Economizando Dinheiro

O EBOOK COM
18 maneiras de
economizar
dinheiro na
sua agência
Este ebook foi desenvolvido

por agenciadebolso.com, todos
os direitos são reservados.
Licensed to Marcos Vinícius Barbosa da Silveira - oviniciussilveira@gmail.com - 161.545.657-04

Sobre o ebook
Em tempos de crise todos pensam em como reduzir custos, mas pensar em formas de eco-
nomizar é importante em todo o tempo - mesmo quando tudo está indo bem.
É claro que você sabe que a economia pode tornar a empresa mais lucrativa e rentável, além
de abrir portas para novos investimentos e melhorias. Dependendo do impacto dá até para
reduzir alguns preços ofertados e obter mais vantagem competitiva… Só que muitas vezes, no
dia-a-dia, fica difícil perceber de onde pode vir essa economia. Por isso, queremos comparti-
lhar essa lista com 18 dicas para economizar dinheiro na agência.

01. Fique de olho
no ﬂuxo de caixa
É através do fluxo de caixa que você visualiza as entradas e saídas de dinheiro das contas da empre-
sa. Ao acompanhar essa movimentação você compreende com quais itens tem gastado mais, e
quais são boas opções para diminuir esses gastos. Ter o controle do fluxo de caixa evita endivida-
mentos e gastos desnecessários, mas procure fazer esse controle de modo planejado e já identifi-
que quais serão as prováveis necessidades futuras de seu negócio.
Tente acompanhar seu fluxo de caixa diariamente, mas faça isso, no mínimo, semanalmente. Assim
você obtém informações importantes para criar estratégias para seu negócio sobreviver e crescer.
01
02. Procure por gargalos
e fontes de desperdício
Observe as informações do fluxo de caixa, junto com as do mapeamento de processos, da concilia-
ção bancária e também da experiência da sua equipe, dos seus colaboradores e identifique quais
são os gargalos financeiros da sua agência.
Você pode começar procurando por pontos em que você está gastando mais do que deveria, mas
evite fazer isso em despesas que impactam diretamente qualidade do seu produto ou serviço. O
cliente pode perceber a diferença e acabar encerrando o contrato com sua agência. Identifique pos-
síveis desperdícios (como contas básicas muito altas), para começar a buscar soluções e faça uma
avaliação de valor de cada uma das despesas, apontando a importância e o uso de cada item. Pro-
cure também já ir pensando em alternativas que podem ser utilizadas.
02
03. Estabeleça metas
de redução
Uma vez identificadas as situações financeiras que podem ser melhor exploradas, estabeleça metas
de redução. Na etapa anterior algumas alternativas já foram apresentadas, então agora é o momen-
to de decidir as melhores estratégias de como implantar as metas de redução de custos. Crie metas
viáveis. Mas tente se desafiar, lembrando que elas devem ser relevantes para que haja uma real eco-
nomia em seu negócio.
Nesse momento é importante já definir, de forma clara, como cada equipe ou área do negócio vai
contribuir para a implantação da meta. Mas não esqueça que o plano estabelecido precisa estar
alinhado com todas as necessidades estratégicas da empresa. Para garantir que as metas sejam
atingidas, você pode dividi-las em etapas, com um cronograma que determina, por exemplo, quais
etapas de cada meta devem estar finalizada até determinada data.
03
04. Diminua despesas
com luz e telefone
Esses dois itens estão entre os maiores gastos de um negócio, mas são itens que podem ser rene-
gociados ou reduzidos com algumas medidas simples. Primeiramente, entenda os detalhes do
plano que você tem contratado. É bem provável que você tenha serviços que não usa e que podem
ser cancelados. Além disso, as operadoras podem ter outros planos que sejam mais vantajosos para
você, então tente negociar pacotes com as operadoras. Também avalie outras formas de comunica-
ção de acordo com as tecnologias existentes - explore as opções de chamadas online e verifique se
algumas chamadas não poderiam ser emails ou mensagens.
Sobre a conta de luz, analise a opção de adotar um sistema inteligente e de trocar os equipamentos
e lâmpadas por mais econômicos, por exemplo. Mas um bom começo é ter como política da
empresa um uso mais responsável da energia elétrica, assim toda a equipe pode fazer parte da
solução.
04
05. Considere os
pequenos gastos
Apagar a luz é importante, mas existem outros pequenos detalhes que podem reduzir custos nas
empresas. Inclusive, lembretes como “apague a luz” podem ser muito úteis para que toda a equipe
faça sua parte. “Use sua caneca”, “essa impressão é necessária?”, “desligue o computador ao sair”
são outros exemplos de bilhetes e ações que podem ser feitas para ajudar na redução de custos.
Incentive o uso de recipientes não descartáveis entre a sua equipe. Com canecas e garrafinhas reuti-
lizáveis você pode economizar centenas de copinhos de plástico, o que é bom para o seu orçamen-
to e para o meio ambiente.
Imprimir tantos documentos também faz parte desses pequenos custos, que no final podem se
tornar altos. Você precisa deste material físico? Não poderia ser a versão digitalizada? Reutilizar
folhas para rascunhos também é uma boa dica e entra nessa lista das coisas que economizam
dinheiro e reduzem nosso impacto no meio ambiente. Uma última dica, se você tem tido algum tipo
de problema nessas questões, é utilizar algumas ferramentas de controle no seu escritório, indican-
do quem está imprimindo, por exemplo, e descobrir se isso é necessário ou não, ou mesmo aplicar
no telefone para evitar ligações desnecessárias e/ou pessoais com o número da empresa.
05
06. Jornada de trabalho
O pagamento de horas extras pode pesar nos custos da agência. Primeiro é necessário analisar o
motivo dos colaboradores estarem realizando serviço após o expediente. Foi uma emergência? A
agência está sobrecarregada de trabalho? Ou será que as tarefas estão mal distribuídas ao decorrer
do dia?
É importante entender o que está levando à existência de horas extras e tentar solucionar. Se foi
emergência, será que não foi resultado de um mau planejamento? Sobrecarga de trabalho?
Também pode ser falta de planejamento, ou então estão sendo fechados muitos contratos com
preço abaixo dos custos da empresa e será necessário analisar se o que falta é um corte nos custos
ou um aumento no ticket médio. E como às vezes ainda assim é necessário fazer um trabalho ou
outro depois do expediente, que tal adotar o banco de horas? Dessa forma os colaboradores
podem folgar outro dia ao invés de receber em dinheiro.
06
07. Colaboradores motivados
Outro motivo para possíveis horas extras é a falta de motivação do colaborador durante o horário
de serviço. Se ele estiver desmotivado, demorará mais para finalizar suas tarefas. Além disso,
aumenta a possibilidade de ocorrerem erros.
Demonstre que está sempre disponível para ouvir seu colaborador, pergunte como está se sentindo
em relação à agência, às tarefas e aos colegas de equipe. Procure formas de conectar melhor a
equipe, crie metas atingíveis de curto prazo para motivar e dar sensação de satisfação ao atingir a
meta. Faça também com que os colaboradores se sintam parte do que acontece na agência, que
suas opiniões importam e fazem a diferença.
Sabem as metas de redução que comentamos? Que tal de dividir uma parte do que foi economiza-
do com a equipe como bonificação? Economizou R$ 100,00? Divida R$ 30,00.
07
08. Renegocie contratos
com fornecedores
Se você identificou contratos que não estão entregando aquilo que entende ser justo pelo valor
pago, ou que tem potencial de serem negociados, negocie. Rever os contratos com seus fornecedo-
res é uma forma de obter descontos e redução dos custos de forma geral.
Se algum desses fornecedores já é antigo e vocês tem um bom relacionamento, existe aí uma possi-
bilidade de pedir descontos devido ao tempo que vocês já estão trabalhando juntos. Mas mesmo
que você já esteja satisfeito e acostumado com o atendimento de uma empresa, pesquisar outros
fornecedores não faz mal nenhum. Pelo contrário, estar a par dos valores e propostas do mercado
é sempre relevante, e pode, no mínimo, te fornecer argumentos de negociação com o fornecedor
atual. Entre em contato com ele e mostre que conseguiu condições melhores, mas que quer manter
o relacionamento. Faça isso para fortalecer a relação, não para ameaçar.
Se ainda assim seu fornecedor não aceitar a proposta, quem sabe esteja na hora de considerar con-
tratar um novo mais em conta.
08
09. Renegocie contratos
com clientes
Faça uma avaliação dos contratos já fechados, analisando principalmente se o valor cobrado está
de acordo com os serviços prestados. Se ambas as partes estão cumprindo o combinado, se você
não acabou assumindo mais tarefas do que o que foi negociado ou se os custos operacionais são
maiores do que o que está sendo recebido.
Talvez seja possível rever alguns pontos durante a vigência do contrato, mas se não, pelo menos
tenha todas essas informações em mente no momento de uma possível renovação (ou mesmo
fechar com novos clientes), ou seja, analise bem os valores para que sua agência não acabe “pagan-
do para trabalhar”.
09
10. Não atrase pagamentos
Parece óbvio, mas queremos te lembrar que atrasar pagamentos só traz problemas. Além de custar
mais caro, por trazer juros e multas - que são um enorme desperdício de dinheiro, o atraso vai
desorganizar todo o planejamento financeiro. Aqui vale inclusive checar quais pagamentos contam
com descontos quando feitos de maneira antecipada. Diversos fornecedores oferecem preços mais
baixos para clientes que pagam mais cedo.
Ou seja, planeje-se para estar com os pagamentos sempre em dia. Para isso, a agência deve contar
com uma boa gestão de contas a pagar e a receber, que além de manter a empresa em dia com
suas próprias finanças, torna possível o desenvolvimento de um planejamento financeiro realmente
eficiente.
10
11. Quite as dívidas
Não foi possível pagar as contas em dia? Comece quitando esses débitos o quanto antes, já que
quanto mais a dívida se prolonga, maior ela fica e mais difícil de ser eliminada. Para resolver essa
situação considere realocar recursos de outro setor ou até suspender investimentos. Se não for pos-
sível quitar todas as dívidas de uma vez, renegocie os valores e busque condições mais facilitadas
de pagamento para evitar o acúmulo de juros.
11
12. Realize um
planejamento tributário
Um dos maiores custos de negócio diz respeito à carga tributária. Por isso, esse planejamento é tão
importante. Planejamento tributário é a gestão do pagamento de tributos de uma empresa e
também análise bastante complexa de enquadramento da carga tributária que incide sobre ela - o
contribuinte tem o direito de estruturar o seu negócio da maneira que melhor lhe pareça, procuran-
do a diminuição dos custos de seu empreendimento, inclusive dos impostos.
Dependendo da escolha da empresa, é possível aproveitar mais créditos fiscais, pagar menos
impostos e, com isso, reduzir as despesas. Realizado de maneira legal, um bom planejamento tribu-
tário reduz os gastos da empresa por meio da diminuição de tributos pagos e valores que recaem
sobre o negócio, garantindo sua competitividade no mercado. Com uma boa gestão tributária,
torna-se mais fácil realizar lançamentos fiscais e exercer toda a atividade contábil com segurança,
diminuindo os encargos de maneira legal, fazendo a chamada elisão fiscal, evitando problemas com
o fisco e perdas financeiras. Tenha um contador de confiança e converse com ele sobre a elaboração
de um planejamento assim
12
13. Use o home ofﬁce
Manter um colaborador pode ser muito caro. Além de pagamentos e encargos, a estrutura que a
agência precisa manter em seu local de trabalho também implica em vários custos. Uma forma
muito atual de reduzir gastos na sua empresa é contratar pessoas para fazerem seu trabalho de
forma remota. Isso vai gerar economia de custos com energia, telefone, mobiliário, materiais de
escritório e até mesmo aluguel de espaço.
Além dessa redução imediata de despesas, muitos funcionários se sentem bem mais motivados ao
não terem que bater ponto, ou enfrentar horas de trânsito para chegar ao trabalho, por isso é possí-
vel que você ainda ganhe em produtividade ou qualidade do serviço.
13
14. Coworking
A opção de montar a sua agência num coworking oferece diversos benefícios, como endereço
físico, serviços como limpeza, segurança, telefone e internet a baixo custo, mobiliário, salas de reu-
niões, banheiros e cozinhas... Diferente de uma sede própria (mesmo que alugada), o coworking te
oferece flexibilidade, possibilitando a expansão e redução do porte da agência com agilidade, sem
precisar arcar com uma adaptação do espaço físico. Além disso tudo, ele é o local feito para estimu-
lar o networking.
Ou seja, além de reduzir custos, o coworking oferece a troca de experiências com outras empresas
e profissionais
14
15. Utilize serviços de nuvem
Dentre as várias vantagens que a nuvem oferece, uma delas é o quão enxuta e flexível sua estrutura
pode ficar, levando à redução de custos:
Você pode manter seus documentos online, economizando espaço. Você - e toda a equipe - têm
acesso aos documentos e projetos, possibilitando o trabalho de qualquer lugar com acesso a inter-
net, como o home office. Pode-se utilizar softwares na nuvem, que ficam mais baratos porque você
não precisa adquirir uma licença para cada computador e ainda gastar para manter o programa
atualizado. Além disso, a gama de opções de softwares online, com diversas soluções diferentes
para sua agência é enorme.
15
16. Automatize
processos repetitivos
Se tempo é dinheiro, economizar tempo deixando de fazer tarefas repetitivas, com certeza vai te
fazer economizar dinheiro. A automação de processos consiste em usar a tecnologia e a integração
de sistemas e dados para aprimorar o controle e o andamento do fluxo de trabalho, por meio do
monitoramento em tempo real e, quando possível, da substituição de atividades manuais por auto-
matizadas.
Quando as tarefas são repetitivas, pode-se retirar o elemento humano do processo e passar a exe-
cução para softwares integrados, por exemplo. A automação de processos pode acontecer exata-
mente quando você não precisa mais de uma pessoa para ler a informação que um aplicativo está
fornecendo (saída) para digitar em outro (entrada). Algumas dessas atividades executadas na agên-
cia parecem rápidas de serem feitas, e se pensadas individualmente, realmente são. Agora, conside-
re isso tudo somado em um mês de trabalho, e perceba que essas tarefas operacionais podem estar
tomando alguns dias de trabalho da sua equipe. Você pode buscar por empresas de softwares de
automação de processos e achar as ferramentas que serão mais úteis para o seu negócio.
16
17. Considere terceirizar
algumas atividades
Outra forma de reduzir os gastos na sua agência é através da terceirização. Afinal, nem toda ativida-
de desempenhada pela sua empresa precisa ser, necessariamente, realizada por ela. Em geral, servi-
ços que não são diretamente ligados à atividade-fim de seu negócio podem, inclusive, ter um nível
maior de qualidade se forem prestados por empresas terceirizadas. Serviços comuns de serem
terceirizados são contabilidade, TI, limpeza e segurança, por exemplo, mas existe toda uma gama
de serviços sendo oferecidos que podem oferecer um preço bom, economia e qualidade. Muitas
vezes são prestados por autônomos ou pequenas empresas, muito ágeis e que querem prestar um
excelente serviço, com preço acessível, para conquistar cada vez mais clientes.
Um conceito que tem se tornado comum nessa área é a da Economia Colaborativa - sites chama-
dos de crowdsourcing, que conectam profissionais que prestam serviços, com empresas e pessoas
interessadas nesses serviços.Ao terceirizar, sua empresa não precisa pagar as obrigações trabalhis-
tas tradicionais e não precisa lidar com estrutura de treinamento e equipamentos, resultando em
redução dos custos.
17
18. Otimize os processos
continuamente
Como colocamos lá no começo, economizar dinheiro no seu negócio não pode significar perda de
qualidade. De uma forma simples, a redução da qualidade gera todo um processo que no fim, te faz
perder clientes e diminui as vendas. Em vez disso, é mais eficiente estabelecer um processo de
melhoria contínua, garantindo que os parâmetros estejam sempre sendo ajustados - assim se
obtém uma melhoria cumulativa nos resultados.
Uma forma eficiente de fazer isso é utilizar um software de gestão, que torna o processo automati-
zado (e otimizado por consequência). Essa otimização melhora o produto final que vai para o clien-
te, mas também reduz desperdícios e custos gerais, fazendo com que a empresa economize.
18

Economizando Dinheiro

Enviado por

Dados do documento

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Economizando Dinheiro

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

O EBOOK COM

Este ebook foi desenvolvido

Licensed to Marcos Vinícius Barbosa da Silveira - oviniciussilveira@gmail.com - 161.545.657-04

Licensed to Marcos Vinícius Barbosa da Silveira - oviniciussilveira@gmail.com - 161.545.657-04

Você também pode gostar