Auxiliar administrativo

Introdução ao Conceito de Administração

Com o aumento da complexidade, das mudanças e das incertezas políticas e econômicas, juntamente com o
aumento da globalização e a escassez crescente de recursos, é cada vez mais evidente a necessidade de
conhecimento em Administração por parte de todos.

A Administração se tornou uma das áreas mais importantes da sociedade. É possível perceber que
praticamente todos os problemas poderiam ser resolvidos com uma gestão responsável e excelente. A tarefa
básica da Administração é fazer as coisas de maneira eficiente e eficaz, por meio das pessoas. Essa ciência,
considerada a chave principal para a solução dos problemas mais graves que afetam o mundo moderno, é
fundamental porque, apesar do avanço tecnológico e do desenvolvimento do conhecimento humano, a
qualidade da Administração sobre os grupos organizacionais deve permitir um investimento efetivo em
recursos humanos e materiais.

A palavra Administração não é nova e vem do latim Administratione, assim como as palavras manejo (que
corresponde ao inglês management) e gestão (que corresponde ao espanhol gestión), que possuem o mesmo
significado: um processo dinâmico de tomada de decisões sobre a utilização de recursos, para possibilitar a
realização de objetivos.

Administrar significa obter resultados por meio de outras pessoas. A função é fazer as coisas através de
outras pessoas, com os melhores resultados possíveis. É importante ressaltar que o administrador comanda a
ação, mas não a realiza.

Tecnicamente, a Administração consiste em fazer as coisas da maneira mais adequada possível, com o
mínimo de recursos humanos, financeiros e materiais, a fim de alcançar objetivos.

Maximiano (2006, p. 12) destaca que “Administração é o processo de tomar decisões sobre objetivos e
utilização de recursos. O processo administrativo abrange cinco tipos de funções: planejamento, organização,
liderança, execução e controle”.

Uma equipe de professores da FEA/USP corrobora essa ideia, expressando que “Administração é a tomada
de decisão sobre recursos disponíveis, trabalhando com e através de pessoas para atingir objetivos. É o
gerenciamento de uma organização, levando em conta as informações fornecidas por outros profissionais e
pensando previamente nas consequências de suas decisões. É também a ciência social que estuda e
sistematiza as práticas usadas para administrar”.

Funções Administrativas

Este é um dos conceitos mais fundamentais na disciplina de Administração, que todo estudante deve
compreender bem: o famoso PODC, que representa as quatro funções administrativas da teoria Clássica e
Neoclássica: Planejamento, Organização, Direção e Controle.

Quando falamos de Administração, pensamos em gerenciamento, supervisão e cuidado, e é exatamente isso

que o trabalho administrativo faz, aplicando o esforço físico e mental de uma pessoa para alcançar resultados
gerenciando outras pessoas. Quando essas funções são estudadas separadamente, são chamadas de funções
administrativas. Quando estudadas em conjunto, compõem o processo administrativo.

O conjunto das funções administrativas, considerado como um todo integrado, é denominado processo
administrativo. Ele serve de base para a literatura neoclássica da Administração, que procura explicar como
as funções administrativas são executadas pelas organizações.

As funções do processo administrativo são:

Planejamento;

Organização;

Direção;

Controle.

Elas formam um ciclo contínuo de atividades que a função administração desenvolve nas organizações,
atuando da seguinte forma:

As funções do processo administrativo são as seguintes:

Planejamento: é a função em que as atividades a serem realizadas são planejadas e os resultados a serem
alcançados são definidos;

Organização: é a função que consiste em organizar os recursos disponíveis para que o que foi planejado
possa ser executado;

Direção: é a função de direcionar a execução do trabalho planejado, para que os objetivos da organização
possam ser alcançados;

Controle: trata-se da função administrativa que analisa os resultados obtidos pela organização e direção,
comparando-os com o que foi planejado.

Vamos estudar com um pouco mais de detalhes sobre cada uma dessas funções administrativas!

PLANEJAMENTO

O planejamento é o processo de estabelecer objetivos e determinar as ações necessárias para alcançá-los. As

empresas podem trabalhar com planejamentos de curto e longo prazo, dependendo dos objetivos traçados. O
planejamento é fundamental para a continuidade da empresa e foca no futuro, pois permite que a empresa
tome decisões de forma mais consciente. De acordo com Chiavenato (2002), o planejamento é baseado em
planos, que precisam ser estabelecidos antecipadamente. Existem vários tipos de planos, que têm a finalidade
de enfrentar a incerteza do futuro.

Planos: referem-se ao que deve ser feito e podem ser entendidos como esquemas. Existem vários tipos de
planos, como:

Programas: uma programação reúne vários tipos de plano, como produção.

Procedimentos: utilizados para mostrar a sequência das rotinas, como emissão e preenchimento de
formulários no almoxarifado.

Métodos: detalham como uma atividade deve ser executada nos mínimos detalhes, como a montagem
de uma peça de uma máquina.

Normas: são regras que determinam o que deve e o que não deve ser feito, como a proibição de fumar
em alguns lugares ou a exigência de crachás.

Técnicas de Planejamento: referem-se a como as coisas devem ser feitas. As técnicas de planejamento
permitem controlar os planos em relação aos prazos e tarefas a serem executadas, como o uso de
cronogramas.

ORGANIZAÇÃO

A organização é a segunda etapa do processo administrativo e é definida por Chiavenato (2002) como "a
função administrativa que agrupa os órgãos e as atividades necessárias para atingir os objetivos da empresa"
(p.24).

A organização existe para alocar, arranjar, agrupar e dividir o trabalho de forma a especializar as pessoas e
garantir a execução adequada das atividades. Organizando a empresa, é possível determinar quem faz o quê e
evitar confusões e omissões de responsabilidades na execução das tarefas. A função organização é baseada
em quatro princípios, descritos a seguir:

Princípio da Especialização: A empresa deve se basear na divisão do trabalho para buscar a

especialização das pessoas.

Princípio da Definição Funcional: Cada tarefa, função e atividade, bem como suas responsabilidades,
devem ser definidas por escrito. O organograma é uma técnica para representar esse princípio.

Princípio da Autoridade e Responsabilidade: A autoridade é o poder de dar ordens e exigir

obediência do subordinado, enquanto a responsabilidade é o dever de prestar contas à autoridade.

Princípio Escalar: Cada pessoa deve saber a quem deve prestar contas de suas funções, referindo-se
ao princípio anteriormente citado.

DIREÇÃO

Toda empresa precisa ser governada e dirigida. A função de direção tem como objetivo orientar todas as
pessoas envolvidas para decidir a melhor maneira de alcançar os objetivos estabelecidos. Segundo
Chiavenato (2002), "estabelecidos os objetivos, definido o planejamento e organizados os trabalhos, cabe à
direção fazer/executar as coisas" (p. 39). Dessa forma, a direção coordena as pessoas e suas atividades após o
planejamento e organização. É um elemento de orientação dentro das empresas.

Para exercer a função de direção de forma eficaz, é necessário estabelecer procedimentos adequados. O bom
gestor deve saber como utilizar tais procedimentos para garantir o sucesso da sua ação. Alguns
procedimentos e meios utilizados pelos gestores são:

Instruções e ordens: servem para iniciar as atividades necessárias na empresa, definindo o que e
quando fazer (ordem) e como fazer (instrução).

Comunicação: é o processo de transmitir informações e compreender uma mensagem.

Motivação: é o motivo que leva alguém a fazer algo. Refere-se à habilidade de despertar o interesse e
o entusiasmo pela atividade.

Liderança: trata da capacidade de influenciar o comportamento das pessoas. A liderança pode ser
influenciada pela posição hierárquica, competência profissional e personalidade.

– Posição hierárquica: ocorre em função da autoridade do chefe;

– Competência profissional: resultante do conhecimento;

– Personalidade: decorrente das habilidades pessoais (caráter, inteligência).

CONTROLE

A função de controle na administração consiste em medir e avaliar o desempenho das atividades para
verificar se estão ocorrendo conforme o planejado, permitindo realizar correções e melhorias. O processo de
controle estabelece padrões que representam um resultado desejado, como quantidade, qualidade, tempo e
custo. A empresa pode escolher um tipo de padrão a ser seguido para efetivar o controle de suas atividades,
como a produção de calçados que segue o padrão de qualidade.

A função de controle deve ser executada em todas as áreas da empresa, incluindo finanças, produção,
marketing e recursos humanos. Em seguida, apresentarei a estrutura organizacional.

Tipos de Empresas

Há muitos tipos de empresas definidas nos sistemas legais de vários países. Esses tipos incluem corporações,
sociedade, empresa individual e outros tipos especializados de organização.

Deve ser lembrado, contudo, que as regulamentações que governam os determinados tipos da entidade, até os
descritos como rudemente equivalente, podem diferenciar-se a uma extensão maior ou menor entre países.

Dependendo de que tipo da entidade de negócios que você seleciona também influirá na estrutura legal.

A atividade econômica pode ser exercida individualmente ou de forma coletiva. Caso a opção seja a de
empresário individual, o patrimônio particular se confunde com o da empresa.

É importante lembrar que o ordenamento jurídico prevê a figura da sociedade simples. Trata-se de um novo
tipo societário criado em substituição ao tradicional modelo de sociedade civil. Sociedades simples não
podem exercer qualquer atividade econômica organizada, com a finalidade de produção ou circulação de bens
ou serviços. Sua finalidade deve se concentrar em atividades profissionais de natureza científica, literária e/ou
artística.

Sociedade limitada

Tem por objeto o exercício de atividade própria de empresário sujeito ao registro, independentemente de seu
objeto, devendo inscrever-se na Junta Comercial do respectivo Estado. (CC art. 982 e parágrafo único). Isto é
sociedade empresária é aquela onde se exerce profissionalmente atividade econômica organizada para a
produção ou circulação de bens ou de serviços, constituindo elemento de empresa. Desta forma, podemos
dizer que sociedade empresária é a reunião de dois empresários ou mais, para a exploração, em conjunto, de
atividade(s) econômica(s). Os sócios respondem de forma limitada ao capital social da empresa, pelas dívidas
contraídas no exercício da sua atividade perante os seus credores.

Empresário individual

Nada mais é do que aquele que exerce em nome próprio, atividade empresarial. Trata-se de uma empresa que
é titulada apenas por uma só pessoa física, que integraliza bens próprios à exploração do seu negócio. Um
empresário em nome individual atua sem separação jurídica entre os seus bens pessoais e os seus negócios,
ou seja, não vigora o princípio da separação do patrimônio. O proprietário responde de forma ilimitada pelas
dívidas contraídas no exercício da sua atividade perante os seus credores, com todos os bens pessoais que
integram o seu patrimônio (casas, automóveis, terrenos etc.) e os do seu cônjuge (se for casado num regime
de comunhão de bens). O inverso também acontece, ou seja, o patrimônio integralizado para a exploração da
atividade comercial também responde pelas dívidas pessoais do empresário e do cônjuge. A responsabilidade
é, portanto, ilimitada nos dois sentidos. A empresa (nome comercial) deve ser composta pelo nome civil do
proprietário, completo ou abreviado, podendo aditar-lhe um outro nome pelo qual seja conhecido no meio
empresarial e/ou a referência à atividade da empresa. Se tiver adquirido a empresa por sucessão, poderá
acrescentar a expressão "Sucessor de" ou "Herdeiro de".

Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI)

É aquela constituída por uma única pessoa titular da totalidade do capital social, devidamente integralizado,
que não poderá ser inferior a 100 (cem) vezes o maior salário-mínimo vigente no País. O titular não
responderá com seus bens pessoais pelas dívidas da empresa. A pessoa natural que constituir empresa
individual de responsabilidade limitada somente poderá figurar em uma única empresa dessa modalidade. Ao
nome empresarial deverá ser incluído a expressão "EIRELI" após a firma ou a denominação social da
empresa individual de responsabilidade limitada. A EIRELI também poderá resultar da concentração das
quotas de outra modalidade societária num único sócio, independentemente das razões que motivaram tal
concentração. A Empresa individual de responsabilidade limitada será regulada, no que couber, pelas normas
aplicáveis às sociedades limitadas.

Microempreendedor individual (MEI)

É a pessoa que trabalha por conta própria e que se legaliza. É aquele que fatura até 81 mil reais por ano
(2021), não participa em outra empresa como sócio ou titular e poderá ter apenas um empregado contratado
que receba o salário-mínimo ou o piso da categoria. A Lei Complementar n.º 128, de 19/12/2008, criou
condições especiais para que o trabalhador conhecido como informal, possa se tornar um Empreendedor
Individual legalizado. Entre as vantagens oferecidas por essa lei, está o registro no Cadastro Nacional de
Pessoas Jurídicas (CNPJ), o que facilitará a abertura de conta bancária, o pedido de empréstimos e a emissão
de notas fiscais. Além disso, o Microempreendedor Individual será enquadrado no Simples Nacional. Pagará
apenas o valor mensal de 5% do salário-mínimo vigente + um real de ICMS (comércio ou indústria) ou 5%
salário mínimo vigente + cinco reais de ISS (prestação de serviços). Com essas contribuições, o
Microempreendedor Individual terá acesso a benefícios como auxílio-maternidade, auxílio-doença,
aposentadoria por idade e invalidez, auxílio reclusão e pensão por morte. Poderá contratar 1 empregado,
emitir notas fiscais à pessoa jurídica, dentre outros benefícios.

Sociedade empresária

É aquela onde a atividade econômica organizada é exercida de forma profissional constituindo elemento de
empresa.

Sociedade anônima

Tem seu capital distribuído em ações e a responsabilidade de cada sócio, ou acionista, é correspondente a
quantidade e valor das ações que ele possui.

Sociedade em comandita simples

Tipo de sociedade onde, ao lado dos sócios de responsabilidade ilimitada e solidária, existem aqueles que
entram apenas com o capital, não participando da gestão do negócio, tendo, portanto, sua responsabilidade
restringida ao capital subscrito.

Sociedade em comandita por ações

São regidas pelas normas das sociedades anônimas porque tem seu capital dividido em ações.

Sociedade simples

É aquela formada por pessoas que exercem profissão de natureza intelectual, científica, artística ou literária,
mesmo sem contar com colaboradores.

Sem fins lucrativos

Organizações onde toda a receita é revertida para as atividades que mantém.

Sociedade em nome coletivo

Constituída apenas por pessoas físicas que respondem ilimitada e solidariamente pelas obrigações da
sociedade