GUIA: COMO REDUZIR

CUSTOS NA SUA EMPRESA

INTRODUÇÃO 3
IDENTIFIQUE FALHAS E OTIMIZE PROCESSOS 4
CORTE PEQUENOSGASTOS DESNECESSÁRIOS 8
CONTROLE AS FINANÇAS 12
FAÇA UM PLANEJAMENTO TRIBUTÁRIO 16
CONCLUSÃO 19
SOBRE A TECINCO 20
 Introdução

Empresários e gestores reconhecem que uma gestão enxuta, com foco em produtividade,
é essencial para assegurar a competitividade das empresas, principalmente diante de
um mercado cada vez mais dinâmico e disputado. Nesse cenário, ganham destaque
as práticas relacionadas à otimização de processos, ao gerenciamento financeiro e
tributário, à racionalização de recursos e, claro, à redução de custos.

Por isso, é importante contar com uma equipe capacitada e engajada, capaz de colaborar
ativamente para o sucesso do negócio. Afinal, uma gestão eficiente deve considerar
aspectos técnicos, gerenciais, operacionais, comerciais e estratégicos mas também
comportamentais, que, quando integrados, conseguem influenciar diretamente os índices
de produtividade individual e coletiva.

Neste e-book, vamos tratar da redução de custos por meio de uma administração
orientada aos resultados e também ao capital humano, de modo a criar as condições
necessárias para o crescimento das empresas. Boa leitura!

INTRODUÇÃO Siro Canabarro

Diretor executivo

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IDENTIFIQUE FALHAS
E OTIMIZE PROCESSOS
 MAPEAR OS PROCESSOS

O 1º passo consiste em mapear todos

os processos internos, ou seja, é preciso
descrever detalhadamente cada etapa e
subprocesso. Esse mapeamento pode ser
feito por meio de fluxogramas, que facilitam
o entendimento. Assim, é possível ter uma
visão mais abrangente da situação atual.
Nessa fase, é essencial considerar:

Identifique falhas e »» quais setores são envolvidos;

otimize processos »» como as informações fluem;

»» qual é a incidência de retrabalhos

e de atrasos;
A otimização dos processos internos é fundamental para
a redução de custos, eliminando gargalos, desperdícios e »» qual é o tempo gasto em todos
falhas em geral. Assim, é possível produzir mais e melhor, os estágios;
gastando menos. A otimização, para ser eficiente, deve
seguir uma série de etapas: »» e também quais são os custos.

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IDENTIFIQUE FALHAS E OTIMIZE PROCESSOS

REAVALIAR E IDENTIFICAR
POTENCIAIS DE MELHORIA

Agora, é necessário reavaliar os

fluxogramas, identificar desvios e
potenciais de melhoria. A participação
da equipe é muito importante nesse
momento, pois é preciso contar
com novas ideias e com sugestões
inovadoras.

A intenção é solucionar os problemas,

diminuir as burocracias, facilitar a
comunicação, agilizar as rotinas, eliminar
os erros e perdas, mitigar os riscos e
manter os procedimentos críticas sob
controle. Durante essa avaliação, o ideal
é redesenhar os processos, excluindo ou
substituindo etapas, de modo a facilitar
a operação.

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IDENTIFIQUE FALHAS E OTIMIZE PROCESSOS
IMPLEMENTAR AJUSTES
E NOVOS PROCESSOS
Após o redesenho dos processos, é hora de
partir para a implementação. Investimentos
devem ser planejados, tanto para a aquisição
de novos recursos quanto para a capacitação
das equipes. Assim, empresários e gestores
conseguem assegurar o aumento da
produtividade, de modo contínuo e sustentável.
AUTOMATIZAR
A tecnologia deve ser encarada como uma
grande aliada na otimização dos processos e
na redução dos custos da empresa. Por meio
de sistemas integrados, softwares de gestão
e redes colaborativas é possível automatizar
várias tarefas, além de ganhar agilidade e
assertividade.
Vale lembrar que a sociedade atual convive
com o avanço da internet, da conectividade
e com o desenvolvimento de diversas
soluções. Por isso, as empresas precisam
seguir essa mesma tendência, garantindo
o alinhamento com as demandas e as
prioridades do público.
MONITORAR OS RESULTADOS
A otimização exige também um constante
monitoramento dos resultados. Assim, é
preciso definir indicadores e metas. Esses
Key Performance Indicators (KPIs) devem
estar baseados em 3 elementos básicos de
uma gestão enxuta e inteligente:
»» tempo;
»» custo;
»» e qualidade.
Nesse caso, os softwares são muito úteis
para centralizar informações e auxiliar no
acompanhamento desses índices de forma
prática e segura.
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CORTE PEQUENOS
GASTOS DESNECESSÁRIOS

Corte pequenos gastos
desnecessários
A análise periódica dos custos é essencial para uma
gestão eficiente. Porém, é importante lembrar também
dos pequenos gastos, que costumam ter um grande
peso no fluxo de caixa da empresa. Com uma redução
estratégica dessas despesas, é possível evitar cortes
mais drásticos em outras contas, que podem prejudicar a
competitividade do negócio, em médio e longo prazos.
DESCARTÁVEIS
Os copos descartáveis de café e água geralmente têm
um consumo elevado nas empresas. Uma solução
criativa é incentivar os colaboradores a utilizarem
canecas individuais. A empresa pode até fornecê-
las, como uma forma de aumentar o engajamento e
o senso de pertencimento. Apesar do custo inicial,
haverá uma sensível redução das despesas, já que
os copos descartáveis serão utilizados apenas pelos
clientes. A imagem da marca também acaba fortalecida,
considerando a diminuição do impacto ambiental.
Nesse sentido, outras iniciativas são bem-vindas como a
racionalização de energia, água e insumos.
MATERIAL DE ESCRITÓRIO E IMPRESSÕES
Os gastos com material de escritório e impressões
também merecem atenção. A compra deve estar
limitada aos artigos essenciais e precisa ser negociada
com os fornecedores, de modo a garantir os melhores
preços e formas de pagamento.
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CORTE PEQUENOS GASTOS DESNECESSÁRIOS

Nesse ponto, a implantação de soluções

tecnológicas favorece a redução desses itens e,
ainda, do número de impressões. Os documentos
podem ser armazenados em formato digital,
evitando os arquivos físicos, que ocupam espaço e
exigem organização.

ENERGIA ELÉTRICA E ÁGUA

Com os recentes aumentos nas tarifas e

racionamentos, a água e, principalmente, a energia
elétrica passaram a ser componentes importantes
nos custos gerais da empresa.

Além das iniciativas básicas — como utilizar

lâmpadas mais econômicas, manter os aparelhos
desligados e fora das tomadas sempre que não
estiverem em uso, adotar torneiras inteligentes
e vigiar os aparelhos de ar-condicionado —, é
possível planejar investimentos destinados à
geração de energia solar, com a instalação de placas
fotovoltaicas e na captação da água de chuva.

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CORTE PEQUENOS GASTOS DESNECESSÁRIOS
Os custos ainda são elevados, mas o retorno é garantido e
essas instalações ainda podem assegurar o abastecimento
da empresa, eliminando riscos para a operação.
INTERNET E TELEFONIA
As companhias de telefonia e internet têm planos especiais
para as empresas, por isso, é necessário pesquisar o
mercado e negociar condições mais interessantes. É
importante encontrar um plano que seja adequado as
necessidades do negócio, evitando despesas inúteis.
PRODUTOS E SERVIÇOS
Os custos que envolvem os produtos e serviços oferecidos
também devem ser analisados juntamente com os
respectivos índices de venda e procura. Muitas vezes,
é possível perceber o desinteresse dos clientes por
determinados itens do portfólio e, nesse caso, é preciso
pensar na descontinuação ou na substituição. Assim,
elimina-se o desperdício.
GASTOS OCULTOS
Os custos ocultos são aqueles que se camuflam na
ineficiência da operação — por isso é tão difícil percebê-
los e mensurá-los. Apesar disso, eles impactam fortemente
no resultado. Ociosidade ou indisponibilidade de
equipamentos, equipes não qualificadas e atividades que
não agregam valor ao cliente são apenas alguns exemplos.
ATIVIDADES SECUNDÁRIAS
Uma alternativa para reduzir gastos é terceirizar as
atividades secundárias, como limpeza, manutenção
e segurança. Muitas empresas também passaram a
profissionalizar os serviços de recrutamento e seleção e
de marketing, contratando agências especializadas. Desse
modo, é possível conquistar processos mais eficientes com
menos custos.
É preciso salientar que as altas taxas de rotatividade
dos colaboradores provocam grandes despesas devido à
rescisão contratual. Por isso, é essencial racionalizar os
investimentos e reduzir os prejuízos, como a utilização de
prestadores devidamente qualificados.
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CONTROLE AS FINANÇAS

Controle as finanças
O controle financeiro é indispensável para garantir o uso
racional dos recursos disponíveis e, também, para manter
as reservas e o capital de giro. Sem esse tipo de análise, é
muito mais difícil realizar projeções, identificar
ameaças e reconhecer novas oportunidades para
o negócio. Na verdade, o planejamento financeiro
deve fundamentar a tomada de decisões, envolvendo
estratégias e investimentos.
Esse tipo de planejamento está baseado no
acompanhamento de contas, na preparação
de orçamentos e na definição de metas.
Todas essas informações são imprescindíveis
para a constatação de desperdícios, gargalos,
despesas supérfluas e gastos ocultos que
corroem o lucro da empresa.
Confira os principais elementos do
planejamento financeiro:
FLUXO DE CAIXA
O fluxo de caixa possibilita uma visão
completa do negócio, de modo que as
decisões passam a ser balizadas por análises
transparentes. Com a adoção de controles
padronizados, é simples relacionar todas
entradas e saídas — recebimentos, folha de
pagamento, fornecedores, aluguéis, parcelas
de empréstimos, serviços, tarifas e impostos.
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CONTROLE AS FINANÇAS

A avaliação dessas informações deve

acontecer diariamente, pois assim é
mais fácil perceber oportunidades
para aumentar o faturamento e a
lucratividade.

CAPITAL DE GIRO

Outro aspecto importante é o correto

cálculo do capital de giro e, para tanto, é
preciso considerar uma série de variáveis,
como o ativo circulante — os valores
relacionados às contas a receber, ao
estoque e ao caixa — além de conta-
corrente e aplicações bancárias. Por
outro lado, é necessário incluir o passivo
circulante, ou seja, as contas a pagar.

Como todos esses fatores apresentam

grande variação, é fundamental realizar o
cálculo do capital de giro constantemente
e, desse modo, monitorar a situação da
empresa, evitando resultados negativos.

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CONTROLE AS FINANÇAS
CONTROLE DE ESTOQUE
O estoque tem sempre uma grande
influência no orçamento da empresa,
por isso, deve ser administrado e
atualizado de acordo com as vendas de
cada produto. Para garantir uma gestão
enxuta, é preciso projetar o estoque
padrão, de modo a minimizar os custos
de armazenagem e potencializar as
negociações de compra.
Falhas nessa gestão implicam na falta
de peças e componentes necessários
para a operação ou, ainda, em despesas
exageradas, que prejudicam o giro e as
reservas financeiras.
PREÇO DE VENDA
A composição do preço deve considerar
diversas despesas associadas, como
matéria-prima, mão de obra e custos fixos.
E nesse momento é importante decidir
qual será a margem de lucro aplicada
a cada produto ou serviço, e também,
analisar os descontos para campanhas
promocionais ou pagamentos à vista.
Dessa maneira, é possível calcular
o preço ideal de venda e, então,
comparar esse valor ao praticado pelos
concorrentes. Essa checagem é essencial
para avaliar a aceitação do público e para
redefinir a estratégia de comercialização.
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FAÇA UM PLANEJAMENTO
TRIBUTÁRIO
FAÇA UM PLANEJAMENTO TRIBUTÁRIO

Basicamente, existem 2 caminhos a

serem seguidos:

»» o 1ª deles está relacionado à

possibilidade de usufruir de
vantagens previstas na lei, como
a utilização de benefícios fiscais
Faça um planejamento para determinados segmentos de
negócio;
tributário
»» o 2º caminho consiste em aproveitar
brechas na legislação, com a
intenção de pagar menos tributos
Um planejamento tributário deve estar embasado por um por meio de estratégias permitidas
estudo aprofundado da legislação que rege as atividades ou de alternativas mencionadas na
da empresa, para encontrar formas lícitas de reduzir a própria lei.
carga de tributos a ser paga. Quando bem elaborado, o
planejamento tributário pode minimizar os impostos,
as taxas e as contribuições devidas, de modo a aliviar os
custos e a tornar a operação mais competitiva.

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FAÇA UM PLANEJAMENTO TRIBUTÁRIO

Em linhas gerais, as finalidades do planejamento

tributário são:

»» evitar a incidência do tributo, adotando ações e

procedimentos que evitem a ocorrência do fato
gerador dessas obrigações;

»» reduzir os valores totais a serem recolhidos;

»» retardar o pagamento, sem a ocorrência

de multas.

Uma questão determinante para um planejamento

tributário eficiente é a escolha do regime tributário
a ser seguido pela empresa. No Brasil, existem 3
modalidades: Simples Nacional, Lucro Presumido e
Lucro Real.

Normalmente, pequenas e médias empresas optam

pelo Simples Nacional, que traz uma carga reduzida
e simplificação da burocracia. Contudo, dependendo
da lucratividade da companhia e da quantidade
de deduções que podem ser realizadas, as outras
alternativas podem ser mais adequadas.

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 Conclusão

O sucesso dos negócios depende muito da produtividade das equipes

de trabalho. E para que a produtividade seja uma constante, é preciso
adotar uma gestão inteligente, capaz de atuar na redução de custos,
na otimização de processos, na análise de novas oportunidades para o
negócio e na formação de equipes de alto desempenho.

O investimento em infraestrutura, inovação e tecnologia é imprescindível

para essa gestão. Equipamentos, softwares, sistemas integrados,
aplicativos, ferramentas colaborativas e demais soluções tecnológicas
devem ser utilizados de forma eficiente, mitigando riscos e propiciando
mais agilidade e qualidade em todas as etapas da operação.

Por isso, é preciso aperfeiçoar constantemente o gerenciamento, atrair

e reter talentos, investir em capacitação, incentivar a criatividade e
a participação das equipes, acompanhar as tendências de mercado,
estipular metas e monitorar indicadores. Somente dessa forma é
CONCLUSÃO possível garantir a eliminação dos desperdícios e gargalos, dos gastos
ocultos e das despesas desnecessárias. Assim, a empresa pode atingir a
verdadeira produtividade e assegurar o sucesso dos negócios.

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SOBRE A TECINCO