Listas de verificação: de volta ao básico

Bill Barto

Em 1951, o Exército dos Estados Unidos começou a publicar a PS Magazine . A

ideia era criar uma revista sobre manutenção preventiva que os soldados gostariam
de ler. Eles decidiram que a melhor maneira de fazer isso era por meio de
ilustrações atraentes. Eles encontraram um artista chamado Will Eisner, que
acreditava que os quadrinhos poderiam ser usados como um instrumento de
aprendizado. Com essa dedicação e um grupo de artistas talentosos ao seu lado, a
empresa de Eisner começou a desenhar à mão a arte para a revista.

Cada mês continha um quadrinho de quadro único chamado “Joe's Dope Sheet” e
um limerick que o acompanhava. Cada edição segue a história de Joe, um soldado
do Exército que ignorou as práticas de manutenção preventiva, apenas para
descobrir sua importância no final.

Um exemplo perfeito disso, mostrado acima, vem da edição de agosto de 1957. A

descrição afirma que as listas de verificação não precisam ser complicadas ou
detalhadas para serem extremamente eficazes. Em vez disso, eles devem ser
usados como um lembrete, ou “incentivo”, para ajudar os profissionais de
manutenção a se lembrarem de verificar se o equipamento está sendo bem
conservado e mantido em boas condições de funcionamento.

Tenho lido muitas informações sobre Indústria 4.0, Internet Industrial das Coisas
(IIoT), Inteligência Artificial, Aprendizado de Máquina, Gêmeos Digitais e outras
tecnologias inteligentes. Embora eu acredite que existam aplicações em que esse
alto nível de rigor analítico seja apropriado, acredito que ainda há muito espaço para
as ferramentas básicas. Uma dessas ferramentas fundamentais é a lista de
verificação de manutenção preventiva (MP).

As listas de verificação têm sido usadas em uma ampla variedade de setores (como
cirurgia e viagens aéreas) e em aplicações com diferentes níveis de criticidade. Eles
parecem estar em todos os lugares que você olha e, embora possam ser intuitivos e
algo com o qual você se sinta muito familiarizado, por meio de experiência e
pesquisa, aprendi que há muitas maneiras de executá-los incorretamente ou aplicá-
los em uma situação inadequada.

As listas de verificação de PM podem ser uma ferramenta valiosa em seu arsenal de

confiabilidade e manutenção e, embora existam várias maneiras de realizar uma
lista de verificação (abordaremos isso mais tarde), existem algumas maneiras
básicas de aplicá-las ao seu ambiente de trabalho:

 Eles podem ser adicionados ao seu sistema computadorizado de

gerenciamento de manutenção (CMMS) como uma lista de tarefas em um PM
ou procedimento.
 Eles podem ser impressos, laminados e anexados a uma prancheta.
 Eles podem ser fixados diretamente no equipamento em um quadro branco.

Tipos de lista de verificação

Existem dois tipos básicos de listas de verificação a serem consideradas - o DO-

CONFIRM e o READ-DO. A posição do “DO” em ambos é o que fundamentalmente
os torna diferentes.

DO-CONFIRM : Esta é uma lista de verificação em que as etapas não são

necessariamente complicadas e são feitas principalmente com base na experiência
ou na memória. A lista serve como um importante ponto de verificação de revisão
para garantir que nada foi perdido ou ignorado.

READ-DO : Esta é uma lista de verificação que inclui etapas detalhadas necessárias
para concluir o trabalho. A lista funciona como um conjunto de instruções, muito
parecido com uma folha de montagem que você recebe ao comprar móveis,
especialmente em situações em que executar as etapas fora de ordem ou
totalmente ausente pode resultar em um resultado extremamente negativo.

Para ajudá-lo a entender a diferença e ver alguns exemplos, a tabela abaixo lista
diferentes atividades relacionadas à manutenção e o tipo de lista de verificação que
sugiro.

Uma lista de verificação para listas de verificação

As etapas abaixo são vagamente baseadas em um gráfico semelhante do “The

Checklist Manifesto” de Atul Gawande, que deve ser leitura obrigatória para qualquer
pessoa que queira desenvolver listas de verificação. Existem três etapas para
desenvolver uma lista de verificação de qualidade - desenvolver, redigir e validar.

Em desenvolvimento:

Antes de começar a desenvolver uma lista de verificação, pense em qual deve ser
seu objetivo. Pergunte a si mesmo:

 Você está usando o tipo apropriado de lista de verificação para a atividade?

 A lista de verificação é altamente complexa?
 A lista de verificação abrange várias áreas da fábrica ou pode ser concluída
em um só lugar?
A resposta a essas perguntas pode levá-lo a escolher um estilo em detrimento de
outro para atender adequadamente às suas demandas.

Se estiver usando a lista de verificação como manutenção preventiva, certifique-se

de que cada etapa esteja diretamente relacionada a um modo de falha conhecido da
máquina. Isso pode exigir a execução de modos de falha, efeito e análise (FMEA).

Modo de falha e análise efetiva (FMEA)

Um processo passo a passo para antecipar coisas que podem dar errado
durante a fase de projeto, identificando todas as possíveis falhas no processo
de projeto, fabricação e montagem.

Fonte: confiávelplant.com

Um exemplo de uma etapa de lista de verificação utilizando práticas de manutenção

preventiva seria semelhante a este:

SISTEMA: Sistema de alimentação de arame

FUNÇÃO: Manter a tensão adequada do fio entre os rolos

EQUIPAMENTO: Embreagem

MODELO DE FALHA: Emperra devido à corrosão da placa

EFEITO DE FALHA: O fio quebra e desliga o laminador

PASSO DA LISTA DE VERIFICAÇÃO: Verifique se a embreagem de alimentação

do fio está operacional e mantém a tensão do fio entre XX e XX.

Neste ponto do processo de criação da lista de verificação, seria sensato considerar

a frequência da lista de verificação. À medida que esses modos de falha começam a
entrar em foco, certifique-se de que a frequência de desempenho esteja alinhada
com a capacidade da instalação de detectar uma falha com antecedência suficiente
para garantir que o equipamento ainda esteja operacional. Isso permite tempo
suficiente para que a manutenção corretiva seja programada e para que o problema
seja corrigido antes que consequências graves possam ocorrer.

Recomenda-se usar este período de desenvolvimento para discutir a lista de

verificação com outros departamentos ou grupos para obter sua opinião sobre as
etapas específicas incluídas. Também é um ótimo momento para discutir como a
conclusão das etapas do checklist pode impactar suas rotinas ou cronogramas de
trabalho.

Elaboração:

Agora que as etapas estão começando a se encaixar, é importante garantir que a

lista de verificação seja lógica e fácil de usar. Para isso, considere aspectos como:

 Dividir a lista de verificação em seções.

 Mantenha cada seção pequena o suficiente para ser concluída a partir de um
local geral sem a necessidade de muito movimento.
 Use terminologia e fraseologia consistentes para manter a continuidade.

Alguns termos populares e seus significados a serem implementados em sua lista de

verificação podem incluir:

 Verificar: Certifique-se de que uma ação foi concluída

 Verificar: Olhar para algo casualmente
 Inspecionar: Observar algo de perto, geralmente realizado por um indivíduo
treinado ou usando um padrão específico
 Verifique ou inspecione visualmente: observe sem fazer contato
 Verifique ou inspecione manualmente: observe e conclua a ação usando
as mãos ou ferramentas

Por exemplo, etapas de ação específicas, incluindo esses termos, podem ter esta
aparência:

 Verifique se a pressão do ar está entre 35-45 psi

 Inspecione a roda dentada quanto a danos ou enganchamento
 Verifique visualmente para garantir que todos os fixadores estejam presentes
 Verifique manualmente se a tubulação está segura e estável

Também é importante certificar-se de que o resultado ou resposta pretendida seja

claramente declarado em cada etapa. Por exemplo, em vez de dizer “Inspecione a
correia”, esclareça dizendo “Inspecione a correia quanto à tensão adequada”.

Por fim, descobri que usar um resultado positivo ou negativo consistente pode ajudar
na compreensão ao executar as etapas da lista de verificação. Por exemplo, faça
com que cada etapa procure uma condição positiva (usando termos como “intacto”,
“presente”, “apertado”, “completo” etc.) ou uma condição negativa (usando termos
como “quebrado”, “ faltando”, “solto”, “vazio”, etc.) para evitar alternar entre os dois.
Ter um tom consistente em cada etapa ajuda a pessoa que usa a lista de verificação
a entender qual resultado é esperado de suas ações.

Validando:

Depois de criar uma lista de verificação com a qual você e sua equipe estejam
satisfeitos, é hora de garantir que a lista de verificação esteja entregando os
resultados pretendidos.

Para verificar isso, faça com que a lista de verificação seja revisada por pessoas que
executam as tarefas regularmente para garantir que todas as etapas sejam lógicas e
corretas. Também é aconselhável dar a lista de verificação a alguém que
normalmente não realiza o trabalho. Suas informações podem ajudar a garantir que
a lista de verificação faça sentido, não seja muito complicada e cumpra claramente o
objetivo.

Agora também seria uma ótima oportunidade para registrar a quantidade de tempo
que levou para preencher a lista de verificação para que os dados possam ser
usados para futuros esforços de planejamento e agendamento.

Listas de verificação x treinamento

Neste ponto, pode ser tentador apenas publicar a lista de verificação e permitir que
os colegas de equipe comecem a trabalhar com ela, mas colocar a lista em uso
prematuramente pode levar a que novos usuários modifiquem a lista de verificação,
geralmente de maneira excessivamente detalhada que muitas vezes contraria o
pretendido propósito da lista.

Esses tipos de alterações vão contra o objetivo geral dessas listas de verificação –
ser um lembrete ou garantia de que etapas significativas não serão perdidas. Assim
como usar uma lista de verificação pré-vôo para um avião provavelmente não
forneceria informações suficientes para um piloto não treinado decolar, a maioria das
listas de verificação DO-CONFIRM não será suficiente para atender adequadamente
aos objetivos da lista de verificação.
É por isso que eu o encorajo fortemente a criar documentos ou padrões de
treinamento mais detalhados para acompanhar as listas de verificação. Esses
documentos podem ser usados durante a integração ou treinamento e, em seguida,
a lista de verificação pode servir ao seu propósito como uma ferramenta de lembrete
em vez de ter que agir como ambos.

Pensamentos de despedida

Como o Exército descobriu por meio de sua revista, o simples é eficaz, e as listas de
verificação não são exceção. Eles são maneiras poderosas de garantir que as
etapas mais importantes de um procedimento ou processos sejam concluídas
conforme o planejado, e ótimas listas de verificação ajudam a aumentar a confiança
até mesmo dos técnicos mais juniores.

Com a indústria evoluindo mais rápido do que nunca para atender às crescentes
demandas de seus clientes, é importante ter um sistema de verificações excepcional
para garantir a qualidade do trabalho que está sendo concluído e do produto final
que está sendo produzido.

Voltando ao básico, podemos ajudar a construir uma base mais forte para o futuro.

Sobre o autor
Bill Barto