8 práticas poderosas para

captar alunos
de forma sustentável
CONECTE-SE CONOSCO
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redes sociais e receber dicas de captação e permanência
de alunos:
 INTRODUÇÃO 04

ETAPA 1 - REALIZE A ANÁLISE SWOT EDUCACIONAL 06

ETAPA 2 - ADOTE A CULTURA DO SMARKETING EDUCACIONAL 10

ETAPA 3 - CULTIVE O ALTO NÍVEL DE QUALIDADE NO PROCESSO DE VENDAS 13

ETAPA 4 - MOSTRE SUA INSTITUIÇÃO (SEJA VISTO) 16

ETAPA 5 - MARQUE PRESENÇA NAS REDES SOCIAIS 19

ETAPA 6 - PRODUZA CONTEÚDO RELEVANTE 23

ETAPA 7 - PREOCUPE-SE COM A RESPONSIVIDADE DO SEU WEBSITE 26

ETAPA 8 - TORNE-SE REFERÊNCIA 29

ETAPA BÔNUS - ESTRUTURE RODAS DE PROFISSÕES 32

SOBRE A RUBEUS 37

SUMÁRIO
 04

INTRODUÇÃO
Devido à elevada competição presente no cenário Muito pelo contrário! Para se manter competitiva, é
educacional atual, a equipe comercial (Marketing + cada vez mais necessário colocar a mão na massa.
Vendas) da sua instituição precisa buscar Para isso, é essencial buscar soluções que resolvam
continuamente formas para captar alunos. pontualmente a realidade da captação vivenciada
por grande parte das instituições de ensino
No entanto, sabemos que captar alunos não é uma brasileiras.
tarefa simples e requer muito planejamento e
esforço. Considerando esse contexto, soluções mais
acessíveis, como ferramentas, técnicas ou práticas,
Contudo, não dá para ficar esperando por um são sempre muito bem-vindas.
milagre que resolva os baixos índices de conversão,
ao passo que seus potenciais alunos escolhem a
instituição concorrente.
 05

Pensando nisso, selecionamos 8 práticas poderosas

que têm como objetivo transformar o modo de
captar alunos da sua instituição de ensino.
Possibilitando, assim, a geração de um maior
volume de matrículas e um resultado positivo para
sua IE.
#ETAPA 1: REALIZE A ANÁLISE SWOT EDUCACIONAL
 07

O primeiro passo a ser considerado, quando o Desse modo, você terá disponível informações
assunto é captação de alunos, é saber o muito importantes que permitem a visualização
posicionamento da sua instituição de ensino no real das variáveis capazes de influenciar tanto
cenário educacional no qual está inserida. positiva quanto negativamente a sua atuação.
Contribuindo, assim, para uma atuação
Isso porque, para captar alunos de forma direcionada e fundamentada em informações
sustentável, sua instituição precisa conhecer, sólidas e relevantes.
detalhadamente, todas as variáveis capazes de
influenciar a sua atuação. Ou seja, é importante Além disso, através dessa análise, é possível obter
conhecer as variáveis relacionadas ao ambiente melhores resultados tanto na forma de captar
interno e externo da sua IE. alunos quanto na eficiência institucional como um
todo.
Uma ferramenta para te ajudar a alcançar esse
objetivo é a Análise SWOT Educacional. Com ela, Vamos fazer um exercício?
você pode mapear todos os fatores capazes de
interferir no desempenho da sua instituição.
 08

Considerando sua realidade, tente responder à

pergunta: quais fatores influenciam negativamente
o meu ambiente interno? (essas são suas
fraquezas). Quais influenciam positivamente?
(essas são suas forças).

Depois disso, defina quais fatores externos podem

atuar como oportunidades e quais devem ser
encarados como ameaças. Isso vai te ajudar muito
a mapear boas ações e melhorar a sua atuação.

Você sabe realizar, na prática, uma análise

ambiental? Veja na próxima página, como é fácil:
 09

ANÁLISE SWOT
Instituição:
Gestor (a) de Marketing:
CONTEÚDO COMPLEMENTAR
Educacional Data:
Análise SWOT Educacional: variáveis que
impactam na estratégia das IES

AMBIENTE INTERNO

Forças Fraquezas
Presença nas redes sociais, visibilidade da IES, receptividade no Divulgação da instituição, atratividade do website, número de
“Concentre-se nos pontos fortes,
contatato com interessados, custo de aquisição por alunos, negócios fechados, satisfação do aluno, retenção de alunos, reconheça as fraquezas, agarre as

VARIÁVEIS NEGATIVAS
oportunidades e proteja-se contra as
orçamento para divulgação, disponibilidade de capital, preços acessíveis ao público, infraestrutura física e localização.
VARIÁVEIS POSITIVAS

estabilidade financeira, reputação no mercado, qualidade dos

cursos e qualificação da equipe de colaboradores. ameaças.” [TZU, Sun]

AMBIENTE EXTERNO

Oportunidades Ameaças
Conceito MEC das IEs concorrentes, FIES, participação no mercado, Oferta de cusos EAD, variedade de cusos ofertados por IES

financiamento estudantil privado, avanço tecnológico, mercado regionais, oferta de cursos técnicos na região, legislação,

de trabalho local, disponibilidade de docentes, potencial relevância na mídia local, incentivo governamental, número de

econômico local, número de egressos do ensino médio e presença instituições no mercado e realização de eventos e feiras de

de indústrias e empresas na região. conhecimento regionais.

rubeus.com.br
#ETAPA 2: ADOTE A CULTURA DO SMARKETING
EDUCACIONAL

Quando o assunto é captar alunos de forma
sustentável, o Smarketing Educacional é uma
prática fundamental.
Smarketing é a junção das palavras em inglês
"sales" e "marketing". Em português, vendas e
marketing. Alguns autores preferem, ainda, associar
Smarketing à junção de "smart" e "marketing". Nesse
caso seria um marketing inteligente, ou seja,
realizado de forma estratégica.
Portanto, Smarketing Educacional consiste na
aplicação do conceito de Smarketing dentro das
instituições de ensino.
11
Não é novidade que os setores de marketing e
vendas das IEs, normalmente, desenvolvem seus
trabalhos como rivais. Esse fato acaba
ocasionando a falta de sinergia, bem como ruídos
na comunicação entre essas áreas, impactando
negativamente nos resultados entregues por
ambos os departamentos.
Para piorar, é necessário lembrar que são esses dois
setores os responsáveis principais pelo processo
de captação e permanência de alunos e também
de outros serviços agregados, como o processo de
comunicação interno e externo, assessoria do reitor,
apoio em colações de grau, dentre outros.

Por envolver atividades com responsabilidades
conjuntas, é fundamental que os setores de
marketing e vendas estabeleçam entre si um forte
processo de alinhamento e sinergia. Nesse sentido,
o Smarketing para instituições de ensino, ao
estabelecer um forte objetivo que interliga os dois
setores entre si, se revela como prática ideal para
promover essa conexão.
Como vimos, é evidente a necessidade em
aprimorar a captação de alunos sustentável e, por
isso, o Smarketing nas instituições de ensino é uma
das soluções que você precisa desenvolver com
excelência.
12
CONTEÚDO COMPLEMENTAR
6 dicas essenciais para a prática de Smarketing
Educacional
Captação de alunos na prática: Guia Essencial para
instituições de ensino
Retenção de alunos na prática: Guia Essencial para
instituições de ensino
Tome nota:
O Smarketing Educacional pode promover diversas
vantagens competitivas. Uma delas é a canalização
dos esforços para o mesmo objetivo entre ambos os
setores, o que resultará em crescimento e melhoria
dos resultados da sua captação de alunos.
#ETAPA 3: CULTIVE O ALTO NÍVEL DE QUALIDADE NO
PROCESSO DE VENDAS
 14

Por causa da elevada complexidade e por lidar Acreditamos que uma das soluções para essa
diretamente com seus potenciais alunos, o questão seja um bom script para vendas +
processo de vendas, normalmente, é um tema que treinamento dos consultores.
exige bastante atenção.
O script para vendas é uma ferramenta capaz de
O processo de vendas é um dos principais canais facilitar o fluxo de comunicação da equipe
de captação de alunos. Quando bem trabalhado, comercial com seus potenciais alunos. Para isso, é
ele pode tornar-se um grande diferencial preciso elaborar ou adaptar um modelo de script a
competitivo para sua instituição. Isso porque ser internalizado por todos os membros da equipe
quanto mais otimizado e eficiente for esse de vendas.
processo, mais chances de sucesso você terá na
negociação com o potencial aluno. Assim como a “União faz a força”, é interessante
pensar que, mesmo que você desenvolva um script
Mas como é possível adaptar a metodologia atual a para vendas de qualidade incontestável, somente a
fim de alcançar um elevado grau de eficiência no sua aplicação de forma isolada não surtirá os
processo de vendas e, consequentemente, resultados que teria o potencial de atingir caso
melhorar os índices de captação de alunos? você tivesse investimento em um bom treinamento.
 15

Lembre-se:
Comunique, integre e sincronize o script de
vendas com todos os membros da equipe que
irá utilizá-lo.
#ETAPA 4: MOSTRE SUA INSTITUIÇÃO (SEJA VISTO)

Seus potenciais alunos conhecem e reconhecem
sua instituição de ensino? Sabem onde ela se
localiza? Tem a noção básica de como é sua
estrutura física e tecnológica interna?
Por essas informações parecerem simples e
irrelevantes, na maioria das vezes, as instituições de
ensino não despendem a atenção merecida com
elas. Resultado? Seus potenciais alunos
conseguem ter a real dimensão da qualidade da
estrutura física ou da metodologia de ensino
proposta.
Em um mercado onde a palavra de ordem é a
diferenciação, é imprescindível transparecer todos
os pontos positivos da instituição.
17
Para sair na frente da concorrência e captar alunos,
é primordial pontuar o máximo de informações
relevantes sobre a sua instituição, esses pontos
podem ser decisivos e importantes para influenciar
a escolha do seu potencial aluno por sua instituição.
Por isso, trabalhamos o conceito de encantamento.
não Faça com que o seu potencial aluno se apaixone
por sua instituição. E também pelo curso de
interesse e pelos valores e identidade
compartilhados ao acessar o website do seu
vestibular.
Quer uma boa dica para “ser visto”? Que tal produzir
um vídeo institucional simulando um tour pela
faculdade?

Melhor ainda: por que não organizar uma visita
presencial com candidatos que tenham
demonstrado algum interesse em conhecer a
estrutura física da instituição?
Outra opção para mostrar sua instituição é o uso
inteligente das redes sociais. Ora, por que não usar
a página no Facebook e do Instagram para
destacar sua instituição e o que ela tem de atrativo
e diferenciado?
Não publique apenas conteúdos relacionados à
divulgação do vestibular ou vantagens financeiras,
invista na experiência de quem é ou já foi aluno na
sua instituição. Para isso, evidencie alunos e
egressos que se destacam no mercado de
trabalho.
18
Uma boa ideia também é promover os bons
comentários e depoimentos deles sobre sua IE.
Essas práticas, além de tornarem sua instituição
mais visível aos seus potenciais alunos, geram
credibilidade perante ao cenário educacional.
CONTEÚDO COMPLEMENTAR
Prospecção de alunos por telefone: como construir um
bom script de ligação
Saia na frente da concorrência: mostre-se e seja visto!
Evidencie o máximo de informações relevantes sobre
sua instituição para seus potenciais alunos.
#ETAPA 5: MARQUE PRESENÇA NAS REDES SOCIAIS
 20

Para que esta prática seja realizada de forma alunos encontram-se. Além disso, busque conhecer
efetiva, é interessante atentar-se ao tipo de informações comportamentais deles em cada
comunicação e ao canal que serão utilizados para canal. Esse mapeamento é capaz de proporcionar
estabelecer o processo de comunicação com o seu uma maior precisão na elaboração dos conteúdos
potencial aluno, optando sempre por aqueles de cada canal e, principalmente, nos
capazes de gerar melhores resultados. direcionamentos e ações.

Atualmente, uma parcela significativa da Por exemplo, após análise, você descobriu que seus
população está, diariamente, presente nas redes potenciais alunos têm o hábito de ler blogs e estão
sociais, e os seus potenciais alunos também estão com uma procura elevada por conteúdos ricos
lá. Por isso, sua instituição, que tem como foco sobre profissões. Mas, e agora, quais ações você
captar alunos, precisa marcar presença nas redes deve praticar? Que tal produzir esse tipo de
sociais. conteúdo e disponibilizá-lo no seu blog?

Entretanto, para que essa estratégia gere os Independente de possuir ou não um blog, sua
resultados esperados, você deve mapear as instituição tem muitos desafios pela frente.
principais redes sociais nas quais seus potenciais
 21

Isso porque, se você não possui, seu desafio é Caso você também tenha percebido que é
criá-lo da melhor maneira possível, usando os importante atuar ativamente no Instagram, pode
recursos que estão disponíveis e buscando sempre ser interessante analisar novamente quais
otimizá-los. funcionalidades dentro do aplicativo são mais
popularmente usadas por seus potenciais alunos e,
Tendo em vista que você precisa direcionar então, explorá-las. Os Stories do Instagram são um
recursos, não só a criação técnica, mas também bom exemplo de função a ser explorada por sua
aspectos como a qualidade visual e a velocidade instituição de ensino.
de carregamento das páginas tornam-se
importantes. Que tal se inspirar? Veja algumas ideias de Stories:

Porém, se sua instituição já possui esse canal de

comunicação, seu desafio é revisá-lo ou, até
mesmo, reformulá-lo a fim de proporcionar a
melhor experiência ao potencial aluno que o
acessa.
 22

CONTEÚDO COMPLEMENTAR
Captação de alunos nas redes sociais: o Guia Completo
para a sua IE

Guia Completo: Instagram para instituições de ensino

Blog para instituições de ensino: conheça 4 motivos

para você criar um

Resumindo:
Quer captar mais alunos? Esteja onde seu
público está, fale o que ele quer ouvir, no
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#ETAPA 6: PRODUZA CONTEÚDO RELEVANTE

Oferecer conteúdo relevante aos seus potenciais
alunos é uma forma de engajar um maior número
de interessados. Logo, esse é um dos fatores
essenciais quando o objetivo é potencializar a
captação de alunos da sua IE.
O conteúdo de qualidade é capaz de ajudar os
interessados principalmente por orientá-los
responder suas possíveis dúvidas.
Assim, ele pode envolver e gerar valor para os
potenciais alunos. Sendo responsável pela criação
de uma percepção positiva deles para com sua
instituição. Uma vez que eles assimilarão sua IE a
uma fonte de conhecimento.
24
Além disso, com essa prática, sua instituição pode
estabelecer-se (e manter-se) como referência em
temas diretamente relacionados à educação.
Uma boa ideia é produzir conteúdos que sejam
simples de compartilhar nas redes sociais. Desse
modo, o nome da sua instituição será vinculado de
e maneira orgânica pelos seus leitores, atraindo
novos interessados em sua IE.
Esse é o motivo pelo qual torna-se essencial o
investimento da sua instituição na produção de
conteúdos relevantes para seus potenciais alunos.
 25

Portanto, direcione toda a produção ao perfil dos

seus potenciais alunos. E-books e infográficos são
ótimos exemplos de materiais eficientes para
captação.

CONTEÚDO COMPLEMENTAR
Marketing de Conteúdo Educacional: conteúdo para
conversão de alunos

Não se esqueça:
Conteúdo relevante é capaz de envolver, gerar
valor para os interessados e potencializar a
captação de alunos da sua IE.
#ETAPA 7: PREOCUPE-SE COM A RESPONSIVIDADE
DO SEU WEBSITE
 27

Hoje em dia, todo mundo está conectado por um Que tal um desafio? Vamos
aparelho de celular, não é mesmo? Não estamos realizar uma experiência no seu
mais “presos” ao computador para tudo. Seus
celular?
potenciais alunos também não!

Abra seu celular e entre no site da sua instituição.

Apesar disso, você já teve a experiência de entrar
Tente olhar com um senso crítico de usuário
em algum site pelo celular e frustrar-se por uma
externo. E por que não tentar efetuar uma inscrição
péssima experiência de navegação?
teste em seu próprio processo seletivo?

Isso acontece devido ao fato de que, muito

Se achar que será muito influenciado, peça a um
provavelmente, o website não é responsivo.
amigo que realize essa experiência próximo a você.
Analise sua percepção e identifique, por meio dela,
Mas o que é responsividade? E como ela influencia
pontos a serem melhorados. Dessa forma, será
a experiência de navegação do seu potencial
possível proporcionar a melhor experiência de
aluno?
navegação ao seu potencial aluno.
 28

Muito além disso:

Além do conteúdo de qualidade, invista em um
layout responsivo que se adapte às
plataformas mobile ou desktop.
#ETAPA 8: TORNE-SE REFERÊNCIA

Sua instituição é considerada referência para os
seus potenciais alunos? Esse é um ponto decisivo
capaz de influenciar a escolha do potencial aluno
por sua instituição de ensino.
Agora, que tal exercitar a empatia? Coloque-se no
lugar dele e veja como se sente com relação à
seguinte situação:
Você acabou o ensino médio e está muito
empolgado para iniciar a faculdade. Seus pais
estão dispostos a custear todos os seus estudos
para garantir que você estude em uma faculdade
que seja referência.
Você sabe que conhecimento move o mundo e
acredita que, para isso, é indispensável um ensino
30
ensino de qualidade. Por esse motivo, você está
avaliando todas as instituições de ensino do país.
Nossa, mas são tantas instituições, não é mesmo?
Qual critério de seleção você utilizará?
Certamente, selecionará as que são reconhecidas
como instituições de referência em todos os
aspectos, desde a qualidade no ensino até o bom
relacionamento com os alunos. Então, o seu critério
de seleção será instituições que apresentem
elevada excelência no desenvolvimento de todas
as suas atividades.
Mas você tem que escolher, não é? Após descartar
muitas, restaram apenas duas. E agora? Qual a sua
opção?
 31

Nesse momento, qualquer mínima diferença é Alcance a excelência:

relevante e terá influencia em sua escolha. Por isso, Atente-se aos mínimos detalhes e preze pela
para decidir-se, você provavelmente irá realizar eficiência em todos os processos!
uma análise minuciosa, atentando-se a qualquer
diferencial apresentado.

Por meio desse exemplo, acredito que foi possível

visualizar a importância de se posicionar como
referência e, principalmente, prezar para que todos
os processos e práticas institucionais sejam
eficientes nos mínimos e mais simples detalhes.

CONTEÚDO COMPLEMENTAR
Saiba como tornar sua IES referência no mercado
educacional
Gestão de processos na educação: como a Rubeus
te ajuda a revolucioná-la
#BÔNUS: ESTRUTURE RODAS DE PROFISSÕES

Não deve ser novidade para você que reter alunos é
tão importante quanto captá-los, não é mesmo?
Exatamente por esse motivo, resolvemos oferecer a
você uma prática bônus poderosa. No entanto, essa
é relacionada à permanência de alunos.
Partindo do pressuposto de que os bons resultados
alcançados na permanência de alunos são, em sua
grande maioria, obtidos por meio da aplicação de
alguma boa prática realizada no processo de
captação, antes de pensar em reter, é interessante
que a instituição de ensino planeje, da maneira
mais eficiente possível, o seu processo de captação.
Logo, podemos concluir que quando o assunto é
reter alunos, captar com qualidade faz a diferença!
33
Dito isso, nosso foco é direcionado à questão: o que
devo fazer para planejar e alinhar todo o meu
processo de captação de alunos, a fim de gerar
excelentes resultados na permanência?
A solução é: aplique práticas eficientes! Quer um
exemplo simples e bastante acessível?
Que tal promover uma roda de profissões próximo
ao período de realização do vestibular? Com isso é
bem provável que sua IE consiga atrair um número
expressivo de interessados.
Mas como uma roda de profissões contribui para a
permanência de alunos?

Pense comigo: essa prática prepara os seus
potenciais alunos para ingressarem em cursos que
realmente condizem com seus perfis.
Assim, as chances do aluno desanimar do curso e
perder o interesse, bem como chegar no segundo
semestre, por exemplo, e perceber que ele não
consegue atuar naquela profissão, são reduzidas
de forma significativa.
Em todas as situações citadas, ele acabaria, na
maioria das vezes, sendo mais um aluno a fazer
parte do índice de evasão da sua instituição.
A alta competitividade presente no cenário
educacional exige das instituições de ensino que
elas captem, constantemente, mais alunos com a
34
finalidade de alcançarem patamares sustentáveis.
Por essa razão, é recorrente entre as suas equipes a
busca por ações eficazes que possibilitem o
sucesso contínuo na prática de captar alunos.
O ideal seria conseguir formas efetivas que
demandam uma pequena quantidade de recursos,
visto que estes são limitados e cada vez mais
restritos.
Dessa maneira, pensamos cuidadosamente em
cada uma das práticas citadas, pois, embora sejam
simples, apresentam-se como eficientes,
econômicas e capazes de impactar na eficácia do
processo de captação de alunos sustentável.
 35

Antes de aplicá-las, destacamos, ainda, a

importância em adaptá-las ao contexto da sua
instituição.
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Conteúdo
Bráulio Vieira Natália de Paula
CEO / Cofundador Analista de marketing

Revisão
Paloma Estevam Victoria Barros
Analista de marketing Analista de marketing

Design

Bárbara Nery Jéssica Bani

Designer Designer
A Rubeus é uma empresa de tecnologia que está
revolucionando o relacionamento das instituições
de ensino com seus potenciais e atuais alunos.

Para isso, auxiliamos as instituições de ensino a se

comunicarem de forma eficiente com seus alunos
por meio de soluções inovadoras de Marketing
Educacional. Por meio dos nossos serviços, temos
como objetivo desenvolver, em sua IES, um
programa de captação de alunos sustentável.

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