NOTA ALCANÇADA NESTE TRABALHO

ATIVIDADE INDIVIDUAL – ETAPA 1

Matriz do plano do gerenciamento de riscos

Disciplina: Gerenciamento de Riscos em Projetos Módulo: 1 ao 4

Aluno: Turma:
a) Definição do projeto que funcionará como a situação-problema desta atividade e descrição de todo o contexto em
que se insere o projeto escolhido.
Nesta atividade individual, apresentarei definições e recursos para realizar o gerenciamento de riscos em projetos,
usando como exemplo o projeto Montanha em que estou contribuindo onde trabalho, na Empresa X. Este projeto
revisa todo o processo de gerenciamento de Carretagem da companhia e, considerando níveis globais, esta é uma
das maiores concepções da empresa, pois, movimenta diversos times com diferentes atuações ao redor do seu globo
mercadológico. Por se tratar de um dos maiores e mais complexos trabalhos da companhia, o Montanha esbarra em
diversos outros projetos, pois, tudo o que entra ou sai das fábricas e Centros de Distribuições, enfrenta passa pelo
processo de Carretagem. Por questões de segurança, os dados reais relacionados a esta empresa, serão substituídos
para preservar sua confidencialidade, com isso, usarei informações tácitas, ou seja, explorarei toda minha experiência
assumida em três diferentes posições ao longo dos 2 anos e 8 meses de atuação neste projeto e participação da
implementação anterior, antes chamado de Carretagem 2.0. No entanto, outras informações reais serão usadas,
pois, são base do projeto e da explicação documentada nesta atividade individual.

Empresa em que ocorre: Empresa X Brasil

Segmento do negócio da empresa: XXXXX
O bjetivo do Projeto, premissas e restrições:
Desenvolver um sistema para aumentar em 90% o controle das emissões de documentos de transporte, aumentar
em 70% a agilidade da nossa operação no processo de Carretagem, diminuir recursos atingindo saving (em menos
de 5 anos) de € 2.5 milhões e fornecer capital de giro de € 3.0 milhões (em 4 meses) com a eliminação de pagamento
antecipado às transportadoras.

O projeto Montanha é uma iniciativa estratégica da Empresa X Brasil para otimizar o processo de gestão de
Carretagem.
Trata-se de uma solução sustentável e de longo prazo alinhada com os programas de transformação de Supply Chain,
para garantir a conformidade legal e fiscal, aderindo aos controles financeiros.

O principal objetivo do projeto Montanha é otimizar o processo de pagamento de Carretagem substituindo atividades
manuais por automação, ao mesmo tempo em que proporciona redução significativa de recursos, melhoria dos
controles financeiros, atendimento às exigências legais brasileiras e garantia do cumprimento dos impostos. O projeto
tem como objetivo trazer mudanças materiais na gestão de Carretagem para a Empresa X Brasil e está alinhado com
a estratégia Fuel for Growth (F4G).

P rincipais resultados esperados:

• Desempenho e continuidade do negócio;

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 • Conformidade, responsabilidade e redução de riscos negativos
• Melhoria da ferramenta colaborativa (SaaS)
• Revisão dos principais sistemas e processos
• Integração de sistemas
Valor base do projeto (VB-orçamento original): R$ 34.500.000

b) Plano de gerenciamento de riscos (PGR)

A equipe do projeto reconhece que, com base em experiências anteriores [Carretagem 1.0 e 2.0], o esforço
necessário para a solução não deve ser subestimado. A reinibição deste projeto começa com um processo minucioso
de Plano & Análise, sobre quais atividades de mapeamento de processos serão fundamentais para abordar as
preocupações quanto à capacidade do novo parceiro de fornecer uma solução SaaS adequada, juntamente com a
compreensão técnica das soluções para lidar com as questões dos sistemas centrais. No entanto, há processos que
devem ser considerados, são eles:

• P lanejar o gerenciamento dos riscos

Levando em consideração que este projeto passará pela sua terceira implementação, o planejamento de
riscos será adaptado ao contexto atual, mas, levará em consideração as características das duas primeiras versões
[Carretagem 1.0 e 2.0]. Com isso, os gerentes de projetos, juntamente com a equipe de gerenciamento de riscos,
obrigatoriamente, se basearão nas diretrizes globais da empresa (compliance da companhia) e nos itens a seguir:

o Riscos identificados nas duas versões implementadas anteriormente [Carretagem 1.0 e 2.0];
o Contexto do cenário atual [Solução Carretagem 2.0 que está em produção e foi implementada
pelo fornecedor atual];
o Novos riscos que serão capturados pela equipe de riscos do projeto.

O gerente de projetos e a equipe de riscos, são responsáveis por consolidar todos esses itens e entender
as novas necessidades e características para a versão atual [Montanha].

• Identificar os riscos

A forma como os novos riscos serão identificados ao longo do projeto, tem como base as lições aprendidas nas duas
versões anteriores, bem como toda a grandeza e complexidade desse projeto já conhecida e listada. A equipe de riscos
tem clareza que a identificação dos novos riscos deve ser contínua, por isso, teremos reuniões de brainstorming
recorrentes para a geração e atualização da lista de riscos, tendo em vista que, decisões do governo podem alterar
controles legais e fiscais a qualquer momento e impactar significativamente o plano do projeto. Por isso, esses
encontros serão baseados na ferramenta Brainstorming para atualização da lista e a depender do risco detectado,
aplicar técnicas como: Ishikawa e Matriz SWOT. Os responsáveis por promoverem essas reuniões e passar o status de
cada recorrência, é o time de riscos do projeto.

• Realizar a análise qualitativa/quantitativa dos riscos

Para que possam definir a prioridade dos itens, após a consolidação e constante atualização da lista de riscos,
esses serão analisados minuciosamente pela equipe de riscos e o gerente de projetos. No contexto da
análise quantitativa de riscos, será aplicada a simulação de Monte Carlo, tendo em vista que estamos
trabalhando para implementar a versão 3.0 [Montanha] e temos dados passados e históricos de cenários
das implementações anteriores. Este método possibilitará mensurar numérica e visualmente os principais

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 cenários. Dessa forma, a equipe do projeto pode se preparar para o que pode acontecer no futuro, ter mais
controle das variáveis envolvidas em cada processo e maior segurança para que o projeto tenha sucesso. As
fontes de consulta para que isso aconteça são os brainstormings. Os responsáveis por coordenar esse
processo será a equipe de riscos e quem deverá participar desses processos, são os key-users do projeto
(áreas como Tax, Legal, Finance e Auditoria), além de, usuários da operação logística da Empresa X.

Probabilidade Muito Alta 0,9 >=70%

Alta 0,7 >=50% e <70%
Média 0,5 >=30% e <50%
Baixa 0,3 >=10% e <30%
Muito Baixa 0,1 >=1%
Tabela 1 - Representação da Propabilidade de Riscos considerando os dados passados das duas primeiras
implementações [Carretagem 1.0 e 2.0] que, como lições aprendidas, devem ser consideradas na versão atual
[Montanha].

Impacto Muito Alta 0,9 >=600.000

Alta 0,7 >=500.000 e <600.000
Média 0,5 >=300.000 e <500.000
Baixa 0,3 >=100.000 e <300.000
Muito Baixa 0,1 <100.000
Tabela 2 - Representação do Impacto de Riscos para o projeto e empresa, considerando os dados passados das
duas primeiras implementações [Carretagem 1.0 e 2.0] que, como lições aprendidas, devem ser consideradas na
versão atual [Montanha].

Figura 1 - Screenshot da tabela Qualitativa espelhando Ameaças e Oportunidades. Nesta matriz, deve -se
multiplicar as grandezes para chegar no resultado impresso nas células da tabela.

• Planejamento e Resposta aos Riscos

Com base nas versões passadas do projeto, o gerente de projetos e sua equipe de riscos tem clareza e
experiência de que, grande parte dos riscos serão mitigados [essa é uma lição aprendida do time], ou seja,
neste contexto, impactos que podem ser causados por fornecedores externos, podem ser reduzidos com
ações internas do time do projeto. Diversas fontes podem trazer ameaças, são elas:
Ameaças/Oportunidades. De acordo com cada cenário do projeto, as ameças podem ser:

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 o Escalar: Quando houver dificuldade de alguma resposta efetiva ao risco, deve-
se escalar para um cargo maior (Gerente/Diretor) que tenha poder para
absorver as consequências do problema.
o Prevenir: Não permitir que o risco aconteça. Levar a probabilidade do risco
acontecer a zero ou reduzir o impacto para o projeto.
o Mitigar: Diminuir a probabilidade ou impacto causado pelo risco.
o Transferir: Transferir a responsabilidade da ameaça a uma terceira parte, que
deve assumir o impacto caso aconteça o risco.
o Aceitar: Não ter ação que antecede o risco. Comumente usada quando o risco
não tem impacto significativo ao projeto ou financeiramente não vale a pena.
o Explorar: Aplicar providências para promover a oportunidade e ela acontecer.
Trazendo benefícios para o projeto/companhia.
o Melhorar: Ações que tragam evolução para as oportunidades.
o Compartilhar: Dividir a resposta a uma oportunidade junto a uma terceira
parte. Consultoria, por exemplo.

Com as duas implementações anteriores, diversas oportunidades de melhorias foram detectadas

e agora fazem parte da terceira implementação. Com isso, todo time de riscos está ciente de que,
na fase de planejamento devemos nos atentar a novas oportunidades e explorá-las.
• Monitorar e Controlar os Riscos

Como se trata de um projeto com nível de impacto global e sua implementação é a longo prazo, todas as estratégias
definidas anteriormente foram planejadas antes dos riscos acontecerem e são monitoradas constantemente em
busca de readequação. Por isso, reuniões semanais devem ser conduzidas pelo time de riscos para que possam
atualizar o projeto de forma contínua e, com essa frequência, assegurar que todos os envolvidos monitorem suas
linhas de serviço.
EAR – Estrutura Análitica dos Riscos
Abaixo a EAR (mesma estrutura que usamos na companhia) apresentando uma visão holística dos riscos.
EAR Nível 0 EAR Nível 1 EAR Nível 2
1.1 Complexidade de customização para atender as regras da
Empresa X
1. Técnico 1.2 Não paralelismo entre fornecedores técnicos
1.3 Segurança dos sitemas
1.4 Desempenho
2.1 Gerenciamento de Custos
2.2 Gerenciamento do Tempo
2. Gerenciamento
Riscos do 2.3 Gerenciamento das Funcionalidades
do Projeto
Projeto 2.4 Gerenciamento dos Testes
Montanha 2.5 Gerenciamento da Qualidade
3.1 Legal e Fiscal
3.2 Fornecedores
3. Externo
3.3 Tributário
3.4 Auditoria Externa
4.1 Revisão dos processos logísticos da companhia
4. Organizacional
4.2 Não compliance na auditoria interna
5. Comunicação 5.1 Falta de comunicação antecipada

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 5.2 Falha de comunicação sobre o projeto para as áreas da empresa
6.1 Conhecimento do técnico do processo
6. Equipe 6.2 Interoperabilidade entre as áreas
6.3 Mudança na Equipe