Manual Operacional Folha de Pagamento

Manual
Operacional TOTVS.Folha de
Pagamentos
da Folha de Versã o 11.0.30
Pagamento
Versã o 1.0
Documento que contém o passo-a-passo para a

realização das principais atividades relacionadas ao
processo de folha de pagamentos listadas no
cronograma.
Índice
1 – Admissões.............................................................................................................4
2 – Cadastramento da Pensão......................................................................................7
3 –Férias....................................................................................................................10
4 – Lançamento Folha de Pagamento.......................................................................12
5 – Cadastramento de Seções....................................................................................21
6 – Alterações Cadastrais..........................................................................................22
7 – Rescisão...............................................................................................................33
8 – Lançamento das Diferenças de Férias e Salário..................................................36
9 – SEFIP..................................................................................................................38
10 – Liberação da Competência................................................................................45
11 – Benefícios..........................................................................................................46
12 – Autônomos........................................................................................................47
13 – Transferência entre Seção.................................................................................49
14 – Transferência entre Coligada............................................................................51
15 – CAGED.............................................................................................................53
16 – RAIS..................................................................................................................54
17 – DIRF e Informe de Rendimentos......................................................................64
18 – Valores Fixos....................................................................................................71
19 – Tabelas de Cálculo............................................................................................75
Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

1 – Admissões
O processo de admissão consiste no cadastramento dos funcionários no sistema.
Nesse cadastro deve-se ter atenção aos campos destacados, pois eles influenciam
a folha de pagamento e os benefícios dos funcionários.
Os campos em amarelo são de

preenchimento obrigatório.
A data de admissão
afeta a quantidade
de dias de salário
que o funcionário irá
receber. Além disso,
essa data alimenta o
campo data base e
deve ser igual à data
de opção ao FGTS. O código do Sindicato afeta os valores que
o funcionário irá ser descontado para
contribuir ao Sindicato. Os tipos e valores
das contribuições mudam de acordo com o
código cadastrado nesse campo.
Observação: o campo data de opção do FGTS encontra-se na aba FGTS/SEFIP/INSS.

Nessa pasta são cadastrados os seguintes dados.
- Função – função que será executada na empresa;
- Contribuição Sindical – N – não descontou; o funcionário será descontado em
folha de pagamento; J – já descontou, o funcionário não será descontado e o
sistema pedirá o preenchimento do campo Valor da Contribuição; L – liberal, usado
para os profissionais liberais que pagam as contribuições individualmente e
apresentam o boleto quitado a empresa;
- Seção – código da lotação do funcionário;
- RAIS – esses campos são enviados para o arquivo da RAIS que será transmitido.
Nessa pasta indicamos o tipo de funcionário, o salário mensal, a jornada e o código

do horário.

Aqui devem ser cadastrados a quantidade de dias úteis no mês e
próximo mês. Além desses, os valores que o funcionário usa por dia
útil de VT. Esses dados vão influenciar a compra do beneficio de VT e
o desconto no contracheque.
Os eventos da compra de Vale Alimentação ou

Vale Refeição devem ser cadastrados nos
códigos fixos dos funcionários.
Importante: o tipo é 5 (visa vale).

2 – Cadastramento da Pensão
2.1 – Cadastramento do Dependente
Atenção: ao marcar que o dependente incide para pensão

deve-se verificar se as demais incidências devem ou não
continuar. De acordo com a Legislação o dependente deverá
ter incidência para IRRF ou pensão. Essas incidências são
excludentes.

2.1.1 – Relação de Dependência
A incidência de pensão segue a mesma regra do IRRF. Isto é, até os 21 (vinte e um)
anos ou até os 24 (vinte e quatro) anos se ainda estiver cursando estabelecimento
de ensino superior ou escola técnica de segundo grau ou de qualquer idade,
quando incapacitado física ou mentalmente para o trabalho.
Na competência em que o dependente completa 21 anos o desconto irá acontecer,
porém ao virar a competência o usuário deverá desmarcar a incidência em pensão
alimentícia ou verificar se o dependente está cursando estabelecimento de ensino
superior ou escola técnica de segundo grau. Essa conferencia deve ser realizada
assim que a competência é liberada.
Marcar essa opção para que a pensão seja

descontada até os 24 anos do filho(a) válido
que estiver cursando o ensino superior ou
escola técnica de segundo grau.
Usar o grau de parentesco N – filho inválido

para os filhos que devem receber pensão
alimentícia independente da idade por
causa de incapacidade física ou mental para
o trabalho.

2.2 - Cadastramento Dados da Pensão
Informar o percentual que
está no ofício de pensão.
A data de início do
desconto deve ser o
primeiro dia da
competência que o
desconto irá começar.
Caso tenha no ofício de pensão algum

provento que não faça base para o
cálculo da pensão.

A tela “Movimento de Pensão” será preenchida automaticamente pelo sistema
com os valores descontados no contracheque individualizando por pensionista,
caso o funcionário possua mais de uma pensionista.
Caso 1: quando a pensão alimentícia for um valor fixo a tela com os dados de
pensão ficará conforme abaixo.
O sistema irá retornar 100% o valor da

fórmula cadastrada – ‘P000457’.
Deve ser cadastrada uma fórmula

com o valor fixo da pensão.
Exemplo: P000457 - 145
Caso 2: quando a pensão alimentícia tiver parte fixa e parte variável (percentual) a
tela ficará conforme abaixo.
Deve ser cadastrada uma fórmula

com o valor fixo da pensão.
Exemplo: AdPensao - 30
Na tela acima a pensão é calculada sobre o salário mínimo (24%) e além desse
valor deve-se acrescentar o valor de R$30,00.

Caso 3 – quando a pensão alimentícia for sobre o ordenado bruto.
Ao marcar o ordenado bruto o

percentual da pensão será aplicado
no total de proventos que incidem
para a pensão alimentícia.
*** O evento 0015 não possui incidência em pensão.

Cálculo Pensão sobre o Bruto: (4.689,06 – 500,00) * 0,20 = R$ 837,81
10

Caso 4 – o percentual de pensão será aplicado no total dos eventos que incidem
pensão sendo descontados os tributos legais (INSS e IRRF).
11

3 –Férias
Selecionar o funcionário e clicar em .

A partir dessa data o funcionário
poderá sair de férias.
Período de gozo, data de pagamento e data

de aviso. Essas informações vão para o
recibo de férias.
1º passo: salvar as informações cadastradas.

2º passo: calcular as férias. Atenção: ao período, as férias são calculadas no
período 1.
Observação: A situação do funcionário passa de A (ativo) para F (férias) quando as

férias são lançadas para a folha de pagamento. Esse processo será executado pelo
responsável do cálculo.
12

3.1 – Ajustes na Programação de Férias
Para ajustar as férias deverá ajustar a programação de férias e recalcular o recibo
de férias.
Após alterar a programação, devem-se calcular as

férias para atualização do recibo e das demais
informações.
3.2 – Cancelamento de Férias
Caso necessário, pode

ser utilizado um filtro.
13

4 – Lançamento Folha de Pagamento
Os processos de pagamento que serão descritos a seguir, devem ser executados no
período 10 e com a data de pagamento correspondente.
4.1 – Entrada de Dados
14

Ao deixar marcado o sistema irá passar por todos
os funcionários da Seleção. Não Marcando o
usuário poderá digitar a chapa dos funcionários
desejados de acordo com a seleção.
Para incluir um novo evento ao grupo, basta digitar o

Código do evento e clicar em .
Se os eventos já estiverem neste grupo, basta
selecionar os mesmos para que apareça em todos as
telas dos funcionários que serão digitados.
Ações Disponíveis – Ignorar, caso o evento a ser digitado já esteja no envelope o

evento já existente irá prevalecer; Somar, soma o valor digitado com o do
envelope caso esse evento já esteja no envelope; Substituir, caso o evento já esteja
no envelope o valor digitado neste módulo irá prevalecer.
Antes de iniciar a digitação do próximo

funcionário, as alterações devem ser
salvas. É importante fazer isso ao final da
digitação para cada funcionário.
15

4.2 – Lançamento Grupo de Eventos
Os grupos de eventos são diferenciados pelo tipo de funcionário a que se

destinam. Os tipos de funcionários são:
A – autônomo; D – Diretor; N – normal; Z – jovem aprendiz; T - estagiários
4.2.1 – Funcionários (tipo N)
4.2.2 – Estagiários (tipo T)
4.2.3 – Diretores (tipo D)
4.2.4 – Menor Aprendiz (tipo Z)
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4.3 – Lançamento Licença Maternidade
4.4 – Lançamento Vale Transporte
17

4.5 – Lançamento Empréstimo
4.6 – Importação de Dados
18

Selecionar o arquivo que
será importado.
Dica: Como o sistema faz um recálculo a cada funcionário importado, fica mais
eficiente se o arquivo que está sendo importado for com os dados ordenados por
chapa, pois assim um funcionário só é recalculado uma vez.
4.7 – Lançamento de Férias
19

4.8 – Lançamento de Eventos Diversos no Envelope
Neste item falaremos dos lançamentos que são feitos diretamente no
contracheque do funcionário. Dentre esses eventos podemos citar: faltas, horas
extras, reembolso de desconto indevido, etc. No caso dos eventos de reembolso,
não se esquecer de usar o evento correspondente ao desconto feito
indevidamente.
1º passo: Verificar o perido. Os eventos de salário ficam no periodo 10.
2º passo: Selecionar o funcionário e acessar o envelope.

3º passo: Incluir o evento através do ícone e preencher os dados solicitados.
Exemplo de reembolso.
Exemplo de hora extra, adicional noturno
20

Exemplo de faltas
Após finalizar os lançamentos descritos até este momento é indicado realizar um

recálculo global através do ícone destacado abaixo.
4.9 – Cancelamento do Movimento
O cancelamento pode ser de todos os eventos do envelope ou de apenas um

evento.
21

Período que será cancelado.
Ao desmarcar esse item será habilitada uma

pasta para determinar qual o código do
evento que será excluído.
22

5 – Cadastramento de Seções
Na primeira tela deve ser digitado o código e a descrição da seção. O código da

seção está ligado a alocação do recurso. Porém nas telas destacadas abaixo, o
usuário não pode esquecer-se de digitar as informações solicitadas, pois os campos
influenciam as rotinas legais da empresa.
Os campos dessa tela influenciam as rotinas

mensais e anuais da empresa.
Os campos dessa tela influenciam as rotinas

mensais e anuais da empresa.
23

6 – Alterações Cadastrais
Os campos que são alterados habitualmente serão destacados abaixo.
6.1 – Cadastro de Dependentes
É importante ter atenção ao cadastramento das incidências, principalmente se o

dependente possuir incidência em pensão. O dependente que possuir pensar deve
ser usado o procedimento indicado no item “Cadastramento de Pensão” contido
neste documento.
6.2 – Alteração de Horário
Digitar o código do horário ou buscar a descrição. Após, associar a letra

correspondente. Para que o sistema salve a alteração deve ser digitada
uma data.
Importante: verificar se a jornada mensal foi alterada. Caso a sim, o
usuário deve cadastrar a nova jornada na pasta base de cálculo.
6.3 – Alteração de Função

24

Digitar o código da função ou buscar o nome no campo a
direita. Para que o sistema salve a alteração deve ser
digitada uma data e motivo para essa mudança.
6.4 – Alteração de Dados Bancários
Cadastrar os novos dados de pagamento atribuindo uma

data para esta alteração. Essas informações são
armazenadas na pasta de histórico.
25

6.5 – Cadastramento de Afastamento
Alterar a situação do funcionário de A – ativo para P – afastado INSS, T – afastado por

acidente de trabalho ou E – licença maternidade.
Para que a alteração seja finalizada os campos data e motivo deve ser cadastrado.
Essas informações vão para a pasta “histórico de afastamento”.
A data prevista de retorno é calculada pelo sistema para o afastamento de licença
maternidade e fica na pasta de Histórico Afastamento.
Para retornar o funcionário para a situação A deve-se fazer o inverso, não deixando
de colocar a data da mudança. Assim o sistema calcula a quantidade de dias que o
funcionário permaneceu afastado.
26

A data de retorno do afastamento será levada para o campo destacado abaixo.
Caso isso não ocorra a data de retorno deverá ser digitada.
27

6.6 – Alteração de Benefício (Alimentação ou Refeição)
A opção de vale alimentação ou vale refeição fica nos códigos fixos dos
funcionários. Para a mudança deve ser alterado o beneficio da compra.
No caso demonstrado acima, o funcionário optou pelo alimentação. Para alterar o

tipo do benefício o usuário deverá usar o evento 0596.
Importante: o tipo deve ser 5.
28

6.7 – Alteração de VT
Exemplo: o funcionário recebeu o benefício de agosto/2011 e para

setembro será um novo valor diário, então nos valores atuais deve-se colocar a
data final de vigência igual a 31/08/2011. Já o novo cadastro deve ter data inicial
igual a 01/09/2011.
29

6.8 – Alteração de Sindicato
Além dessa pasta, deve-se conferir os Códigos Fixos cadastrados, pois os sindicatos
possuem valores distintos para as contribuições.
30

6.9 – Alteração do Tomador de Serviço
Digitar o código do novo tomador ou

pesquisar pela check box.
É importante verificar o se o valor
permanecerá 30.
6.10 – Alterações Globais dos Funcionários
O sistema permite fazer as alterações destacadas acima de forma global.
31

6.10.1 – Campos do Cadastro
6.10.2 – Dias Úteis de VT
Preencher o campo “DE” com o valor atual

do campo e o no campo “PARA” colocar a
quantidade de dias úteis referente ao
próximo mês.
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6.10.3 – Códigos Fixos
6.10.4 – Alteração de Salários
33

6.10.5 – Alteração de Tomadores
6.10.6 – Alteração de Rateio Fixo
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7 – Rescisão
Para efetuar o cálculo da rescisão o usuário deve selecionar o funcionário e clicar
no ícone . Com isso deverá preencher a tela abaixo de acordo com o tipo de
demissão.
7.1 – Pedido de Demissão
Caso o funcionário tenha empréstimo a

formula deve ser informada após
selecionar o lançamento de empréstimos.
A data de pagamento influencia o lançamento financeiro do IRRF, por isso o campo

deve ser preenchido com a data em que o pagamento efetivamente irá ocorrer.
Para esse tipo de rescisão não há o recolhimento do FGTS através da GRRF.
35

7.2 – Iniciativa da Empresa
A dispensa sem justa causa implica no pagamento da multa sobre o saldo do FGTS.
Para gerar a guia o usuário deve acessar o caminho demonstrado abaixo.
36

Para gerar a visualização da guia deve-se marcar a GRFC
destacado em azul.
Já para gerar o arquivo a ser enviado deve-se marcar a
GRRF Eletrônica destacado em vermelho.
37

8 – Lançamento das Diferenças de Férias e Salário
As diferenças salariais de férias são consequência de aumentos de salario
retroativos. Sendo assim, o sistema irá recalcular todos os envelopes das
competências envolvidas no período solicitado.
Atenção: as diferenças devem ser lançadas em período próprio posterior a folha
de pagamento. Por exemplo, período 10 – folha de pagamento; 11 – diferença
salarial; 12 – diferença de férias.
8.1 – Diferença Salarial
A competência da
alteração salarial.
38

8.2 – Diferença de Férias
Indicar o período de gozo que o sistema

deve recalcular o recibo de férias. Isto é,
a data inicial da competência que o
salário foi alterado.
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9 – SEFIP
Para o usuário gerar o arquivo da SEFIP a ser transmitido, o usuário deve executar
os seguintes passos abaixo.
1º passo: liberação dos FLAGS
Esse processo para que o sistema atualiza as alterações cadastrais realizadas após
o cadastramento do funcionário. Por exemplo, o funcionário é admitido sem PIS e
após 5 dias o numero do PIS é recebido e cadastrado no sistemas. Porém o sistema
só irá atualizar as informações que vão para a SEFIP após a liberação dos Flags.
40

2º passo: distribuição da SEFIP
Como a folha de pagamento usa o conceito de Tomador de Serviço, a distribuição

da SEFIP deve ser realizada obrigatoriamente.
A SEFIP só será gerada após a distribuição e para conferencia o usuário pode

acessar o seguinte caminho.
41

3º passo: gerar a SEFIP
Indicar a Competência, o Ano e

o Período a ser apurado.
Informar o código do recolhimento.
Ao clicar em “Calcular Valores” o sistema irá perguntar se o usuário deseja gerar a

SEFIP para os funcionários administrativos. Ao marcar ‘sim’, o custo dos
funcionários administrativos será levado para a empresa Centralizadora. Essa
informação fica nos parâmetros globais do RM Labore.
42

Se as declarações forem feitas com atraso
esses campos devem ser preenchidos com
a data de pagamento.
Modalidade SEFIP
Branco – quando há informações para a previdência e o fundo de garantia;
1 – Declaração ao FGTS e à Previdência – quando não há recolhimento de FGTS apenas declaratória;
9 – Confirmação de Informações Anteriores – para confirmar as informações enviadas e pagas
anteriormente. Desta forma incluo/altero alguma informação enviada anteriormente.
Observação: a SEFIP retificadora só deve ser emitida após o pagamento da guia.
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Após marcar as
integrações, executar o
“Calcular Valores”
Após calcular os valores irá aparecer a relação dos tomadores na pasta

“Centralizadores”. Ao clicar duas vezes em uma determinada empresa vamos para
a pasta “Valores do Centralizador XX” onde devemos digitar o valor da
cooperativa, caso tenha, na sub-pasta “Valores II”
Após Informar os Valore de

Cooperativas não poderá
executar o “Calcular
Valores”, apenas “Gerar
SEFIP”.
4º passo: Gerar SEFIP (sem o lançamento financeiro)

Neste momento o sistema irá gerar o arquivo que será transmitido no sistema da
SEFIP.
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5º passo: Geração do lançamento Financeiro
Após validar o arquivo da SEFIP no sistema da Caixa, o usuário deverá retornar ao
sistema e gerar a SEFIP marcando a opção de “gera lançamento financeiro”
conforme demonstrado abaixo.
Atenção: quando o funcionário possuir mais de 1(um) vínculo empregatício o

usuário deverá alterar os campos destacados abaixo.
O cadastro antes, com

apenas 1 vínculo.
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O cadastro DEPOIS, com
mais de 1 vínculo.
Além da alteração do campo “ocorrência SEFIP” os valores para abatimento do

INSS devem ser cadastrados nos códigos fixos do funcionário.
Assim, os eventos serão lançados para a folha de pagamento e serão usados para
abater o desconto de INSS do contracheque do funcionário.
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10 – Liberação da Competência
Antes de executar o processo de liberação da competência o usuário deve verificar
se os processos abaixo foram executados. Caso não tenham sido executados
deverá excuta-los seguindo a ordem descrita abaixo.
1) Geração das rotinas legais mensais como SEFIP, IRRF e FGTS;

2) Geração de Lançamentos Financeiros (Menu: rotina / Lançamento Financeiro)
3) Acerta Período Aquisitivo (Menu: Movimento / Férias / Acerta Per.Aquisitivo). Este
processo tem por objetivo acertar o período aquisitivo dos funcionários afastados;
4) Provisões de Férias e 13º Salário (Menu: Rotina / Geração Histórico de Provisão);
5) Geração de Encargos (Menu: Rotina /Geração de Encargos);
6) Contabilização (Menu: Rotina / Contabilização);
Atenção: Além disso, a competência só deve ser liberada sem que nenhum outro
usuário esteja consultando ou alterando qualquer dado nesta coligada.
Após essa conferencia o usuário deverá acessar o seguinte menu.
47

11 – Benefícios
Os eventos de compra dos benefícios (Alimentação e Refeição) devem ser incluídos
nos códigos fixos dos funcionários com o tipo 5. Além disso, os eventos de
descontos também devem ser cadastrados nos códigos fixos. Abaixo há um
exemplo de funcionário que possui os eventos.
12.1 – Inclusões dos Eventos no Código Fixo dos Funcionários
Legenda dos Eventos Destacados.

- 0514 – evento de desconto do plano de saúde Amil;
- 0596 – evento para compra do beneficio de refeição (tipo 5);
- 0769 - evento de desconto do seguro de vida. Deve-se verificar o evento correto para a coligada e
sindicato. Este benefício é utilizado para o sindicato dos motociclistas;
- 0948 – base de cálculo com o valor da parte empresa do plano de saúde;
- 0999 – evento de desconto do plano odontológico.
CUIDADO cada operadora de plano de saúde tem o seu evento de desconto e base cálculo próprio
Caso haja a necessidade de reembolso de algum desconto realizado

indevidamente, o usuário pode usar as seguintes opções de lançamento.
- usar o módulo de Entrada de Dados descrito no item 4.1 deste documento;
- lançamento do evento de reembolso no envelope do funcionário de acordo com
o item 4.8 deste documento.
Observação: Para os casos que o funcionário não possui o cartão do beneficio e
recebe tais benefícios em espécie, o usuário deve fazer o lançamento desses
eventos no período correspondente. Esse mesmo período é usado para reembolsar
os benefícios dos admitidos.
48

12 – Autônomos
12.1 – Cadastramento Autônomos
Os autônomos possuem código de chapa distinto dos funcionários normais. Suas
chapas contêm começam com o numero 500, por exemplo, 500134. Abaixo
destaco os campos importantes para o cadastramento desses profissionais.
Função – cadastrar a função que o mesmo executa dentro da empresa;

Contribuição Sindical – os autônomos são profissionais liberais que contribuem
individualmente para os seus sindicatos;
Situação Rais – os profissionais autônomos não saem na Rais.
49

12.1 – Lançamento Grupo de Eventos
Deve-se editar o evento 0518 e digitar o valor do RPA.
50

13 – Transferência entre Seção
A rescisão por transferência irá ocorrer quando houver alteração de coligada ou
filial. No caso de uma transferência de seção dentro da mesma filial, basta alterar o
código da seção dentro do cadastro do funcionário.
Quando há mudança de filial deve-se realizar a demissão.
51

52

14 – Transferência entre Coligada
A transferência entre coligada será realizada exclusivamente através do cálculo de
rescisão.
Essa opção deve

estar desmarcada.
Após salvar o cadastramento da rescisão o sistema irá questionar o código da nova

coligada.
53

É importante cadastrar e conferir os dados das pastas registro, função/salário e
dados bancários.
54

15 – CAGED
O CAGED é uma atividade executada após o fechamento da folha, antes da
liberação de Competência até o dia 7 da cada mês. Este processo é uma
atualização estatística obrigatória de Funcionários admitidos e demitidos em todos
os CNPJ para o Ministério do Trabalho.
15.1 – Gerações do CAGED
Deve-se fazer a seleção de todos exceto os

tipos de funcionários que não são
informados no CAGED.
Convênio MTB
Informe o número do Convênio ou Autorizado registrado no Ministério do Trabalho.
Caso não possua este número informe zeros ou o nome que será utilizado para salvar o arquivo do CAGED.
Imprime apenas seções com movimentação
Caso
. este parâmetro esteja marcado, somente as seções que possuem movimentação no período informado no
campo "Competência" serão consideradas
Diretório dos Arquivos Gerados
Selecione o caminho onde o sistema irá gerar o arquivo do CAGED
55

16 – RAIS
Este módulo destina-se à emissão da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais,
estabelecida pelo Decreto nº 76.900, de 23.12.75), em que deverão constar
informações relativas aos empregados com quem a empresa tenha mantido
relação de emprego durante qualquer período do ano-base.
Empresas que possuem filiais, agências ou outras unidades correlatas devem emitir
uma RAIS para todos os CNPJ existentes.
16.1 – Parametrizações da RAIS
Usar a quebra do CNPJ, isto é, ???
Fazer a seleção conforme o tipo de funcionários

que deve ser informado na RAIS.
56

1º passo: Parametrização da Pasta de Opções
Selecione o motivo relacionado ao Acidente do Trabalho de Trajeto

Deverá selecionar o motivo da mudança de situação relacionado ao Acidente do Trabalho que
ocasionou afastamento ou demissão do funcionário.
No caso de afastamento
Caso o motivo informado no campo “motivo relacionado ao acidente do trabalho de trajeto” seja
o mesmo motivo informado no histórico de afastamento para os afastamentos por acidente de
trabalho (T) o sistema irá gerar o código 20-Acidente de trabalho de trajeto no campo “motivo
relacionado ao acidente do trabalho de trajeto”, caso contrário será gerado o código 10-Acidente
de trabalho típico.
No caso de demissão
Caso o motivo informado no campo “motivo relacionado ao acidente do trabalho de trajeto” seja
o mesmo motivo informado no histórico de situação e o tipo de demissão for F-Falecimento por
acidente de trabalho o sistema irá gerar o código 63-Falecimento decorrente de acidento do
trabalho de trajeto no campo "Código de desligamento" caso contrário será gerado o código 62-
Falecimento decorrente de acidente típico.
57

2º passo: Parametrização da configuração de afastados.
Os tipos de afastamentos listados abaixo, não são

considerados para a RAIS:
I – Apos. Invalidez
R – Licença Remunerada
U – Outros
Caso exista registro de afastamento com algum dos
tipos informados acima, deverá, nos campos
"Substituir os afastamentos do tipo I", "Substituir os
afastamentos do tipo R" e "Substituir os
afastamentos do tipo U", relacionar tipos de
afastamentos válidos para a RAIS.
Os campos contêm a lista dos afastamentos válidos
para a RAIS. Desta forma serão informados na RAIS os
afastamentos com os tipos válidos.
3º passo: Parametrização das Seções
Nesta pasta são listadas as seções centralizadoras (considerando CNPJ, Prefixo RAIS e
código de quebra informado). Para todos os CNPJ, deverá ser emitida uma declaração da
RAIS. O sistema emitirá a declaração para todas as seções do código de quebra informado.
CNPJ da Centralizadora
Informe neste campo o CNPJ da Seção Centralizadora.
Seção Sindicalizada ?
Marque este campo, caso a seção seja sindicalizada. Caso seja marcado, o sistema irá levar
para o arquivo da RAIS o valor "1 - SIM", caso não seja marcado levará o valor "2 - Não".
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4º passo: Parametrização dos eventos de Lançamento na RAIS
Informe os eventos decorrentes de gratificações firmadas em contrato de trabalho,

regulamento da empresa, acordo ou convenção coletiva de trabalho, Essa
gratificação é utilizada apenas em rescisão, e o evento não poderá incidir em RAIS.
Ex.: Gratificação por Tempo de Casa
Caso o Funcionário possui um tempo de cada superior a 10 anos de empresa
deve pagar em rescisão 1 (um) Salário Base como Gratificação.
O evento informado nesta pasta deve ser de uso exclusivo para pagamento das
horas extras referente ao saldo de horas do banco de horas que serão pagas na
rescisão e este evento não poderá incidir em RAIS.
O motivo é diferenciar o evento de hora extra normal no movimento de
funcionários ativos e demitidos que não utilizam banco de horas, do evento de
hora extra de saldo de banco de horas no funcionário demitido que utiliza banco
de horas.
59

Incluir nesta pasta os eventos de horas extras trabalhadas no mês, os quais
serão informados no arquivo de RAIS como, por exemplo:
Número Horas Extras Trabalhadas – Informe o total de horas extras
trabalhadas pelo empregado/servidor durante o mês, se houver.
Nas subpastas da pasta "Contribuições – Sindicato" devem ser informados os dados relativos às
seguintes contribuições:
Contribuição Associativa
Informe o evento que contém o valor total correspondente da contribuição associativa, em reais
(com centavos) pagos no ano-base por empregado à entidade sindical.
Contribuição Assistencial
Forme o evento que contém o valor total da contribuição prevista no acordo ou convenção coletiva,
em reais (com centavos), paga no ano base por empregado à entidade sindical.
Contribuição Confederativa
Informe o evento que contém o valor total da contribuição confederativa, em reais (com centavos),
pagos no ano base por empregado à entidade sindical.
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Informar os eventos que compõem o valor total correspondente à variação
salarial negociado na data base da categoria, incluindo acordos, convenção ou
dissídio coletivo, tendo sido pago somente na rescisão de contrato.
5º passo: Parametrização dos Campos Complementares
Nesta pasta, devem ser informadas as referências dos campos complementares que contém os
dados correspondentes aos campos abaixo referentes à rescisão do contrato de trabalho:
Horas Extras / Dissídio Coletivo / Gratificação
Informe a referência do campo complementar que contém o número de competências (mês) em
que houve ocorrência de horas extras (banco de horas), o valor que está sendo pago Dissídio e
Gratificação.
61

Preencher com a referência dos
campos complementares criados
para informação dos CNPJs e
respectivos valores descontados dos
empregados referentes ou dos
empregados Liberais a:
 Contribuição Associativa (1ª
e 2ª ocorrência)
 Contribuição Sindical
 Contribuição Assistencial
 Contribuição Confederativa
Informa o código do campo complementar com o código

do município onde o empregado esteja trabalhando.
Este campo somente deve ser preenchido, caso o
empregado/servidor preste serviços fora do município do
declarante.
62

Quando o funcionário for sindicalizado, no campo complementar do cadastro
do funcionário deverá ser preenchido com: Sim ou S ou 1. Caso contrário
deverá ser preenchido com: Nao ou N ou 2.
Sempre que este campo não for preenchido no cadastro do funcionário ou não
for informado o campo complementar nesta tela, o sistema levará o valor
"Não" como default na geração da RAIS.
Quando o funcionário possuir mobilidade reduzida, no campo complementar do

cadastro do funcionário deverá ser preenchido com: Sim ou S ou 1. Caso contrário
deverá ser preenchido com: Nao ou N ou 2.
Sempre que este campo não for preenchido no cadastro do funcionário ou não for
informado o campo complementar nesta tela, o sistema levará o valor "Não" como
default na geração da RAIS.
63

6º passo: Emissão do Relatório para Conferência.
Relatório padrão do sistema para conferência de RAIS.
64

5º passo: Após a conferência fazer a geração da RAIS, o arquivo será gerado
conforme layout do programa GDRAIS.
Gera RAIS Genérico

Quando o ano informado for anterior ao ano atual, o parâmetro "Gera Rais Genérico" deverá ser marcado
para que o sistema gere o arquivo conforme layout do GDRAIS Genérico fornecido pelo Ministério do
Trabalho e Emprego.
RAIS Retificadora
Quando houver necessidade de emitir RAIS retificando dados do funcionário marque este campo que será
informado no arquivo, no devido campo, que se trata de uma retificação do arquivo anterior.
Data da Retificação
Este campo será habilitado somente se o parâmetro acima estiver marcado e será preenchido pelo usuário
com a data da retificação para ser informada no arquivo que será retificado.
Quando o ano informado for anterior ao ano atual, o parâmetro "Gera Rais
Genérico" deverá ser marcado para que o sistema gere o arquivo conforme layout
do GDRAIS Genérico fornecido pelo Ministério do Trabalho e Emprego.
65

17 – DIRF e Informe de Rendimentos
Restituição de IRRF
Preencher com o evento de restituição de IRRF que não tem o código de cálculo 122-
Restituição IRRF, e que o sistema deverá considerar no campo "Imposto de Renda
Retido" do Informe de Rendimentos e da DIRF.
13º Pago pela Previdência sobre Lic. Maternidade
Este campo deve ser preenchido se houver empregada gestante com afastamento
iniciado entre 12/1999 a 31/08/2003, ou para segurada empregada doméstica,
contribuinte individual, trabalhadora avulsa e segurada especial. Nos demais casos
este campo deverá ficar em branco.
66

A Opção de Imprimir mensagens através de Formulas: É
utilizado para acrescentar como, por exemplo, o Nome e CPF do
Responsável pela Pensão Alimentícia, Nome e CNPJ do Plano de
Médico etc.
Atenção: Em “Opções”, subpasta “Opções de Emissão”, o usuário irá definir o que

será executado:
 Informes de Rendimentos ou
 Gerara a DIRF
 Conferência da DIRF.
O Arquivo será Gerado no Layout da DIRF do Ano de referência conforme

disponibilizado pelo Ministério da Receita Federal.
67

Informar o(s) evento(s) utilizado(s) como contribuições para as entidades de
previdência privada domiciliada no País e das contribuições para o Fundo de
Aposentadoria Programada Individual - FAPI, cujo ônus tenha sido do
contribuinte, desde que destinadas a custear benefícios complementares
assemelhados aos da Previdência Social.
Informe de Rendimentos: na linha 03 do campo 3. RENDIMENTOS TRIBUTÁVEIS,
DEDUÇÕES E IMPOSTO RETIDO NA FONTE.
DIRF: no campo "Deduções".
Informar o(s) evento(s) utilizado(s) durante o ano preenchido no campo "Período

Referência", relativos as diárias destinadas ao pagamento de despesas de alimentação e
pousada, por serviço eventual realizado em município diferente do da sede de trabalho,
inclusive no exterior, e ajuda de custo pagas em caso de remoção de um município para
outro, relativas às despesas de transporte, frete e locomoção do beneficiário e seus
familiares.
OBS.: O valor do evento informado nesta sub pasta será considerado na linha 02 do
campo 4.RENDIMENTOS ISENTOS E NÃO TRIBUITÁVEIS do Informe de Rendimentos.
68

Informar o(s) evento(s) utilizado(s) durante o ano preenchido no campo "Período Referência" ,
relativos os rendimentos provenientes de aposentadoria ou reforma motivada por acidente em
serviço e os pagos aos aposentados, reformados e pensionistas portadores de moléstia
profissional, tuberculose ativa, alienação mental, esclerose múltipla, neoplasia maligna, cegueira,
hanseníase, paralisia irreversível e incapacitante, cardiopatia grave, doença de Parkinson,
espondiloartrose anquilosante, nefropatia grave, estados avançados da doença de Paget (osteíte
deformante), contaminação por radiação, síndrome da imunodeficiência adquirida (AIDS) e fibrose
cística (mucoviscidose), comprovada de acordo com a legislação vigente, ainda que a doença
tenha sido contraída após a aposentadoria, reforma ou concessão da pensão;
Obs.: O valor do evento informado nesta sub pasta será considerado na linha 03 do campo
4.RENDIMENTOS ISENTOS E NÃO TRIBUITÁVEIS do Informe de Rendimentos.
Informar o(s) evento(s) relativo(s) aos rendimentos correspondentes a lucros e

dividendos apurados a partir de 1º de janeiro de 1996, distribuídos, no ano
preenchido no campo "Período Referência", a sócio, acionista, ou a titular de pessoa
jurídica submetida ao regime de tributação com base no lucro real, presumido ou
arbitrado, apurados com base em balanço.
Obs.: O valor do evento informado nesta sub pasta será considerado na linha 04 do
69

Informar o(s) evento(s) relativo(s) aos valores pagos ao titular ou
sócio de microempresa ou de empresa de pequeno porte, exceto
pela prestação de serviços, pro labore e aluguéis.
Obs.: O valor do evento informado nesta sub pasta será
considerado na linha 05 do campo 4.RENDIMENTOS ISENTOS E
NÃO TRIBUITÁVEIS do Informe de Rendimentos.
Informar o(s) evento(s) relativo(s) aos valores

pagos a título de indenização por despedida ou
rescisão de contrato de trabalho assalariado,
inclusive a título de incentivo à adesão a
Programa de Desligamento Voluntário – PDV, e
indenização por acidente de trabalho.
Obs: O valor do evento informado nesta sub
pasta será considerado na linha 05 do campo
4.RENDIMENTOS ISENTOS E NÃO TRIBUITÁVEIS
do Informe de Rendimentos
70

Esta linha é reservada a outro(s) evento(s) que não enquadra(m) nas demais linhas
comentadas acima, Exemplo: PIS Abono, Abono Pecuniário (Abono de Férias).
Para que esta linha não saia com a descrição "Outros (especificar) – Campo 4 / linha
08" no informe de rendimentos, o usuário poderá alterar a descrição de acordo com
sua necessidade.
Para isso acesse o menu Cadastros | Tabelas Dinâmicas na tabela de código INT41.
Obs.: O valor do evento informado nesta sub pasta será considerado na linha 08 do
Informe neste campo os eventos de previdência privada sobre

13º salário.
Atenção: Estes eventos devem estornar IRRF 13º salário e não
devem possuir os seguintes códigos de cálculo: 51, 54, 120, 191 e
196
71

Informar o(s) evento(s) relativo(s) aos valores
referentes às despesas médicas, odontológicas e
hospitalares.
Caso queira alterar a descrição desta linha no
informe de rendimentos, o usuário poderá alterar
a descrição de acordo com sua necessidade,
através do menu Cadastros | Tabelas Dinâmicas na
tabela de código INT41.
Obs.: O valor do evento informado neste subpasta
será considerado na linha 02 do campo
6.INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES do Informe
de Rendimentos.
Informar o(s) evento(s) relativo(s) aos valores referentes a outros eventos

complementares, se necessário como, por Exemplo: Pensão Alimentícia.
Caso queira alterar a descrição desta linha no informe de rendimentos, o
usuário poderá alterar a descrição de acordo com sua necessidade, através do
menu Cadastros | Tabelas Dinâmicas na tabela de código INT41.
Obs.: O valor do evento informado neste subpasta será considerado na linha 02
do campo 6.INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES do Informe de Rendimentos.
72

18 – Valores Fixos
18.1 – Cadastramento dos Valores Fixos
As tabelas de valores fixos devem ser atualizadas sempre que houver alterações
nos seguintes tópicos:
- Valor salário família acima do limite;
- Valor salário família abaixo do limite;
- Valor do salário mínimo;
- Valor a deduzir para funcionário maior de 65 anos;
- Teto para pagamento do salário família;
- Limite salário família;
- Limite para desconto de salário Maternidade em GRPS;
- Desconto mínimo do IRRF;
- Desconto mínimo de IRRF 13o salário;
O Código e a Finalidade devem permanecer o mesmo,

alterando apenas a data de vigência e valor.
73

Atenção: qualquer alteração nas tabelas deve ser replicado para as demais
coligadas.
1º passo: finalizar a vigência do valor fixo atual.
1º Altere a data Fim de

Vigência para um dia
antes do Início de
Vigência para a nova
tabela.
2º passo: replicar para todas as coligadas.
74

Caso esse item não esteja marcado
o registro não será alterado na
coligada de destino.
3º passo: criação de novo valor fixo com os novos valores.
Após replicar para todas as coligada

o termino da vigência, copie as
informações da tabela de cálculo
anterior para agilizar o
cadastramento do novo valor fixo.
75

Após solicitar um novo valor fixo através do ícone, e peça para colar as
informações, conforme abaixo.
4º passo: replicar o novo valor fixo para as demais coligadas.
76

19 – Tabelas de Cálculo
A tabela de cálculo será atualizada sempre que houver alteração do INSS e/ou do
IRRF.
O Código e a Finalidade devem permanecer o mesmo,

alterando apenas a data de vigência e valor.
77

19.1 – Cadastramento da Tabela de Cálculo
1º passo: finalizar a vigência da tabela de cálculo atual.
1º Altere a data Fim de

Vigência para um dia
antes do Início de
Vigência para a nova
tabela.
78

2º passo: replicar para todas as coligadas.
3º passo: criação da nova tabela de cálculo com os novos valores.
Em Cópias Múltiplas de Registros terá a opção de “Não Reajustar, Aumentar em X

%, ou “Diminuir em Y%”.
79

Deverá definir os três (Limite Superior, Valor a Acrescentar, Valor a Deduzir),
campos estes que deverá ser ajustado em percentual ou não, após definir mande
“executar”.
80

Após a conclusão do processo demonstrado acima, edite a nova tabela criada, para
as devidas alterações.
81

4º passo: replicar a nova tabela de cálculo para as demais coligadas.
82

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Manual

Documento que contém o passo-a-passo para a

4 – Lançamento Folha de Pagamento.......................................................................12

8 – Lançamento das Diferenças de Férias e Salário..................................................36

13 – Transferência entre Seção.................................................................................49

14 – Transferência entre Coligada............................................................................51

17 – DIRF e Informe de Rendimentos......................................................................64

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

Os campos em amarelo são de

Observação: o campo data de opção do FGTS encontra-se na aba FGTS/SEFIP/INSS.

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

Nessa pasta indicamos o tipo de funcionário, o salário mensal, a jornada e o código

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

Os eventos da compra de Vale Alimentação ou

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

Atenção: ao marcar que o dependente incide para pensão

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

Marcar essa opção para que a pensão seja

Usar o grau de parentesco N – filho inválido

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

Caso tenha no ofício de pensão algum

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

O sistema irá retornar 100% o valor da

Deve ser cadastrada uma fórmula

Deve ser cadastrada uma fórmula

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

Ao marcar o ordenado bruto o

*** O evento 0015 não possui incidência em pensão.

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

Selecionar o funcionário e clicar em .

Período de gozo, data de pagamento e data

1º passo: salvar as informações cadastradas.

Observação: A situação do funcionário passa de A (ativo) para F (férias) quando as

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

Após alterar a programação, devem-se calcular as

3.2 – Cancelamento de Férias

Caso necessário, pode

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

4.1 – Entrada de Dados

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

Para incluir um novo evento ao grupo, basta digitar o

Ações Disponíveis – Ignorar, caso o evento a ser digitado já esteja no envelope o

Antes de iniciar a digitação do próximo

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

Os grupos de eventos são diferenciados pelo tipo de funcionário a que se

4.2.1 – Funcionários (tipo N)

4.2.2 – Estagiários (tipo T)

4.2.3 – Diretores (tipo D)

4.2.4 – Menor Aprendiz (tipo Z)

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

4.4 – Lançamento Vale Transporte

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

4.6 – Importação de Dados

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

4.7 – Lançamento de Férias

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

1º passo: Verificar o perido. Os eventos de salário ficam no periodo 10.

2º passo: Selecionar o funcionário e acessar o envelope.

Exemplo de hora extra, adicional noturno

Atualizado em setembro/2011 Gerência de Sistemas /TI

Após finalizar os lançamentos descritos até este momento é indicado realizar um

4.9 – Cancelamento do Movimento