IPCA-Escola Superior de Gestão

A Função de Controlo

Controlo: Compreende todas as actividades que o gestor

desenvolve para tentar assegurar que os resultados
obtidos se adequam aos resultados previstos.

É um processo de comparação entre o desempenho

actual e os standards (padrões) previamente definidos
com vista à execução das medidas correctivas
eventualmente necessárias.

1
 IPCA-Escola Superior de Gestão

A Função de Controlo

Sintomas:

 redução dos índices de produtividade,

 excessivas paragens das máquinas,
 aumento da taxa de absentismo,
 redução dos índices de qualidade de produção,
 aumento das taxas de reclamações,
 elevados custos de mão de obra,
 ...

2
 IPCA-Escola Superior de Gestão

O Controlo e o Planeamento

Qual o interesse em fazer planos, por muito bem

elaborados que sejam, se a sua execução não for
sistematicamente acompanhada e não se tomarem as
medidas correctivas para evitar ou corrigir um
afastamento entre o que se planeou e o que se realiza?

3
 IPCA-Escola Superior de Gestão

4.1 Processos de Controlo

Fases do Processo de Controlo:

• Definição de padrões;

• Avaliação de desempenho;

• Acções correctivas.

4
 IPCA-Escola Superior de Gestão

1) Definição de Padrões

Os standards ou padrões são níveis de qualidade ou quantidade

preestabelecidos como orientações do desempenho.

Para serem mensuráveis e reduzirem a subjectividade na

avaliação devem, tanto quanto possível, ser numéricos.

5
 IPCA-Escola Superior de Gestão

Padrões Mais Frequentemente Usados

1) Padrões de tempo

2) Padrões de produtividade

3) Padrões de custo

4) Padrões de qualidade

5) Padrões de comportamento

6
 IPCA-Escola Superior de Gestão

Nível de Tolerância

Definir os níveis de tolerância: a quantidade de desvio (face ao

padrão estabelecido) permitida sem que haja lugar para qualquer
acção correctiva.
Exemplos:

Padrão Nível de tolerância

Peça com 3cm de diâmetro 0,05 cm

Absentismo nulo 1 falta por trimestre
Início do trabalho às 9h00 5 minutos de atraso
Produção de 200 unidades/hora - 4 unidades/hora (2%)

7
 IPCA-Escola Superior de Gestão

2) Avaliação de Desempenho

Consiste em:
• comparar os padrões com as realizações,
• calcular os desvios,

• verificar se os níveis de tolerância foram ou não

ultrapassados.

8
 IPCA-Escola Superior de Gestão

3) Acções Correctivas

Uma vez detectados os desvios, torna-se necessário:

• determinar quais as causas dos desvios (não basta
detectar os desvios),
• considerar as acções correctivas a desenvolver, de
modo a eliminar as causas dos desvios e,
consequentemente, os desvios.

9
 IPCA-Escola Superior de Gestão

3) Acções Correctivas

Tipos de Acções Correctivas

 imediatas
 permanentes

10
Configurações de controlo
 Supervisão directa

 Padronização de processos

 Controlo por premissas/cultura

11
 IPCA-Escola Superior de Gestão

Tipos de Controlo: Critérios

Existem vários tipos de controlo possíveis numa organização. Estes

podem-se agrupar, fundamentalmente, de acordo com 3 critérios de
classificação:

 Critério da fase do processo

 Critério da amplitude

 Critério da posição relativa do controlado em relação ao

controlador

12
 IPCA-Escola Superior de Gestão

Critério da Fase do Processo

De acordo com este critério, podemos considerar três

tipos de controlo:

 Controlo dos Inputs ou Preliminar

 Controlo do Processo ou de Acompanhamento
 Controlo dos Outputs ou Retroactivo

13
 IPCA-Escola Superior de Gestão

Critério da Fase do Processo: Controlo dos Inputs

Controlo dos recursos utilizados no processo produtivo (matérias

primas, pessoal, etc.).

Esses procedimentos incluem a implementação de políticas

(orientações para acção futura) e o preenchimento do conteúdo de
tarefas (predeterminação de todas as actividades de cada
membro).

14
 IPCA-Escola Superior de Gestão

Critério da Fase do Processo: Controlo do Processo

→ Como? Observação e análise do processo de produção de bens e

serviços.
→ Para quê? Oportunidade de detectar e corrigir problemas antes
que estes afectem os outputs.

O aspecto mais importante deste tipo de controlo talvez seja mesmo

a observação e a correcção do comportamento dos trabalhadores.

15
 IPCA-Escola Superior de Gestão

Critério da Fase do Processo: Controlo do Output

 É o controlo à posteriori, em relação ao que já ocorreu e,

por isso, também designado feedback.

 Centra-se na qualidade e quantidade dos produtos ou

serviços produzidos.

Resultados históricos → Acções correctivas futuras

16
 IPCA-Escola Superior de Gestão

Critério da Amplitude

De acordo com este critério podemos considerar três tipos de

controlo:

 Controlo Estratégico (ao nível da gestão de topo)

 Controlo Táctico (ao nível da gestão intermédia)
 Controlo Operacional (ao nível da gestão operacional)

17
 IPCA-Escola Superior de Gestão

Critério da Posição Relativa

De acordo com este critério podemos considerar três tipos de controlo:

Auto-controlo

Hetero-controlo

Controlo Lateral

18
 IPCA-Escola Superior de Gestão

Pontos Estratégicos de Controlo

É inviável para quem não realiza as tarefas controlar todos os

momentos do processo.

Solução: seleccionam-se os pontos estratégicos de controlo.

A eficiência e eficácia do sistema de controlo são resultado da

escolha dos pontos estratégicos.

19
 IPCA-Escola Superior de Gestão

Reacções Negativas ao Controlo

As reacções negativas ao controlo resultam fundamentalmente da

ocorrência de alguma ou algumas das seguintes situações:

 Controlos inapropriados;
 Padrões inatingíveis ou indefinidos;
 Existência de variáveis incontroláveis ou padrões
contraditórios.

20
 IPCA-Escola Superior de Gestão

Processo de Acção Disciplinar: Orientações

 Ser disciplinado
 Comunicar as regras
 Escolher a ocasião, o lugar e a acção disciplinar apropriados
 Conservar as emoções sob controlo
 Ser consistente
 Analisar os factos
 Ser justo, mas firme

21
 IPCA-Escola Superior de Gestão

A Função de Controlo: Conclusão

A função de controlo relaciona-se com a função de planeamento,

como fonte de padrões, e a função de organização, como fonte de
informação.

A principal responsabilidade da gestão consiste em integrar as 3

funções num processo de gestão coerente.

22