PLANEJE SUA VIDA

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PLANEJE SUA VIDA

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ferramenta 4

GEREN-
CIAMEN-
TO DE
TAREFAS
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GERENCIAMENTO
DE TAREFAS

Saber definir prioridades diárias é nos deixa mais propensos à distração.

uma habilidade importante que ajuda
você a gerenciar o seu tempo de forma
mais eficiente. É o que transforma
uma lista vaga de tarefas em um plano
claro, gerenciável e executável.
Quando tudo parece importante, é mais
difícil decidir o que precisa ser feito
e em qual ordem, e essa falta de clareza
Esta ferramenta foi elaborada para
ajudá-lo a priorizar as tarefas em or-
dem de importância e urgência, usando
uma matriz de priorização de Eise-
nhower, para que você possa determinar
quais áreas merecem a sua atenção.

ETAPA 1: CRIE UMA LISTA DE TAREFAS

A primeira etapa para uma priorização eficaz é criar uma lista de todas as tarefas
específicas que você deseja ou precisa concluir.

Ter muitas tarefas na cabeça pode ser uma fonte de estresse, mas, ao criar uma
lista escrita, você libera sua mente da memorização constante de tudo o que você
ainda precisa fazer e ainda consegue ter uma visão geral do que precisa ser feito.

Você pode fazer isso em planilha, caderno ou imprimir o modelo anexo nesta ferra-
menta.
 gerenciamento de tarefas valendo!
URGÊNCIA IMPORTÂNCIA
TAREFA PRAZO 1 = prazo menor 1 = menos importância
10 = prazo maior 10 = mais importância
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GERENCIAMENTO
DE TAREFAS

Escreva dez tarefas e atividades que você precisa concluir na coluna 1. Nesta fase,
os itens podem ser listados em qualquer ordem.

Em seguida, identifique as datas de vencimento ou prazos para cada uma das tarefas
e adicione-os à coluna 2 “Prazos” da planilha.

Isso vai ajudar você a determinar a urgência de cada tarefa na próxima etapa.

Se alguma tarefa não tiver datas específicas, você pode fazer uma estimativa.

ETAPA 2: CLASSIFIQUE CADA TAREFA EM TERMOS DE IMPORTÂNCIA E URGÊNCIA

Agora que você preparou uma lista geral, é hora de priorizar as tarefas, classi-
ficando cada item em termos de importância e urgência. Isso vai ajudá-lo a escla-
recer a ordem em que as tarefas devem ser concluídas e vai permitir que você plote
atividades específicas no quadrante apropriado da matriz de prioridade.

• Importância

Tarefas importantes são aquelas que têm efeito direto nos seus objetivos de longo
prazo ou que estão alinhadas aos valores de vida.

Essas podem ser consideradas tarefas críticas e que geram os resultados mais sig-
nificativos. A importância de qualquer tarefa é subjetiva e depende de seus valo-
res e objetivos pessoais: só você pode definir o que é mais importante para você.

Agora é hora de classificar as tarefas listadas na etapa anterior em termos de

importância. Na planilha, classifique cada tarefa de 1 (tarefa menos importante)
a 10 (tarefa mais importante) na coluna marcada como ‘importância’ na planilha.

Essas pontuações permitirão que você veja a ordem de importância mais claramente.

• Urgência

Tarefas urgentes não são necessariamente importantes, mas requerem atenção e ação
imediatas.
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GERENCIAMENTO
DE TAREFAS

Uma tarefa pode ser considerada mais urgente se estiver atrasada, tiver um prazo
final próximo ou quando as consequências de não serem realizadas forem negativas
e imediatas.

Embora as tarefas urgentes sejam inevitáveis, gastar muito tempo em tarefas ur-
gentes e sem importância pode causar muito estresse.

Agora, você vai classificar as tarefas listadas em termos de urgência levando em

consideração as informações inseridas na coluna “datas de vencimento e prazos” da
planilha em uma escala de 1 (a tarefa é extremamente urgente) a 10 (a tarefa não é
urgente).

A tarefa com a data mais próxima é a mais urgente e a ela deve, portanto, ser atri-
buída a nota 1 na escala. A tarefa com o prazo mais longo é a menos urgente e deve
ser classificada como 10.

Use essas classificações para preencher a coluna ‘urgência’ da planilha. Ao final,

sua planilha deve estar assim:
 gerenciamento de tarefas exemplo!
URGÊNCIA IMPORTÂNCIA
TAREFA PRAZO 1 = prazo menor 1 = menos importância
10 = prazo maior 10 = mais importância
Candidatura para vaga de Semana que vem 9
4
trabalho
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Enviar relatório 3 dias 3 8

Pagar o imposto do automóvel
Redecorar quarto vago
Plantar uma horta
Cortar a grama
RSVP para Toni
Cortar o cabelo
Submeter proposta
Mês que vem 7 6
Antes do Natal 9 1
3 semanas 6 3
ATRASADO 1 1
15 de junho 5 5
ATRASADO 2 4
30 de julho 8 7
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GERENCIAMENTO
DE TAREFAS

ETAPA 3: PREENCHA A MATRIZ DE PRIORIDADE

A matriz de prioridade é uma ferramenta poderosa de gerenciamento de tempo e pro-

jeto que pode ajudar você a se concentrar no que é mais importante.

Para preencher, você vai usar as classificações da planilha e plotar cada tarefa
nos quadrantes apropriados.

10
IMPORTÂNCIA (1 = menos importância, 10 = mais importância)

empre-
9 go

rela-
8 tório

enviar
7 pro-
posta

auto-
6 móvel

RSVP
5 Toni

cortar
4 cabelo

plan-
3 tar
horta

cortar rede-
1 grama corar

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

URGÊNCIA (1 = prazo menor, 10 = prazo maior)

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GERENCIAMENTO
DE TAREFAS

ETAPA 4: COLOQUE EM PRÁTICA

Uma vez que tiver preenchido a matriz de prioridades, você vai ter uma visão rea-
lista sobre a importância e urgência das suas tarefas.

Como temos um número limitado de horas no dia, comece trabalhando as tarefas ur-
gentes e importantes.

Depois que tiver realizado todas as tarefas urgentes e importantes, você pode se
concentrar nas não tão urgentes, mas importantes. Essas são as tarefas fáceis de
adiar porque elas não são urgentes, mas vão acrescentar muito valor na sua vida se
forem realizadas, por isso elas precisam do seu foco e devem estar no seu calendário.

Aquilo que é urgente, mas não tão importante, você pode delegar para outras pessoas
e, por razões óbvias, as tarefas que se enquadram no quadrante “não urgente e não
importante” devem sair da sua lista.

1. FAÇA PRIMEIRO 2. AGENDE

Concentre-se primeiro em tarefas Coisas importantes, mas não tão

importantes que devem ser reali- urgentes, devem ser agendadas.
zadas no mesmo dia.

3. DELEGUE 4. NÃO FAÇA

O que é urgente, mas menos impor- O que não é urgente nem importante
tante, delegue a outras pessoas. não faça.
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gerenciamento de tarefas valendo!

10
IMPORTÂNCIA (1 = menos importância, 10 = mais importância)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

URGÊNCIA (1 = prazo menor, 10 = prazo maior)