Apresentação Pessoal

Business Career Program

CONFIDENCIAL E EXCLUSIVO
É proibido usar este material sem autorização expressa da BTC. Impressão, Nascer do Sol - Claude Monet
 Disclaimer

Este material foi utilizado como apoio gráfico a uma apresentação oral e,
portanto, não representa registro completo do que foi abordado na referida
apresentação.

O emprego de todas logomarcas possui caráter estritamente ilustrativo, não

indicando parceria, promoção ou qualquer vínculo entre as organizações citadas e
a BTC.

Nenhuma das partes deste documento pode ser veiculada, transcrita ou

reproduzida sob qualquer forma ou por quaisquer meios — eletrônico, fotocópia,
gravação ou outros — sem prévio consentimento por escrito da BTC.

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 Objetivos do módulo

Melhorar o desempenho em apresentações pessoais em vídeo ou in loco, desenvolvendo

Objetivos competências de Comunicação Verbal, Comunicação Não Verbal, Preparação e Estruturação de
Apresentações.

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 Importância da boa comunicação na carreira

Entry-level Management

• Entrevistas • Gestão de equipe

• Dinâmicas em grupo • Liderança
• Painéis com gestores • Interação com todos os stakeholders da empresa
• Apresentações internas • Reuniões de conselho administrativo
• Apresentações para clientes • Reuniões de resultados para o mercado

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 Aspectos gerais da comunicação (1/5)

Processo clássico de comunicação

Idéia ou Remetent
Mensagem Destinatário Resposta
estímulo e

Codificação Decodificação

• Verbal
• Não verbal
Mensagem
• Consciente
• Inconsciente

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 Aspectos gerais da comunicação (2/5)

Comunicação não verbal

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 Aspectos gerais da comunicação (3/5)

Consciente e inconsciente

Consciente Inconsciente

• Alegria • Preocupação
• Sucesso (Vencedor) • Cansaço
• Bom-humor • Mau-humor
Ter bastante controle sobre quais sinais
deseja-se transmitir é fundamental.

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 Aspectos gerais da comunicação (4/5)

Impressões – Alguns exemplos

Ambiente
de trabalho

Ter em mente que as

impressões passadas
fazem parte da construção
de imagem que se quer
(ou não) transmitir.

Roupas

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 Aspectos gerais da comunicação (5/5)

Aspectos culturais

Diferenças

Principais pontos

• Contato e não-contato (ex. asiáticos e latinos)

• Domínio territorial
• Postura durante um diálogo
• Forma de pensar
• Entre outros

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 Produzindo a apresentação

Cinco passos para produzir uma apresentação efetiva

Tendo objetivos e audiência Decisão sobre utilização

definidos, escolher as informações de textos, gráficos,
que serão apresentadas. conceitos, etc..

Definição das Organização

Decisão sobre Decisão sobre
principais da Ensaio
o que dizer estilo visual
premissas apresentação

Definição dos objetivos da Como será organizado a Preparação mental e

apresentação e buscando apresentação, quantas física. Controle do
informações sobre a audiência. partes, e qual a duração. nervosismo.

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 Definição das principais premissas

Principais questões a serem esclarecidas

• Devo informar, persuadir ou vender?

Objetivos da • Quero que a audiência entenda, aprenda, ou tome ações? (ex.: apresentar um
apresentação orçamento para a audiência entendê-lo e apresentar para decidir sua aprovação)
• Quero comprometimento da audiência?

• O tema é controverso, familiar ou novo para audiência? Ou uma combinação?

• Como é composto a audiência e sua relação com o tema?
• O que eles esperam dessa apresentação?
Principais Perfil da
• Que tipo de apresentação eles estão familiarizados?
premissas audiência
• O que eles conhecem de mim? Como eles pensam a respeito de mim?
• Porque eles estão presentes na apresentação?
• Eles são educados, hostis, entusiasmados ou apáticos?

• Situação formal ou informal?

• Apresentação será após o almoço? Audiência estará cansada ou atenta?
• Quem irá falar antes? Quem falará após? Como isso afetará a audiência?
Contexto da • Você será o primeiro ou último palestrante do dia?
apresentação • Haverá momento de perguntas e respostas,?
• Quanto tempo haverá para a apresentação? O tempo é suficiente?
• Existe algum fator físico da apresentação que necessitará alguma adaptação?
• Qual o controle do espaço físico o apresentador terá? (ex. troca de slide)

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 Decisão sobre o que dizer
Muitos já sentiram a dificuldade de saber o que se quer informar e a dificuldade de traduzir em ideias e palavras.
Normalmente, A maneira mais fácil de proceder é dividir o trabalho em etapas.
Etapas
Definir sua mensagem-chave: o que você
quer que as pessoas se lembrem e como fazer.
Esta mensagem flui diretamente de seu
1ª Etapa objetivo. Você pode ter uma série de
argumentos de apoio, ideias e fatos, mas
apenas uma mensagem essencial.
Em seguida, identificar os argumentos que
sustentam a sua mensagem. Evite excesso
de detalhes, mas não se esqueça de falar mais
2ª Etapa do que apenas os fatos. É importante identificar
e tratar as bases emocionais de sua mensagem.
Por que a audiência se importaria com isso?
Por fim, identificar quando é importante
solicitar a participação do público, perceber
3ª Etapa as reações ou obter consenso.
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Revise e refine suas ideias
• A mensagem-chave escolhida é a mais relevante?
Ela suporta os objetivos da apresentação?
• Todos argumentos escolhidos serão entendidos
por toda audiência?
• O conteúdo que será apresentado convencerá a
audiência a concordar com você?
• Os encadeamentos lógicos estão explícitos?
• Quais argumentos precisam ser desenvolvidos?
• Quais argumentos contrários precisam ser
neutralizados?
Seu poder de persuasão é em grande parte
um produto derivado do seu entusiasmo,
credibilidade e crença pessoal no assunto.
Lembre-se: Inclua apenas os detalhes que
vão persuadir. Se você não tem certeza sobre
o impacto de um ponto, deixe de fora.
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 Organização da apresentação

Depois de ter a matéria-prima para sua apresentação, você precisa organizá-la. Uma apresentação bem organizada
facilita o entendimento da audiência, aumentando a probabilidade de alcance dos objetivos da apresentação.

Estrutura básica de apresentação

Necessidade ou
Abertura Solução Próximos passos
problema

• Use hook: comentário, • Reafirme a importância do • Ajude a audiência a • Reintere a mensagem-chave

questão, história relevante
ou exemplo;
• Defina proposta da
apresentação;
• Estabeleça sua
credibilidade;
• Descreva a importância do
tópico;
• Passe rapidamente por
todos os pontos relevantes
da apresentação;
tema e porque é importante
para a audiência;
• Desenvolva uma
necessidade legítima, ou
problema relevante que será
abordado;
• Incorpore argumentos
relevantes, exemplos e
informações que
sustentarão a apresentação;
• Teste aceitação com
perguntas, se apropriado;
visualizar os benefícios da
solução;
• Envolva a audiência no
desenvolvimento dos
próximos passos;
• Descreva a solução em
termos de solução de
necessidades da audiência;
• Reafirme que a solução
resolve o problema exposto;
da apresentação;
• Integre seus pontos iniciais
com os comentários finais;
• Recomende próximos
passos;
• Sugira acordos;
• Obtenha comprometimento;
• Faça o encerramento;

• Planeje a apresentação para que o tempo seja suficiente para passar a mensagem-chave clara e
completamente;
Quanto tempo • Se o tempo for pré-determinado, adapte a apresentação para durar o tempo fornecido;
durará a • Sempre é melhor passar por menos pontos bem explorados do que muitos mal explorados;
apresentação • Terminar antes é melhor que não terminar;
• Saiba o que omitir em caso de tempo se esgotando;
• Planeje ao final um tempo para perguntas;

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 Organização da apresentação: Estrutura lógica (1/4)

Top-down Bottom-up (progressiva)

Pensamento Pensamento
principal principal

Comentário
Diagnóstico Implicação
Argumento 1 Argumento 2 Argumento 3 sobre a
da situação da situação
situação

• Ideias de mesma natureza (argumentos,

ações, recomendações, etc.)

Exemplo Exemplo

Empresa A não Empresa A não

deve comprar deve comprar
a empresa B a empresa B

Resultados da Passivo fiscal e Setor no qual Resultados da Setor no qual Perspectivas

empresa B nos tributário de B a empresa B empresa B nos a empresa B para B no
últimos anos é elevado atua está últimos anos atua está longo prazo
foram ruins diminuindo de foram ruins e diminuindo de são
tamanho passivo fiscal e tamanho preocupantes
tributário é
elevado

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 Organização da apresentação: Estrutura lógica (2/4)
Top-down
• Público “ansioso” (ex. executivos nível “C”: CEO,
CFO, CTO, etc.)
Quando
usar cada
• Pouco tempo disponível para apresentação
lógica
• Foco na discussão da conclusão
• Principais argumentos são fáceis de lembrar
Pontos • Muito efetiva com públicos orientados a ações
Positivos
• Se o público não concorda com um argumento,
isto não afeta os outros argumentos
• Muito direto para alguns tipos de público
Pontos
negativos
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Bottom-up (progressiva)
• Público que “gosta de pensar” (ex. palestras,
cursos, etc.)
• Maior tempo disponível
• Foco na discussão das premissas
• Deixa claro que nenhuma outra solução além da
recomendada é possível
• Permite a apresentação de recomendações e
resultados ao mesmo tempo
• Se o público não concorda com o argumento
inicial, a conclusão fica mais fraca
• A atenção do público deve ser mantida por algum
tempo antes de chegar à conclusão
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 Organização da apresentação: Estrutura lógica (3/4)

Três é o número “mckinsiano”

Fácil de lembrar
Uso do número três nas
apresentações:
Foco no essencial
• Três capítulos
Facilita os links
• Três argumentos

• Três tópicos

• Três objetivos

• Três conclusões

• ...

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 Organização da apresentação: Estrutura lógica (4/4)

Seqüenciar os argumentos utilizando as

lógicas top-down e bottom-up Respostas

Top-down
• São Paulo oferece uma série de
incentivos fiscais para a empresa A Empresa A deve transferir
seu centro de distribuição
• São Paulo é o estado mais importante para o estado de São Paulo
para empresa A e apresenta os
melhores benefícios e infra-estrutura

• São Paulo concentra a maior parte dos

São Paulo oferece São Paulo São Paulo tem a
clientes da empresa A uma série de concentra a maior melhor malha
incentivos fiscais parte dos clientes rodoviária do país
• Empresa A deve transferir seu centro de para a empresa A da empresa A
distribuição para o estado de São Paulo

• São Paulo tem a melhor malha

rodoviária do país
Bottom-up
Empresa A deve transferir
seu centro de distribuição
para o estado de São Paulo

São Paulo São Paulo São Paulo São Paulo é

oferece uma concentra a tem a o estado
série de maior parte melhor mais
incentivos dos clientes malha importante
fiscais para da empresa rodoviária para A e
a empresa A A do país apresenta
os melhores
benefícios e
infra-
estrutura

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 Decisão sobre estilo visual

Todo mundo tem um estilo de aprendizagem preferido, mas a maioria das pessoas respondem melhor ao visual do
que a palavra falada.

Dados de pesquisas Como as pessoas aprendem

• Pessoas absorvem 75% visualmente, 13% ouvindo e Cheirando, tocando

e saboreando
12% cheirando, tocando e saboreando; 12%
• Uma figura é três vezes mais efetiva para descrever Ouvir 13%
uma informação do que palavras sozinhas;
• Palavras e figuras juntas são seis vezes mais efetivas
que palavras sozinhas. 75%
Visual

Ajuda dos auxílios visuais Características dos auxílios visuais efetivos

• Manter a atenção; • Mantenha simples;

• Relembrar fatos;
• Entender ideias, relacionamentos ou layouts;
• Reconhecer que está passando para um próximo tópico;
• Mantenha os auxílios visuais no nível mínimo de
necessidade, para não perder a atenção da audiência;
• Utilize gráficos e símbolos para reforçar ou comunicar um
conceito;
• Utilize palavras chaves, não sentenças inteiras;
• Mantenha uma informação por slide;
• Mantenha entre três e seis ideias em uma folha de flip-
chart;
• Utilize cores onde for necessário, porém não exagere;

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 Ensaio

Quando você gostaria de saber todos os problemas da sua apresentação? Antes, durante ou após o evento (reunião,
palestra, etc.)? Ensaie para localizar e reparar estes problemas com antecedência.

• Ensaie com os mesmos equipamentos da apresentação;

• Ensaie a apresentação inteira toda vez que for praticar;
• Ensaie em voz alta, de preferência na presença de
Ensaios
colegas;
efetivos
• Ensaie até memorizar tudo;
• Concentre-se no assunto e na sua apresentação, não em
suas anotações;

Prepare-se mentalmente e fisicamente Supere o medo

• Visualize você apresentando uma excelente apresentação;
• Utilize técnicas de respiração e alívio de tensão para
reduzir o estresse;
• Identifique as piores coisas que podem ocorrer e se
prepare para elas;
• Aceite o nervosismo como algo natural e não tente contra-
atacar com comida, café, álcool, drogas, etc..
• Ensaie muito e esteja bem seguro;
• Tente obter a maior quantidade de informação possível do
público da sua apresentação;
• Antecipe as questões que surgirão durante a apresentação
e se prepare para respondê-las;
• Prepare-se mentalmente e fisicamente;

“Sempre existem três tipos de discursos para cada um que

você faz. Aquele que você pratica, aquele que você apresenta
e aquele que você gostaria de ter apresentado.” Dale Carnegie

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 Boas práticas para apresentações pessoais

• Volume de voz • Postura ereta

• Tom de voz e Ênfases • Posição padrão de braços

Pontos de Pontos de
Atenção • Velocidade de fala atenção • Expressão facial adequada

Comunicação • Pausas Comunicação • Gesticulação coordenada com a fala

Verbal Não Verbal
• Respeito ao tempo • Movimentação lateral (apresentações em pé)

• Storytelling estruturado • Olhar para toda a plateia

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 Pontos de honra da comunicação

Pontos essenciais em qualquer

Definição
processo de comunicação.

Principais pontos

Ficha mental

Domínio da • Roteiro geral para apresentação

Persuasão
apresentação (check-list);
• Ajudar a evitar erros
Pontos de imperdoáveis;
honra • Ajuda a reduzir o stress pré-
apresentação;

Recursos Comunicação • Não deve ser uma camisa-de-

audiovisuais verbal força;

Expressão
corporal

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 Ficha mental

É um roteiro para guiar o comunicador em apresentações, abertura e condução de reuniões ou em

Definição
outras situações de comunicação (entrevistas, telefonemas, etc.).

Elementos

O que é? Exemplos

• Bibliografias
Coletar informações relativas à apresentação.
Inventário • Opiniões de especialistas
(dados, idéias, argumentos, etc.)
• Dados estatísticos

• Para uma reunião com o CEO da empresa,

Escolher as informações mais adequadas,
selecionar apenas os principais indicadores para
Seleção utilizando como filtros: Tempo disponível, objetivo
tomada de decisão, deixando detalhes como
da apresentação e público-alvo.
back-up

• Introdução – 10 minutos
Determinar o investimento de tempo e nível de
Investimento • Desenvolvimento – 15 minutos
detalhamento para cada parte da apresentação.
• Conclusão – 5 minutos

Organizar todas as idéias/argumentos em uma • “os aspectos operacionais devem ter

Costuras seqüência lógica, mantendo a fluidez da alinhamento com as métricas financeiras, que
apresentação. detalharemos agora”

• Perguntas dirigidas
Determinar formas de retenção do público
Retenção • Discussões
durante as diversas partes da apresentação.
• Aspectos visuais

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 Persuasão

Estratégia de comunicação que consiste em utilizar recursos lógico racionais ou simbólicos para
Definição induzir alguém a aceitar uma ideia, uma atitude, ou realizar uma ação. Em comunicação
empresarial, ajudar a passar credibilidade à plateia.

Elementos

O que é? Exemplos

Transmitir certeza do que se está falando, • “Sabendo que o número de engenheiros

Convicção baseado em fatos e razões que não deixam formados por ano é de 60 mil e a demanda atual
dúvidas. é de 200 mil, a indústria terá problemas em ...”

Manter a fala firme e evitar conflitos entre • Evitar utilizar “esse gráfico está certo?”, “alguém
Segurança informações. Evitar entrar em pontos que não se lembra a definição?”, “esse assunto eu não
tenha domínio. tenho domínio”.

“Entender o que a platéia sente e agir • “Quando nos vemos em uma situação onde...”,
Empatia
adequadamente, criando identidade”. • “Quem já sentiu que estava...”.

• Citar fontes seguras

Manter a confiança da platéia sobre que se está
Credibilidade • Experiências vividas ou reconhecida por muitos
transmitindo.
• Encadeamento lógico de idéias

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 Comunicação verbal

É a linguagem realizada com sinais verbais. Ela divide-se em dois tipos: sonora (língua falada) e
Definição
visual (língua escrita).

Pontos de atenção

Aspectos gerais Exemplos

• Correção gramatical;
• Clareza;
• Fluência;
• Concisão;
• Linguagem adequada;

Específico da fala

• Tom de voz adequado;

• Pronúncia;
• Ritmo;
• Variações pensadas;

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 Expressão corporal

Corresponde a todos os movimentos gestuais e de postura que fazem com que a comunicação seja
Definição
mais efetiva e apurada.

Pontos de atenção

Dicas Exemplos

Não fixe o olhar para uma pequena parte da

Contato visual platéia, pois isso pode desprestigiar o
restante, além de perder sua atenção.

Expressão Mantenha a expressão facial condizente com o

facial que se fala.

Tente manter os gestos de acordo com a fala,

Gestos e evitando movimentos muito rápidos e abertos.
postura Uma postura reta ajuda na criação da imagem
do locutor,

Movimente-se para que a platéia tenha que

Movimentação acompanhá-lo, aumentando sua atenção para
a apresentação.

Vista-se conforme o público e a imagem que

Vestuário
se queira passar.

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 Recursos audiovisuais

Recursos que ajudam na transmissão das mensagens contidas em uma apresentação corporativa.
Definição
Slide shows, vídeos e músicas são exemplos de recursos amplamente utilizados.

Principais erros

Sete erros em slides– Livro Effective Presentation

• Muito texto;
• Muito abrangente;
• Muito complexo;
• Bagunçados;
• Sem graça;
Resumindo
• Ficam projetados por muito tempo;
• Não são explicados; • Utilizar o mínimo necessário para passar a
mensagem;
• Evitar “penduricalhos” e efeitos excessivos;
Outros erros comuns • Não substitui a ficha mental.

• Músicas com letra sem conexão com a apresentação;

• Volume excessivamente alto, ou muito baixo;
• Imagens em baixa resolução;
• Vídeos inadequados;

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 Domínio da apresentação

Ter em avaliação constante todos os aspectos importantes de uma apresentação, tanto internos
Definição
quanto externos à apresentação.

Elementos

Principais aspectos Atenção (dicas)

• Território (limpeza, ergonomia, etc.);

• Clientes (expressão); • Cumprimento e apresentação;
Início de
• Auto-percepção (estou falando bem? mensagem apresentação • Agradecimento;
está clara?, etc.);
• Administração do tempo (estou no tempo? tenho
que falar mais rápido?);
• Interação;
• Saber ouvir;
• Apresentação dos integrantes;
• Passagem da palavra;
Em grupo • Ficando de fora;
• Grupo e não “ajuntamento de
indivíduos”;

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 Resumindo

Apresentação Linguagem verbal e

pessoal não verbal

Comunicação
Empresarial

Persuasão
Improvisos

Mensagem
“Você é como as pessoas te veem”
principal

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