ATIVIDADE INDIVIDUAL

Matriz de atividade individual

Disciplina: Gerenciamento de Aquisições

Módulo:
em Projetos

Aluno: Turma:

Tarefa: Elaborar um Plano de Aquisições...

Contextualização do caso

O gerenciamento das aquisições do projeto, compreende uma etapa extremamente importante para
aquisição de produtos e serviços que servirão como recursos para a execução de projetos. De acordo com
o PMI (2018) o Gerenciamento das Aquisições do Projeto inclui os processos de gerenciamento e controle
necessários para desenvolver e administrar acordos como contratos, pedidos de compra, memorandos de
entendimento (MOAs) ou acordos de nível de serviço (ANSs) internos. Sendo assim, gerenciar os contratos
e controlar as mudanças que são necessárias para administrar estes contratos e seus respectivos pedidos
de compras, torna-se primordial para garantir transparência nos contratos que são emitidos tanto pela
organização externa (o comprador) quanto pela organização executora (o fornecedor), garantindo o
cumprimento das obrigações contratuais atribuídas àquele projeto.
Deparar-se com situações onde realizamos compras e a entrega realizada pelo fornecedor não corresponde
aquilo que adquirimos ou o item adquirido veio com problema ou defeito, tornou-se corriqueiro no dia-a-
dia das empresas, principalmente pela falta do gerenciamento de aquisições e a amarração contratual
necessária para redimir tal situação.

Muitas vezes os canais disponibilizados pelo fornecedor para contato, não são de fácil acesso e quando
são falta pronto retorno, o que dificulta ainda mais a correção do problema ou ressarcimento do prejuízo.
Isto impacta diretamente no cumprimento de prazos de projetos, ocasionando em custos desnecessários.
Diante do exposto, esta atividade compreende imaginar o processo de compra de um equipamento para
impressão rápida de documentos. Este equipamento deverá ser instalado na empresa e ter uma
performance de 100 páginas por minuto de impressão. Não importa se a impressão é preta e branca ou
colorida. O importante é que o equipamento performe em 100 ppm e deverá estar conectado à rede da
empresa para facilitar o processo de impressão.

Escopo da compra e critérios de aceitação

As especificações referentes a aquisição do equipamento de impressão rápida de documentos

compreendem:
• O equipamento deverá ser entregue nas dependências da empresa e devidamente instalado
na rede;
• Equipamento com conectividade de internet;
• Precisa performar 100 impressões por minuto tanto em preto e branco quanto colorido;
• Ser equipamento novo sem nunca ter sido instalado em outra localidade;

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 • Garantir suporte técnico permanente 24 horas por dia durante todo o período de contrato.

Tipo de contrato

O contrato a ser firmado com o fornecedor do serviço de impressão compreende a modalidade mista
englobando um contrato do tipo fixo juntamente atrelado ao custo unitário por impressão.
• Contrato Fixo: O Cliente deverá pagar ao fornecedor um valor fixo mensal referente ao
aluguel do equipamento, serviço de suporte técnico 24 horas por dia, número fixo de
impressões mensais e fornecimento dos suprimentos necessários para execução do contrato
(toner);
• Contrato Unitário: O Fornecedor controlará a quantidade de impressões realizadas pelo
cliente por meio de seu software gerenciador de impressões. O Cliente terá disponível um
crédito de impressões vinculado ao contrato fixo para ser consumido durante o mês, sem
acúmulo para o mês seguinte. Caso a quantidade de impressões do contrato fixo não seja
suficiente para atender a demanda do mês, o fornecedor passará a cobrar as impressões
extras unitariamente, ao custo de folha unitária impressa.

Desta forma, a gestão da quantidade de impressões fica por conta do cliente, tendo o fornecedor a
possibilidade de ampliar a quantidade de acordo com a necessidade do cliente.

Critérios obrigatórios e facultativos

Os critérios obrigatórios deste contrato compreendem a disponibilização por parte do fornecedor

de uma aplicação de controle de impressões atualizado em tempo real, apresentando o saldo
disponível de impressão, a quantidade de impressões realizadas por cada usuário, função de bloqueio
e desbloqueio de usuário de acordo com o quantitativo de impressões individuais realizadas. O
Fornecedor deverá substituir o equipamento sempre que o mesmo apresente problema e não seja
possível ser resolvido por meio de suporte técnico, a fim de não atrapalhar a operação do cliente, sem
custo adicional.
Ainda, obrigatoriamente o fornecedor deverá efetuar a instalação do equipamento na rede do
cliente, a fim de garantir a correta utilização por todos os usuários conectados à rede da empresa.
Para este contrato não haverá a exigência de critérios facultativos, pois trata-se de um contrato misto,
ou seja, ocorre a obrigatoriedade do desembolso fixo mensal, mas o cliente obriga-se a pagar ao
fornecedor impressões extras realizadas pelo seus usuários, obrigando o cliente a realizar
monitoramento constante da gestão deste contrato.

Cronograma e desembolso de pagamento

O desembolso de pagamentos deste contrato compreende a um pagamento mensal fixo todo 5º dia
útil de cada mês por um período de 12 meses consecutivos a partir da data de assinatura do referido
contrato. Todo dia 1 de cada mês subsequente, o fornecedor realizará o fechamento da quantidade
de impressões realizadas no mês anterior e apresentará o relatório consolidado ao cliente.

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Mediante o relatório consolidado apresentado, o cliente valida o fechamento do mês e, em seguida, o
fornecedor fatura o valor referente ao aluguel do mês anterior somado aos valores adicionais
referentes as impressões extras do contrato.

Riscos do processo

Como riscos do processo compreendem:

• Demora no serviço de suporte técnico por parte do fornecedor impactando em atrasos na
operação do cliente;
• Má qualidade dos suprimentos de impressão, impactando na qualidade do serviço prestado
pelo cliente ao seu cliente;
•

Itens fora do escopo

Dentro do contrato de fornecimento de equipamento de impressão não estão inclusos:

• Fornecimento de papel para impressão;
• Estrutura de rede/internet. Esta deverá ser entregue em pleno funcionamento pelo cliente
para que o fornecedor possa realizar a instalação do equipamento;
• Licença de softwares/sistemas operacionais ou outras aplicações.

Responsabilidade das partes

Responsabilidades das partes:

Do Fornecedor

• Disponibilizar ao cliente o equipamento em perfeito estado de uso, de funcionamento,

conservação, manutenção, operabilidade, completos, com todos os seus acessórios descritos
no contrato de locação, ou memorial, cumprindo os prazos solicitados pelo cliente;
• Substituir o equipamento, caso este apresente problemas não ocasionados por mau uso;
• Em caso de manutenção corretiva quando a resolução do problema ultrapassar 24h do
chamado, é responsabilidade do fornecedor conceder desconto do valor das demais horas
paradas – excedente às 24h – na fatura do mês subsequente;
• Efetuar manutenção preventiva, caso seja solicitada pelo cliente, restrito a 1 atendimento
preventivo por mês;
• Responsabilizar-se por substituir peças desgastadas, cujos custos e despesas, diretas e
indiretas, correrão por sua conta, não incidindo acréscimo no valor do contrato por este
motivo, à exceção de constatado mau uso do equipamento.

Do Cliente
• Manter o equipamento em boas condições de operação, e em total segurança;
• Efetuar os pagamentos, dentro das condições estabelecidas no contrato;
• Disponibilizar o equipamento para manutenção preventiva de acordo com cronograma
sugerido pelo fabricante. A programação deverá ocorrer com antecedência mínima de 48
(quarenta e oito) horas, em horário noturno ou em outro de melhor conveniência para o
cliente, quando necessário;

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 • Monitoramento diário realizado por pessoa designada pelo cliente e capacitada pelo fornecedor
para execução do checklist diário preventivo;
• Permitir pleno acesso da equipe do fornecedor, tanto remotamente quanto presencialmente,
para execução de serviços de suporte, quando necessário;
• Cuidar da limpeza, higienização e manutenção preventiva do equipamento, conforme
instruções do fabricante e do fornecedor;
• Utilizar o equipamento de forma convencional e dentro de suas especificações técnicas, de
acordo com seus Manuais, não devendo de forma alguma negligenciar tais especificações,
arcando com os riscos e custos envolvidos no mal uso do mesmo.

Forma de gestão do contrato

A gestão do contrato será realizada pelo Squad de Supply, representada pelo líder da área e pelos
subordinados do time por ele designados.
O Squad de Supply será devidamente instruído pela equipe de suporte do fornecedor a fim de realizar
a gestão do contrato e do equipamento, preservando sua integridade e correto funcionamento.

Mensalmente o squad deverá fornecer ao fornecedor relatório e checklists referente ao uso/controle

e inspeções do equipamento. O fornecedor deverá entregar ao cliente relatório de uso e chamados de
suporte do mês anterior para conferência e validação.
O fornecedor disponibilizará ponto focal para o cliente contatar quando necessário, a fim de redimir
dúvidas técnicas ou chamados para manutenção/prevenção.

Conclusão

O correto gerenciamento de aquisições compreende fator primordial para a devida execução do

projeto, primando pela qualidade e economicidade de recursos, promovendo um ambiente de eficácia
importante.
Deve seguir e manter uma rotina padronizada de gestão, a fim de facilitar o entendimento de todos
os contratos emitidos pela organização bem como de seus fornecedores. É parte integrante da equipe
de gerenciamento das aquisições que estas atendam às necessidades específicas do projeto além de
garantir que sejam cumpridas as políticas de aquisição da organização.
É extremamente importante que esta etapa do gerenciamento de projetos seja executada de acordo
com os processos necessários para garantir a qualidade do projeto.

• Aquisições devem ser planejadas, onde todo o processo de documentação das decisões de
aquisições, seja devidamente realizado, especificando a abordagem e identificando
fornecedores em potencial;
• Em seguida, realizar as devidas aquisições, primando por uma boa seleção de fornecedores
e adjudicação de um contrato;
• Realizadas as aquisições o próximo passo é administrar estas aquisições, monitorando o
desempenho do contrato e realização de mudanças e correções conforme necessário;
• Por fim o encerramento do processo, deve ser realizado em consonância com o acordado,
garantindo plena satisfação das partes envolvidas.

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Referências bibliográficas

Euax Consulting. Gerenciamento de Aquisições: o que é e como fazer em 3 passos . Disponível

em: <https://www.euax.com.br/2016/01/controlando-desgastes-no-gerenciamento-de-aquisicoes-
do-projeto>. Acesso em: 30 de jun. 2021.
PMI ® – Project Management Institute. Guia PMBOK - Um guia do conhecimento de
gerenciamento de projetos. 6. ed. Editora PMI® – Project Management Institute, 2018.
TRT7. Gerenciamento das aquisições do projeto. Disponível em:
<https://www.trt7.jus.br/files/institucional/governanca_ti/processos/processo-
trt7/TRT_Compartilhado/disciplines/9_PMBOK_Gerenciamento_Aquisicoes_Projeto_C0A5820D.html>.
Acesso em: 02 de jul. de 2021.

XAVIER, Carlos Magno da Silva et al. Gerenciamento de aquisições em projetos. 4. ed. – Rio
de Janeiro: Editora FGV, 2018.