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P01 - Controle de Documentos e Registros
P01 - Controle de Documentos e Registros
01/01/2011
Reviso
Cdigo
P01
Folha:
1 de 6
Controle de Documentos e
Registros
Rev. 00
Nome
Assinatura
Elaborado
por
Verificado
por
Aprovado
por
Data
Descrio
00
01/01/2011
Emisso Inicial
III - OBJETIVO
Este presente procedimento tem por objetivo estabelecer a sistemtica de controle de
documentos e registros do Sistema de Gesto da Qualidade. Todas as regras de elaborao e
aprovao de documentos, distribuio, armazenamento e segurana esto contidas nesse
procedimento.
IV APLICAO
Aplicvel a todos os documentos do Sistema de Gesto da Qualidade e aos documentos externos
a organizao que afetam a capacidade de entregar os produtos e servios aos clientes nos
requisitos especificados.
V Termos e definies
Formulrios So documentos editveis onde algum tipo de informao pode ser inserida. Por
exemplo, formulrio de compras, formulrios de preenchimento de formaes de candidato a vaga
de trabalho, etc.
Registros Uma vez que os formulrios so preenchidos eles passam a ser chamados de
registros.
Documentos Incluem poltica, objetivos, manuais, procedimentos, instrues de trabalho,
formulrios e registros.
DOCUMENTO ORIGINAL
Data
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Controle de Documentos e
Registros
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2. Estrutura de um procedimento
Os procedimentos do SGQ devem possuir uma formatao nica, de acordo com o descrito neste
procedimento.
Todos os documentos do SGQ devem conter um cabealho com as seguintes informaes:
Data da Reviso do documento;
Nmero da Reviso;
Cdigo do documento;
Numero da pgina atual e quantidade total de pginas;
Logotipo da organizao;
Nome do documento;
Nas primeiras pginas do documento devero ser descritos:
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Registros
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3. Elaborao de documentos
Cabe aos setores/processos identificarem a necessidade de elaborao de documentos, sempre
com o suporte tcnico do Coordenador de Qualidade. So trs as etapas na produo de um
documento: elaborao, verificao e aprovao. Recomenda-se que eles sigam a estrutura
hierrquica da empresa.
Cabem aos Coordenadores e Gerentes a elaborao de documentos, ou outra pessoa
qualificada designada por eles. Todos os documentos do SGQ devem ser revisados pelo
Coordenador da Qualidade para a verificao a adequao dos documentos aos requisitos
estabelecidos por este procedimento, caber a este solicitar do elaborador do documento a quais
processos/reas e em quais formatos devem estar disponveis os documentos. A aprovao ser
responsabilidade do superior imediato a aquele que elaborou o documento, aps a assinatura do
elaborador e do verificador do mesmo.
Uma vez elaborado o documento o processo de armazenamento e distribuio dever ser feito
pela rea da Qualidade de acordo com as informaes fornecidas pelo elaborador de acordo com
o item 6 deste procedimento Controle de Distribuio da Documentao.
Os documentos devem ser objetivos e sem ambigidades, com redao e linguagem apropriada
ao grau de competncia dos colaboradores da organizao.
Qualquer colaborador poder sugerir a reviso de documentos ao responsvel pela elaborao.
Data
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Registros
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Nome do documento;
Reviso;
Data Reviso;
Pginas;
Elaborador;
Destinatrio;
A lista mestra um formulrio que ser atualizado sempre que uma verso de um documento for
revisada ou ocorrer a emisso inicial de algum documento.
Deve ser atualizada pelo
Coordenador da Qualidade e por isso um registro do SGQ que evidencia quais processos
devem receber quais documentos. Cabem aos elaboradores dos documentos junto ao
Coordenador da Qualidade, definir quais processos/reas devero receber cada documento.
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Registros
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Fbrica
Obras Externas
A cada nova reviso de documentos o Coordenador da Qualidade deve atualizar a pasta virtual e
a pasta fsica, verificar se os documentos revisados devem ser substitudos na pasta de
documentos da Fbrica e nas Obras Externas.
Sempre que uma obra externa for executada uma pasta com todos os documentos do SGQ
(aplicveis aquela obra) dever estar disponvel para trabalho, dever ser emitida uma P01A_
GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS em uma via que dever ser assinada pelo emissor e o
remetente do documento. A mesma Guia deve ser emitida quando uma obra externa estiver em
andamento e houver alteraes em alguns dos documentos presentes naquela obra.
Em documentos tanto distribudos de forma eletrnica como de forma impressa devero conter no
rodap ou a tarja CPIA CONTROLADA ou CPIA NO CONTROLADA na pgina inicial do
documento.
Todos os documentos que se tornarem obsoletos ou tiverem novas revises devero ser
arquivados na pasta do SGQ\Controle Documentos e Registros\Obsoletos. No so
arquivados documentos impressos que se tornarem obsoletos.
7. Controle de Registros
Em cada procedimento dever ser descrito como os registros, referentes a aquele procedimento,
devero ser elaborados e armazenados. Cabe ao procedimento explicar sobre os formulrios em
anexo de sua responsabilidade.
Os registros da qualidade devero ser mantidos na organizao por no mnimo dois anos, ou o
tempo que um procedimento ou legislao aplicvel assim o exigir. importante que os registros
sejam legveis e no contenham rasuras.
Registros de origem externa so considerados documentos de origem externa.
A seguinte tabela dever ser colocada em todos os procedimentos que possurem registros
referenciados no item ANEXOS.
Nome do
Registro
Mdia
Local de
Armazenamento
Indexao
Responsvel
pela proteo e
recuperao
Tempo
de
reteno
Descarte
Data
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Registros
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9. Anexos
Nome do
Registro
P01A_Guia
de Remessa
de
documentos
P01C_Lista
Mestra de
Documentos
P01B_Lista
de
Documentos
de Origem
Externa
Mdia
Eletrnica
ou
impressa
Eletrnica
Local de
Armazenamento
Indexao
Responsvel
pela proteo
e recuperao
Com
cada
destinatrio
Sequencial
Pasta Eletrnica
da Qualidade
Pasta Eletrnica
da Qualidade
Normas
ABNT NBR ISO 9001:2008
ISO/TR 10013
Procedimentos
Formulrios
Descarte
Destinatrio
2 anos
Destruio
No
aplicvel
Coordenador
da Qualidade
Infinito
NA
No
aplicvel
Coordenador
da Qualidade
Infinito
NA
Eletrnica
Tempo
de
reteno