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Apostila Auxiliar Administrativo
Apostila Auxiliar Administrativo
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
PROGRAMA DE EDUCAO
PROFISSIONAL
PARA ADOLESCENTES
.
SUMRIO
INTRODUO------------------------------------
05
PARTE I
1 CARACTERSTICAS DO PROFISSIONAL
DE SUCESSO
1.1
Trabalho e Sucesso-----------------------------06
1.2
O que faz um auxiliar administrativo?-------07
1.3
Organizao administrativa-------------------- 09
1.4
Caractersticas de um bom profissional------10
1.5
O que uma empresa---------------------------16
1.6
Elementos de uma empresa--------------------16
PARTE II
2 RELAES HUMANAS
2.1
Importncia das relaes humanas-----------19
2.2
Diferenas Individuais--------------------------19
2.3
Relaces interpessoais-------------------------20
2.4
Grupo
X
Equipe----------------------------------21
2.5
Dez mandamentos do participante
6
de uma equipe-------------------------------------------2.6
Convivncia
Profissional------------------------- 22
2.7
Como
ganhar
a
simpatia
pessoas------------ 23
2.8
Relaes
lder
liderados------------------------24
PARTE III
3 LINGUAGEM E COMUNICAO
3.1 Linguagem: Culta e Coloquial--------------------3.2 O que comunicao?------------------------------3.3 Os tipos de comunicao---------------------------3.4 Comunicao a servio da qualidade-------------3.5 A importncia do atendimento aos clientes-------
22
das
x
26
27
27
27
28
PARTE IV
4 TICA
4.1
A
Importncia
tica----------------------------32
4.2
tica,
Moral
Direito------------------------------ 32
4.3
tica
Profissional----------------------------------4.4
Cdigo
tica------------------------------------33
PARTE V
5 USO DE EQUIPAMENTOS
5.1
O
trabalho
tecnologia-------------------------- 35
5.2
Microcomputadores
Internet-------------------- 35
da
e
33
de
a
e
5.3
Aparelho
de
Fax-----------------------------------36
5.4
Copiadora-----------------------------------------36
5.5
O
telefone-----------------------------------------37
PARTE VI
6 ARQUIVO
6.1 A Importncia dos Arquivos---------------------6.2 A Funo do Arquivo-----------------------------6.3 Caractersticas de um Arquivo------------------6.4 Perfil dos Profissionais--------------------------6.5 Existe uma maneira de saber se Importante
ou no guardar determinado documento? ---------6.6 Tempo de Guarda de Documentos-------------6.7 Agentes Exteriores que danificam os documentos
PARTE VII
7 GLOBALIZAO
7.1 O que Globalizao-------------------------------7.2 Conjuntura Internacional--------------------------7.3 Desemprego Estrutural----------------------------7.4 Novo papel das Empresas Transnacionais-----7.5 Os Impactos da Globalizao-------------------7.6 Globalizao e o Meio Ambiente---------------PARTE VIII
8
MERCADO DE TRABALHO
8.1 A Competncia no Mercado de Trabalho---------8.2 A Mulher no Mercado de Trabalho----------------8.3 As Transformaes no Contedo do Trabalho
e nas formas de Emprego--------------------------------
40
40
40
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42
42
43
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45
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PARTE IX
9
E OS
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60
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PARTE X
10
10.1 O trabalho do adolescente--------------------------10.2 Estresse e trabalho----------------------------------10.3 Satisfao com o trabalho-------------------------10.4 Satisfao com o trabalho e a cidadania
organizacional---------------------------------------------10.5 postura e organizao-------------------------------
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77
78
BIBLIOGRAFIA-----------------------------------------
82
79
79
INTRODUO
O curso de Auxiliar Administrativo destina-se a todos os
que pretendem executar funes na rea de apoio
administrativo, uma das reas consideradas mais importantes
dentro das empresas e organizaes. A ocupao de um cargo
de auxiliar administrativo envolve uma srie de atividades e
tarefas imprescindveis ao funcionamento de uma empresa,
9
10
CARACTERSTICAS DO PROFISSIONAL DE
SUCESSO
1.1 TRABALHO E SUCESSO
Existem hbitos e competncias reconhecidamente
necessrias para obtermos resultados na busca do sucesso
profissional. A pessoa de sucesso reconhecida de longe. No
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13
14
15
22
Muito obrigado;
Bom dia;
Com licena;
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10. Honestidade
A honestidade est relacionada com a confiana que nos
depositada, com a responsabilidade perante o bem de
terceiros e a manuteno de seus direitos. muito fcil
encontrar a falta de honestidade quanto existe a fascinao
pelos lucros, privilgios e benefcios fceis, pelo
enriquecimento ilcito em cargos que outorgam autoridade e
que tm a confiana de uma coletividade. J ARISTTELES
(1992, p.75) em sua "tica a Nicmanos" analisava a questo
da honestidade:
Outras pessoas se excedem no sentido de obter
qualquer coisa e de qualquer fonte, por exemplo, os que fazem
negcios srdidos, os proxenetas e demais pessoas desse tipo,
bem como os usurrios, que emprestam pequenas importncias
a juros altos. Todas as pessoas deste tipo obtm mais do que
merecem e de fontes erradas. O que h de comum entre elas
obviamente uma ganncia srdida, e todas carregam um
aviltante por causa do ganho e de um pequeno ganho, alis.
Com efeito, aquelas pessoas que ganham muito em fontes
erradas, e cujos ganhos no so justos, por exemplo, os tiranos
quando saqueiam cidades e roubam templos, no so
chamados de avarentos, mas de maus, mpios e injustos.
So inmeros os exemplos de falta de honestidade no
exerccio de uma profisso. Um psicanalista, abusando de sua
profisso ao induzir um paciente a cometer adultrio, est
sendo desonesto. Um contabilista que, para conseguir aumentos
de honorrios, retm os livros de um comerciante, est sendo
desonesto. A honestidade a primeira virtude no campo
profissional. um princpio que no admite relatividade,
tolerncia ou interpretaes circunstanciais.
11. Sigilo
O respeito aos segredos das pessoas, dos negcios, das
empresas, deve ser desenvolvido na formao de futuros
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13. Prudncia
Todo trabalho, para ser executado, exige muita
segurana. A prudncia faz com que o profissional analise
situaes complexas e difceis com mais facilidade e de forma
mais profunda e minuciosa, contribuindo para a maior
segurana, principalmente das decises a serem tomadas. A
prudncia indispensvel nos casos de decises srias e graves,
pois evita os julgamentos apressados e as lutas ou discusses
inteis.
14. Coragem
Todo profissional precisa ter coragem, pois "o homem
que evita e teme a tudo, no enfrenta coisa alguma, torna-se um
covarde" (ARISTTELES, p.37). A coragem nos ajuda a reagir
s crticas, quando injustas, e a nos defender dignamente
quando estamos cnscios de nosso dever. Nos ajuda a no ter
medo de defender a verdade e a justia, principalmente quando
estas forem de real interesse para outrem ou para o bem
comum. Temos que ter coragem para tomar decises,
indispensveis e importantes, para a eficincia do trabalho, sem
levar em conta possveis atitudes ou atos de desagrado dos
chefes ou colegas.
1.5 Perseverana
Qualidade difcil de ser encontrada, mas necessria, pois
todo trabalho est sujeito a incompreenses, insucessos e
fracassos que precisam ser superados, prosseguindo o
profissional em seu trabalho, sem entregar-se a decepes ou
mgoas. louvvel a perseverana dos profissionais que
precisam enfrentar os problemas do subdesenvolvimento.
16. Compreenso
Qualidade que ajuda muito um profissional, porque
bem aceito pelos que dele dependem, em termos de trabalho,
facilitando a aproximao e o dilogo, to importante no
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35
36
Organizao por processo os indivduos
so agrupados por habilidades tecnolgicas em nvel de
especializao.
PARTE II
RELAES HUMANAS
2.1 IMPORTNCIA DA RELAES HUMANAS
Diante
do
crescimento
demogrfico,
mobilidade espacial de indivduos e de grupos,
multiplicidade de aspectos da vida moderna,
nmero elevado de instituies e de grupos aos
quais pertencemos (s vezes at mesmo
involuntariamente), contatos rpidos e superficiais
que necessitamos manter com diferentes pessoas
de classes sociais, alm de outros fatores, vieram
alertar os psiclogos, administradores, educadores
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38
Revelar segredos;
Fazer perguntas sobre assuntos pessoais;
Fazer visitas sem avisar;
48
Furar filas;
Entrar nos aposentos sem bater na porta;
Conversar tocando nas pessoas;
Falar sem olhar no rosto do interlocutor ou usando
culos escuros;
Usar palito;
Mascar chicletes;
Bocejar, tossir e espirrar sem colocar a mo na frente;
Tocar o doente que est acamado;
Falar mal da vida alheia;
Abusar de perfume;
Fumar no elevador;
Interromper os outros para contradizer e dar conselhos
que no foram pedidos;
Irritar-se ao ouvir opinies contrrias;
Ser o dono da verdade;
Excesso de curiosidade e ou de intimidade;
O uso da franqueza sem o devido tato;
Falar cuspindo;
Jogar lixo fora do local adequado;
Atingir os outros com guarda-chuvas;
Prender o elevador;
Se despedir dos outros obstruindo portas;
Conversar obstruindo as caladas;
Molhar os pedestres passando em poas de gua em dias
de chuva;
Deixar correspondncia sem resposta;
Discutir com o cnjuge em pblico;
Roubar a vaga de estacionamento de quem j estava
esperando;
Falar palavres;
49
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PARTE III
LINGUAGEM E COMUNICAO
3.1 LINGUAGEM: CULTA E COLOQUIAL
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55
57
A
COMUNICAO
DURANTE
O
ATENDIMENTO
A comunicao um processo inerente ao ser humano.
atravs dela que o indivduo ou grupo interage com outros
indivduos ou grupos, recebendo suas impresses sobre o que
foi comunicado. algo como um professor perguntar para sua
sala se a matria que acabou de ensinar foi compreendida.
Portanto, o processo de comunicao composto de
quatro elementos: emissor, receptor, mensagem e retorno,
tambm conhecido como feed-back. Alm disso, o processo de
comunicao realiza-se por vrios meios, principalmente
atravs da fala, da escrita e da expresso corporal. Atravs
desses meios os seres humanos interagem com o mundo.
importante perceber que os meios de comunicao
influenciam uns aos outros. Assim, no basta simplesmente a
comunicao verbal ocorrer, pois outros meios podem fazer
com que a mensagem seja compreendida de forma diferente
daquela que se deseja transmitir.
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62
PARTE IV
TICA
4.1 A IMPORTNCIA DA TICA
O ser humano vive em sociedade, convive com outros
seres humanos e, portanto, cabe-lhe pensar e responder
seguinte pergunta: Como devo agir e pensar perante os
outros?. Trata-se de uma pergunta fcil de ser formulada, mas
difcil de ser respondida. Ora, esta a questo central da Moral
e da tica.
A sociedade atual tem realado e intensificado,
conceitos e idias de ambio, de desejo obsessivo e de
consumo exagerado de bens materiais, visto que se estabeleceu
que o prestgio social destinado somente queles que detm o
poder de compra. Prevalecendo, dessa maneira, o culto
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68
70
PARTE V
USO DE EQUIPAMENTOS
5.1 O TRABALHO E A TECNOLOGIA
Durante toda a vida, ns devemos estar em constante
aprendizado, necessrio atentar-nos para outros
conhecimentos e novas tecnologias, que vo expandindo-se
constantemente. J que a tecnologia evolui a passos largos e
rpidos, para dar contribuio competitivamente adequada ao
mundo do trabalho, qualquer profissional hoje deve aprender o
tempo todo.
Para acompanhar o desenvolvimento e os avanos
tecnolgicos, que tem se intensificado nos ltimos anos,
estando presente em vrios estabelecimentos e servios que
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74
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gesto
de
documentos
arquivsticos
um
procedimento
fundamental
na vida de uma
empresa
pblica
ou
privada. Para
tomar
decises,
recuperar
a
informao e
preservar
a
memria
institucional
preciso
estabelecer um conjunto de prticas que garanta a organizao e
preservao dos arquivos. Em toda empresa, existe um grande
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82
84
10 anos
20 anos
Pasta
multiuso
Memorandos
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II. QUMICOS
Acidez do Papel - Os papis brasileiros apresentam um
ndice de acidez elevado (pH 5 em mdia) e portanto
uma permanncia duvidosa. Somemos ao elevado ndice
de acidez, o efeito das altas temperaturas predominante
nos pases tropicais e subtropicais e uma variao da
umidade relativa, teremos um quadro bastante
desfavorvel na conservao de documentos em papel.
Dentre as causas de degradao do papel, podemos citar
as de origem intrnseca e as de origem extrnsecas.
Poluio Atmosfrica - A celulose atacada pelos
cidos, ainda que nas condies de conservao mais
favorveis. A poluio atmosfrica uma das principais
causas da degradao qumica.
Tintas - a tinta um dos compostos mais importantes
na documentao. Foi e usada para escrever em
papis, pergaminhos e materiais similares, desde que o
homem sentiu necessidade de registrar seu avano
tcnico e cultural, e ainda indispensvel para a criao
de registros e para atividades relacionadas aos interesses
de vida diria.
III. BIOLGICOS
Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a
arquivos e bibliotecas, destruindo colees e documentos
preciosos. Os principais insetos so:
Anobideos (brocas ou carunchos)
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Thysanura (traa)
Blatta orientalis (barata)
Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles
produzem pigmentos que mancham o papel.
Roedores - A luta contra ratos mais difcil que a preveno
contra os insetos. Eles podem provocar desgastes de at 20% do
total do documento.
IV. AMBIENTAIS
Ventilao - um outro fator a considerar como elemento que
favorece o desenvolvimento dos agentes biolgicos, quando h
pouca aerao.
Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento
dos agentes biolgicos sobre os materiais grficos, a presena
de p.
V. HUMANOS
O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos um
outro inimigo dos livros e documentos, embora devssemos
imaginar que ele seria ser o mais cuidadoso guardio dos
mesmos.
PARTE VII
GLOBALIZAO
7.1 O QUE GLOBALIZAO
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95
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100
101
105
112
PARTE IX
ELEMENTOS E ASPECTOS PROFISSIONAIS E
OS PROCESSOS SELETIVOS
9.1 EMPREENDEDORISMO
Se o empreendedor estiver preparado e der tudo de si, a
probabilidade de fracasso do negcio provavelmente pequena.
isso que se pode constatar com a convivncia com pequenos
empreendedores de vrios segmentos - tanto com aqueles que
no lograram obter sucesso no negcio, quanto com aqueles
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115
117
125
PRINCPIOS
O que Cooperativismo?
a unio de pessoas voltadas para um objetivo comum,
sem visar lucro.O cooperativismo, como o prprio nome j diz,
tem como sua maior finalidade, libertar o homem do
individualismo, atravs da cooperao entre seus associados,
satisfazendo assim as suas necessidades.
Defende a reforma pacfica e gradual da coletividade e a
soluo dos problemas comuns atravs da unio, auxlio mtuo
e integrao entre as pessoas. Busca a correo de desnveis e
injustias sociais com a repartio equilibrada e harmoniosa de
bens e valores.
Princpios do cooperativismo
1. Adeso livre e voluntria - Cooperativas so
organizaes voluntrias abertas para todas as pessoas
aptas para usar seus servios e dispostas a aceitar suas
131
2.
3.
4.
5.
A bandeira
O Cooperativismo possui uma bandeira formada pelas sete
cores do arco-ris, smbolo de paz e esperana. Cores da
bandeira do Cooperativismo:
Cada uma das cores tem um significado prprio.
134
9.6
ORIENTAES
PARA
ELABORAR
UM
CURRCULO
O currculo bem elaborado atrai, o currculo mal
elaborado afasta.
Antigamente, destacar-se pelo currculo era usar papel
rosa, arrumar o texto em blocos agrupados e densos, com
informaes que comeavam com o seu curso de primeiro grau,
incluam seus hobbies prediletos, estado da sade e situao
matrimonial. Esquea este tipo de currculo!
Hoje, mudou o mercado de trabalho, e mudaram os
currculos. Seja voc candidato a uma vaga de presidente,
vendedor ou escriturrio, o que o seu currculo deve fazer
evidenciar suas habilidades, conquistas e experincia, e nisso
que voc vai se distinguir de uma multido de outros
candidatos. Este o currculo moderno e eficaz!
UM BOM CURRCULO...
- apresenta um resumo breve, objetivo e conciso, mas ao
mesmo tempo claro, abrangente e verdadeiro sobre a sua
experincia passada.
- deve ser cuidadosamente atualizado, muito bem e
corretamente escrito, e adequadamente formatado.
- faz voc se destacar em uma pilha de outros
currculos.
- chama a ateno de quem o l e faz aumentar as suas
chances de conseguir a entrevista de emprego.
FUNES DO CURRCULO
Para quem est empregado, o currculo importante
porque pode ser solicitado para apoiar um processo de
promoo, para um convite para um novo emprego, para
mostrar a clientes e fornecedores. No se deve nunca descuidar
dele, se se quiser causar uma impresso positiva.
135
136
*Cores
O currculo deve ser agradvel leitura, e, portanto
discreto. No mximo, utilize para imprimir um papel de tom
pastel, claro, em vez do branco, mas nada, alm disso.
E como destacar informaes?
Use recursos como o negrito e o itlico do seu
processador de texto, e evite variar tipos de fonte para no
transformar o currculo numa salada grfica, que incomodaria a
quem o lesse.
* Listas extensas de qualquer natureza
Se a sua relao de empregos muito grande, selecione
apenas os ltimos cinco empregos de sua carreira. E mencione
no sumrio de qualificaes que tem mais experincia do que
est mostrado a seguir.
Em alguns casos importante colocar todas as
informaes, como nos currculos de cientistas ou mdicos,
para cujos empregadores os artigos publicados so importantes,
assim como o detalhamento dos congressos de que o
profissional participou. Mas, de maneira geral, essas
informaes s entediam a quem vai ler o currculo.
* RG, CIC e outros nmeros de documentos
No perca tempo inserindo nmero do CIC, ou do
Ttulo de Eleitor, ou mesmo da Carteira Profissional. Se algum
tiver interesse nesses documentos, ser o Departamento de
Pessoal no momento em que for efetivar a sua contratao.
Nunca antes.
* Razes de ter deixado o emprego anterior
Esta informao importante para o seu empregador,
mas deve ser discutida no momento certo. E o momento certo
a entrevista pessoal.
* Referncias
138
respeite-as.
Procure no variar a fonte das letras, mas aproveite os recursos
139
DADOS PESSOAIS
Espao fundamental para dar incio ao contato entre
voc o empregador. Por isso, mantenha as informaes sempre
atualizadas. Dados como altura, peso, hobbies e fumante ou
no-fumante no so descriminatrios. Eles influenciam as
decises do selecionador, dependendo do tipo de vaga de
emprego. Verifique principalmente se preencheu corretamente
sua atual situao (empregado ou desempregado) e se est
coerente com a informao de sua experincia profissional.
Muitos candidatos informam que esto empregados, mas ao
verificar a data de sada da ltima empresa, verificamos que
est desempregado. Os selecionadores passam pela mesma
dvida e ficam sem saber se o candidato est desempregado ou
se trabalhou como free-lancer durante algum tempo. Lembre-se
de informar corretamente seu(s) telefone(s) e e-mail, afinal
voc quer ser encontrado pelas empresas, certo?
Possui, Aceita, Informtica
Se no possui carro prprio e a vaga exige carro
prprio, seu currculo tem muito menos chance de ser
interessante para a empresa. Se informar que aceita apenas
141
144
__________________
Fulana da Silva
Braslia-DF, Novembro de 2005.
151
UM
152
153
154
PARTE X
SADE E SEGURANA NO TRABALHO
10.1 O TRABALHO DO ADOLESCENTE
As preocupaes com a sade e a segurana no trabalho
tem por objetivo adotar prescries mnimas com vista a
promover a melhoria, nomeadamente das condies de
trabalho, e garantir um melhor nvel de proteo da segurana e
da sade dos trabalhadores.
Esta diretiva aplica-se a qualquer pessoa com idade
inferior a 18 anos que tenha um contrato de trabalho ou uma
relao de trabalho definida pelo direito em vigor num Estado
e/ou sujeita ao direito em vigor num Estado.
Os Estados podem prever que a diretivas no se aplique
aos trabalhos ocasionais ou de curta durao relacionados com
o servio domstico exercido em casa particular, ou ao trabalho
157
O empregador dever:
proteger a segurana e a sade dos jovens,
avaliar os riscos para os jovens relacionados com o seu
trabalho,
proceder a um exame e vigilncia da sade dos jovens,
informar os jovens e os representantes legais das
crianas sobre os eventuais riscos para a segurana e a
sade
10.2 ESTRESSE E TRABALHO
Talvez o ambiente do trabalho tenha se modificado e
acompanhado o avano das tecnologias com mais velocidade
do que a capacidade de adaptao dos trabalhadores. Os
profissionais vivem hoje sob contnua tenso, no s no
ambiente de trabalho, como tambm na vida em geral.
H, portanto, uma ampla rea da vida moderna onde se
misturam o estresse do trabalho e o estresse da vida cotidiana.
A pessoa, alm das habituais responsabilidades ocupacionais,
alm da alta competitividade exigida pelas empresas, alm das
necessidades de aprendizado constante, tem que lidar com os
estresses normais da vida em sociedade, tais como a segurana
social, a manuteno da famlia, as exigncias culturais, etc.
bem possvel que todos esses novos desafios supere os limites
adaptativos levando ao estresse.
O tipo de desgaste que as pessoas esto submetidas
permanentemente nos ambiente e as relaes com o trabalho
so fatores determinantes de doenas. Os agentes de estresses
psicosociais so to potentes quanto os microorganismos e a
insalubridade no desencadeamento de doenas. Tanto o
operrio, como o executivo, pode apresentar alteraes diante
dos agentes de estresse. O desgaste emocional a que pessoas
so submetidas nas relaes com o trabalho fator muito
significativo na determinao de transtornos relacionados ao
159
161
Aparelhos de telefone
Este um equipamento primordial para muitas
atividades hoje. A todo o momento estamos recebendo ligaes,
independente de nossa funo. Assim deve posicion-lo
prximo ao terminal do computador, em local em que no
necessite fazer grandes malabarismos para acess-lo. Ele deve
ficar no raio de alcance de suas mos, sem que precise
desencostar de sua cadeira para peg-lo.
164
165
BIBLIOGRAFIA
BATEMAN, T. S. & SNELL, S. A. (1998). Administrao:
Construindo Vantagem Competitiva. Ed. Atlas. So Paulo
SP.
RIBEIRO, O. M. (1999). Contabilidade Geral. Ed. Saraiva.
So Paulo SP
RODRIGUES, F. F. A.; COELHO, C. U. F. & BARRACA, R.
(1999). Noes de Apoio Administrativo. Ed. DFP. Rio de
Janeiro RJ.
CHIAVENATO, I. (2000) Introduo Teoria
Administrao. Ed. Campus. Rio de Janeiro- RJ.
da
166
H.
(1998).
Qualidade
no
atendimento:
grande
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