Como estruturar um processo de compras eficiente

para a sua empresa

Sumário

Intr o d uç ão 3

Cadei a d e s uprim e n t o s e m p r e sa r i a l : e s p e cificida de s e im p ortâ n cia 5

A ár ea d e c ompr a s c o m o p a r t e e st r a té gica do n e gócio 7

Estr uturand o u m p r o c e sso d e c o m p ra s e fica z 9

Atendimen to a c l i e n t e s i n t e r n o s 10

- Sel eç ão d e f or n e c e d o r e s 11

- Custo- ben ef íc i o 11

- Ag il id ad e e f l e x i b i l i d a d e 11

- Cum primento d o s p r a z o s 11

- Estabil id a d e f i n a n c e i r a 11

- Di feren c ia l 12

- Doc umen ta ç ão d o p r o c e sso 12

- Planeja men to d e c o m p r a s 13

- Gestão d e pro p o st a s e c o t a çõ e s 14

- Aut o maç ã o d o p r o c e sso 15

Conc l us ã o 17

Sobr e a L emar I n k 19
introdução
Estruturar um processo de compras eficiente talvez seja o maior desafio das empresas. O setor de
compras é uma parte importante da sua estrutura empresarial, sem o qual não haveria insumos para
seus produtos e serviços prestados. Por esse motivo, o objetivo desse e-book é analisar as mudanças
mercadológicas dentro do setor de compras de uma empresa e detalhar o novo papel do comprador em
um mundo empresarial mais competitivo e globalizado.

Vamos analisar como o profissional do setor de compras precisa deixar de ser um funcionário operacional
dentro de uma empresa e assumir uma postura mais estratégica - uma função primordial para o sucesso
financeiro de toda a equipe de trabalho. Iremos também orientá-lo para que ele elabore um processo
de aquisição de materiais bem eficaz e otimizado para a sua empresa, abordando temas como a seleção
de fornecedores, gerenciamento da cadeia de suprimentos, documentação do processo de compra,
gestão de propostas e planejamento. Além disso, vamos expor também a necessidade desse setor de se
tornar multifuncional e ser o coração que move uma empresa, interagindo com todos os outros setores,
otimizando seus processos e se tornando a mola que impulsiona a companhia.

Para um profissional do setor de compras, essa é um material essencial para se manter antenado com as
tendências e necessidades do seu mercado de atuação.

Boa leitura!

04
Cadeia de suprimentos empresarial:

especificidades
e importância
Uma cadeia de suprimentos empresarial é definida como todas as atividades associadas à logística interna
e interorganizacional de uma empresa, além da coordenação e colaboração de todos os parceiros da
cadeira. Resumidamente, podemos afirmar que uma cadeia de suprimentos empresarial é, portanto, a
entrada, transformação e saída de todos os materiais necessários para a produção e funcionamento de
uma empresa.

Apesar da definição de alguns desses materiais ser bastante óbvia (uma fábrica de calças, por exemplo, vai
sempre precisar de tecidos), outros produtos, que costumam ser de uso comum para praticamente todas
as empresas, também são adquiridos nessa cadeia - mesmo que não estejam necessariamente ligados
à produção do produto ou serviço que elas vendem. Um bom exemplo desses materiais de uso comum
são os cartuchos de tinta para impressoras, já que praticamente todas as empresas necessitam imprimir
documentos, planilhas, apresentações, material de marketing e de comunicação interna.

Essa necessidade de adquirir materiais que serão utilizados no funcionamento da empresa é que será
gerenciadaatravésdacadeiadesuprimentosempresarial.Comovocêjádeveterpercebidopelosparágrafos
acima,existemdoistiposdecadeiasdesuprimentos(eelaspodemsersubdivididasemdiversosoutrostipos):

• Cadeia de suprimentos para produção;

• Cadeia de suprimentos para consumo interno.

O primeiro tipo é o mais fácil de ser compreendido. Ele se trata da aquisição de matéria-prima, mão de obra
e energia para a produção dos produtos e serviços oferecidos pela empresa. O segundo tipo, portanto, tem
relação com todos os materiais que serão utilizados por uma empresa para poder produzir ou oferecer
seus serviços (materiais de papelaria, equipamentos, mobiliário, entre outros).

Nesse ebook você vai aprender a montar um bom planejamento de compras para trabalhar com esses
dois tipos de cadeias, sem diferenciação. Até porque, o processo de aquisição desses materiais obedece as
mesmas especificidades, que vamos citar logo abaixo:

• Planejamento;
• Análise de demanda;
• Seleção de fornecedores;
• Documentação do processo;
• Gestão de propostas.

Vamos abordar cada um desses aspectos mais adiante.

06
A área de compras como parte estratégica

do negócio
O setor de compras é a área de maior evolução e mudança das últimas décadas no mundo empresarial, sem
a menor dúvida. Antigamente, era comum ver o comprador como um funcionário puramente operacional
de uma empresa. Suas funções envolviam realizar pedidos de materiais para fornecedores e se reportar
à área administrativa ou financeira da organização. Agora, entretanto, o setor de compras ocupa figura
estratégica dentro de uma empresa moderna e dinâmica. E a razão para isso não poderia ser mais óbvia: o
aumento nos lucros de uma empresa.

O princípio básico do capitalismo é a geração de lucros a partir de investimentos iniciais. Para expandir
lucros, existem alguns caminhos que as empresas podem seguir. Elas podem, por exemplo, aumentar o
faturamento (vendendo mais ou aumentando o preço) ou reduzir seus custos.

Para reduzir custos, existem algumas opções. Baratear a produção pode ser uma alternativa. Mas qual
o preço disso? Produtos de menor qualidade podem trazer mais dano à marca da empresa do que o
especulado e, nesse caso, o barato sai caro. Mas, e a otimização da produção? Uma redução de custos bem
pensada, sem diminuir a qualidade do produto ou serviço oferecido pela empresa, poderia ser uma opção?
Parece sonho, mas esse é um objetivo bem palpável para uma equipe de compras focada no aspecto
estratégico do negócio. O profissional de compras moderno precisa agora fazer muito mais do que apenas o
seu serviço básico de antigamente. É necessário agora que ele articule ações que envolvam os fornecedores
da empresa, na tentativa de tornar a organização mais competitiva no mercado, além de ligar todos os
setores da empresa no mesmo objetivo de otimização de demandas e necessidades.

O setor de compras moderno precisa estar ligado com o objetivo de reduzir os custos de uma empresa
e ainda manter a qualidade do produto que ela oferece. Para isso, ele precisa analisar todos os setores
da organização. Negociar com fornecedores, tentar obter preços melhores para materiais de qualidade
e fechar acordos que forneçam matéria prima regular para a produção. Além disso, ele também deverá
analisar a demanda por materiais para o setor administrativo, estudar o alocamento de recursos energéticos
na produção e tentar buscar soluções estratégicas que visem reduzir os custos de funcionamento de uma
empresa - sempre tendo em foco o aumento do lucro em todo o processo.

08
 Estruturando um processo

de compras eficaz
Já explicamos, anteriormente, a importância de desenvolver um processo de compras eficaz para o setor
comercial da sua empresa. Porém, organizar um processo de compras bem fundamentado e efetivo pode
ser um pouco complicado. Abaixo, daremos algumas dicas de como estruturar o seu processo com a ajuda
de alguns tópicos e cobrindo todos os aspectos desses sistemas.

Atendimento a clientes internos

Quando se trabalha com o desenvolvimento de produtos que acabam sendo consumidos dentro da
própria empresa, é preciso entender como agir para suprir essa necessidade da sua empresa. A principal
preocupação na hora de lidar com a demanda interna por seus produtos é estruturar bem o processo de
atendimento para lidar com essa necessidade.
O mais importante é deixar tudo bem definido com todos os setores da empresa. Confira abaixo algumas
perguntas que vão ajudar a guiar o trabalho nessa área:

• Quais setores vão necessitar dos produtos?

• Qual a regularidade dessa necessidade? Mensal, bimensal?
• Qual o tamanho dessa demanda?

Com essas três perguntas respondidas, o setor de compras pode começar a estruturar o processo de
fornecimento para a própria empresa. Sabendo qual o tamanho da demanda, para quem ela vai ser
oferecida e qual a regularidade da sua necessidade, é possível elaborar o processo de atendimento interno
da empresa.

Determine qual será o prazo para a produção e entrega dessa demanda e cumpra rigorosamente essa
obrigação, para poder controlar melhor o atendimento. Uma dica muito importante é ficar de olho na hora
de manter o controle nesses produtos, para garantir que seu uso não seja exagerado e evitar que sejam
extraviados.

10
Seleção de fornecedores

Selecionar seus fornecedores se trata de um trabalho bem complexo e cheio de variáveis. Fornecedores
são parceiros de negócios e são essenciais para o sucesso da sua empresa. Afinal é com a ajuda deles que
você vai conseguir obter os materiais e bens que vão compor seus produtos e, consequentemente, seu
sucesso.

Abaixo, nós listamos os cinco principais critérios na hora de selecionar seus fornecedores:

Custo-benefício

Muitas vezes, os profissionais responsáveis por selecionar um fornecedor ficam preocupados somente
com preço do produto que ele entrega e cometem um erro clássico - afinal, nem sempre o mais barato é o
melhor. O mais interessante é sempre ficar de olho no custo-benefício e não no preço em si. Às vezes, um
fornecedor mais caro entregará um material melhor, que também acrescentará valor ao seu produto.

Agilidade e flexibilidade

Esse é um critério simples de ser avaliado. Fornecedores que demonstram agilidade ao entregar a
encomenda, assim como uma boa flexibilidade na produção, são empresas que vão se adequar melhor às
suas próprias necessidades e se encaixar melhor no que você procura. Devem, portanto, ter preferência.

Cumprimento dos prazos

Um item essencial para a seleção de um fornecedor é o cumprimento dos prazos estabelecidos. Um

fornecedor que falha nessa parte, não deverá ser contratado novamente.

Estabilidade financeira

É essencial conhecer a saúde financeira de um fornecedores e saber se eles continuarão a trabalhar por
muito tempo, já que você depende dele para alcançar seus objetivos à longo prazo.

11
Diferencial

Qual diferencial o seu fornecedor tem a oferecer? Qual a especialidade que o separa dos demais candidatos?
Qual o know-how mercadológico, instalações de última geração ou equipe bem treinada que ele tem a
oferecer? Fique atento a esses detalhes antes de fechar negócio.

E como desenvolver uma boa relação com seus fornecedores? Transformá-los em mais do que simples
fornecedores, mas sim em verdadeiros parceiros? É importante promover essa interação com seus
fornecedores. Confira algumas estratégias para isso:

Perceba a relação de vocês como uma via de mão dupla: como é possível que seu fornecedor diminua seus
custos, para que ele tenha um lucro maior com seus negócios?
Seja compreensível: entenda também que você provavelmente não é o único cliente do fornecedor e seja
flexível com suas necessidades, para que a recíproca seja verdadeira.
Faça propostas com bônus de rendimento: pense bem em o quão útil seria ter o material necessário antes
da hora ou com uma qualidade maior. Seja como for, ofereça mais bônus por bom rendimento do que
penalidades por erros.

Documentação do processo

O setor de compras trabalha diretamente com transações realizadas com dinheiro da empresa e, por esse
motivo, é necessário que os seus profissionais possuam uma dose elevada de ética e responsabilidade
profissional. Uma das maneiras de mostrar e garantir essas características na sua equipe é estabelecendo
a documentação do processo de compra.

Esse processo de documentação serve para por no papel as decisões tomadas com o dinheiro da empresa,
além do como e porque cada compra foi feita, tanto para fins fiscais, estatísticos e de análise da própria
companhia. A documentação do processo de compras pode ser dividida em duas fases: antes da compra
e depois da compra. Abaixo, listamos quais os documentos que podem ser produzidos antes da compra
dos materiais que serão utilizados:

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Antes da Compra

• Estudo interno para analisar e comprovar a necessidade do material a ser comprado;

• Estudo de mercado para descobrir as melhores opções de fornecedores;
• Análise e justificativa da escolha do fornecedor selecionado.

E, por fim, os documentos necessários para a comprovação da compra realizada, novamente tanto para
fins fiscais, como para fins de análise dos diretores e executivos da empresa:

Depois da Compra

• Requisições de compras;
• Notas fiscais;
• Controle de custo;
• Histórico de compras.

Além disso, é importante frisar que toda a comunicação realizada com outras empresas,
em virtude da negociação e efetuação da compra, bem como comprovantes de
pagamentos ou recebimentos, deverá também ser documentada e armazenada.

Planejamento de compras

Até agora, nós abordamos apenas aspectos de um processo de compras eficaz, que ocorrem antes do
momento de fechar negócio e realizar o pagamento. E por que fazemos assim? Porque planejar é mais de
80% do sucesso.

Todootrabalhoquejácomentamosatéaqui-demediçãointernadanecessidadedomaterialaseradquirido,da
seleçãodofornecedoredadocumentaçãodesseprocesso-éapenasumapartedoprocessodeplanejamento
de uma compra. Até aqui, nós identificamos uma necessidade, documentamos essa demanda e começamos
a selecionar os fornecedores para o negócio. Agora vem a hora de planejar a compra que será feita.

A seguir listamos dois pontos a se considerar nesse processo:

13
Volume de uso dos materiais

Você precisará comprar alguns materiais para a sua empresa. Vamos citar, como exemplo, que você queira
comprar alguns cartuchos de tinta. Quantos cartuchos são necessários e por quanto tempo você vai utilizá-
los? Quantas cores e quais os tipos de cartucho vai precisar? Faça um levantamento para saber a quantidade
de material que será necessário comprar!

Analise os impactos fiscais e financeiros para a empresa

Continuando no exemplo dos cartuchos, vamos supor que você percebeu que há um alto consumo de
tinta na empresa e que é melhor comprar mensalmente de um fornecedor que você encontrou. Como sua
empresa lidará financeiramente com isso? Quais as consequências fiscais e monetárias do negócio? Será
que não é mais vantajoso comprar mais tintas e armazenar? Quais outros custos essa compra vai acarretar
(transporte, armazenamento)?

Fique atento a esses detalhes na hora de planejar a sua compra!

Gestão de propostas e cotações

Bom, agora que você já identificou a demanda do material que precisará adquirir para a sua empresa, é
hora de começar a gerir as propostas e cotações que poderá receber de interessados em trabalhar com
você. Nesse ponto, você deverá levar em consideração três aspectos:

• Logística;
• Finanças;
• Relacionamento.

No aspecto da Logística do negócio, você deverá levar em conta em cada proposta e todos os pormenores
logísticos que vão interferir no negócio. Vamos voltar ao exemplo dos cartuchos de tinta, que usamos
acima. O transporte fica por sua conta ou conta deles? E se você precisar armazenar as tintas, como fará?
Como atender à demanda? Qual a flexibilidade de entrega? Você já pensou em situações de emergência,
qual fornecedor poderá te auxiliar nessa hora?

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No aspecto financeiro, as preocupações são outras e vão girar sempre na tentativa de baixar o preço e
aumentar o lucro. Considere o custo-benefício de cada proposta, veja qual fornecedor tem o melhor preço,
a melhor qualidade e com quem você pode negociar. Não tenha medo de negociar! Tente sempre propor
negócios que sejam mais vantajosos como, por exemplo, o fornecedor possa fazer um desconto se você
optar comprar seis meses de material de uma vez.

Por fim, há o aspecto de relacionamento. Como você vê o relacionamento da sua empresa com cada
fornecedor que apresentou uma proposta para suprir sua demanda? Talvez seja mais vantajoso aceitar
uma proposta mais cara agora, mas com um fornecedor que poderá apresentar negócios interessantes
mais para frente.

Pesando esses três aspectos, você deverá encontrar a melhor proposta para sua compra.

Automação do processo

Depois de todo tramite das negociações de compra, agora a preocupação está voltada para como otimizar
o processo de compra de uma maneira mais eficiente. Como sabemos, tempo é dinheiro e quanto menos
tempo gasto nesse processo de compra, melhor.

A resposta para esta questão está na utilização de alguns softwares de compras. Esses programas possuem
funções que são muito úteis e pouparão um tempo enorme da equipe comercial da sua empresa. Confira
algumas das funções mais úteis desses softwares:

Histórico de compras

Programas podem salvar o histórico de compras da sua empresa, fornecendo dados como o número de
negócios realizados com determinado fornecedor, montante gasto no total com cada fornecedor e outros
aspectos estatísticos que podem ser muito úteis na hora de uma negociação emergencial ou renegociação
de contrato.

15
Análise de mercado

Um bom software de compras vai ser capaz de utilizar a Internet para pesquisar alguns preços de mercado
dos itens à sua disposição, para uma avaliação mais rápida das propostas disponíveis.

Gerenciamento de demanda

Alguns produtos são necessidades regulares como, por exemplo, tintas de impressoras. Talvez você precise
recarregar o estoque da empresa mensalmente ou bimestralmente. Um software de qualidade será capaz
de gerenciar essa necessidade, relembrando periodicamente sobre as compras que a empresa deve fazer.

16
conclusão
Como foi possível analisar, a profissão de um comprador mudou muito. Se antes esse profissional deveria
ter a capacidade de lidar com números e planilhas, agora suas funções exigem um nível diferente de
habilidades.

Um bom comprador vai precisar de uma habilidade de comunicação bem avançada, para poder interagir e
interligar todos os setores da empresa. Além disso, vimos como ele precisa desenvolver sua capacidade de
análise e observação para entender as demandas internas do seu local de trabalho, além de visar sempre
a saúde financeira da empresa.

A nova realidade do mercado exige que um bom comprador seja capaz de reduzir custos da sua empresa,
para poder aumentar a lucratividade da companhia. Por isso, esse profissional é hoje considerado uma
peça chave no sucesso de qualquer empresa. A eficiência do processo de compras depende intimamente
da qualidade técnica e das características de quem coordena essa área tão importante de qualquer
companhia.

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 Sobre a

Lemar Ink
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Além da nossa constante preocupação com o meio ambiente, procuramos manter nossos clientes muito
bem informados em relação a utilização desse material, e o fazemos com a verdade e amor. Qualidade,
lealdade, confiança, paixão e segurança é o que nossos clientes podem atestar de valioso empenho!

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