THIAGO PIRACIABA DE MATTOS

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 SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO ______________________________________________________ 2
1. LEGISLAÇÃO ESCOLAR ___________________________________________ 3
2. CONTABILIDADE NA ESCOLA______________________________________ 5
3. TÉCNICAS DE REDAÇÃO E ARQUIVO ______________________________ 6
4. TRABALHO ESCOLAR E TEORIAS ADMINISTRATIVAS______________ 7
5. GESTÃO DEMOCRÁTICA NOS SISTEMAS E NA ESCOLA ___________ 9
6. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS _________________________________ 10
7. ESTATÍSTICA APLICADA À EDUCAÇÃO ___________________________ 12
CONSIDERAÇÕES FINAIS _____________________________________________ 13
REFERENCIAL BIBLIOGRÁFICO _______________________________________ 14

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APRESENTAÇÃO

O contexto escolar é complexo, a educação está em constante evolução.

A cada avanço tecnológico e de uma nova descoberta científica a maneira de
pensar e agir podem e são influenciadas. Nesse viés, os alunos estão em um
ritmo acelerado de aquisição de conhecimentos e absorção de tudo que é
novo. A cada ano a maneira de educar e aprender já se modificou.
O profissional de educação deve acompanhar o progresso e se adaptar
às modificações, precisa estar sempre se atualizando e atento às novas formas
de linguagem e tendências educacionais.
Dessa forma, o Guia Prático da Secretaria Escolar é uma ferramenta
que, como o próprio nome sugere, sistematiza conteúdos e informações
referentes a rotina de uma secretaria escolar e serve como um manual para
consultas rápidas auxiliando nas resoluções de problemas e situações do dia a
dia inerentes ao ambiente de trabalho.
De maneira simples e desenvolvido por alguém que conhece a fundo a
realidade desse ambiente escolar, este guia está dividido em sete capítulos e
aborda as principais situações/problemas que possam aparecer: Trazemos,
inicialmente, o contexto da Legislação Escolar no capítulo 1, seguido pela
Contabilidade na Escola no capítulo 2; Técnicas de Redação e Arquivo podem
ser consultados no capítulo 3; Trabalho Escolar e Teorias Administrativas
constam no capítulo 4; Gestão Democrática nos Sistemas e na Escola no
capítulo 5; Gestão de Materiais no capítulo 6 e, finalmente, Estatística Aplicada
à Educação localiza-se no capítulo 7.
Faça bom proveito!

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 1. LEGISLAÇÃO ESCOLAR

A legislação educacional é fundamental para regular o sistema de

educação no país. Estabelecer direitos, deveres e padrões de funcionamento é
o primeiro passo para garantir que a população receba um serviço de
qualidade tanto em instituições públicas quanto privadas.
Por essa razão, todos os profissionais da educação devem dominar a
legislação pertinente não apenas para conhecê-la, mas, sobretudo, para
transmiti-la à comunidade escolar. Neste guia, ao final do presente capítulo,
estarão relacionados em links todas as normas mencionadas para consulta.
A primeira e mais importante Legislação Educacional que regulamenta o
sistema educacional no país é a própria Constituição da República Federativa
do Brasil. O Capítulo III, iniciando no Artigo 205, trata da Educação, Cultura e
Desporto. A Constituição é o parâmetro maior para qualquer norma que se
suceda, isto é: toda a normativa editada deve estar de acordo com ela.
A segunda norma que o profissional da Secretaria deve dominar é a Lei
de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDB, lei nº 9.394/96). Ela trata de
todos os aspectos desse sistema e, junto com a Constituição, formam os
sustentáculos da educação no país. É formada por 92 artigos que abordam os
princípios nos quais o ensino será ministrado; os diferentes níveis de ensino e
a responsabilidade de cada indivíduo; os profissionais que atuam nessa área; o
desdobramento dos recursos financeiros que devem ser destinados, entre
outros temas pertinentes.
O conhecimento do Estatuto da Criança e do Adolescente também é
fundamental para quem atua na área da Educação. Trata-se da Lei 8.069/90,
que estabelece os direitos dos cidadãos desde nascituros até alcançarem a
maioridade legal; bem como as responsabilidades da sociedade no cuidado e
formação das novas gerações.
Ainda, não podemos nos esquecer do Plano Nacional da Educação
(PNE). Ele corresponde à Lei 13.005/14 e estabelece metas e princípios como
a erradicação do analfabetismo, universalidade do ensino, melhoria da
qualidade do ensino, preparação para o trabalho, entre outros temas.
Além das leis que regulamentam o sistema educacional como um todo,

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 existe outro conjunto formulado para atender às necessidades de pessoas com
deficiência, que são também um público do sistema educacional. Por isso, o
educador também deve conhecer essas Leis:

 Lei 3.298/99, que trata da Política Nacional para a Integração da Pessoa

Portadora de Deficiência;
 10.432/02, que trata da Língua Brasileira de Sinais (LIBRAS) e das
necessidades da população surda;
 7.612/11, que é o Plano Nacional dos Direitos da Pessoa com
Deficiência;
 13.146/15, que é o Estatuto da Pessoa com Deficiência.

Outros documentos também são fundamentais como as leis estaduais e

municipais e o regimento escolar e PPP (Projeto Político Pedagógico) que
variam de instituição para instituição devido às especificidades de sua
comunidade e realidade a qual estão inseridas.

Abaixo, os links para consulta:

Constituição da Republica Federativa do Brasil:

https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicaocompilado.htm
Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional:
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L9394.htm
Estatuto da Criança e do Adolescente:
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8069.htm
Plano Nacional da Educação:
http://www.planalto.gov.br/CCIVIL_03/_Ato2011-2014/2014/Lei/L13005.htm

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 2. CONTABILIDADE NA ESCOLA

A contabilidade é um dos principais instrumentos da gestão escolar, pois

permite um planejamento financeiro que consiga suprir necessidades e
emergências financeiras que acontecem durante o ano letivo.
Uma escola estadual recebe recursos tanto do Estado, quanto da União,
como os recursos oriundos do Fundo de Manutenção e Desenvolvimento da
Educação Básica e de Valorização dos Profissionais da Educação (Fundeb),
substituto do Fundo de Manutenção e Desenvolvimento do Ensino
Fundamental e de Valorização do Magistério (Fundef), que vigorou de 1997 a
2006.
Há, também, o principal programa federal de destinação de verbas para
as escolas públicas, que é o Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação
(FNDE), que engloba iniciativas como o Programa Nacional de Alimentação
Escolar (PNAE) e o Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE). Devido à
grande importância deste último, cabe uma explicação mais detalhada extraída
do site do Ministério da Educação.

O PDDE consiste na assistência financeira às escolas públicas

da educação básica das redes estaduais, municipais e do
Distrito Federal e às escolas privadas de educação especial
mantidas por entidades sem fins lucrativos. O objetivo desses
recursos é a melhoria da infraestrutura física e pedagógica, o
reforço da autogestão escolar e a elevação dos índices de
desempenho da educação básica. Os recursos do programa são
transferidos de acordo com o número de alunos, de acordo com
o censo escolar do ano anterior ao do repasse (PDDE –
Apresentação, 2023).

Além de recursos governamentais, a gestão escolar pode, partindo da

concordância do Conselho Deliberativo da Comunidade Escolar (CDCE),
promover eventos que recebam doações em espécie ou de materiais para a
escola. Com fontes diversas de renda entrando no fluxo de caixa, a gestão
escolar precisa aderir às boas práticas contábeis, o que inclui principalmente; a
correta destinação dos recursos e a transparência na prestação de contas para
a comunidade, publicizando de onde veio cada recurso e explicando como ele

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foi aplicado. Isso contribui para que a gestão tenha mais credibilidade.
Convém à gestão escolar fazer reuniões mensais com o Conselho
Deliberativo para que seja feito o debate da aplicação correta dos recursos,
sobretudo no início do ano letivo, no qual pode ser feito um planejamento de
como será aplicado o dinheiro ao longo do ano. Isso é exercer planejamento,
correta destinação, transparência e publicidade nos atos contábeis.

3. TÉCNICAS DE REDAÇÃO E ARQUIVO

A língua portuguesa é uma ferramenta fundamental no contexto escolar

brasileiro, sendo utilizada tanto na fala quanto na escrita. Destacam-se a
comunicação oral em sala de aula e no atendimento à comunidade escolar, a
produção de textos escritos, a leitura e interpretação de textos e a análise
linguística.
Os profissionais da Educação devem ter cuidado na linguagem, tanto na
comunicação com os alunos, quanto com os pais e responsáveis. É necessário
que sejam claros e objetivos na comunicação, utilizando uma comunicação
acessível e adequada ao público a que se destinam, pois o uso inadequado da
língua pode gerar mal-entendidos, preconceitos e discriminação.

É importante entender qual é a função social que

exercemos em um local de trabalho e conhecer bem o
serviço que prestamos à comunidade. Afinal, não é difícil
encontrar pessoas que estão exercendo uma função, mas
que parecem não saber o que estão fazendo ali, pois não
tiveram a oportunidade de formar uma consciência
profissional e de saber a importância de seu papel social
(SOUSA; 2013; p.35)

É aconselhável que os servidores lotados nas unidades escolares

realizem adequações na comunicação para atender a diversidade linguística
presente no contexto escolar. Isso significa que devem estar preparados para
lidar com alunos que falam diferentes dialetos do português, bem como com
alunos que falam outras línguas.
Os arquivos, por sua vez, constituem fontes culturais de grande
relevância, visto que guardam a memória histórica individual e coletiva,

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manifestações culturais, fatos da civilização, leis, além de criações científicas e
tecnológicas. O profissional lotado na secretaria escolar deve saber as
diferenças entre documentos tais como ofícios; atas; memorandos etc; pois lida
diariamente com diversos tipos de documentos, muitas vezes tendo que redigi-
los.
Enquanto o ofício é uma comunicação voltada para fora da unidade
escolar, o memorando é uma comunicação escrita voltada para a
administração interna da escola; enquanto que a ata é um relatório factual e o
mais fiel possível de algum acontecimento, situado no tempo e espaço.

Em uma secretaria escolar, por exemplo, as informações

peculiares estão registradas em gêneros (documentos)
específicos: livros-ata, históricos escolares, diários de classe,
memorandos, requerimentos, ofícios, projeto político-pedagógico
da escola, atas de conselho de classe etc. Tais documentos
organizam e regulam o trabalho de um contexto, em relação ao
processo de produção, distribuição e utilização desses
documentos. Por meio desse processo se organiza e registra a
vida escolar do aluno, escrevendo páginas e páginas da história
de uma escola, cidade, estado ou país (SOUSA, 2013; p.47)

4. TRABALHO ESCOLAR E TEORIAS ADMINISTRATIVAS

Existem várias teorias organizacionais que buscam explicar e compreender

o funcionamento das organizações. Para consulta rápida, elencamos a seguir
as principais teorias:
 Teoria Clássica da Administração: Desenvolvida por Frederick Taylor e
Henri Fayol, enfatiza a eficiência e a estrutura hierárquica das
organizações. Divide as atividades em funções como planejamento,
organização, direção e controle.
 Teoria das Relações Humanas: Surge como uma crítica à abordagem
clássica, destacando a importância das relações interpessoais e do
bem-estar dos funcionários. Destaca a motivação e a satisfação no
trabalho como fatores-chave.
 Teoria da Contingência: Argumenta que não há uma única forma correta
de organizar uma empresa. Em vez disso, as estruturas e práticas

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 organizacionais devem ser adaptadas às circunstâncias específicas e às
demandas do ambiente externo.
 Teoria dos Sistemas: Considera as organizações como sistemas
complexos e interdependentes, onde os diversos elementos e partes
estão interligados. Enfatiza a interação entre os diferentes componentes
e a adaptação ao ambiente externo.
 Teoria do Desenvolvimento Organizacional: Propõe uma abordagem de
mudança e desenvolvimento organizacional por meio de intervenções
planejadas, visando melhorar o desempenho e a eficácia organizacional.
 Teoria do Comportamento Organizacional: Explora o comportamento
humano nas organizações, com foco em temas como motivação,
liderança, comunicação e tomada de decisão.

Essas são apenas algumas das teorias organizacionais existentes, e cada

uma delas oferece uma perspectiva diferente sobre como as organizações
funcionam e podem ser gerenciadas. É importante lembrar que as teorias
organizacionais evoluem ao longo do tempo, e novas abordagens podem surgir
à medida que a compreensão sobre as organizações avança.
E como essas teorias administrativas se relacionam ao contexto
escolar?
A escola, embora seja uma área de extrema especificidade, também
recebe influência das ideias administrativas. É possível, inclusive, perceber
tendências históricas, como a conservadora, a democrática e a gerencial.
A primeira tendência, a tendência conservadora, manifestou-se em
nosso país entre os anos de 1930 e 1970 e fundava-se no modelo tradicional
da organização: era burocrática, possuía hierarquia, era rígida e muito formal.
O mais importante era obedecer às normas em detrimento, por exemplo, do
melhoramento profissional. Era muito semelhante à Teoria Clássica.
A segunda tendência, por sua vez, a democrática, surgiu no Brasil na
década de 80, juntamente com movimentos sociais e a Constituição Federal
atual. A tendência democrática era contrária ao conservadorismo anterior. Para
ela, a escola era uma organização que estava em constante transformação e
onde as opiniões deveriam ser expressas.
Finalmente, a terceira tendência é a gerencial e é a mais recente de

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todas, surgiu nos anos 90. A tendência gerencial, como o nome sugere,
preocupa-se com a qualidade do gerenciamento da escola e em como os
processos escolares são controlados.
Especificamente no ambiente da secretaria escolar, essa teoria é
bastante importante, uma vez que contribui para maior sistematizaç ão dos
processos realizados. Todavia, insta salientar que o fator humano é o que deve
sempre vir primeiro.

5. GESTÃO DEMOCRÁTICA NOS SISTEMAS E NA ESCOLA

A democracia é uma organização política em que o povo é soberano,

pode escolher seus representantes, colaborar com a elaboração de leis e
normas e participar das decisões. A democracia na escola se concretiza
principalmente pela participação da comunidade escolar nas decisões a serem
tomadas pela gestão. Todos devem ter garantia de participação, seja
individualmente ou por representação nas instâncias colegiadas.
Os artigos 14 da Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional e 22
do Plano Nacional de Educação (PNE) indicam que os sistemas de ensino
definirão as normas da gestão democrática do ensino público na educação
básica obedecendo aos princípios da participação dos profissionais da
educação na elaboração do projeto pedagógico da escola e a participação das
comunidades escolares e locais em conselhos escolares.
Devemos enfatizar, então, que a democracia na escola por si só não tem
significado. Ela só faz sentido se estiver vinculada a uma percepção de
democratização da sociedade. Na gestão democrática deve haver
compreensão da administração escolar como atividade meio e reunião de
esforços coletivos para o implemento dos fins da educação, assim como a
compreensão e aceitação do princípio de que a educação é um processo de
emancipação humana; que o Plano Político pedagógico (PPP) deve ser
elaborado através de construção coletiva e que além da formação deve haver o
fortalecimento do Conselho Escolar.
O objetivo da gestão escolar democrática é aproximar escola, pais e a
sociedade para promover uma educação de qualidade e que estimule o

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exercício da cidadania. O papel do diretor na gestão democrática é o de
promover um ambiente educacional de qualidade, garantindo que os princípios
de horizontalidade e de escuta sejam respeitados e exercendo liderança com
os demais setores da escola. Assim, mais do que um poder centralizador, a
autoridade do diretor escolar deve estar na capacidade de dialogar, resolver
conflitos e facilitar a adoção dos processos de aprendizagem. Ele deve servir
de canal transparente e imparcial entre a comunidade escolar e os outros
setores da gestão escolar. Isso reforça o sentido de participação e garante que
as pessoas envolvidas tenham o sentimento de que estão fazendo parte das
decisões.
Cabem aos gestores escolares: Estimular a visão da coletividade e o
sentimento de unidade e cooperação; promover a confiança; articular as áreas
de atuação, promovendo integração e diminuindo os atritos e diferenças;
valorizar as capacidades, feitos e competências das pessoas através de uma
cultura positiva de feedbacks; prezar para que as decisões sejam tomadas de
forma coletiva e compartilhar responsabilidades.
Outras figuras/cargos importantes na escola são: Conselho Deliberativo
da Comunidade Escolar, Grêmio Estudantil, representante de classe e a equipe
gestora.

6. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

A Educação básica no Brasil enfrenta muitos desafios relacionados ao

patrimônio escolar e administração de materiais. Entre eles podem ser
destacados: infraestrutura precária das escolas e falta de recursos materiais e
tecnológicos.
A infraestrutura precária consiste na falta de estrutura física adequada,
como salas de aula, laboratórios, bibliotecas, quadras esportivas. Podem ser
realizadas ações como: levantamento detalhado das necessidades estruturais
da unidade escolar, identificando as deficiências e prioridades. Dessa forma se
tornando possível investir com eficiência em programas de manutenção
preventiva e reparos contínuos na instalação escolar para garantir um ambiente
seguro e adequado para os estudantes.

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 A escassez de materiais didáticos, livros, equipamentos e acesso à
tecnologia pode ser resolvida ou minimizada com as seguintes intervenções:
planejamento estratégico para a aquisição de materiais didáticos e
equipamentos, considerando as necessidades específicas da escola e a
atualização regular desses recursos; além de parcerias com instituições para
doações de livros, equipamentos e recursos tecnológicos.
Tanto para o problema de infraestrutura precária, quanto para o de
escassez de materiais, é de suma importância o zelo e organização dos
profissionais da Educação, além de campanhas de conscientização para que
os estudantes também se sintam pertencentes ao espaço e zelem pela
organização, limpeza e manutenção dos materiais.

Uma boa administração patrimonial e de materiais não pode

prescindir de um arquivo bem organizado, contendo os registros
de todos os bens, que, além de ajudar no controle do consumo,
permite o cumprimento das obrigações legais, dentre as quais a
realização do inventário patrimonial que deve ser feito, no
mínimo, uma vez por ano, em obediência ao disposto no Artigo
96, da Lei no 4320/64 (FREITAS; 2013; p.65)

Por fim, Olga Freitas descreve detalhadamente a recomendação de

como armazenar materiais de uso administrativo, dentre as instruções é
possível destacar:

1) Os materiais novos devem ser guardados atrás ou embaixo dos materiais

armazenados há mais tempo;
2) Materiais mais pesados devem ocupar as prateleiras mais baixas; os
materiais mais utilizados devem ficar próximos à expedição e colocados à
frente daqueles menos utilizados;
3) Utensílios de pequeno volume e alto valor devem ser armazenados em
armários trancados;
4) Deve-se observar o prazo de validade dos materiais, distribuindo-se primeiro
aquele que está com o prazo de validade mais próximo do vencimento ou
estocado há mais tempo.

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 7. ESTATÍSTICA APLICADA À EDUCAÇÃO

A ciência estatística e seus termos como: variável contínua e discreta;

qualitativas e quantitativas; desvio padrão, rol, média, mediana e moda; podem
ser um pouco intimidantes, mas quando estudadas, percebe-se que
trabalhamos constantemente com a análise de dados para melhorar nosso
cotidiano.
No campo educacional não é diferente, a Estatística pode ser utilizada tanto
como disciplina pedagógica, uma complementação mais lúdica da matemática,
no sentido de usar exemplos do dia-a-dia; mas também é uma importante
aliada da gestão democrática.
A gestão escolar precisa se basear em dados estatísticos para pensar na
melhoria da unidade escolar. Diminuir a evasão escolar, aumentar as notas dos
alunos, aferir que tipo de atividade engaja mais os estudantes; mensurar esses
dados ajuda a gestão a intervir positivamente na vida do aluno. Oficialmente,
todo ano no mês de maio acontece o Censo Escolar, outro evento importante e
que fornece dados importantes sobre a escola.
Um professor também pode aplicar a estatística para saber quais são a
média, mediana e moda da última prova que aplicou e entender melhor sobre o
desempeno da classe. Por fim, a estatística pode ser utilizada até para se
traçar uma estratégia de como a gestão escolar pode atrair mais matrículas
para a unidade escolar. Essas são só algumas das diversas importâncias que
esta ciência pode trazer ao campo Educacional.

Suponho que a Estatística, como qualquer outra ciência, aplica-

se à educação porque nós lidamos com grandes quantidades. A
despeito do que possa ser considerado grande quantidade, não
restam dúvidas quanto à sua fértil aplicação no campo
educacional, como ferramenta para a formulação de planos,
programas e projetos nos sistemas de ensino, bem como no
interior da própria escola (MEDEIROS, 2013, p.27)

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CONSIDERAÇÕES FINAIS
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A oportunidade de condensar vários anos de experiência na área da
educação para que sirva de consulta aos colegas profissionais da educação é,
sem dúvida, extremamente gratificante.
O material produzido serve de base para estudo e releituras de temas
corriqueiros de uma forma objetiva e simplificada. Dessa maneira o profissional
tem um material que aborda diversos temas inerentes ao seu trabalho de
maneira acessível, que toca em pontos realmente do cotidiano da secretaria
escolar.
A construção de um guia requer um estudo prévio e capacidade de
resumo e síntese apurados, uma vez que se deve escrever o essencial, sem
correr o risco de se tornar prolixo.
Este guia deve ser usado por toda a equipe de trabalho de forma que
deixe padronizado apenas o que deve ser; em nenhum momento o objetivo
deste trabalho é o de tolher ideias e novas formas de se trabalhar com a
educação, que fique claro. O cerne do material desenvolvido é evitar
desencontros de informações e desalinhamento entre a equipe, principalmente
entre turnos.
Mais importante que apenas ler o material é por em prática, e o
secretário escolar tem um papel fundamental na divulgação e solicitação de
uso e execução das diretrizes seguidas pelo guia para um bom fluxo da
secretaria escolar.
Finalmente, todo material que venha a agregar deve ser bem-vindo pela
equipe da secretaria e usar um guia como este é uma forma simples e eficaz
de trilhar um bom caminho no ambiente de trabalho.

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REFERENCIAL BIBLIOGRÁFICO

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Administração de Materiais. BRASIL. Ministério da Educação. Secretaria de
Educação Profissional e Tecnológica. Administração de Materiais / Olga
Cristina Rocha de Freitas – 4.ed. atualizada e revisada – Cuiabá: Universidade
Federal de Mato Grosso / Rede e-Tec Brasil, 2013.

CHIAVENATO, Idalberto. Teoria geral a administração: abordagens prescritivas

e normativas da administração. 3ª ed., São Paulo: Mc Graw-Hill, 1987.

Estatística Aplicada à Educação. BRASIL. Ministério da Educação.

Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica. Estatística Aplicada a
Educação/Carlos Augusto de Medeiros – 4a. ed. atualizada e revisada- Cuiaba:
Universidade Federal de Mato Grosso/ Rede e-Tec Brasil, 2013. Disponível em:
<http://www.gestaoescolar.diaadia.pr.gov.br/arquivos/File/profuncionario/cadern
os/disc_ft_se_cad_16_estatistica_aplicada_a_educacao.pdf.> Acesso em 13
de julho de 2023.

Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE) - Apresentação, Portal MEC,

2023. Disponível em <http://portal.mec.gov.br/pdde>. Acesso em 13 de julho de
2023.

Técnicas de Redação e Arquivo. BRASIL. Ministério da Educação.

Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica. Administração de Materiais
/ Rosineide Magalhães de Sousa – 4.ed. atualizada e revisada – Cuiabá:
Universidade Federal de Mato Grosso / Rede e-Tec Brasil, 2013.
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