PROCESSOS

INTERNOS
Controladoria
 02

Seja muito

BEM-VINDO(A)
Este documento contém as funções e
responsabilidades da controladoria do Marinho
Advocacia.
ATIVIDADES DE
RESPONSABILIDADE DO 03
CONTROLER

Controlar horários dos demais colaboradores;

Realizar alinhamento interno com a equipe administrativa e diligências,

bem como com a diretora do Operacional Jurídico - OPJ;

Alinhamento diário com Flávia;

Manter a cultura da empresa e fiscalizar as rotinas internas do escritório,

conforme detalhamento próprio;

Fiscalizar e impulsionar as diligências;

RESPONSABILIDADES CONTROLER

Fiscalizar a comunicação com o cliente;

Monitoramento de publicação e intimação;

Distribuição de prazos, audiências e tarefas aos

colaboradores;

Realizar o tratamento das publicações no software;

Atender os clientes quando necessário e não for

atribuição do operacional;

Dia 15 e dia 30 emitir recibos e NF respectivamente do

CP2 e PDA
Fiscalizar o monitoramento dos agravos;

01 vez na semana (segunda) realizar alinhamento interno

com setor operacional admiistrativo - OPA e setor de
diligência;
Monitorar e fiscalizar a triagem de documentos e a "fase da
angustia", não deixando que o recebimento do
medicamento demore mais de 20 dias (fase pré-processual e
processual;

Despachar com juízes e desembargadores, quando

necessário;

Quinzenalmente apresentar a Flávia relatório de

produção dos colaboradores.
ROTINAS
INTERNAS
Controladoria
 07
DIA-A-DIA
Iniciar o dia com alinhamento do setor de diligências, abordando os seguintes
temas:

A Pauta do dia, organização da agenda e definição de prioridades.

Organização e fiscalização das diligências, cobrando e fiscalizando os prazos de rotinas

B internas, em especial, os prazos de diligências, agendamento de despachos em caso de não
deferimento da liminar e de peticionamentos e despachos de bloqueios.
Nesses casos a fiscalização com os bloqueios devem ser constantes.
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Reforço da necessidade de falar com todos os clientes na fase de angustia,

C com linguagem objetiva e assertiva, mantendo viva a cultura da empresa;

D Definir os processos em prioridades. Esses devem ser despachados mais de uma vez ao dia.

Fiscalizar as diligências e ao final do dia/turno do colaborador bater o que foi feito e verificar
E se foi inserido no sistema.
ALINHAMENTO COM
OPA
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Iniciar sempre checando os prazos internos da triagem. Nesse momento sempre

reforçar quais são os os prazos internos pré definidos, de acordo com cada etapa
a ser realizada.

Verificar, uma a uma, as atividades do OPA, se foram ou não realizadas.

Em caso negativo, registrar em tabela para monitorarmos o motivo para
providências internas.

Checar se o colaborador realizou o cadastramento dos clientes no sistema,

se fez o 1º contato no prazo interno e se passou para a produção.

Alinhamento constate com o OPA, diligências e OPJ.

CHECAGEM DO WHATSAPP
Ao final do turno checar se todas as mensagens foram respondidas.
Fazer isso de manhã e a tarde.

Nas quartas e sextas, escolher 03 conversas para analisar se a

comunicação está afetiva e assertiva, conforme alinhamento
interno.

CHECAGEM DO E-MAIL
Os e-mails devem ser zerados todos os dias

CHECAGEM SOFTWARE JURÍDICO

Ao final do dia conferir se todas as
publicações foram inseridos no sistema e
verificar no sistema, não apenas perguntando
ao funcionário.
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SEGUNDA-FEIRA
Rotinas de inicio de semana
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Alinhamento com diligência e OPA. Conferir quais demandas estão pendentes da
semana anterior, para inserir ou não em alerta de prioridades;

Contactar os clientes que estão há 07 dias em triagem.

Verificar detalhadamente cada decisão (não fazer leitura dinâmica).

Alinhar com responsável OPJ, audiências e as das diretrizes da semana.

Conferir e repassar audiências e pautas de julgamento da semana.

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QUARTA-FEIRA
Rotinas da semana
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Analisar pelo menos 03 conversas com clientes e verificar se estão no padrão do

escritório.

Verificar se todos os clientes que tiveram liminares foram feitas

solicitações e realizadas as avaliações.
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SEXTA-FEIRA
Rotinas da semana
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Olhar todos os sistemas processuais para verificação, fazendo o checklist para

não pular nenhum.

Verificar com advogados OPJ as demandas não concluídas.

Gerar relatório semanal de atividades, produtividade e audiências e

encaminhar para Flávia.
NORMAS
INTERNAS E
ROTINAS
Controladoria
ACOMPANHAMENTO DAS PUBLICAÇÕES
NO SOFTWARE JURIDICO
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Necessita ser realizado todos os dias com o devido
tratamento, criação do "evento" e distribuição ao colaborador

Em caso de audiência, colocar lembrete para o dia anterior.

É necessário ler na integra as publicações, para melhor

tratamento e distribuição das tarefas.

Quando a publicação for sobre sustentação oral ou pauta

julgamento, criar sempre 03 eventos.
• Primeiro evento para requisição, incluindo o link de
agendamento nas observações;
• Segundo evento: agendamento de audiência (Pauta de
Julgamento)
• Terceiro evento: criação de evento um dia posterior para
verificar o julgamento que não é publicado.
ACOMPANHAMENTO DAS PUBLICAÇÕES
NO SOFTWARE JURIDICO
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O cadastro de novos clientes, devem ser feitas em até 24h do
fechamento do contrato. Precisa conferir sempre que tiver
novo cliente.
Ao criar evento ou atividade sempre preencher o campo Sempre que for verificar ou cadastrar algo,
observação com os detalhes do processo e ou ato que precisa confirmar o nº do processo e não apenas olhar o
ser formulado, direcionando a atividade, inclusive com teses, nome, pois alguns clientes possuem mais de um
se necessário. processo.

Os prazos internos extrajudiciais ou judiciais devem ser

inseridos conforme tabela interna.
Sempre que o cliente vier de parceria, cadastrar
Sempre que cadastrar cumprimento de sentença, colocar a essa informação ao lado do nome (conferir com o
observação para o colaborador verificar a existência de multa OPA)
e inserir no cumprimento de sentença. Sempre que a
execução de sentença se referir ao processo que transitou em
julgado em 2ª instância, verificar se não houve majoração dos
honorários;
FISCALIZAÇÃO
SETOR DE
DILIGÊNCIAS
Controladoria
ALINHAMENTO SETOR DE DILIGÊNCIAS

Na segunda-feira sempre iniciar com um alinhamento com o

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responsável, verificando as pendências da semana anterior,
caso existam, elegendo os processos que entraram em
prioridade e a estratégia de resolução.

No alinhamento sempre alertar que os processos com

prioridade devem ser despachados mais de uma vez por
turno, e os demais devem ser despachados todos os dias.

No alinhamento deve ser lembrado que as diligências devem

ser realizadas (inicialmente) com o mesmo servidor.

Deve-se deixa claro que em 48h, não sai a decisão, positiva ou

negativa da liminar, deve ser marcado despacho com juízo e
tal fato deve ser inserido no software jurídico e repasssado
para o controler.
ALINHAMENTO SETOR DE DILIGÊNCIAS

No alinhamento deve ser informado se foi verificado o não

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cumprimento da obrigação. A situação deve ser comunicada
ao controler e a OPJ para peticionamento imediato. Inserir
informação no sistema.

Em caso de liminar indeferida, a diligência deve ser Pedir ao final do turno, relatório contendo os dias faltantes
comunicada diretamente ao controler e OPj. Colocar para esgotamento do prazo interno, conforme atividade.
informação no software jurídico.

IMPORTANTE: No alinhamento sempre deve conferir os prazos

internos. Conferir não é perguntar ao colaborador, e sim,
verificar "in loco".

Não se pode perder tempo internamente, pois pode haver

morosidade processual.

Verificar whatsapp, deve ser zerado em cada turno.

FISCALIZAÇÃO
OPERACIONAL
ADMINISTRATIVO
Controladoria
Iniciar verificando quais clientes estão na triagem. Ao constatar os clientes,
analisar detalhadamente o seguinte: 25

A Data de entrada.

B Se foi realizado contato dentro do turno em que foi sinalizado para OPA fechamento do
contrato pelo comercial.

C Se o contrato foi enviado dentro do prazo interno (24h).

D Se a documentação foi solicitada dentro do prazo interno (24h).

F Se o relatório médico foi enviado dentro do prazo interno. (24h)
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Quando o cada cliente está na triagem, passados 07 dias, ligar o "alerta" e

G Controler entra em contato com o cliente. Registrar isso no software.

H Verificar se foi feito requerimento no prazo interno (24h depois da entrega do relatório).

I Verificar se o OPA está inserindo todas as etapas interna no sistema. É para inserir sempre
com a data final de cada etapa para facilitar a fiscalização do controler.

J Monitorar as diligências do OPA sobre as tratativas administrativas junto ao plano,

registrando no sistema.
PRAZOS E
RECURSOS
Controladoria
PRAZOS E
RECURSOS

ATIVIDADE ATIVIDADE ATIVIDADE

PRAZOS INTERNOS

ATIVIDADE ATIVIDADE ATIVIDADE

OBS1: CLIENTES COM MAIS DE 07 DIAS NA TRIAGEM DEVEM SER NOTICIADOS AO CONTROLER.

OBS2: FINALIZADA A TRIAGEM, INFORMAR AO CONTROLER.

PRAZOS JUDICIAIS - INICIAIS

ATIVIDADE ATIVIDADE ATIVIDADE

SETOR DE
DILIGÊNCIAS
Ofertar celeridade aos
processos
ATIVIDADES
07
Diligenciar os processos tão logo protocolados a fim de
obter a liminar requerida.

Diligenciar os agravos de instrumento junto ao tribunal competente tão

logo protocolados. Em caso de interposição de agravo pelo plano,
atravessar petição e despachar ANTES da decisão.

Diligenciar todos os processos a fim de movimentar para o ato seguinte.

Da feedback e falar com todos os clientes da "fase de angustia“, todos os

dias – linguagem afetiva e assertiva.

Registrar no sistema todas as diligências que fizer.

ATIVIDADES
07
Monitorar e registrar quando a liminar for deferida e inserir no sistema o evento com prazo do
cumprimento para monitorar. (Perguntar a OPJ e Controler como fazer).

Responder aos clientes pela manhã.

Marcar despacho com juízes e desembargadores sempre que passar 48h do protocolo e não sair
a decisão. Só finalizar a tarefa no Sistema quando conseguir a decisão.

Verificado que a liminar não foi cumprida, peticionar informando descumprimento e requerendo
bloqueio. Inserir no sistema e diligenciar bloqueio.

Diligenciar bloqueios e acompanha-los verificando os prazos internos e processuais.

ATIVIDADES
07
Ao final do dia, fazer relatório para controler sobre as atividades realizadas, ressaltando o que ficou
pendente.

Sinalizar para o controler sempre um processo tiver mais de 15 dias de homologação sem
movimentação.

Verificar mensagens no instagram pela manhã.

Fazer pelo menos um stories de equipe por dia e mais um, conforme alinhamento interno.
SETOR
OPERACIONAL
ADMINISTRATIVO
OPA
ATIVIDADES
07

Fazer propostas solicitadas pelo comercial.

Fazer contato com o cliente, quando sinalizado pelo comercial (1º contato
no turno do fechamento do contrato).

Fazer contrato e enviar ao cliente após 1º contato.

Cadastrar o cliente no sistema, detalhando cada passo da triagem.

Ficar atento aos prazos internos da triagem.

ATIVIDADES
07
Conferir relatório médico e realizer as sugestões de ajustes/alterações dentro do
prazo interno do escritório.

Realizar requerimento administrativos para a parte e sempre inserir

informação no sistema.

Solicitar e receber documentos, organizar e colocar na pasta, conforme orientação

interna.

Falar todos os dias com clientes não protocolados.

Diligenciar com os planos administrativamente.

ATIVIDADES
07

Enviar informação com dados financeiros e gerar boletos.

Gerar boletos do PDA e CP2 todo dia 15 e 30.