VIABILIDADE

1. Todo o nosso pessoal administrativo está em home-office desde meados de MARÇO,

sem previsão para retorno ao “local normal de trabalho”
2. Quem está em home-office está acessando (ou com computador pessoal, ou das
Organizações Malta) seus e-mails.
3. As conexões de cada funcionário são sua Internet caseira.
4. Não sabemos o que é VPN
5. Não recebemos nenhum protocolo específico sobre Segurança da Informação.
6. Alguns funcionários em home-office conseguem acessar o ERP das Organizações
Malta.
7. A documentação do Sistema de Gestão não é acessível por conexões externas, por
isso, cada um em home office levou impressos os procedimentos que usa com mais
frequência.
8. Em princípio, a produção da QMS (uma das empresas do grupo está “normal”, mas e
queda de volume, pois muitos Clientes cancelaram pedidos ou reduziram quantidades
(inclusive é o caso da SUCESS, que está nos Auditando)
9. A GDS (empresa de entregas e também pertencente ao grupo Organizações Malta)
praticamente parou suas atividades.
10. A FINCA – Faculdades Integradas de Carinhoso está exclusivamente com Aulas online.
11. Essas são as três principais empresas do grupo e das quais a SUCCESS é Clinete.
12. Para a Auditoria Remota, tanto o Derli, quanto o Lôrdi (Presidente) estarão nas
instalações das Organizações Malta para “filmar” e “fotografar” o que for preciso
(produtos, áreas, processos ou mesmo documentos e registros)
13. As entrevistas serão realizadas por Skype ou WhatsApp com o pessoal das
Organizações Malta, que são as ferramentas que a empresa está utilizando para
comunicações neste período
14. Diversas Metas das Organizações Malta foram revisadas para baixo em função da
pandemia.
CONDUÇÃO

>>> Somos “do bem”

Empresa do interior, muito importante para a economia local.

Estamos bem atrapalhados (mas não por “mal”) em como manter nosso SG nesse cenário.

4.1 – Contexto (a organização possui uma leitura atualizada e precisa ?)

1. Não revisamos formalmente o contexto, mas temos conversado bastante sobre o que está
ocorrendo no mundo e também em Carinhoso, afinal não é sempre que ocorre uma pandemia
e tudo está virado de cabeça para baixo.

2. Estamos esperando a “poeira baixar” para atualizar o contexto organizacional.

3. Temos percebido diversas mudanças nas questões internas e externas, exigências de

algumas autoridades públicas de saúde, algumas restrições de atividades, mas não temos
certeza de como isso se relaciona com nosso Sistema de Gestão.

4. Temos sérias dúvidas se o pessoal que está em home office está trabalhando como deveria.

5. Estamos cogitando criar uma divisão na GDS (GDS Express) para fazer entregas e concorrer
com o Ifood e Rappi, aqui em Carinhoso.

5.1 – Liderança e Comprometimento (os líderes possuem e estão aplicando as competências

necessárias para navegar neste cenário ?)

1. Não identificamos nada específico em relação a isso. Não tivemos nenhuma mudança em
termos de líderes, nem transferências de áreas, nem novas contratações. Também não
dispensamos nenhum líder durante a pandemia.

2. Não só os líderes, mas também os funcionários se adaptaram rapidamente ao uso do

WhatsApp e do Skype.

3. A interação entre líderes e liderados (para quem está em home office) ficou bem
prejudicada, sem a possibilidade de interação presencial.

4. Continuamos estimulando – à medida do possível – a melhoria contínua por parte de todos.

5. O Lôrdi tem procurado se manter presente nas instalações todo o tempo que seja possível.
6.1 – Riscos (independentemente de “formalismos”, como os riscos à existência do negócio
estão sendo abordados ?)

1. Basicamente nossos “principais” processos não sofreram mudanças, logo não vimos
necessidade de revisá-los, neste momento.

2. A questão da pandemia e as recomendações sobre isso para o nosso pessoal estão sendo
dadas pelo nosso médico do trabalho.

6.2 – Objetivos (foram ajustados ? e o planejamento para atingi-los ?)

1. Como não sabemos exatamente o que vai acontecer e quando, estamos mantendo os
objetivos e metas do Planejamento Estratégico, embora estejamos bem distantes de alcança-
los até o final do ano.

2. Para alguns objetivos, estamos com dificuldades até mesmo de medi-los, em função do
home office.

3. Alguns fornecedores estão com fornecimento bastante irregular, o que também prejudica
medições e objetivos / metas.

4. O follow-up dos Planos de Ação para atingir os objetivos não está sendo feito com
frequência que deveríamos.

7.1 – Recursos (como a organização identificou e está provendo recursos – home office, por
exemplo – se aplicável)

1. O único recurso “diferente” que percebemos foi a questão dos computadores, que nem
todos possuíam. As Organizações Malta conseguiram empresas notebooks para os
funcionários que não possuem um e estão em home office.

2. Adquirimos diversas máscaras e adotamos – inclusive – um sistema único aqui em

Carinhoso, que é o de máscaras de cor diferente para cada dia semana. Essa foi uma ideia
genial do Lôrdi Malta. Assim, identificamos rapidamente se alguém repetiu o uso de sua
máscara.

7.2. – Competência (como competências – por exemplo para trabalho remoto – estão sendo
desenvolvidas ?)

1. Já identificamos a necessidade de treinar melhor o pessoal sobre o uso de ferramentas de

comunicação. Estamos planejando adotar o Zoom, inclusive.

2. As competências técnicas e de liderança também permanecem as mesmas.

3. Nosso calendário de treinamentos do ano ou foi adiado (algumas ações) ou está sendo feito
online,

4. Temos uma grande preocupação com os Professores da FINCA que estão tendo muita
dificuldade para se adaptar ao EaD. Ainda assim estamos com baixa evasão de alunos. O que –
para nós – é uma vitória.

7.3. – Conscientização (como a conscientização está abordando o papel das pessoas em um

cenário de grandes desafios ?)

1. Aqui também tivemos uma excelente sacada de nosso Presidente, que é a de fazer
pequenos filmes para conscientizar as pessoas sobre o uso da máscara. Ele está divulgand
através dos grupos de WhatsApp dos funcionários.

2. Nestes vídeos ele também aborda a importância de “pegarmos juntos” para atingirmos as
metas do ano.

7.4 – Comunicação (como a necessária agilidade na comunicação com as Partes Interessadas

está sendo assegurada ?)

1. Também estamos usando WhatsApp e o Skype para nos comunicar com as demais partes
interessadas, não apenas os colaboradores.

2. Procuramos salientar que todos respondam da melhor maneira possível e no menor tempo,
para não impactar a imagem das Organizações Malta.

3. Nosso time de TI está verificando como transferir as ligações recebidas pelos nossos
telefones fixos para o celular ou telefone fixo residencial dos fornecedores.

8.1. – Controle Operacional (como a organização está assegurando a operação e o controle

eficazes de seus processos – existentes, novos e modificados ?)

1. Esse tem sido – sem dúvida – NOSSO MAIOR desafio. Como temos um volume importante
de procedimentos e tivemos que fazer cópias para o pessoal levar para cassa. Limitamos aos
procedimentos mais importantes.

2. Com isso, muitas dúvidas tem surgido e diversos colaboradores perdem um certo tempo
procurando encontrar alguém que saiba lhes explicar como conduzir determinada situação.
3. De toda forma, estamos todos fazendo o nosso melhor. Isso é muito importante que fique
claro.

9.1. – Medição, Monitoramento, Análise e Avaliação (como foram ajustadas para assegurar
que são eficazes, ágeis e confiáveis ?)

1. A maioria dos indicadores não está sendo medida desde MAR 2020.

2. Como não acessamos os Sistemas da empresa a partir de cassa, não temos conseguido
alimentá-los.

3. O conjunto de indicadores das Organizações Malta não foi alterado. Permanece o mesmo de
antes da pandemia.

9.2 – Auditorias internas (como estão sendo realizadas neste cenário ?)

1. Serão executadas de maneira remota (mail, whatsapp ou Skype). Lôrdi nos definiu uma
meta para sermos a 1ª empresa de Carinhoso a ter Auditorias Internas Remotas !

2. Orientamos TODOS os nossos Auditores Internos a ficarem bem atentos sobre vocês da
SUCCESS estão fazendo, para fazermos igual.

3. Preferimos aguardar a sua Auditoria, para termos mais base para fazermos a nossa.

4. “Ao pé da letra”, deveríamos ter tido uma Auditoria Interna completa no mês de MAI.

5. Mas estamos considerando que fazendo em AGO, ainda estaremos dentro da margem de
tolerância

9.3. – Análises Críticas do Sistema de Gestão (como e com que frequência estão sendo
realizadas ?)

1. Continuam sendo realizadas. Isso é algo a destacar !

2. Embora o procedimento diga que devem ser através de reuniões presenciais, tem sido feitas
pro whatsapp e Skype.

3. Assim que tivermos um tempinho, vamos revisar o procedimento, pois – de fato – as

analises críticas tem funcionado muito melhor a distancia.
10.1. – Tratamento de Não-Conformidades e Ações Corretivas (permanecem sem realizadas ?)

1. Infelizmente, sou obrigado a dizer que esse foi um dos processos que praticamente
precisamos interromper.

2. O pessoal de análise das NCs está em home office, sem acesso aos produtos ou sistemas,
ficou complicado.

10.2. – Melhoria Contínua (quais as lições aprendidas para o Sistema de Gestão e para as
Estratégias neste cenário ?)

1. Olha, precisamos parar para pensar e analisar o que aprendemos.

2. ainda estamos no meio do turbilhão.

3. aparentemente o sistema está se mantendo íntegro, pelo menos.

4. temos certeza que – no futuro – melhores terão como origem essa pandemia.

5. Respondendo objetivamente, ainda nem pensamos se tivemos lições aprendidas.