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Planejamento e Controle de Manutenção

GESTÃO DE PARADAS DE
MANUTENÇÃO NO MS-PROJECT

2016
Por: Ariel M. Araújo “Planejamento de longo prazo não lida com decisões futuras, mas com
Data: 20/10/2020 um futuro de decisões presentes”
by: Peter Drucker
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Planejamento e Controle de Manutenção

A J&A é focada em Planejamento e Controle da Manutenção Industrial com

uma experiência de 12 anos nas área de PCM e Manutenção Industrial,

oferecendo serviços de assessoria presencial e remoto nas áreas de

planejamento de manutenção e melhoria contínua. Somos especialistas em

sistemas de controle de manutenção, tais como, SAP-PM e MM, MS-Project,

Curvas S, Construção de Painéis de Indicadores, Relatórios Gerenciais e

Análises de Planos de Manutenção Preditiva, Preventiva e Corretiva,

Construção de Análises de Falhas e Quebras de Equipamentos, reduzindo os

custos de manutenção e trazendo saving para seu negócio.

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SUMÁRIO
01 – Projetos
 Gerenciamento de Projetos (Definição, Partes Envolvidas, Controle)
 Seis passos para o fracasso do seu projeto
 Pré-Work (Base de Trabalho, Dashboard’s, Análise de Resultados)

02 – Conhecendo o MS-Project e suas Ferramentas

 Conceitos de Project (EAP, Gráfico de Gantt)
 Configurações do Ms-Project (Configurações Gerais, Calendários, Lista de Exibições, MAPAS)

03 – Criando um Projeto
 Montando um PRÉ-WORK ()
 Definição de Recursos (Áreas, Centro de Trabalho, Equipes, Oficinas)
 Definição de HH Disponível X HH Planejado

04 – Planejamento com o MS-PROJECT

 Planilha de Tarefas e Detalhamentos (Lista de Atividades – Necessidade x Desejo, Ordens de Serviço,
Equipamentos, Duração, Trabalho, Alocação de Equipes)
 Chaves Modelo
 Determinando Início – Término do Projeto (Definição de Marcos do Projeto, Metas de Entrega, Entrega para
Operação)
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SUMÁRIO
05 – Tratamento e Técnicas do Ms-Project
 Criando MAPAS e TABELAS de trabalho no Ms-Project
 Verificação de Campos no Ms-Project
 Salvando um Projeto
 Importação e Exportação para o Ms-Project

06 – Análise do Projeto
 Gráfico de Gantt
 Restrições de um Projeto
 Sequenciamento e Prioridades
 Predecessoras e Sucessoras

07 – Analisando os Recursos
 Redistribuição de Recursos
 Nivelamento de um Projeto
 Super Alocações de Recursos
 Técnicas para Resolução de Atrasos de Recursos
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SUMÁRIO

08 – Monitoramento do Cronograma
 Planilha de Monitoramento
 Cuidados com o Apontamento
 Atualização do Cronograma

09 – Curva de Avanço Físico ou Curva S

 Construindo uma Curva S
 Perspectiva de Avanço Físico
 Exequibilidade do Cronograma

10 – Relatório de Controle
 Finalidade do Controle
 Relatório de Risco de Atraso
 Plano de Ação
 Relatório VP
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01 - PROJETOS
O que é um Projeto?
.”Projeto é um conjunto de tarefas inter-relacionadas que tem como objetivo gerar um produto
pré-definido em um prazo limitado”.
Fonte: Francisco Constant Figueiredo – Dominando Gerenciamento de Projetos com MS PROJECT

Pois bem, um projeto envolve basicamente três dimensões ou quesitos básico que estão intrinsicamente
ligadas entre si:
Podemos chamar de: Triângulo do Projeto

PRAZO CUSTO

QUALIDADE

ESCOPO

Fig. 1.1 – Triângulo do Projeto

Fonte: Livro Manutenção de Entressafra Planejamento e Controle Equipe ControlPlan
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.Baseado nisso, podemos dizer que: Todas as vezes que alteramos uma das premissas do triângulo do
projeto, consequentemente alteramos todo o projeto, seja na questão de Custo, Qualidade, Escopo ou Prazo
.Todo projeto precisa ter 02 (dois) objetivos principais claros:

1. Avaliar a viabilidade e exequibilidade do Projeto

2. Apontar distorções e medidas corretivas para o projeto

CARACTERÍSTICA DE UM PROJETO:
1. TEMPORÁRIO – O início e término do projeto devem estar bem definido. Quando lidamos com
grandes paradas de manutenção os marcos de início/ término de cada área devem estar
estabelecido desde o início da construção do projeto, sofrendo alterações os marcos devem ser
restabelecido para que não tenhamos uma falsa informação do projeto, podendo assim, corrermos o
risco de levar o projeto a uma morte prematura.
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2. ESPECÍFICO – Um projeto deve determinar um objetivo específico

.O objetivo específico deve esclarecer não apenas o produto final que está sob o foco, mas também o
alcance e a extensão do projeto, parâmetros de magnitude, grupos afetados e tantos outros detalhes que
forem possível. Quando falamos em grandes paradas de manutenção, geralmente nos ocorre que fazemos as
mesmas atividades do ano anterior, porém sempre existem curvas de alterações entre um projeto e outro, seja
prazo, condições de equipamentos, disponibilidade de recursos e assim por diante. O projeto deve apresentar
ao gestores o objetivo final, que são: Cumprimento dos prazos, Racionamento de recursos, Redução de
Custos e Risco de atraso zero.
3. MENSURÁVEL – Por permitir medições de grandezas concretas e análises baseadas nessas
medições, dizemos que o projeto é mensurável.
.De todas as características naturais de um projeto, é exatamente esta propriedade, a do projeto ser, por
definição, mensurável, que nos permite estabelecer todas as bases de estimativas, medições e cálculos do
processo de gerenciamento de projetos, segundo a perspectiva do cronograma e do orçamento.
.É essa característica que torna os planos de grandes paradas de manutenção em projetos gerenciáveis. A
grande base de medições na evolução de um projeto de manutenção é a comparação da medida básica para
estimativas de trabalho H/H (Homem/ Hora) planejada ao H/H real quando da execução dos serviços.
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.Será principalmente essa base, o H/H que será administrada para o sucesso do projeto.

.“Tudo o que é importante tem de ser medido, porque somente o que é medido pode ser gerenciado”.
Fonte: Kaplan & Norton

4. DINÂMICO – Não existe um projeto que não seja dinâmico, todos os projetos estão sujeito a
alterações, por isso são Dinâmicos.
.Durante a fase de execução do projeto onde ocorre a fase de controle, o projeto pode sofrer diversas
alterações. É comum ocorrer imprevistos na execução de um projeto que trazem impactos sobre prazos,
custos, e trabalho. Imprevistos esses que vão gerar a necessidade de correções através de planos de ação,
que por sua vez, gerarão mais ações.
.Inclusive, o fato, em tese indesejável, mas inevitável na prática, é a de abertura de ordens de
manutenção, já com o projeto em execução, é um aspecto claro desse dinamismo, que irá afetar o escopo
alocação e disponibilidade de recursos e consequentes custos de manutenção.

.”Não existe planejamento que permaneça inalterado após o primeiro contato com o inimigo”.
Fonte: Von Moltke
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CICLO DE VIDA DE UM PROJETO

.Todo projeto possui uma data de início e término, quando falamos em grandes paradas de manutenção,
um projeto bem definido precisa ter basicamente 3 (três) pontos, Início, Término e Entrega para Operação.
Esses pontos irão definir o ciclo de vida do projeto, são eles que irão determinar através dos recursos
disponíveis que possuo e se o projeto é viável ou não, na sua execução.

CONCEPÇÃO E DETALHAMENTO EXECUÇÃO ENCERRAMENTO

CUSTO E
TRABALHO

TEMPO
Fig. 1.2 – O Ciclo de Vida do Projeto
Fonte: Livro Manutenção de Entressafra Planejamento e Controle Equipe ControlPlan
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Seis Passos para o Fracasso de um Projeto

.Pior do que não ter um projeto, é ter um projeto ruim. Projetos ruins são caros, gastam tempo e recursos
e nunca atingem o objetivo final. As organizações chegam a perder aproximadamente US$ 109 milhões para
cada US$ 1 bilhão de investidos em projetos, segundo um estudo do Project Management Institute (PMI).
Grandes projetos tem maiores probabilidade de falharem quando comparados a pequenos projetos, e duas
vezes mais ainda de atrasar, ultrapassar o orçamento e negligenciar recursos críticos.
.O grande vilão dessas falhas épicas de acordo com o PMI são, mudanças de prioridades dentro das
organizações (40%) e recursos limitados (20%).

1. MÉTODOS ESTÁTICOS: Os projetos têm partes móveis, ou seja, ele se move através do tempo,
apesar de muitos profissionais quererem forçar o tempo através do projeto, tornando isso uma tarefa
impossível. Como já falamos anteriormente, todo projeto é dinâmico, ele possui recursos que são
limitados seja mão-de-obra ou financeiro. A falta de agilidade e flexibilidade de um projeto pode ser
uma sentença de morte para o projeto.
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2. SOLUÇÕES DE SOFTWARE DE BAIXA COMPLEXIDADE: Muitas empresa atualmente ainda não

utilizam nenhum software ou utilizam ferramentas de baixa complexidade com faltas de recursos
para gerenciar seus projetos ao invés de investirem em ferramentas apropriadas para esta atividade.
As empresa que utilizam o software de gerenciamento de projetos PM reconhecem que o sucesso
para a implantação de um projeto está em utilizar a ferramenta correta para o gerenciamento.
3. MALABARISMO INEFICIENTE DE EQUIPES VIRTUAIS: A habilidade de comunicação entre os
gestores e a correta gestão do tempo se tornaram fundamentais, já que um projeto extenso possui
equipes multifuncionais que trabalham separadamente, muitas das vezes em um projeto é possível
ter até 6 equipes trabalhando no mesmo equipamento. Torna-se necessário, uma gestão eficiente,
comunicativa e compartilhamentos de dados para que se evite uma morte prematura do projeto.
4. SUPORTE INADEQUADO DA DIRETORIA: A diretoria da empresa, ou o que chamamos de
Stakeholders são as principais partes interessadas dentro de um projeto. São eles que devem
fornecer e receber as principais informações do projeto, tais como, Início, Término, Orçamentos,
Aprovações e etc. Ainda assim dois a cada três projetos possuem a diretoria ativamente envolvida
para fornecer uma direção clara na resolução de problemas. Normalmente isso ocorre devido a falta
de tempo dos Stakeholders, por isso é de extrema importância que antes de iniciar a construção do
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projeto, o pessoal do gerenciamento e todas as partes envolvidas se reúnam para discutir

questões como, comprometimento do tempo, relatórios, reuniões, escalação de problemas, entre
outros. A diretoria não pode e não deve resolver todos os problemas relacionados ao projeto, ela é
responsável apenas por receber as informações após as consolidação do projeto e indicar os
responsáveis para as resoluções e plano de ação.
5. NÃO FICAR ALINHADO COM AS METAS E ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO: A falta de
definição de metas para o projeto é um dos principais fatores de falha. Ainda assim, as empresas
apontam que, em média, três a cada cinco projetos não estão alinhados com a estratégia da
empresa. É fundamental que o projeto esteja alinhado com as metas propostas e estabelecidas da
empresa, é necessário examinar cada atividade para ver se estão de acordo com a estratégia
estabelecida. Isso ajudará a priorizar as atividades e economizar tempo, esforço, e recursos
preciosos e lhe mostrarão a realidade do que está acontecendo na execução do projeto.
6. FALHA DE COMUNICAÇÃO: Assim como em todas as áreas, a falta de comunicação é uma das
principais falhas que ocorre dentro do projeto. Os gestores de equipes que, chamamos de
Gatekeepers, são os responsáveis por levar todas as informações necessárias do que está
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ocorrendo no campo para o gestor de projeto. Informações como, mudança de horário, troca de equipes,
Horas Extras, falta de materiais, entre outros, são de extrema relevância para que o projeto ande dentro
do planejado. É importante que ocorra reuniões semanais com os gatekeepers para uma atualização
do projeto e o que está sendo mais afetado. A capacidade para se comunicar em tempo real com
os membros do projeto, com rapidez e segurança é a chave para o sucesso de um projeto

PRÉ WORK OU BASE TRABALHO

.Um Pré-Work nada mais é que, uma base de trabalho inicial, feita antes de iniciarmos a montagem do
cronograma no MS-Project. Antes de iniciar todo o processo da montagem de um cronograma, é necessário
fazermos alguns levantamentos como, recursos financeiros, recursos de mão-de-obra, lista de atividades
necessárias, lista de desejos, e entre outros. Colocar todas essas informações no MS-Project fica totalmente
inviável, tendo em vista que, a ferramenta PM é uma ferramenta baseada em cálculos e relatórios e não de
texto, ou seja, cada informação inserida no Project é calculada e, dependendo o tamanho do projeto fica
totalmente inviável realizar isso direto no programa.
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.Para um melhor gerenciamento e economia de tempo, utilizamos o Excel para criarmos o Pré-Work, lá
podemos inserir todas as atividades que serão feitas, gerenciar os recursos e materiais. Através desses
trabalho podemos montar um base completa de dados que será exportada para o MS-Project e criarmos o
nosso projeto.

Fig. 1.3 – Base Dashboard's Pré-Work

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.Para se montar uma boa base de dados para um cronograma, é necessário termos fontes de
informações que nos tragam dados exatos da necessidade de manutenção em um equipamento, sejam eles:

1. HISTÓRICOS – Documentos de serviços realizados anteriormente.

2. PREDITIVA – Análises de vibração, termografias, ultrassom de equipamentos e outros instrumentos
que auxiliam nas tomadas de decisões.
3. PREVENTIVA – Equipamentos que por sua vez, faz-se necessário a troca dos componentes, que
não dependem das condições do equipamento mas sim daquilo que o fabricante especifica no
manual.
4. RELATÓRIO DE ANÁLISE DE FALHAS – Este é um dos documento mais importante que nos
auxilia na gestão de paradas de manutenção. São esses relatórios que nos trazem informações
precisas do que realmente deve ser feito em determinados equipamentos e devemos considera-los
como prioridade alta.

“A causa mais comum do fracasso é a incapacidade ou falta de vontade de mudar diante das
exigências de uma nova posição”
Fonte: Peter Drucker