CONTROLE DE ENTREGA DE MATERIAL E PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

A ferramenta apresentada é uma planilha compartilhada e preenchida pela equipe financeira da OM, e sob responsabilidade do Fiscal
Administrativo, que auxilia e assessora o Ordenador de Despesa no controle dos prazos de entrega dos materiais e prestação de serviços. A
planilha tem como objetivo controlar os empenhos que dão entrada ao Setor de Material (ALMOX) e os serviços contratados.
Em cada coluna são preenchidas as seguintes informações:
1. DATA: data de emissão do empenho;
2. NE: número do empenho;
3. MATERIAL/SERVIÇO: especificação sucinta do material ou do serviço;
4. VALOR: valor do empenho;
5. FISCAL DO EMPENHO: militar responsável (padrinho do empenho) por cobrar a entrega, por notificar e futuramente pela execução do
Processo Administrativo;
6. EMISSÃO: contagem dos dias que o empenho foi emitido (fórmula =MINUS(HOJE();coluna DATA);
7. ENVIO DO EMPENHO: data que o encarregado do setor enviou o empenho assinado pelo Ordenador de Despesa (OD).
8. DIAS ENVIO: refere-se ao início da contagem do dias para notificar ou instaurar o processo administrativo. Neste momento, o padrinho
do empenho torna-se o responsável pelo acompanhamento.
9. STATUS: coluna da planilha que controla o “status” do empenho, bem como as providências que deverão ser tomadas quando o material
ou o serviço não foram prestados. Na célula “STATUS” foram validadas as seguintes informações:
a. Verificar: o encarregado do Almoxarifado deverá verificar se o empenho foi recebido pela empresa;
b. Transportadora: significa que a empresa já enviou o material. O encarregado de material deverá solicitar o envio da Nota Fiscal
(NF), a fim de verificar a veracidade da informação repassada;
 c. Com previsão de entrega: A entrega ou início do serviço existe uma previsão porém não houve o faturamento da NF, apenas
uma informação da empresa.
d. Entregue: Produto entregue ou serviço executado. O Setor Financeiro deverá despachar a NF na reunião administrativa.
e. Global: Tipo de empenho
f. Saldo Residual: mesmo após a execução do serviço existe ainda um saldo que deverá ser anulado. ATENÇÃO! O Encarregado
do Setor de Material deverá solicitar para o Fiscal Adm, via DIEX, a anulação do saldo residual do empenho;
g. Fazer Notificação: Ao completar 31 dias do prazo de entrega o Encarregado do Setor de Material confecciona a Notificação para
despacho com o OD.
h. Notificada: empresa já notificada o encarregado do Almox deverá lançar na célula SITUAÇÃO as informações da notificação,
bem como a mensagem de recebimento da empresa;
i. Processo Administrativo (PA): Após 40 dias, o Encarregado do Setor de Material despacha a portaria que instaura o PA.
j. Anulação: Quando a empresa manifesta a impossibilidade ou quando é de interesse da OM ou finaliza a PA;e
k. Resto a Pagar: informação gerada no final do ano para o setor financeiro quando as empresas sinalizam a impossibilidade de
entregar ou prestar o serviço durante o corrente ano.

10. INÍCIO DO PA: Data de início PA deverá ser inserido o dia que a Portaria de Abertura do PA foi assinada pelo OD.
11. DIAS DO PA: Célula de controle do Fiscal Adm e do OD para que os processos findem dentro do prazo determinado e a solução seja
despachada na Reunião Administrativa (fórmula =MINUS(HOJE();coluna DATA) em tempo oportuno;
12. SITUAÇÃO: Informações que são lançadas e atualizadas pelo Encarregado do Setor de Material. Caso o material tenha sido entregue
ou serviço prestado deverá lançar o número da NF para controle do setor financeiro.
13. PROCESSO ADMINISTRATIVO (SOLUÇÃO): Após o término do PA a solução será lançada para controle.
 O preenchimento é feito de forma compartilhada e dinâmica pelos seguintes agentes da administração:
● Fiscal Administrativo (EDITOR): coordena os lançamentos realizados e cobra que todos os prazos sejam cumpridos;
● Encarregado do Setor de Material (EDITOR): insere a maioria das informações e esclarece todos os lançamentos na planilha;
● Chefe da Salc (EDITOR): militar responsável por inserir a data, o número dos empenhos, o material/serviço e o valor;
● Encarregado do Setor Financeiro (VISUALIZADOR): controla através do lançamento das NFs o processo de liquidação e as Notas
Fiscais que deram entrada; e
● Fiscal do Empenho (VISUALIZADOR): é o militar que requisitou, cabe a ele repassar as informações ao encarregado de material em
caso de instauração de processo administrativo será também o responsável.

O compartilhamento é realizado por contas de e-mail que possuem capacidade de armazenamento em nuvem e ferramentas de edição de
planilha. Na "web'' existem ferramentas que são gratuitas, tipo o GOOGLE DRIVE e o GOOGLE PLANILHA, porém todos os participantes
deverão ter uma conta GMAIL. Sobre o sigilo das informações é importante esclarecer também que não é problema, pois o conteúdo do
empenho já existe no portal da transparência e o controle em si é um ato formal de toda administração pública.
A planilha apresentada, é uma boa prática que foi utilizada em 2020 no CPOR/PA e foi criada justamente para não perder o controle dos
empenhos (entrega de material e prestação de serviço), em consequência a vigilância do saldo em liquidação. O método serve também para
controlar o envio das Notificações, os prazos estabelecidos durante o Processo Administrativo e as Notas Fiscais que deverão ser despachadas.
Com base ainda nas informações da planilha, o Ordenador de Despesa poderá realizar um estudo da situação e decidir com mais precisão
a sanção a ser adotada para empresa que não cumprir o que está previsto no empenho.
O controle é apresentado em todas as reuniões administrativas para o Ordenador de Despesa. O Encarregado do Setor de Material é o
militar responsável por esclarecer as informações e entregar a documentação a ser assinada (notificação ou processo administrativo). O Fiscal
do Empenho também participa, porém somente quando for instaurado o Processo Administrativo. O Encarregado do Setor Financeiro controla
a NFs que deverão ser despachadas, evitando o atraso no pagamento dos fornecedores.
 Todo o preenchimento é monitorado pelos agentes envolvidos de forma dinâmica e dentro da esfera de atribuição de cada um deles, sendo
assim o controle se torna mais eficaz e oportuno.
Portanto, esta ferramenta foi criada para assessorar o Ordenador de Despesa e para aumentar o seu campo de visão, além de dar
serenidade nos processos de cobrança e pagamento dos fornecedores. A ferramenta permite também que o OD monitore o saldo a liquidar,
dando agilidade no processo finalístico da execução orçamentária, a fim de cumprir a meta estabelecida de LIQUIDAÇÃO das despesas .

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GUSTAVO DO AMARAL BERTON - TC INF
FISCAL ADMINISTRATIVO DO CPOR/PA
MODELO DE PLANILHA