø O Allas está desenvolvendo um trabalho de Registro de Não Conformidade
(RNC).
Ø O Allas vai abrir o RNC e o Gerente terá 7 dias para resolver, já com as
tratativas.
Ø Se houver algum problema no sistema, tipo, produto com descrição confusa,
deverá ser comunicado imediatamente.
Ø Foi entregue uma cópia para cada participante desta reunião, uma cópia de um
fluxograma de compras.
Ø Vai ser restabelecido o grupo de compras.
Ø Deverá ser comunicado ao Allas o item de garantia e avaria.
Ø Os itens parado em estoque vão para promoção.
Ø Os Gerentes deverão a partir do dia 05 de dezembro, colocar na planilha os
itens com mais giro, ou melhor, apontar na planilha os produtos que mais
vendem.
Ø Fábio deverá fazer o cronograma das datas e ações que cada participante foi
comissionado a fazer.
Ø Sexta-feira, dia 17 de Novembro, realizar a decoração de natal.
Parauapebas, 14 de novembro de 2023
Em aberto:

Ø Definir uma data para fazer um intensivão para planejamento estratégico de

2024.
Ø O Allas sugeriu que houvesse um dia da semana, somente para a solicitação
de compras.
Ø A Elisangela, na posição de Diretora, repassou de forma resumida as
obrigações dos Gerentes.

Cronograma de Atividades
Descrição da atividade Quando Quem? Objetivo

Decoração de Natal 17/nov Gerentes Enfeita a loja

Apresentar para Elisangela planilha dos itens Monitorar frequentemente a

05/dez Gerentes
de maior giro da loja necessidade desses produtos

Envio da Planilha de todos os itens do

22/nov Lanny Para iniciar a configuração
estoque

Deixar rodando uma ferramentas

Visita do Allas as lojas para auxiliar na
para monitoramento do estoque com
formulaçao da planilha de controle de Até 27/11 Allas
base no histórico de vendas de cada
estoque
loja

Definir padrões para todos

executarem por igual e ter base para
Renião para definir todos os processos por Dias 11 a Elisangela
indicadores, e sair com plano de ação
escrito do Grupo FG 15/12 e Gerentes
para melhorar a performace das
equipes

Ferramenta para monitorar

Entrega de planilha com todos os itens do semanalmente os estoques minimos
30/dez Gerentes
estoque, CONFORME MODELO para as lojas e assim evitar a falta ou
excesso de produtos