GESTÃO DAS

ORGANIZAÇÕES
CONTROLO

Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro

CONCEITO

O QUE É O CONTROLO?

Processo de
comparação entre o
desempenho atual e os
standards/padrões
previamente definidos,
com vista à execução
das medidas corretivas
necessárias.
 CONCEITO

O QUE É O CONTROLO?
Compreende todas as atividades que o gestor desenvolve
para tentar assegurar que os resultados obtidos se
adequam aos resultados previstos.

- Função de gestão que acompanha

as atividades da organização

- Verifica a conformidade com

objetivos e planos

- Corrige desvios importantes

 CONCEITO
A função de controlo compreende a implementação de
métodos para fornecer respostas a três questões:

 Quais os resultados
planeados e esperados?
 Por que meios podem ser os
resultados atuais comparados
com os resultados planeados?
 Qual a ação corretiva
adequada e quem tem a
autorização para a
empreender?
 CONCEITO
Sintomas que alertam para a necessidade de estabelecer
ou rever os métodos de controlo:
 Redução dos índices de
produtividade
 Excessivas paragens
das máquinas
 Aumento das taxas de
absentismo
 Aumento das taxas de
rotação do pessoal
 Redução dos índices de
qualidade da produção
 Aumento das taxas de
reclamação
 Elevados custos de
mão-de-obra, dos
materiais e da energia
 Acidentes de trabalho
CONCEITO
Elementos do controlo

 Padrões (decorrentes do planeamento,

organização, direção)
 Medidas: inspeção, relatórios estatísticos,
observação pessoal, relatórios orais
 Comparação: definição do intervalo de
variação aceitável
 Ações corretivas: imediatas e mediatas,
revisão do padrão
RELAÇÃO ENTRE O PLANEAMENTO E O CONTROLO

Desvios planos

Não há desvios
significativos
Implementação
PLANEAMENTO dos planos
CONTROLO

Desvios
significativos

ACÇÕES
CORRETIVAS
FASES DO PROCESSO DE CONTROLO

Estabelecimento
de padrões

Ação Observação do
corretiva desempenho

Comparação do
desempenho
com o padrão
FASES DO PROCESSO DE CONTROLO

1) Definição de padrões (níveis de qualidade ou quantidade

preestabelecidos como orientações do desempenho)
- Padrões de tempo
- Padrões de produtividade
- Padrões de custo
- Padrões de qualidade
- Padrões de comportamento

2) Avaliação de desempenho (comparação dos padrões com as

realizações; cálculo dos desvios)

3) Ações corretivas
- Imediatas
- Permanentes
 FASES DO PROCESSO DE CONTROLO

• Volume de produção
Padrões • Níveis de stocks
de • Número de horas trabalhadas
Quantidade • Volume de vendas

Padrões • Controle de qualidade do produto

de • Controle de qualidade do processo
• Especificações do produto
Tipos Qualidade • Controle da Q da matéria-prima

de
• Tempo padrão de produção
Padrões Padrões • Tempo médio de armazenamento
de • Padrões de rendimento
Tempo • Tempo médio de atendimento

Padrões • Custo de produção

• Custo de armazenamento
de • Custo padrão
Custo • Custo médio de financiamento
FASES DO PROCESSO DE CONTROLO
TIPOS DE CONTROLO
Existem vários tipos de controlo possíveis, podendo agrupar-se de acordo com 3
critérios de classificação:

1) Critério da fase do processo em que o

controlo é efetuado
- Controlo de inputs (controlo
preliminar)
Incide na prevenção de desvios na quantidade e
qualidade dos recursos utilizados.
- Controlo do processo
(controlo de acompanhamento)
Acompanha as operações em curso, no sentido de
garantir que os objetivos são prosseguidos.
- Controlo dos outputs (controlo
retroativo)
Incide nos resultados finais.
 TIPOS DE CONTROLO
2) Critério da amplitude (grau de amplitude ou abrangência do controlo)
 Baseado em Planos
 Requer Estrutura
Presidente
Organizacional
 Macro-orientado envolvendo
Gestor Gestor
RH Financeiro a totalidade da organização
 Monitora e Avalia o
Recruta- Contas desempenho global
Pessoal mento a pagar
 Longo Prazo
Exemplos: Relatórios
NÍVEL ESTRATÉGICO OU contabilísticos
INSTITUCIONAL Análise de Retorno do
Investimento
 TIPOS DE CONTROLO

2) Critério da amplitude (grau de amplitude ou abrangência do controlo)

 Aborda em cada Departamento

ou Unidade da organização
 Médio Prazo
Presidente  Estabelece PADRÕES
 ACOMPANHA resultados
Gestor Gestor
 COMPARA resultados
RH Financeiro  Localiza variâncias e desvios
 Indica as medidas corretivas
Pessoal Recruta- Contas Exemplo: Orçamento do
mento a pagar Departamento
NÍVEL TÁTICO OU
INTERMEDIÁRIO
 TIPOS DE CONTROLO
2) Critério da amplitude (grau de amplitude ou abrangência do controlo)
Presidente

Gestor Gestor  Subsistema de Controle

RH Financeiro
 Micro-orientado: Voltado
Recruta- Contas para Tarefas e Operações
Pessoal mento a pagar  Curto Prazo
 Ação corretiva IMEDIATA
 Exemplo: Disciplinar
NÍVEL OPERACIONAL
TIPOS DE CONTROLO

3) Critério da posição relativa das pessoas ou

unidades

- Autocontrolo
- Heterocontrolo
- Hierárquico
Executado por alguém que ocupa uma posição superior na hierarquia

- Funcional
Feito por especialistas que normalmente integram órgãos de staff

- Controlo lateral
Efetuado pela pessoa ou entidade que, situando-se eventualmente no mesmo nível
hierárquico, se posiciona na fase seguinte do processo
REAÇÕES NEGATIVAS AO CONTROLO
As principais razões para as reações negativas ao controlo resultam
fundamentalmente da ocorrência das seguintes situações:

• Controlos inapropriados (controlar o que tem menor importância e se deixa sem

controlo o que é mais importante, a eficácia diminui porque as pessoas continuam a fazer
erradamente);

• Padrões inatingíveis ou indefinidos (a motivação reduz ou anula-se);

• Existência de variáveis incontroláveis ou padrões
contraditórios (constantemente a ser alterados, típico da introdução de controlo em
empresas sem experiência);
 REAÇÕES NEGATIVAS AO CONTROLO

Prevenção das reações negativas

Os gestores devem desenvolver esforços no sentido de evitarem reações negativas e atuar de
forma a criar nos colaboradores uma atitude positiva em relação a este problema.

As principais formas de o fazer consistem fundamentalmente no estabelecimento de:

• Controlos justificáveis – tem de haver razões que justifiquem o tipo de

controlo que se pretende fazer

• Definição de padrões realistas – devem ser possíveis de atingir embora

exijam esforço

• Formulação de expectativas compreensíveis

• Desenvolvimento de um sistema de comunicação atempada dos
desvios – de modo a permitir a tomada de ações corretivas com o máximo de
impacto positivo

• Estabelecimento da confiança no sistema

 INSTRUMENTOS DE CONTROLO

Sistemas que permitem obter

a informação sobre o que
realmente está a acontecer e
compará-la com o planeado.

- Sistemas contabilísticos (ex: rácios económico-financeiros)

- Estatísticas de vendas (ex: orçamentos de vendas)
- Estatísticas de produção (ex: orçamentos de produção)

- Estatísticas de pessoal
 INSTRUMENTOS DE CONTROLO

Outros métodos:
- Balanced Scorecard (BSC)
- Auditoria
- Benchmarking

- Economic Value-Added
- Market Value-Added
-….
INSTRUMENTOS DE CONTROLO

Outros métodos: - Balanced Scorecard (BSC)

 EXERCÍCIO

Juntamente com os membros do seu grupo, prepare e dirija um focus group

sobre o tema: Como devia ser a avaliação de desempenho na minha
empresa. Utilize as componentes do BSC como exemplo e identifique, para
cada uma, fatores críticos e possíveis indicadores de desempenho.
QUESTÕES PARA ANÁLISE E REVISÃO

- Explique a ligação entre as funções de

planeamento e controlo;

- Quais as etapas do processo de controlo?;

-Dê exemplos de atividades de controlo a nível

estratégico, tático e operacional;