Módulo: Técnicas Documentais – Documentação Administrativa

Comunicação escrita interna e externa da organização

O que é um oficio?

-O ofício nada mais é que uma correspondência oficial enviada a alguém,

normalmente funcionário ou autoridade pública. A diferença, em relação à

carta, é que o endereçamento ao destinatário vai ao final, após o endereço

do remetente, e colocado na margem esquerda.

Ou ainda e também:

Ofício pode definir-se como uma participação escrita em forma de carta

que as autoridades, as secretarias, as associações, etc., endereçam aos seus

subordinados, iguais ou superiores, em objecto de serviço público ou

particular.

  Actividade 

O Ministério da Educação enviou um ofício ao órgão de Gestão da Escola nº 1

de Telheiras a mandar encerrar a escola antes do fim do período:"... o

estado de degradação do edifício põe em risco a segurança de alunos,

professores e funcionários".
Tente reconstruir o referido ofício.

O Que é uma Circular?

O objectivo da circular é comunicar uma informação, por exemplo, mudança

de direcção ou telefone, mudança pessoal, abertura de uma nova

dependência ou programa, alteração de preço ou condições de venda,

anúncio de visitas, termo de um serviço, encerramento para férias, etc.

Os cuidados a ter é escrever com clareza, simplicidade e brevidade, já que

nos dirigimos a todos como se fosse a cada um. Os parágrafos devem ser

curtos e a expressão ordenada, assim como a conclusão deve ser afectuosa

e a assinatura manuscrita, o que contribui para cativar o leitor

Exemplo

Edmundo Martins

Fazendas e miudezas

Avenida Sacadura Cabral, 27

4560 Penafiel

                           Penafiel, 28 de Setembro de 2003

Amigo e Senhor

CIRCULAR

       Tenho a satisfação de levar ao conhecimento de Vª exª que o Banco Luso-Americano, com sede no

Porto e filiais em Braga, Viana do castelo e Coimbra, acaba de me nomear s/ correspondente nesta

cidade.

       Dadas as importantes relações comerciais existentes entre a nossa terra e a capital do Norte,

espero que Vª Exª se dignará aproveitar os n/ serviços para todas as transacções com aquele

importante e acreditado estabelecimento bancário, que estejam no âmbito das minhas atribuições.

      Com elevada estima me subscrevo

De Vª Exª
                  Muito atenciosamente

          Edmundo Martins

Actividade  

Como elemento da Associação Cultural da escola, redige uma circular

endereçada a todos os alunos da escola, convidando-os a participar no

festival desportivo nas férias da Páscoa do próximo ano.

O que é uma Acta?

A acta reproduz os factos, as decisões e opiniões reportadas a assembleias,

reuniões ou conselhos. É o relato oficial de tudo o que se passou durante a

reunião de uma instituição, departamento, secção, conselho ou grupo de

trabalho.

A acta é elaborada pelo secretário da reunião que tem a difícil e penosa

tarefa de, ao longo dela, recolher os apontamentos indispensáveis à sua

posterior elaboração. Deve ser escrita no livro de actas, cujas folhas devem

estar rubricadas e numeradas, pelo Presidente da Mesa da Assembleia, o

mesmo acontecendo com os termos de abertura e de encerramento.

A redacção da acta deve ser simples, concisa e clara; não deve haver

abreviaturas e os números tal como as datas escrevem-se por extenso;

intervalos em branco, entrelinhas e rasuras são eliminados.  

A acta é o meio de formação da "vontade colectiva"; o elemento de prova e

de interpretação dessa vontade; o registo da vida da instituição.

Conteúdo de uma Acta:

A acta deve conter os seguintes elementos:

1. Recebe o número que lhe calhar;

2. Começa com a indicação do dia, mês, ano e hora em que teve lugar a

sessão;

3. Indica o local da reunião;

4. Menciona o tipo de reunião: se ordinária, se extraordinária, se

realizada em primeira convocatória, se em segunda convocatória;

5. Indica o nome dos presentes;

6. Inclui a Ordem de Trabalhos, na íntegra e tal como foi enviada na

convocatória;

7. Refere a hora a que se iniciou e o número de sócios presentes;

8. Menciono a leitura, a votação e a aprovação da acta da sessão

anterior, caso exista para aprovação;

9. Regista as comunicações feitas pelo Presidente da Mesa;

10. Retém os nomes dos intervenientes e o resumo das suas

considerações;

11. Inclui ainda o resultado de qualquer votação que tenha tido lugar;

12. Regista a fórmula de encerramento;

13. Deve ser assinada pelo presidente e pelo secretário.

Exemplo

--------------------Acta número trinta e três------------------------------------

----Aos vinte e um dias do mês de Setembro, do ano de dois mil e três, pelas

vinte e uma horas, com a presença dos elementos da direcção da Associação

Cultural " O sonho", constituída pelos senhores António Pereira e Marco

Silva, teve lugar a reunião periódica da mesma direcção, presidida pelo vice-

presidente, António Pereira, com a seguinte Ordem de Trabalhos: Ponto

zero - Período de antes da Ordem de Trabalhos; Ponto um - Preenchimento

dos documentos do concurso; Ponto dois – Plano de Actividades para o

próximo ano. ----------------------------------------------------------------------

----Ponto zero: aberta a sessão, foi lida a acta da reunião anterior, que

depois de sofrer uma ligeira correcção gramatical, num período, foi

aprovada pelo Conselho e, de seguida. Assinada em prova de conformidade.

Na ausência do presidente, assumiu a direcção da reunião o vice-presidente,

que depois de saudar os presentes, declarou ser de interesse enviar a todos

os elementos da direcção fotocópia da acta aprovada, explicando que seria

um estímulo e um convite a estarem presentes em reuniões futuras.---------

-----Passou a palavra ao senhor tesoureiro, senhor Marco Silva que fez

alguns reparos sobre os gastos da associação e da necessidade de todas as

despesas serem justificadas e apresentarem factura.-------------------------

----Relativamente ao ponto dois da ordem de trabalhos foi apresentado e

discutido o plano de actividades da Associação, tendo suscitado alguma

discussão entre os presentes. No final foi aprovado por unanimidade.--------

----Nada mais havendo a tratar, pelas vinte e duas horas e quarenta cinco

minutos, deram-se por findos os trabalhos da reunião, da qual se lavrou a

presente acta que, depois de lida e aprovada, será por mim, assinada e pelo

vice-presidente.-------------------------------------------------------------------

O Secretário_______________________________

O Vice-Presidente

Convocatória

É um documento que chama os sócios para reunir, elaborado por quem tem

poderes institucionais para o fazer. Normalmente, é dada a conhecer por

aviso (ou postal) a cada participante, com a antecedência considerada

necessária – nas associações é de oito dias – contendo:

_ O dia, a hora e o local da reunião;

_ A respectiva Ordem de trabalhos;

_ O assunto ou assuntos a serem tratados na reunião;

_ O tipo de sessão ou reunião – ordinária ou extraordinária;

_ A data em que ele é feita;

_ A pessoa que a emite e o seu cargo;

_ A assinatura desta mesma pessoa.

  Actividade

Redige a acta da reunião convocada pela seguinte

 Convocatória

 
    Convocam-se todos os elementos da Associação de estudantes da Escola

Profissional de Braga, para uma reunião a realizar no dia 15 de Outubro de

2003, pelas 18H30 na sala do 2º ano de Secretariado, com a seguinte

Ordem de Trabalhos:

Ponto zero: Leitura e aprovação da acta da reunião anterior;

Ponto um: Discussão do plano de actividades para o ano lectivo 2003/2004;

Ponto dois: Apresentação das contas referentes ao ano lectivo transacto;

Ponto três: Outros assuntos.

Requerimento

O requerimento é a forma do cidadão se dirigir à autoridade, solicitando um

benefício, isto é, a satisfação de um interesse.

Exemplo:

(Requerimento à Câmara Municipal, solicitando provas de exame para a

obtenção de licença de condução de velocípedes a motor).

O requerimento compreende os seguintes elementos:

 Nome da autoridade, cargo por ele ocupado e órgão requerido -

colocam-se na parte superior direita;

 Identificação do requerente – é indispensável e deve apresentar

todos os dados julgados necessários ou convenientes: nome, número

do bilhete de identidade, estado civil, profissão, morada, número de

contribuinte, etc.
  Pedido ou objecto do requerimento – deve conter circunstâncias,

ocorrências e situações anteriores que possam, aos olhos da

autoridade, justificar o pedido;

 "Pede deferimento" – deferir é satisfazer o pedido, usando-se

frequentemente esta expressão com o significado de que o autor do

requerimento espera que o seu pedido seja atendido;

 Local, data e assinatura - são os elementos por que termina este

documento.

Exemplo

                                              Exmº.  Senhor

                                                                                      Presidente da Câmara Municipal de

                                                      Celorico da Beira

          António José da Silva Torres, solteiro, estudante, de 18 anos de idade, residente no lugar dos

Pinheiros, freguesia da Ponte, concelho de Celorico da Beira, contribuinte nº 265748, portador do

Bilhete de Identidade nº 871634, passado pelo arquivo de Identificação de Lisboa, em 17 de Maio de

2000.

         Vem requerer a Vª Exª se digne mandar sujeitá-lo às componentes provas de obtenção de

Licença para a condução de velocípedes com motor a que se refere o artigo nº 54 do Código da

estrada, aprovado pelo Decreto-Lei nº 39 672 de 20 de Maio de 1954.

Pede Deferimento

           Celorico da Beira, 23 de Março de 2003

           O requerente

           António J. da Silva Torres

                                          
Actividade

Dirija-se à sua Câmara Municipal e peça autorização para a colocação de

reclamos luminosos num estabelecimento comercial, que você pretende

abrir.

Memorando

É a correspondência interna de uma empresa, por exemplo, um determinado

departamento comunica-se com outro dentro da mesma empresa. Enquanto o

ofício é uma correspondência externa, ou seja, uma empresa comunica-se

com outra empresa ou órgão..

É um tipo de comunicação interna entre pessoas ou sectores de uma

empresa. Nele constam: quem o escreveu, sector do remetente, o

destinatário, sector onde o destinatário está locado, o assunto epigrafado,

descrição pormenorizada do assunto em epígrafe em poucas linhas.

É feito em duas vias.

A primeira segue, enquanto a segunda fica em seu arquivo para follow-up ou

cobrança de providencias.

Caso o assunto necessite do conhecimento de outros cargos pertinentes que

possam interferir na solução imediata do ali solicitado ou descrito, devem

constar no rodapé do referido memo, todas as pessoas e respectivos órgãos

que as sediam para os quais você remeterá cópias daquele documento.

Sendo o memorando uma comunicação escrita de consumo interno, somente

para funcionários e operários, não é tão formal quanto a carta comercial ou

ofício, por isso dispensa tratamentos de "prezado senhor" e fechos como

"atenciosamente", mas também não pode ser tão informal a ponto de ser

mandados, por eles, abraços e beijos. "É um modo de comunicar políticas,

decisões e instruções. Na actualidade, quando há uma rede de lojas ou

repartições públicas, o memorando é passado como fax.

Difere da carta comercial e do ofício por ter circulação limitada ao âmbito

da empresa, enquanto que a carta e o ofício destinam a interesses externos,

a clientes, leitores, representantes, fornecedores, autoridades.

Exemplo
Comunicado?

Comunicado é um tipo de aviso, ou recado oficial. Deve começar com o nome

da instituição, a seguir o número do comunicado e por quem está a ser feito,

data, a quem está a ser dirigido, mensagem.Veja o exemplo:

ESCOLA ESTADUAL " ____________________________

Com. Dir nº : _____

Em :____/ ____/ ___

Srs. Membros do Conselho Fiscal

...........................................

.........................................

.........................................

Contamos com sua valiosa colaboração

A Direção

______________

é algo usado para comunicar algo a alguém ou a um grupo de pessoas. O tipo

de linguagem usada depende consoante o destino do comunicado. Por

exemplo, um comunicado numa escola tem de ser algo de simples

compreensão enquanto que um comunicado na assembleia da republica é algo

com linguagem significativamente melhor.

Comunicaçao

Pode entende-se a comunicação como o intercâmbio de informação entre

sujeitos ou objectos. Deste ponto de vista, a comunicação inclui temas

técnicos (por exemplo, a telecomunicação), biológicos (por exemplo,

fisiologia, função e evolução) e sociais (por exemplo, jornalismo, relações

públicas, publicidade, audiovisual e meios de comunicação de massa).

A comunicação humana é um processo que envolve a troca de informações, e

utiliza os sistemas simbólicos como suporte para este fim. Estão envolvidos

neste processo uma infinidade de maneiras de se comunicar: duas pessoas,

tendo uma conversa face-a-face, ou através de gestos com as mãos,

mensagens enviadas utilizando a rede global de telecomunicações, a fala, a

escrita que permitem interagir com as outras pessoas e efectuar algum tipo

de troca informacional.

No processo de comunicação em que está envolvido algum tipo de aparato

técnico que intermedeia os locutores, diz-se que há uma comunicação

mediada.

O estudo da Comunicação é amplo e sua aplicação é ainda maior. Para a

Semiologia, o acto de comunicar é a materialização do

pensamento/sentimento em processos conhecidos pelas partes envolvidas.

Estes símbolos são, então, transmitidos e reinterpretadas pelo receptor.

Hoje, é interessante pensar também em novos processos de comunicação,

que englobam as redes colaborativas e os sistemas híbridos (anormais), que

combinam comunicação de massa e comunicação pessoal e comunicação

horizontal.
Muitos são os autores que definiram a comunicação humana, e nessa

variedade de definições se repete algo essencial da comunicação: sua

complexidade.  A comunicação humana é um processo constante, complexo e

activo que se distingue da comunicação animal por seu conteúdo simbólico,

isto é, as pessoas são capazes de compreender, interpretar, elaborar e

modificar signos (processos) e símbolos. A comunicação dá-se sempre: é

impossível não comunicar. Mesmo que estejamos calados, a olhar a parede,

estamos a emitir uma mensagem. O processo de comunicação está integrado

pelos seguintes componentes: emissor, que é quem elabora e põe em

circulação a mensagem; receptor, que recebe e interpreta; a mensagem, a

informação; meio, suporte físico através do qual se transmite a mensagem;

código, sistema de referência em função do qual se elabora e interpreta a

mensagem e o contexto, que é a situação social, histórica, geográfica e

psicológica do acto de comunicação em questão. Comunicar é pôr em

circulação uma determinada informação, em forma de mensagem, processo

que leva a compartilhá-lo. Comunicar é compartilhar, pormos a nós mesmos

como seres activos desse processo, posto que cada mensagem se codifica e

descodifica a partir da realidade individual. Comunicação provém de

comunhão: Comum união. Por ela, compreender o processo da comunicação

resulta fundamentalmente na compreensão de todo o processo do fenómeno

social, porque é nele que se mostram comuns as individualidades, histórias,

sentimentos, valores, modos de ver o mundo e circunstâncias das pessoas

que fazem a sociedade. E essas pessoas cada vez que se comunicam, fazem

uma comum união de toda essa informação, que é nada mais nada menos que
as mensagens que circulam diariamente, em qualquer lugar de qualquer

sociedade do mundo.

Informação

Informação é o resultado do processamento, manipulação e organização de

dados de tal forma que represente uma modificação (quantitativa ou

qualitativa) no conhecimento do sistema (pessoa, animal ou máquina) que a

recebe.

Informação enquanto conceito, carrega uma diversidade de significados, do

uso quotidiano ao técnico. Genericamente, o conceito de informação está

intimamente ligado às noções de restrição, comunicação, controle, dados,

forma, instrução, conhecimento, significado, estímulo, padrão, percepção e

representação de conhecimento.

É comum nos dias de hoje ouvir-se falar sobre a Era da Informação, o

advento da "Era do Conhecimento" ou sociedade do conhecimento. Como a

sociedade da informação, a tecnologia da informação, a ciência da

informação e a ciência da computação em informática são assuntos e

ciências recorrentes na actualidade, a palavra "informação" é

frequentemente utilizada sem muita consideração pelos vários significados

que adquiriu ao longo do tempo.

Informação é o estado de um sistema de interesse (curiosidade). Mensagem

é a informação materializada.
Informação é a qualidade da mensagem que um emissor envia para um ou

mais receptores. Informação é sempre sobre alguma coisa (tamanho de um

parâmetro, ocorrência de um evento etc.). Vista desta maneira, a

informação não tem de ser precisa. Ela pode ser verdadeira ou mentirosa,

ou apenas um som (como o de um beijo). Mesmo um ruído inoportuno feito

para inibir o fluxo de comunicação e criar equívoco, seria, sob esse ângulo,

uma forma de informação. Todavia, em termos gerais, quanto maior a

quantidade de informação na mensagem recebida, mais precisa ela é.

Este modelo assume que há um emissor definido e pelo menos um receptor.

Refinamentos do modelo assumem a existência de uma linguagem comum,

entendida pelo emissor e ao menos por um dos receptores. Uma variação

importante identifica a informação como algo que pode ser comunicado por

uma mensagem do emissor para um receptor capaz de compreender a

mensagem. Todavia, ao exigir a existência de um emissor definido, o modelo

da informação como mensagem não acrescenta qualquer significado à ideia

de que a informação é algo que pode ser extraída de um ambiente, por

exemplo, através de observação, leitura ou medição.

Informação é um termo com muitos significados dependendo do contexto,

mas como regra é relacionada de perto com conceitos tais como significado,

conhecimento, instrução, comunicação, representação e estímulo mental.

Declarado simplesmente, informação é uma mensagem recebida e entendida.

Em termos de dados, pode ser definida como uma colecção de factos dos

quais conclusões podem ser extraídas. Existem muitos outros aspectos da

informação visto que ela é o conhecimento adquirido através do estudo,

experiência ou instrução. Mas, acima de tudo, informação é o resultado do

processamento, manipulação e organização de dados numa forma que se

some ao conhecimento da pessoa que o recebe.

Mesmo que informação e dados sejam frequentemente usados como

sinónimos, eles realmente são coisas muito diferentes. Dados representam

um conjunto de factos não associados e como tal, não têm utilidade até que

tenham sido apropriadamente avaliados. Pela avaliação, uma vez que haja

alguma relação significativa entre os dados e estes possam mostrar alguma

relevância, são então convertidos em informação. Agora, estes mesmos

dados podem ser usados com diferentes propósitos. Assim, até que os dados

expressem alguma informação, não são úteis.

Então Qual a melhor definição de Informação?

O conceito, a noção que temos de informação é bem vago e intuitivo. Quando

fazemos uma pergunta, estamos a pedir informação. Quando assistimos á

televisão ou um filme, estamos a absorver informação. Ao ler um jornal, uma

revista em quadrinhos, ou ao ouvir uma música, sabemos que estamos a lidar

com algum tipo de informação. Até quando contamos uma piada estamos

transmitindo informação. Usamos, absorvemos, assimilamos, manipulamos,

transformamos, produzimos e transmitimos informação durante o tempo

todo, durante todo o tempo. Entretanto, não temos uma definição precisa do

que é informação. Não temos uma definição que diga o que é e o que não é

informação. Sabemos intuitivamente o que é informação, mas não

conseguimos descrever, em palavras, o que é informação.

Os dicionários definem informação como o acto de informar. Sob essa visão,

a informação é vista como "algo" advindo de uma acção, advindo do verbo

informar. Entretanto, não é feita uma descrição desse algo que advém do

acto de informar; não se faz um descrição das características desse

objecto, desse algo, sobre o qual a acção de informar age.

Então, o que é a informação?

Poderíamos resolver esse problema dizendo que a informação é um conceito

primitivo, assim como o conceito de "conjunto" também o é. Entretanto, a

realidade que está a delinear-se têm exigido uma definição precisa do que é

a informação, já que estamos a entrar na era da sociedade da informação. A

importância da informação em nossas vidas e a forma como a estamos a

encarar estão a ser modificadas, e não temos muitos estudos sobre a

informação em si mesma, continuamos com um conceito vago do que é a

informação.

Tentar descrever detalhadamente o que é a informação pode parecer um

exercício de futilidade para aqueles mais desatentos. Assim, daremos um

exemplo da necessidade de ter essa descrição precisa. Como exemplo,

vamos tomar o caso dos direitos autorais. Sabemos que o conteúdo de um

livro é informação, o mesmo se aplica a filmes, músicas, jornais e revistas. O

valor do livro é dado pela informação que ele contém, não pelo papel de que é

feito. Se um livro é digitalizado e distribuído por alguém na Internet, a

informação do livro torna-se gratuita. Isto é um problema, pois o autor do

livro, que vive de escrever livros, não está a ser recompensado pelo seu

trabalho e poderá ficar desestimulado para produzir mais obras, mas aí

surge um problema legal com os direitos de autor que estão devidamente

assegurados. Sendo assim, tentar definir o que é a informação é de

fundamental importância.