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Auditoria Financeira I

CONTROLO INTERNO

Semana: 3
Aula: 3 - Teórica
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Auditoria Financeira I
CONTROLO INTERNO

CONTROLO INTERNO ( CI )

O Controlo Interno, é definido como um processo, efectuado pela Gestão e todo o pessoal,
desenhado para dar uma segurança razoável a uma organização de forma a atingir os seus
objectivos em três áreas essenciais:

 Eficácia e eficiência das operações

 Fiabilidade do Relato financeiro

 Conformidade com leis e regulamentos

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CONTROLO INTERNO

SISTEMA DE CONTROLO INTERNO ( SCI )

Um SCI contempla todas as políticas e procedimentos (Controlos Internos) adoptados pelo Órgão de Gestão,
de uma empresa, permitindo-lhe assegurar, tanto quanto possível:

 A conduta do seu negócio

 A aderência as políticas estabelecidas pelo órgão de gestão

 A salvaguarda de activos

 A prevenção e detecção de fraudes e erros

 A precisão e plenitude dos registos contabilisticos

 O cumprimento das leis e regulamentos

 A preparação tempestiva de informação financeira credível

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CONTROLO INTERNO

OBJECTIVOS DO
SISTEMA DE CONTROLO INTERNO

 A confiança e integridade da informação

 A conformidade com as políticas, planos, procedimentos, leis e regulamentos

 A salvaguarda dos activos

 A utilização económica e eficiente dos recursos

 A realização dos objectivos estabelecidos para as operações ou programas

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CONTROLO INTERNO

TIPOS DE CONTROLO INTERNO

 Controlo Interno Administrativo

Inclui o plano de organização e os procedimentos e registos que se relacionam com os processos de decisão e que
conduzem à autorização das transações pela administração. É o ponto de partida para o controlo interno contabilístico.

 Controlo Interno Contabilístico

Compreende o plano de organização e os registos e procedimentos que se relacionam com a salvaguarda dos ativos e
com a confiança que inspiram os registos contabilísticos.
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CONTROLO INTERNO

TIPOS DE CONTROLO INTERNO

Controlo Interno contabilístico, visa assegurar se:

 As transacções são executadas de acordo com uma autorização geral ou específica da administração;

 As transacções são registadas de modo a: permitirem a preparação de demonstrações financeiras em conformidade com princípios de

contabilidade geralmente aceites ou com qualquer outro critério aplicável a tais demonstrações; manterem um controlo sobre os activos;

 O acesso aos activos é apenas permitido de acordo com autorização da administração;

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CONTROLO INTERNO

TIPOS DE CONTROLO INTERNO

Controlo Interno contabilístico, visa assegurar se:

 O acesso aos activos é apenas permitido de acordo com autorização da administração;

 os registos contabilísticos dos activos são periodicamente comparados com esses mesmos activos sendo

tomadas acções apropriadas sempre que se encontrem quaisquer diferenças.

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CONTROLO INTERNO

Elementos fundamentais a ter em atenção quando se estabelece um sistema de controlo interno

 A definição de autoridade e delegação de responsabilidades

 A segregação, separação ou divisão de funções;

 O controlo das operações;

 A numeração dos documentos

 A adopção de provas e conferências independentes.

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Elementos fundamentais a ter em atenção quando se estabelece um sistema de controlo interno

A definição de autoridade e delegação de responsabilidades

 Tem como objectivo fixar e limitar as funções de todo o pessoal.

 Deve ser variável e flexível numa pequena empresa.

 Numa grande empresa tais factos devem ser estabelecidos através de um organigrama, de um manual de descrição de funções, de

um manual de políticas e procedimentos contabilísticos e de um manual das medidas de controlo interno.

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Elementos fundamentais a ter em atenção quando se estabelece um sistema de controlo interno

Segregação, Separação ou Divisão de Funções

 Tem a ver com o facto de a função contabilística e a função operacional deverem estar de tal modo separadas de forma a que não seja

possível uma pessoa ter o controlo físico de um activo e,

 simultaneamente, ter a seu cargo os registos a ele inerentes. Além disso, nenhum empregado deverá ter a possibilidade de ser o
responsável de uma operação desde o início até ao seu termo.

 Rotação periódica dos empregados

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Elementos fundamentais a ter em atenção quando se estabelece um sistema de controlo interno

Controlo de Operações

Tem fundamentalmente a ver com a sequência das mesmas, ou seja o ciclo autorização / aprovação / execução / registo / custódia, de
acordo com os critérios estabelecidos.

Adopção de Provas e Conferências Independentes

 
Tem como objectivo não só actuar sobre o sistema implementado como também sobre o trabalho que cada pessoa executa de forma a
se obter o mínimo de erros possível.
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Elementos fundamentais a ter em atenção quando se estabelece um sistema de controlo interno

Numeração dos Documentos

Os documentos deverão ser numerados tipográfica e sequencialmente. Isto possibilita detectar quaisquer utilizações menos
apropriadas dos mesmos. Se por qualquer motivo um documento for anulado depois de preenchido não deve ser destruído mas
sim arquivado em local próprio como prova da sua não utilização. Deve haver um controlo numérico de todos os documentos
recebidos da tipografia de modo a que a sua entrada ao serviço se dê de forma sequencial.
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Componentes do SCI

 Ambiente de Controlo (Control Environment).

 Actividades de controlo (Control Activities).
 Avaliação do Risco (Risk Assessment).
 Informação e Comunicação (Information and Communication).
 Monitoramento (Monitoring).
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Componentes do SCI

Ambiente de Controlo (Control Environment)

 Fixa o sentido de uma organização

 Influencia a consciência de controlo de todo pessoal
 Determina a disciplina e estrutura de funcionamento
 É a base para todos os outros componentes

Actividades de Controlo (Control Activities)

 São as políticas e procedimentos

 Asseguram o cumprimento dos objectivos
 Identifica os riscos relacionados.
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Componentes do SCI

Avaliação do Risco (Risk Assessment)

 Toda e qualquer entidade para cumprir os seus objectivos, enfrenta uma variedade de riscos vindos de fontes internas e externas que devem ser avaliados.

Informação e Comunicação (Information and Communication)

 As informações devem ser identificadas e comunicadas de uma forma e prazo que permitam às pessoas cumprirem suas responsabilidades.

 As mensagens e informações relevantes são comunicadas para todas as partes da empresa.

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Controlo e Monitoria do SCI
(Tipos de Controlo Interno)

Procedimentos

Aquelas actividades que, quando executadas a tempo e de maneira adequada, permitem a redução ou administração de riscos:

- ACTIVIDADES DE CONTROLO INTERNO

 Prevenção
 Detecção
 Correcção
 Directivos ou Orientativos
 Compensatórios
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Controlo e Monitoria do SCI
(Tipos de Controlo Interno)

Procedimentos

 Alçada (Prevenção): são os limites determinados a um funcionário, quanto a possibilidade de este aprovar valores ou assumir posições em nome da instituição.
 
Por Exemplo:

 Estabelecimento de um valor máximo ou um caixa pagar um cheque;

 Estabelecimento de tectos assumidos por um operador de mercado para cada horizonte de investimento;

 Estabelecimento de alçada operacional para o comité de crédito de uma agência.

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Controlo e Monitoria do SCI (Tipos de Controlo Interno)

Procedimentos

Autorizações (Prevenção): a administração determina as actividades e transacções que necessitam de aprovação de um supervisor para que sejam efectivadas. A aprovação de um
supervisor, de forma manual ou electrónica, implica que ele verificou e validou a actividade ou transacção e assegurou que está em conformidade com as políticas e procedimentos
estabelecidos. Os responsáveis pela autorização devem verificar a documentação pertinente, questionar os itens pouco usuais e assegurar-se de que as informações necessárias à
transação foram verificadas, antes de dar sua autorização.
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Controlo e Monitoria do SCI (Tipos de Controlo Interno)

Procedimentos

Conciliação (detecção): é o confronto da mesma informação com os dados vindos de bases diferentes, adoptando as acções correctivas, quando necessário.

Avaliação de Desempenho (detecção): acompanhamento de uma actividade ou processo, para avaliação da sua adequação e ou desempenho em relação às metas, aos objectivos traçados e
aos benchmarks, assim como acompanhamento contínuo ao mercado financeiro(no caso dos bancos), de forma a antecipar mudanças que possam trazer impacto negativo a entidade.
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Controlo e Monitoria do SCI (Tipos de Controlo Interno)

Procedimentos

Salvaguarda Física (prevenção e detecção):

Os valores de uma entidade devem ser protegidos contra uso, compra ou venda não autorizados. Um dos melhores controlos para proteger activos é a salvaguarda física, que compreende
controlo de acesso, controlo de entrada e saída de funcionários e materiais, senhas para artigos electrónicos, call-back para acessos remotos, criptografia e outros. Incluem-se nesses controlos os
processos de inventários dos itens mais valiosos para a entidade (p. e: conferência de numerário).
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Controlo e Monitoria do SCI (Tipos de Controlo Interno)

Procedimentos

Segregação de Funções (prevenção): A segregação é essencial para efectivação de controlos internos. Ela reduz tanto o risco de erros humanos quanto o risco de acções
indesejadas. Contabilidade e conciliação, informação e autorização, custódia e inventário, contratação e pagamento, administração de recursos próprios e de terceiros,
normatização(gestão de riscos) e fiscalização(auditoria) devem estar segregadas entre os funcionários.
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Controlo e Monitoria do SCI (Tipos de Controlo Interno)

Procedimentos

Sistemas Informatizados (prevenção, detecção e compensatórios): os controlos feitos através de sistemas informatizados dividem-se em dois tipos:

Controlos gerais (preventivo e compensatórios): pressupões os controlos de operação de computadores, controlos de aquisição, desenvolvimento e manutenção de programas e sistemas; p. e. Organização e
manutenção de arquivos de back-up, arquivo de login no sistema, plano de contingência;
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Controlo e Monitoria do SCI (Tipos de Controlo Interno)

Procedimentos

Sistemas Informatizados (prevenção, detecção e compensatórios): os controlos feitos através de sistemas informatizados dividem-se em dois tipos:

Controlos aplicacionais (detectivos, compensatórios): são controlos existentes nos aplicativos corporativos, que tem a finalidade de garantir a integridade e veracidade dos
dados e transacções; p. e: validação de informações com registos armazenados em base de dados.
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Controlo e Monitoria do SCI (Tipos de Controlo Interno)

Procedimentos

Normalização Interna (directivo e prevenção): é a definição de maneira formal, das regras necessárias ao funcionamento da entidade. As normas devem ser de fácil
acesso para os funcionários da organização e devem definir responsabilidades, políticas corporativas, fluxos operacionais, funções e procedimentos.
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Limitações Controlo Interno

O facto de existir um SCI implementado não implica que o mesmo esteja operativo e, a alcançar os objetivos para os quais foi implementado. Pode dever-se a ocorrência de erros,
fraudes, irregularidades, etc. Ou ainda dever-se a fatores que limitam o CI:

 Não interesse por parte da Administração na manutenção de um bom sistema de controlo: é o próprio órgão de gestão a não se sentir motivado a implementar integralmente um bom
sistema de Controlo Interno, não estando por isso, interessado em atingir a confiança e a integridade da informação.
 
 A dimensão da empresa: a segregação, separação ou divisão de funções é mais difícil de atingir numa empresa com número reduzido de pessoal do que numa empresa com elevado
número de pessoas;
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Limitações Controlo Interno

 A relação custo/benefício: é necessário ter em atenção se o custo para a implementação do SCI não irá superar o benefício que dele se espera obter. Pode ser preferível incorrer em
risco pela não implementação de medidas de CI, caso se verifique não se justificar as vantagens que delas se esperam.

 Existência de erros humanos, conluio e fraudes: pode decorrer de falta de competência ou de falta de integridade moral. Havendo ocorrências como erros ou conluio (premeditado), o
sistema de Controlo Interno, por mais sofisticado que seja, será forçosamente falível.
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Limitações do Controlo Interno

 Utilização da informática: o ambiente de utilização de informática possibilitando o acesso direto a ficheiros, constitui um fator limitante à implementação de um sistema
de CI.
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Quem implementa um Sistema de Controlo Interno?

 Técnicos de organização e métodos

 Auditores internos

 Diretor Administrativo e/ou Financeiro

 Consultores externos

Nota 1: Antes da implementação o SCI passa primeiro pela fase de recolha e/ou registo.

Nota 2: Independentemente de Quem o implementa, o Controlo Interno terá sempre que ser aprovado pela Administração.
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Documentos a analisar durante a Recolha e/ou Registo do Sistema de Controlo Interno

 Organigramas

 Manual de descrição de funções

 Manual de políticas e procedimentos contabilísticos e das medidas de controlo interno

 Outras informações relacionadas com os aspectos do controlo administrativo e do controlo contabilístico

 As leituras realizadas deverão ser completadas com entrevistas e observações.

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Formas de Recolher e Registar um SCI

 Questionários padronizados

 Narrativas

 Fluxogramas

 Forma mista
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QUESTIONÁRIOS PADRONIZADOS

Conjunto mais ou menos extenso de procedimentos contabilísticos e de medidas de controlo interno que se deseja que estejam em efectividade numa empresa minimamente organizada.

Esta forma de registo é menos vantajosa pela falta de visão global e rápida que proporciona. Para esse procedimento:

 Todas as áreas da empresa devem ficar cobertas

  A Cada procedimento tem três hipóteses de resposta: Sim, Não e Não Aplicável.

 Inclui-se também uma coluna para observações relevantes.

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QUESTIONÁRIOS PADRONIZADOS
Exemplo:

Questionário sobre Procedimentos Contabilisticos e Medidas de Controlo Interno

Empresa ABC Área Coberta:_______

Elaborado Por___________, Data____________, Registo por______________, Data____________ , Pág.___
.Descrição do Procedimento Contabilistico e/ou da Medida de Controlo Interno Sim Não Não Obs
Aplic
1. A empresa possui um organigrama? Em caso afirmativo obter um exemplar
2. A empresa possui um manual de Controlo Interno? Caso Afirmativo ter exemplar
3. A empresa possui um manual de Contabilidade? Caso afirmativo ter exemplar
4. Faz-se orçamentos manuais e procede-se ao seu controlo?
5. Existe na Empresa: Director Financeiro, Chefe de Contabilidade, AI…?
6. A contabilidade está separada de: tesouraria, vendas, compras, produção…?
7. A cobertura de seguros é, em geral, revista anualmente?
…. Etc
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NARRATIVAS

Descrição relativamente detalhada dos procedimentos contabilísticos e das medidas de controlo interno existentes em cada uma das áreas operacionais da empresa.

Tem tendência para uma demasiada pormenorização e consequente perda de uma visão rápida e global do conjunto da área descrita e dos seus aspectos mais significativos.

Do lado esquerdo registam-se os procedimentos e medidas em vigor à data do levantamento do sistema e do lado direito registam-se as alterações efectuadas ao procedimento correspondente do lado esquerdo.
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NARRATIVAS
Exemplo:

Questionário sobre Procedimentos Contabilisticos e Medidas de Controlo Interno

Empresa _____________________
Área Coberta:__________________
Elaborado Por__________, Data____________, Registo por____________, Data____________ , Pág.___

Procedimento Inicial Procedimento Actual

Os cheques são emitidos na tesouraria e

justificados por um suporte dos serviços
requerentes, a requisição é conferida pelo
técnico de tesouraria, os cheques são
aprovados pelo Director Administrativo…..
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Fluxograma

Forma de representação gráfica que se socorre de vários símbolos para apresentar os diversos procedimentos contabilísticos e medidas de controlo interno existentes em cada uma das diferentes áreas operacionais da empresa.

 O fluxograma vertical dá ênfase especial aos documentos em detrimento das secções em que os mesmos são originados ou por onde vão circulando.
 
 O fluxograma horizontal apresenta a sucessão dos procedimentos de forma horizontal os quais atravessam duas ou mais colunas cada uma delas representando as secções envolvidas.
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Exemplo: Flux. Horizontal
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Exemplo: Flux. Vertical.
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Forma Mista
 
Resulta do facto de algumas vezes ser bastante difícil representar uma operação através de um fluxograma ou, sendo possível, o mesmo resultar de tal forma confuso que tornaria
difícil a sua interpretação.

Esta forma de registo socorre-se pois do fluxograma e da narrativa.

A base de registo é o fluxograma e quando sucede que se torna necessário representar uma operação complexa o fluxograma é «cortado» utilizando-se então a narrativa para a respectiva descrição, a qual deverá ser feita em folha especial, após
conclusão do fluxograma.
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Medidas de Controlo Interno
 
Estabelecem os caminhos e os meios de comparação e julgamento para se chegar a determinado fim, mesmo que não tenham sido preestabelecidos formalmente (normas, sistemas, manuais de serviço, rotinas, etc.). A
empresa, como um todo, pode ser caracterizada como a conjunção de vários subsistemas. Cada um dos subsistemas, por sua vez, compõe-se de uma cadeia de procedimentos destinados a gerar e registrar
informações finais. O planeamento de um sistema, além de resultar num sistema eficiente, prático, económico e útil, deve levar em conta a definição de procedimentos especificamente destinados a promover o controlo
sobre as operações e as actividades preferencialmente formalizadas através de manuais.
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Exemplo: Narrativa (Cobrança/Depósito)

1. O cliente preenche o verbete de depósito

2. Entrega ao caixa o verbete e o dinheiro a depositar
3. O caixa conta o dinheiro
4. Confere a sua contagem com o verbete
5. Arrecada o dinheiro
6. Regista o depósito
7. Verifica a informação do depósito
8. Valida os verbetes
9. Quita-os
10. Separa as cópias dos verbetes
11. Entrega uma cópia ao cliente
12. Arrecada as restantes
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OBRIGADO