UGB: Suprimentos

Apresentação do Setor de
Planejamento e controle
de estoque

Gerência: José P. Brand

Elaboração: Márcio Lima
Rafael Trindade Abril 2010
Introdução

A abertura da economia mundial, fenômeno conhecido como

a globalização, fez com que as empresas necessitassem de
maior competitividade e, por conseqüência, melhores
negociações comerciais relacionadas a quantidades corretas,
melhores prazos de entrega e, sobretudo, melhores custos.

Neste contexto, a tomada de decisão eficiente deve estar

ligada a estratégia da empresa e também aos seus executivos
líderes, observando critérios de sobrevivência competitiva e
oportunidades de mercado.
Contextualização

Segundo Porter e Teisberg (2007, p. 321), “o sistema de

saúde está em rota de colisão com as necessidades dos
pacientes e a realidade econômica”, ainda com previsão de
aumento dos problemas que já existem, como custos em
alta e crescente evidência de problemas de qualidade.

Para Porter e Teisberg (2007, p. 321), “O futuro do sistema

de saúde não está determinado, é um erro extrapolar e
tentar responder a tendência dentro da estrutura atual”. É
responsabilidade dos líderes na assistência a saúde
reformular as organizações, encontrando uma forma
diferente e mais eficaz, criando uma estrutura melhor.
Contextualização

Por tudo isso, a cadeia de suprimentos, em especial o

compras e o planejamento de compras, tem o seu valor
estratégico para as instituições hospitalares maiores do que
para as outras empresas, visto que um dos principais focos
na competição deste mercado é a compra de medicamentos
e materiais médicos, com fornecedores restritos e
multinacionais com monopólio no tratamento de doenças,
sendo necessário não só a visão do custo mas, também, a
procedência e qualidade, onde um erro nesse último quesito
pode não ser somente um prejuízo financeiro, mas também a
perda de uma vida.
Novo Organograma UGB Suprimentos

Superintendência Executiva
(Dr.João Polanczyk)

Superintendência Administrativa
(Fernando Torelly)

Gerência de Suprimentos
(Jose Paulinho Brand)

Almoxarifados: Central/CC/
Compras Expediente/Nutrição/Manutenção Gestão de Estoque
(Sérgio Kist) e Recebimento
(José Machado)

Prospecção Recebimento Planejamento,

Negociação Controle de Estoque programações e
Compra Distribuição controle de estoque

Sistema de Suprimentos (Logística)

Gestão de Estoque

Por gestão de estoque entendemos o planejamento do estoque,

seu controle e sua retroalimentação sobre o planejamento.

(CHING, 2009, p. 36-37).

Missão HMV x Suprimentos

Missão HMV

“Salvar Vidas”

Missão UGB Suprimentos

“ Garantir os insumos necessários para atender as

demandas da Instituição com custos competitivos e
dentro dos padrões de qualidade, assegurando a
sustentabilidade da organização”
Objetivos

Principais demandas do setor de

Planejamento e controle de estoque:
Planejamento
de compra

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Co
Controle
de
Estoque
Planejamento de Compra

Planejamento
de compra
Planejamento de Compra

Gerenciamento dos estoques

O gerenciamento dos estoques de um hospital tem como

principais objetivos garantir um eficiente abastecimento dos
insumos necessários ao funcionamento da instituição, devendo
ocorrer em tempo oportuno, com qualidade assegurada e menor
custo possível. O gerenciamento dos estoques deve ainda
atender a duas premissas básicas:

•Não pode haver excessos

•Não pode haver faltas

Planejamento de Compra
Planejamento de Compra

POLÍTICA DE AUTORIZAÇÃO DE COMPRAS

Classificação N. de Itens Consumo mat/med Nível de Decisão Compra

Valor de R$ 2008

Itens A 289 itens = 6,8% 28.962.766,00 = 75% Superintendência e Gerência

Itens B 440 itens = 10,4% 5.792.553,00 = 15% Superintendência e Gerência

Itens C 3.519 itens = 82,8% 3.861.702,00 = 10% Gerência e Compradores

Total: 4.248 R$ 38.617.001,00

Planejamento de Compra

SISTEMA DE SOLICITAÇÃO E ENTREGA DE MAT/MED

COMPRAS ANHAP, SINDIHOSPA E DE DISTRIBUIDORES

Curva ABC Estoque Estoque Tempo de Semana de Dia de

de Consumo Máximo Mínimo Reposição Entrega Entrega

A 20 d 10 d 15 d Primeira e terceira Segunda

B 20 d 10 d 15 d Primeira e terceira Segunda

C 60 d 10 d 30 d Terceira Quarta

COMPRA DE FABRICANTES

Curva ABC Estoque Estoque Tempo de Semana de Dia de

de Consumo Máximo Mínimo Reposição Entrega Entrega

A 20 d 10 d 7d Todas Terça

B 20 d 10 d 7d Todas Terça

C 60 d 10 d 30 d Segunda Terça
Planejamento de Compra
SISTEMA DE COMPRA POR DEMANDA
Itens programados por demanda são aqueles que possuem
difícil previsibilidade, porém logística de entrega facilitada,

Pedidos todas as segundas-feiras,

A autorização de compra é prévia no fechamento do contrato,

O comprador não necessita aguardar a assinatura do relatório

pela superintendência para encaminhar a compra.

Atuais Itens neste contexto:

Roche, Nutriport, Sanofi Aventis oncologia, Grifols, Johnson &

Johnson, Remicade.
Planejamento de Compra

ROTINAS EM DESENVOLVIMENTO
Planejamento de compra:

Rotina específica para compras programadas.

Solicitação automática de Mat/Med de curva “C” pelo sistema

MV:

Será gerado automaticamente pelo sistema MV a solicitação de

itens “C” para demanda de 60 dias, mensalmente na primeira
semana do mês para entrega na segunda semana.
Planejamento de Compra

ROTINAS EM DESENVOLVIMENTO
Adequação da compra programada:

Avaliar as programações na primeira semana de cada mês

visando as próximas entregas.

 Avaliação do relatório de itens críticos:

Análise diária dos itens abaixo do estoque mínimo e entrega

todas as sextas-feiras do indicador para Superintendência e
Gerência.
Planejamento de Compra
ROTINAS EM DESENVOLVIMENTO
Apontamento de mat/med com vencimento próximo

Todo o dia 15 de cada mês é encaminhado e-mail para todos os

envolvidos com os itens que vencerão no mês seguinte e
aqueles que vencerão no próximo semestre. Posteriormente
será avaliado cada item e encaminhado resolução.

Emissão do relatório de itens pendentes de entregas:

Relatório emitido todas as quintas e encaminhado para cada

comprador e para o gestor da área.
Planejamento de Compra
ROTINAS EM DESENVOLVIMENTO
Solicitação de ajuste de cotas de reposição do sistema MV e
Remanejo entre os estoques para evitar compras:

O ajuste de cotas deverá ficar com o setor de planejamento e

controle, onde será utilizado o método estastístico baseado no
consumo. Itens com necessidade de aumento de cota sem
consumo constatado deverá ser solicitado através de formulário
criado especialmente para este caso.

Programação de compra de itens oncologicos:

Em conjunto com a Oncologia, será realizada a verificação da

agenda de pacientes para a próxima semana, auxiliando no
planejamento da compra e evitando faltas por consumo extra.
Controle de estoque

Controle de Estoque
Controle de estoque

Objetivos do Inventário Físico de Estoque

Redução das perdas pelo maior controle dos produtos;

Atualização de bancos de dados, possibilitando comprar e vender

corretamente;

Otimização dos níveis de estoque ;

Descobrir erros no processo, garantindo a integridade da informação;

Velocidade na tomada de decisões

REDUÇÃO DE PERDAS = AUMENTO DA RENTABILIDADE

Controle de estoque

CENÁRIO ATUAL DOS INVENTÁRIOS HMV

Setor Responsável
FARMÁCIA SHIRLEY
CTI AD. SHIRLEY
QUIMIOTERAPIA SHIRLEY Acuracidade
C.C SHIRLEY Mês Acuracidade física
ALMOX. CENTRAL MACHADO
MANUTENÇÃO MACHADO
referência monetária (R$) (quantidades)
EXPEDIENTE MACHADO
NUTRIÇÃO MACHADO
GASOTERAPIA MACHADO
dez/07 95,45% 54,13%
EMERGÊNCIA MARLI
ENDOSCOPIA FABIANA jun/08 98,27% 52,86%
LITOTROPSIA ELPÍDIO
ANGIOGRAFIA ELPÍDIO dez/08 98,98% 38,74%
CR MÁRCIA
HEMODIÁLISE VÂNIA jul/09 98,80% 49,61%
RADIO JANICE
IGUATEMI ANELISE Média 97,88% 48,84%
IGUATEMI ODONTO ANELISE
CTI PED. ANDRÉIA AMORIN
C.O. ANDRÉIA AMORIN
UNIFORMES GISLAINE
ROUPARIA LIANE PICCOLI
Controle de estoque

CRÍTICAS REGISTRADAS NO RELATÓRIO DA GENECON

“verificou-se vários itens armazenados em diferentes pontos do almoxarifado central.
A multilocalização dificulta o controle da totalidade das quantidades em estoques,
além de dificultar a ordenação do consumo do item quanto ao seu vencimento”
“Na Endoscopia foi observada durante o inventário a realização das contagens
apenas com um inventariante por item. O melhor procedimento seria o trabalho em
duplas (equipe) de forma a melhorar a qualidade das contagens e garantir o correto
registro, evitando o retrabalho”.”
“Na Farmácia, assim como ocorrido no Almoxarifado Central, alguns inventariantes
consultavam as quantidades existentes no sistema para a realização da 1a
contagem. O procedimento não pode ser realizado, pois invalida a licitude do
processo de inventário, desqualificando-o, devido a falta de independência nas
contagens”
“No Almoxarifado Central houve consulta às quantidades em estoque dos itens
inventariados durante a realização das contagens, pela realização das contagens
com palms, dando acesso às informações. Procedimento inadequado e grave, pois
invalida a licitude de todo o processo de inventário”
Controle de estoque

ROTINAS EM DESENVOLVIMENTO
Inventário geral dos estoques:

Procedimento formal realizado semestralmente em todas os

Almoxarifados do HMV.

Inventário cíclicos dos estoques:

Criação de procedimento para a realização de inventários

cíclicos:

•Realização de inventários cíclicos mensais para as áreas com

acuracidade física inferior a 75%;
•realização de inventários cíclicos bimestrais para as áreas com
acuracidade física superior a 75%
Controle de estoque

ROTINAS EM DESENVOLVIMENTO
Auditoria por amostragem dos recebimentos:

Diariamente serão realizadas abordagens nos recebimentos de

mercadorias do HMV, comparando aleatoriamente os itens
fisicamente recebidos com os que constam nas notas fiscais
lançadas no sistema.

Elaboração e mensuração de indicadores.

Esta é a melhor forma de controle, concluindo indicadores e

trabalhando em cima dos fatos mostrado nele, avaliando e
tomando as decisões necessárias para cumprir os objetivos
propostos.
Gestão de Estoque

Indicadores e metas propostas até 31/12/2010

Perda na compra de urgência:

2009: R$ 52.000,00
Meta 2010: R$ 40.000,00
Redução: R$ 12.000,00
Perda por vencimento:

2009: R$ 52.000,00
Meta 2010: R$ 40.000,00
Redução: R$ 12.000,00
Compra direta de fabricantes

Média 2009: 65%

Meta 2010: 80%
Aumento de 15%
Gestão de Estoque

Indicadores e metas propostas até 31/12/2010

Compra com autorização prévia (itens A e B)

Média 2009:
Meta 2010: 95%
Aumento:
Número de itens comprados de urgência:

Média 2009:
Meta 2010:
Redução:

Média 2009:
Meta 2010:
Aumento de
“O gênio é um por cento de inspiração e noventa e nove por cento de
transpiração." (Thomas Edison)